Como arquivar um documento assinado eletronicamente

Por que arquivar corretamente

Por que arquivar corretamente

Um documento assinado eletronicamente só tem valor se a prova permanecer consultável e verificável durante todo o período legal — às vezes 10, 20, até 30 anos. Arquivamento desleixado = evidência enfraquecida em caso de disputa.

• Duração a respeitarContratos comerciais ⬥⬥⬥: 10 anos (Código Comercial)
• Contratos comerciais ⬥⬥⬥: 10 anos (Código Comercial)Contratos de trabalho ⬥⬥⬥: 5 anos após término
• Faturas ⬥⬥⬥: 10 anos (contabilidade), 6 anos (imposto)Locações ⬥⬥⬥: duração + 5 anos
• Escrituras notariais ⬥⬥⬥: 30 anosEscrituras notariais ⬥⬥⬥: 30 anos
• Seguros ⬥⬥⬥: 2 a 10 anos dependendo do tipoMantenha o
• PDF assinadoe a

e atrilha de auditoriapelo período aplicável mais longo.Formatos de arquivoPAdES-B-B ⬥⬥⬥: assinatura básica e simples

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: assinatura básica e simples

• PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + carimbo de data/hora qualificadoPAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + cadeia de certificados
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + carimbos de data/hora periódicos (multidecadais)Para arquivamento longo, favor
• Para arquivamento longo, favorPAdES-B-LTA
• .As 3 opções de arquivamento

1. Arquivamento terceirizado (plataforma)1. Arquivamento terceirizado (plataforma)A plataforma de assinatura guarda seus documentos por X anos. Incluído na maioria dos planos.

Vantagens ⬥⬥⬥: sem esforço, compatível com eIDAS

Desvantagens ⬥⬥⬥: dependência do prestador de serviço, reversibilidade a ser verificada

2. Arquivamento interno

2. Arquivamento internoSeus documentos são mantidos em seus servidores ou em um SAE dedicado.Vantagens ⬥⬥⬥: controle totalDesvantagens ⬥⬥⬥: custo, habilidades internas necessárias

3. SAE com valor probatório

3. SAE com valor probatório

Sistema de Arquivamento Eletrônico CertificadoNF Z42-013. O mais alto nível de conformidade.Vantagens ⬥⬥⬥: presunção de confiabilidade jurídica

Vantagens ⬥⬥⬥: presunção de confiabilidade jurídica

Desvantagens ⬥⬥⬥: alto custo, superdimensionado para PMEsMelhores práticasManter

PDF + trilha de auditoria ⬥⬥⬥, nunca um sem o outroPDF + trilha de auditoria ⬥⬥⬥, nunca um sem o outroRedundância ⬥⬥⬥: vários sites, multi-suporteVerificação periódica ⬥⬥⬥: a cada 6-12 meses, confirme se os documentos estão legíveis

Documentação ⬥⬥⬥: procedimentos escritos

• Documentação ⬥⬥⬥: procedimentos escritosTestes anuais de restauração⬥⬥⬥ Erros frequentes
• Mantenha apenas o PDF, não o trilha de auditoriaArmazene em uma única mídia (disco rígido interno)
• Armazene em uma única mídia (disco rígido interno)Use uma nuvem sem cláusula de retenção
• Esqueça as durações específicas de determinados setoresNão teste a restauração
• Migração de arquivoMigração de arquivo

Se você alterar o provedor de assinatura:

• Exporte todos os documentos assinados + auditoria trilhas
• Importar para o novo sistema ou SAE dedicado
• Verificar integridade (impressão digital SHA-256)
• Verificar integridade (impressão digital SHA-256)
• Manter acesso temporário ao sistema antigo

Caso concreto: PME mudando de prestador de serviço

PME com 50 funcionários, 3000 documentos assinados acumulados em 5 anos. Migração:

1. exportação automatizada via API
2. exportação automatizada via API
3. importação para novo provedor de serviço + SAE externo como backup
4. verificação por amostra (50 documentos verificados)

provedor de serviço antigo rescindido após 3 meses

Duração total: 4 semanas. Perda zero.

• Duração total: 4 semanas. Perda zero.
• Como Certyneo ajuda você
• Certyneo inclui
• 10 anos de arquivamento

em todos os planos, com redundância geográfica na UE, versionamento e exportação completa a qualquer momento (reversibilidade total). Formato PAdES-B-T por padrão, PAdES-B-LTA opcional para documentos críticos.

em todos os planos, com redundância geográfica na UE, versionamento e exportação completa a qualquer momento (reversibilidade total). Formato PAdES-B-T por padrão, PAdES-B-LTA opcional para documentos críticos.

Conheça a solução de assinatura eletrônica CertyneoFAQDevo imprimir meus documentos assinados?

Não, inútil e contraproducente (perda de valor probatório).

Não, inútil e contraproducente (perda de valor probatório).

Uma nuvem padrão (Google Drive, Dropbox) é suficiente?

Para o PDF sim, mas não para o valor probatório. Dê preferência ao arquivamento dedicado.

O que devo fazer se minha plataforma de assinatura fechar?

Os PDFs PAdES permanecem verificáveis ​​offline. Exporte trilhas de auditoria regularmente.

Os PDFs PAdES permanecem verificáveis ​​offline. Exporte trilhas de auditoria regularmente.

Os arquivos devem ser criptografados?

Recomendado para documentos sensíveis. Tenha cuidado para guardar as chaves por muito tempo.

Quando começa o período de 10 anos?

Para contrato comercial: fim da execução. Para contrato de trabalho: fim do contrato.

Para contrato comercial: fim da execução. Para contrato de trabalho: fim do contrato.

Conclusão

Um bom arquivamento é o seguro de vida de suas assinaturas eletrônicas. Escolha a fórmula adaptada aos seus desafios (terceirizada para a maioria das PME, SAE NF Z42-013 para casos críticos), teste regularmente.

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