Assine um contrato online: instruções de uso

Assinar um contrato online demora apenas alguns minutos depois de o circuito estar implementado. A maior parte do tempo é gasta antes do envio — na preparação do documento e em duas decisões que condicionam a solidez do compromisso: o nível de assinatura escolhido e a ordem em que as partes assinam. Este artigo segue estas etapas pela ordem em que se colocam.

Etapa 1: preparar o documento

Um contrato enviado para assinatura já não pode ser corrigido. Vale a pena fazer três verificações antes do envio:

• As partes estão identificadas por completo: denominação, forma jurídica, sede, número de registo e a qualidade do representante que assina. Uma assinatura por uma pessoa sem poderes é o vício mais difícil de corrigir posteriormente.
• Os anexos estão integrados no documento, e não enviados separadamente. Condições gerais enviadas num segundo e-mail não beneficiam da mesma prova de aceitação.
• Os campos a preencher estão identificados: data, montante, menções manuscritas quando a lei as exige.

Se está a partir de uma página em branco, um modelo de contrato evita as omissões mais frequentes. Para um contrato que exija cláusulas próprias da sua atividade, o gerador de contratos constrói o documento a partir dos seus parâmetros.

Etapa 2: escolher o nível de assinatura

O regulamento europeu distingue três níveis, e a escolha resulta de um equilíbrio entre fricção e força probatória.

A assinatura simples é adequada para a grande maioria dos contratos comerciais: orçamentos aceites, notas de encomenda, contratos de prestação de serviços, contratos de trabalho. É juridicamente válida e admissível em tribunal.

Os níveis reforçados adicionam uma identificação mais aprofundada do signatário — verificação de identidade, certificado. Não conferem a validade, que já está garantida, mas uma posição mais confortável caso a assinatura seja contestada.

A assinatura qualificada — cujo funcionamento é detalhado na nossa página dedicada à assinatura qualificada — é a única que beneficia de uma presunção de fiabilidade: cabe a quem a contesta apresentar prova em contrário. Justifica-se para atos de elevado risco ou quando um texto legal a impõe.

A regra prática é ajustar o nível ao risco real de contestação do documento em questão, e não escolher sempre o nível mais elevado: cada nível adicional aumenta a fricção do lado do signatário, logo o prazo e a taxa de abandono.

Etapa 3: organizar os signatários

Dois parâmetros são definidos no momento do envio e determinam a duração do circuito.

A ordem. Em sequência, cada signatário recebe o documento depois do anterior — útil quando um controlo interno deve preceder a assinatura do cliente. Em paralelo, todos recebem ao mesmo tempo, o que é mais rápido mas não permite qualquer validação intermédia.

Os recordatórios. É este o fator que decide o prazo real. Um contrato sem recordatórios automáticos depende do acompanhamento manual de uma pessoa, com os esquecimentos que isso implica. Recordatórios programados a intervalos regulares eliminam esse trabalho e encurtam o ciclo em vários dias.

Etapa 4: assinar e obter a prova

O signatário recebe uma ligação, abre o documento e assina a partir do seu navegador ou do telemóvel, sem criar uma conta. Esta ausência de fricção conta: cada etapa adicional faz perder assinaturas.

O que é produzido nesse momento é mais importante do que a assinatura visível. O dossier de prova inclui a identidade verificada do signatário conforme o nível escolhido, a data e hora de cada evento, o endereço de ligação, e uma impressão digital do documento que permite demonstrar que não foi alterado desde então. É este conjunto que responde a uma contestação, como detalha o nosso artigo sobre o valor probatório em caso de litígio.

Etapa 5: conservar

Um contrato comercial conserva-se durante vários anos, e alguns documentos societários por muito mais tempo. A conservação deve garantir a integridade durante todo esse período, o que distingue um arquivamento com valor probatório de um simples armazenamento de ficheiros — função assegurada pelo cofre-forte digital.

Um ponto organizativo evita muitas pesquisas: conservar o contrato e o seu dossier de prova juntos. Encontrar um contrato assinado sem o seu registo de eventos deixa-o desamparado face a uma contestação relativa à data ou à identidade do signatário.

Cenários de utilização

Contrato de prestação de serviços com um novo cliente. Assinatura simples, envio em paralelo, recordatórios automáticos. O contrato é enviado no dia do acordo verbal em vez da semana seguinte, o que protege tanto quanto acelera.

Contrato de trabalho. Assinatura simples suficiente, mas a ordem importa: assinatura do empregador e depois do trabalhador, com conservação de longa duração dada os prazos de prescrição em matéria laboral.

Ato de elevado risco. Cessão, fiança, mandato de disposição: identificação reforçada, ou mesmo assinatura qualificada. O custo adicional e a fricção justificam-se pelo montante envolvido e pela eventual exigência do terceiro destinatário.

Perguntas frequentes

Um contrato assinado online tem o mesmo valor que um contrato em papel? Sim. O escrito eletrónico tem a mesma força probatória desde que o signatário possa ser identificado e o documento seja elaborado e conservado em condições que garantam a sua integridade.

O signatário tem de criar uma conta? Não. Recebe uma ligação, abre o documento e assina a partir do seu navegador ou do telemóvel.

Que nível de assinatura escolher? O nível adequado ao risco de contestação do documento. A assinatura simples é suficiente para a grande maioria dos contratos comerciais; os níveis superiores reservam-se para atos de elevado risco.

É possível fazer assinar várias pessoas? Sim, em sequência ou em paralelo. A sequência permite inserir uma validação interna antes do envio ao cliente.

O que acontece se o signatário contestar? O dossier de prova — identidade, data e hora, registo de eventos, integridade do documento — é o que permite responder. A sua solidez depende do nível de assinatura escolhido.

Durante quanto tempo é preciso conservar um contrato assinado? Pelo menos o prazo de prescrição aplicável, frequentemente cinco anos em matéria comercial e mais em matéria laboral. A conservação deve garantir a integridade durante todo esse período.

Para saber mais

O mais simples é testar o circuito num documento real:

1. Escolher um modelo pronto para assinar correspondente à sua necessidade, ou gerar um documento personalizado.
2. Seguir o passo a passo detalhado na página como assinar.
3. Comparar o prazo obtido com o do seu circuito atual — é essa a medida decisiva, mais do que o custo unitário, como mostra a nossa comparação do custo face ao papel.

Os preços seguem o volume de envios, com envios gratuitos todos os meses. Para automatizar a partir de uma ferramenta de gestão, a API e as integrações existentes eliminam a introdução manual de dados.