Registro de comprovante de assinatura: para que serve?

O que é um registo de prova

O registo de prova (ou trilha de auditoria) é o registo com marca temporal de todas as ações realizadas num documento de assinatura eletrónica: envio, abertura, introdução do OTP, assinatura, recusa, expiração.

É o equivalente a um "livro de bordo" digital, que constitui a principal prova oponível em caso de litígio.

Conteúdo típico

Cada evento registado inclui:

• data e hora precisas (geralmente marca temporal qualificada)
• ação (envio, abertura, OTP enviado, OTP introduzido, assinatura, recusa)
• ator (signatário, sistema)
• endereço IP do signatário
• user-agent (navegador e sistema operativo utilizados)
• metadados (tamanho do documento, impressão digital, etc.)

O registo de prova perante o juiz

Os tribunais franceses reconhecem o registo de prova como elemento determinante em caso de litígio, desde que seja:

• produzido por uma plataforma conforme com o eIDAS
• completo e coerente
• com marca temporal aposta por um terceiro de confiança
• conservado pelos prazos legais

A combinação registo de prova + PDF assinado com impressão digital criptográfica torna a contestação de boa-fé extremamente difícil.

Onde encontrar o registo

Dois locais típicos:

1. Integrado no PDF: geralmente na última página, com um resumo visível
2. Acessível através da plataforma: trilha de auditoria detalhada e exportável

Algumas plataformas fornecem um link público de verificação que permite a qualquer pessoa consultar o registo sem necessidade de conta.

Utilização prática

Em auditoria interna

• verificar a conformidade das assinaturas
• controlar a coerência das datas
• identificar anomalias (IP inusual, horários suspeitos)

Em litígios

• apresentar o registo como prova em tribunal
• refutar uma contestação de assinatura
• estabelecer uma cronologia precisa

Em controlo regulamentar

• URSSAF, inspeção do trabalho, CNIL
• exportação do registo para os contratos em causa

Boas práticas

• Conserve o registo durante todo o prazo legal do documento
• Exporte periodicamente para evitar a dependência da plataforma
• Nunca modifique o registo manualmente (invalida a prova)
• Forme as suas equipas jurídicas na utilização do registo

Erros frequentes

• Conservar apenas o PDF, sem o registo
• Armazenar o registo num formato proprietário não exportável
• Esquecer de incluir a marca temporal qualificada
• Não anonimizar os registos ao transmiti-los a terceiros

Caso prático: contestação de assinatura

Um trabalhador despedido contesta ter assinado o seu aditamento de não concorrência. O empregador apresenta o registo de prova:

• data precisa: 15 de março de 2024, às 14h32
• IP: coerente com o domicílio
• OTP por SMS introduzido no telefone do trabalhador (número no seu processo)
• impressão digital do PDF inalterada desde então

O tribunal do trabalho rejeita a contestação — o registo de prova foi decisivo.

Como a Certyneo o pode ajudar

A Certyneo gera automaticamente um registo de prova completo para cada envelope assinado. Exportável em PDF ou JSON, integrado no PDF final, conservado durante 10 anos, e disponível através de link público de verificação para terceiros.

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FAQ

O registo é admissível em tribunal?

Sim, desde que seja produzido por uma plataforma conforme com o eIDAS.

Posso modificar o registo?

Não, qualquer modificação torna-o inválido.

Durante quanto tempo deve ser conservado?

Pelo menos durante o mesmo período que o documento assinado (10 anos para contratos comerciais).

O registo revela dados pessoais?

Sim (IP, user-agent, horários). Deve proteger-se o acesso de acordo com o RGPD.

Pode ser partilhado com terceiros?

Sim, através de um link de verificação ou de uma exportação em PDF.

Conclusão

O registo de prova é a chave jurídica da assinatura eletrónica. Conserve-o cuidadosamente e terá uma posição sólida perante qualquer contestação.

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