Como enviar um documento para assinar

O procedimento de 5 etapas

O envio de um documento para ser assinado eletronicamente leva menos de 5 minutos. Aqui está o processo passo a passo.

1. Prepare o documento

• Exporte para PDF (recomendado)
• Verifique a legibilidade do celular (80% dos signatários assinam no celular)
• Revise para eliminar erros de digitação e erros
• Anexe os anexos obrigatórios se necessário

2. Crie um envelope

Na sua plataforma de assinatura:

• novo documento → carregue o PDF
• nomeie o envelope (assunto do documento + signatário)

3. Adicione os signatários

Para cada signatário:

• nome completo
• email
• telefone (para SMS OTP se AES)
• função (signatário, aprovador, CC)

Definir ordem: paralelo (todos ao mesmo tempo) ou sequencial.

4. Posicione os campos

Arraste para o PDF:

• campo de assinatura (obrigatório)
• campos opcionais: data, nome, texto livre, check box, iniciais por página

Associe cada campo ao signatário correto (cores diferentes).

5. Configurar e enviar

Opções para configurar:

• nível de assinatura: SES ou AES
• data de validade (normalmente 15-30 dias)
• lembretes automáticos (D+3, D+7)
• mensagens personalizadas

Clique “Enviar”. Os signatários recebem seu e-mail imediatamente.

Acompanhe o documento

Do seu painel, acompanhe em tempo real:

• enviado → aberto → assinado
• notificações (e-mail, Slack, Teams)
• reinicialização manual possível

Melhores práticas

• Sempre teste com um colega antes de um envio importante
• Fornecer um canal de contato para signatários iniciantes
• Arquivar sistematicamente o documento assinado
• Evite enviar nas noites de sexta-feira ou fins de semana

Erros frequentes

• E-mail errado (tipo de letra ou endereço antigo)
• Esquecer de adicionar um signatário
• Não coloque campo de assinatura
• Arquivo muito grande (> 10 MB → lento no celular)
• Enviar sem revisão

Caso concreto: vendedor

Um vendedor envia 20 orçamentos por semana. Rotina:

1. Geração do HubSpot (cotação + CGV)
2. Envio automático no SES via integração
3. Lembretes D+2 e D+5
4. Notificações do Slack em tempo real
5. CRM atualizado mediante assinatura

Tempo humano: 0 minuto por remessa.

Como o Certyneo ajuda você

O Certyneo torna o envio de um documento para assinatura rápido e confiável: interface intuitiva de arrastar e soltar, modelos para documentos recorrentes, integrações de CRM, monitoramento em tempo real, lembretes automáticos. Tudo em menos de 3 minutos.

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FAQ

Quanto tempo leva o envio?

2-5 minutos para um documento simples.

Podemos enviar o mesmo documento para vários signatários?

Sim, tudo no mesmo envelope, em ordem paralela ou sequencial.

Devemos informar o signatário com antecedência?

Não é obrigatório, mas é recomendado para assinantes iniciantes.

Podemos cancelar uma remessa?

Sim, antes de assinar. Depois, não.

O signatário pode transferir para outra pessoa?

Dependendo da configuração. Por padrão, não.

Conclusão

Enviar um documento para assinar é um gesto simples que se tornou cotidiano. Uma vez estabelecida a rotina, seus ciclos contratuais se transformam.

Experimente o Certyneo para enviar, assinar e rastrear seus documentos online de forma simples, rápida e segura.