Como arquivar um documento assinado eletronicamente
Melhores práticas para arquivar os seus documentos assinados eletronicamente: formatos, duração, valor probatório.
Atualizado o
Redator — Certyneo · Sobre Certyneo
Por que arquivar corretamente
Um documento assinado eletronicamente só tem valor se a prova permanecer consultável e verificável durante todo o prazo legal — às vezes 10, 20, até 30 anos. Um arquivamento desleixado significa uma prova enfraquecida em caso de litígio.
Os prazos a respeitar
- Contratos comerciais: 10 anos (Código Comercial francês)
- Contratos de trabalho: 5 anos após o término
- Faturas: 10 anos (contabilidade), 6 anos (fiscal)
- Locações: duração + 5 anos
- Escrituras notariais: 30 anos
- Seguros: de 2 a 10 anos dependendo do tipo
Mantenha o PDF assinado e a trilha de auditoria pelo prazo aplicável mais longo.
Os formatos de arquivo
- PAdES-B-B: básico, assinatura simples
- PAdES-B-T: + carimbo de data/hora qualificado
- PAdES-B-LT: + cadeia de certificados
- PAdES-B-LTA: + carimbos de data/hora periódicos (por várias décadas)
Para o arquivamento de longo prazo, prefira PAdES-B-LTA.
As 3 opções de arquivamento
1. Arquivamento terceirizado (plataforma)
A plataforma de assinatura guarda seus documentos por X anos. Incluído na maioria dos planos.
Vantagens: nenhum esforço, em conformidade com eIDAS Desvantagens: dependência do prestador, reversibilidade a verificar
2. Arquivamento interno
Seus documentos são mantidos em seus próprios servidores ou em um sistema de arquivamento eletrônico dedicado.
Vantagens: controle total Desvantagens: custo, competência interna necessária
3. Sistema de arquivamento com valor probatório
Sistema de Arquivamento Eletrônico certificado NF Z42-013. O mais alto nível de conformidade.
Vantagens: presunção de confiabilidade jurídica Desvantagens: custo elevado, superdimensionado para uma PME
Boas práticas
- Conservar o PDF e a trilha de auditoria, nunca um sem a outra
- Redundância: vários locais, vários suportes
- Verificação periódica: a cada 6 a 12 meses, confirmar que os documentos estão legíveis
- Documentação: procedimentos escritos
- Testes de restauração anuais
Erros frequentes
- Conservar apenas o PDF, não a trilha de auditoria
- Armazenar em um único suporte (disco rígido interno)
- Usar uma nuvem sem cláusula de conservação
- Esquecer os prazos específicos de determinados setores
- Nunca testar a restauração
Migração de arquivos
Se você mudar de prestador de assinatura:
- Exportar todos os documentos assinados e suas trilhas de auditoria
- Importá-los para o novo sistema ou para um sistema de arquivamento dedicado
- Verificar a integridade (hash SHA-256)
- Manter temporariamente o acesso ao sistema antigo
Caso concreto: uma PME que muda de prestador
PME com 50 funcionários, 3000 documentos assinados acumulados em 5 anos. A migração:
- exportação automatizada via API
- importação no novo prestador mais um sistema de arquivamento externo como backup
- verificação por amostragem (50 documentos verificados)
- prestador antigo rescindido após 3 meses
Duração total: 4 semanas. Perda zero.
Como a Certyneo ajuda você
A Certyneo inclui um arquivamento de 10 anos em todos os planos, com redundância geográfica na UE, versionamento e exportação completa a qualquer momento (reversibilidade total). Formato PAdES-B-T por padrão, PAdES-B-LTA opcional para os documentos críticos.
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FAQ
Devo imprimir meus documentos assinados?
Não: inútil e contraproducente (perde-se o valor probatório).
Uma nuvem padrão (Google Drive, Dropbox) é suficiente?
Para o PDF sim, para o valor probatório não. Prefira um arquivamento dedicado.
O que faço se minha plataforma de assinatura fechar?
Os PDFs PAdES permanecem verificáveis offline. Exporte as trilhas de auditoria regularmente.
É preciso criptografar os arquivos?
Recomendado para documentos sensíveis. Atenção a conservar as chaves pelo mesmo tempo que o arquivo.
Quando começa o prazo de 10 anos?
Para um contrato comercial: no fim da execução. Para um contrato de trabalho: no fim do contrato.
Conclusão
Um bom arquivamento é o seguro de vida das suas assinaturas eletrônicas. Escolha a fórmula adaptada aos seus riscos (terceirizada para a maioria das PME, sistema NF Z42-013 para os casos críticos) e teste-a regularmente.
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