Assinatura eletrônica de uma nota de pedido

Por que digitalizar as notas de pedido

As notas de pedido (NP) estão no coração dos fluxos de compras B2B. Fazer com que sejam assinadas eletronicamente encurta o ciclo comercial, evita litígios de entrega/faturamento e rastreia o compromisso do comprador.

Nível recomendado

A assinatura simples (SES) é suficiente para a maioria das notas de pedido. Rápida, sem fricção, ela materializa o compromisso do comprador.

Para NP de alto valor (> 50 000 €) ou em setores regulados (defesa, saúde), prefira AES.

Procedimento tipo

• O comercial gera a NP a partir do ERP (SAP, Sage, Oracle, Cegid)

• Exportação em PDF e envio ao comprador via plataforma de assinatura

• Comprador assina em poucos cliques

• NP assinada alimenta automaticamente o núcleo do ERP (pedido, faturamento)

Integrações de ERP

Os principais ERPs se conectam com plataformas de assinatura via API:

• SAP: conector nativo via PI/PO ou SAP Ariba

• Sage: API e conectores Zapier

• Oracle: API REST

• Cegid: plugins dedicados

Uma vez integrado, o comercial não precisa fazer nada manualmente: a NP é enviada automaticamente para assinatura quando um orçamento é aceito.

Benefícios mensuráveis

• prazo de assinatura reduzido de 5 a 10 vezes

• 0 NP perdida (todas arquivadas)

• faturamento acionado mais rapidamente (caixa positivo para o emissor)

• menos litígios comerciais

Erros frequentes

• Enviar uma NP sem Termos e Condições em anexo

• Mencionar preços incorretos (toda correção = reemissão)

• Esquecer de incluir as condições de entrega

• Usar AES para NP internas (superdimensionado)

Caso de uso: industrial B2B

Um fabricante de equipamentos industriais processa 400 NP/mês. Jornada digital:

• geração de NP a partir do SAP

• envio em SES ao comprador cliente

• relembrete automático em D+3

• assinatura média em D+1,5

• alimentação de pedido SAP automática

Tempo administrativo economizado: 1,5 ETP redirecionado para o comercial.

Como Certyneo o ajuda

Certyneo se integra aos principais ERPs (SAP, Sage, Oracle, Cegid) via API. As NP são enviadas automaticamente para assinatura quando um orçamento é aceito. Templates para Termos e Condições, relembres automáticos, painel de controle por comercial.

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FAQ

Uma NP assinada vincula o comprador?

Sim, como documento contratual que inicia um pedido.

Pode-se cancelar uma NP assinada?

De acordo com os Termos e Condições: geralmente possível antes da expedição, mais difícil depois.

A SES é suficiente para uma NP de 100 000 €?

Tecnicamente sim, mas AES é preferível para a prova.

Quanto tempo conservar uma NP?

10 anos (documento comercial).

Pode-se associar uma NP a uma entrega desmaterializada?

Sim, via EDI ou integração de ERP.

Conclusão

Fazer as notas de pedido serem assinadas eletronicamente fluidifica seus fluxos de compras e securiza seus faturamentos. A integração com ERP torna o processo quase invisível.

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