Assine um contrato online: instruções de uso

Por que assinar seus contratos online

Por que assinar seus contratos online

Assinar um contrato online reduz o ciclo de assinatura de 3-5 dias para algumas horas. Não há necessidade de imprimir, digitalizar, enviar ou reiniciar. Tudo acontece em um navegador, com rastreabilidade superior ao papel.

Passo 1: prepare o documento

Comece com um PDF limpo (idealmente < 10 MB para desempenho). Se o seu contrato estiver em Word, a plataforma o converte automaticamente para PDF.

• Verifique antes de enviar:
• sem erros ou erros de digitação (nenhuma correção possível depois de assinado)
• valores e datas exatos

anexos obrigatórios anexados (DPE para um arrendamento, RIB para um mandato SEPA)

Passo 2: adicionar os signatários

• Para cada destinatário:
• nome completo
• endereço de e-mail
• telefone celular (para SMS OTP se AES)

função (signatário, CC, cópia)Definir aordem ⬥⬥⬥: paralelo (todos assinam ao mesmo tempo) ou sequencial (cada signatário depois do anterior).

Passo 3: coloque os campos de assinatura

Arraste e solte os campos no PDF:

• campo "assinatura" na página relevante
• opcional: campo "data", "texto", "iniciais" em cada página
• associe cada campo a um signatário

Passo 4: enviar e rastrear

Configure as opções:

• nível de assinatura (SES ou AES)
• lembretes automáticos (D+3, D+7)
• data de validade (geralmente 15-30 dias)

Um e-mail é enviado a cada signatário com um link exclusivo. No seu painel, você vê em tempo real: enviado → aberto → assinado.

Passo 5: arquivar e reutilizar

Após a assinatura de todos os signatários, o PDF final é gerado automaticamente com:

• rodapé de auditoria com carimbo de data e hora
• impressão digital criptográfica
• assinatura em formato PAdES

O documento fica arquivado por 10 anos por defeito. Você pode exportá-lo a qualquer momento ou compartilhá-lo com terceiros.

Melhores práticas

• Usemodelospara contratos recorrentes (ganho de 80% na preparação)
• PrefiraAESpara contratos de alto risco (> € 5.000)
• Envie o contratoinequivocamente(sem "rascunho" marcado)
• Relançar automaticamente em vez de manualmente
• Bemcomunicarcom o signatário se ele nunca tiver assinado eletronicamente

Erros frequentes

• Enviar sem revisão: qualquer correção requer um novo envio
• Adicione signatário errado ou e-mail errado
• Esqueça de adicionar anexos
• Use SES para um contrato crítico
• Não defina uma expiração (o contrato se arrasta indefinidamente)

Como Certyneo ajuda você

Certyneo faz envio de contrato para assinatura simples e rápido: arrastar e soltar do PDF, posicionamento intuitivo de campos, envio em 2 cliques, dashboard em tempo real. Modelos reutilizáveis, integrações de CRM, lembretes automáticos, arquivamento de 10 anos.

Conheça a solução de assinatura eletrônica Certyneo

FAQ

Quanto tempo leva para enviar um contrato?

2 a 5 minutos para um contrato simples, mais para modelos complexos.

O assinante precisa criar uma conta?

Não, ele clica no link do email, assina, acabou.

O que acontece se o signatário recusar?

O contrato está marcado como "recusado". Você pode editá-lo e reenviá-lo ou abandoná-lo.

Podemos assinar pelo celular?

Sim, todas as plataformas modernas permitem isso.

O contrato assinado é igual ao PDF enviado?

Mesmo conteúdo, mais rodapé de auditoria e impressão digital criptográfica.

Conclusão

A assinatura de um contrato online é feita em 5 passos simples. Depois que o fluxo de trabalho estiver instalado, seus ciclos administrativos e de vendas nunca mais serão os mesmos.

Experimente o Certyneo para enviar, assinar e rastrear seus documentos online de forma simples, rápida e segura.