Assinar uma nota de encomenda online, em menos de 2 minutos
Nota de encomenda (NE) emitida por um comprador, assinada eletronicamente com carimbo de tempo RFC 3161. A data da assinatura certifica o compromisso de encomenda; o número da NE é depois reproduzido na fatura (artigo L441-9 do Código de Comércio) e a NE é conservada 10 anos como documento justificativo (artigo L123-22). Conforme o artigo 1366 do Código Civil e o regulamento eIDAS — assinatura avançada recomendada, envio em massa para volumes de fornecedores, arquivo 10 anos incluído.
- Marco legal
- Artigo L441-9 do Código Comercial
- Nível de assinatura
- AES eIDAS recomendada
- Arquivamento legal
- 10 anos incluído
O que é uma nota de encomenda assinada eletronicamente?
A nota de encomenda (NE) é o documento pelo qual um comprador confirma uma encomenda junto a um fornecedor: referência do produto ou serviço, quantidades, preço unitário, condições de entrega e pagamento. O artigo L441-9 do Código Comercial impõe que se reproduza na fatura o número da nota de encomenda emitida pelo comprador, e o artigo L123-22 obriga os comerciantes a conservar durante 10 anos os seus documentos justificativos, incluindo as NE. A assinatura eletrônica avançada (AES) carimba a data de emissão da NE com um nível de prova oponível ao tribunal comercial. O artigo 1366 do Código Civil confere ao escrito eletrônico a mesma força probatória do escrito em papel — Certyneo garante a identificação do signatário (OTP dual-canal) e a integridade do documento (impressão digital SHA-256 integrada ao PDF).
Por que assinar a nota de encomenda eletronicamente?
Carimbo de tempo RFC 3161
O carimbo de tempo RFC 3161 certifica a data de emissão da NE — ponto de partida dos prazos de entrega e faturação (artigo L441-9 do Código de Comércio). Bloqueia qualquer contestação sobre a data do compromisso ou sobre a versão encomendada. Admissível perante o tribunal de comércio em caso de litígio com fornecedor.
Multi-signatários comprador + validador
Para NE que comprometem um montante elevado, adicione um validador (direção de compras, direção financeira) como co-signatário. Cada aprovação recebe seu link seguro com OTP SMS — o audit trail rastreia a cadeia de aprovação exigida pelo seu procedimento interno.
Conservação 10 anos automática
O artigo L123-22 do Código Comercial impõe a conservação das NE durante 10 anos. Certyneo arquiva automaticamente a NE assinada e seu audit trail eIDAS durante toda essa duração, acessíveis em um clique a partir do seu painel para controles fiscais ou controles Urssaf.
Audit trail eIDAS oponível
Cada NE assinada é entregue com um PDF de prova: identidade do signatário (email + telefone OTP), carimbo de tempo RFC 3161, impressão SHA-256, IP e geolocalização aproximada. Oponível ao tribunal de comércio em caso de contestação sobre a encomenda, o preço ou a data do compromisso.
Assinar uma nota de encomenda em 4 etapas
Da emissão da NE ao arquivamento com valor probatório, em menos de 5 minutos.
1. Enviar a NE
Carregue seu PDF (NE Sage, EBP, Cegid, Pennylane, ou modelo Certyneo) ou comece a partir de um modelo. Menções obrigatórias: referência do comprador, designação do produto/serviço, quantidade, preço sem imposto, condições de pagamento, condições de entrega, local de execução.
2. Adicionar o signatário e os validadores
Insira o nome e o e-mail do signatário comprador. Para NE que comprometem um montante elevado, adicione um validador (direção de compras, direção financeira) como co-signatário. Cada parte recebe um link seguro personalizado.
3. Escolher o nível eIDAS
Assinatura avançada (AES) recomendada para NE B2B: verificação de identidade por OTP SMS, certificado único por signatário, carimbo de tempo RFC 3161. Conforme o artigo 26 do regulamento eIDAS. A assinatura simples (SES) permanece possível para NE de montante muito reduzido.
4. Assinar e arquivar
O comprador (e possíveis validadores) assina a partir do seu telefone ou computador. A NE validada + o PDF de prova são arquivados automaticamente por 10 anos, acessíveis a qualquer momento a partir do seu painel para controles fiscais ou litígios com fornecedores.
Perguntas frequentes
- Uma nota de encomenda assinada eletronicamente vincula o comprador?
- Sim. A NE é uma oferta de compra firme a partir do momento em que é assinada. O artigo 1101 do Código Civil a qualifica como um acordo de vontades criador de obrigações. A assinatura eletrônica avançada Certyneo identifica formalmente o signatário (código OTP SMS) e garante a integridade da NE tal como emitida (impressão digital SHA-256 integrada ao PDF). Admissível perante o tribunal comercial em caso de contestação pelo fornecedor.
- Qual nível de assinatura escolher: SES, AES ou QES?
- Para uma NE B2B que comprometa a responsabilidade comercial da empresa, a assinatura avançada (AES) é o padrão profissional — verificação de identidade por OTP SMS, certificado único por signatário, carimbo de tempo RFC 3161. A SES (assinatura simples) permanece possível para NE de montante muito reduzido. A QES raramente é necessária para encomendas comerciais correntes.
- Como gerenciar uma NE com múltiplas validações (direção de compras + direção financeira)?
- Certyneo gere nativamente as assinaturas sequenciais ou paralelas. Configura a ordem (por exemplo: comprador em primeiro, depois diretor de compras, depois diretor financeiro acima de 50 k€), cada validador recebe o seu link na fase correta, e um rasto de auditoria único rastreia todas as assinaturas com os seus respetivos carimbos de tempo.
- Quanto tempo é preciso conservar uma NE?
- 10 anos a partir do encerramento do exercício contábil, em conformidade com o artigo L123-22 do Código Comercial. Certyneo conserva a NE assinada e seu audit trail eIDAS durante toda essa duração, gratuitamente, com acesso imediato a partir do seu painel para responder a um controle fiscal, um controle Urssaf ou uma auditoria de grande conta anunciante.
- A NE eletrônica satisfaz a obrigação de escrito para faturamento?
- Sim. O artigo 1366 do Código Civil dá ao escrito eletrônico a mesma força probatória do escrito em papel. A assinatura avançada (AES) Certyneo satisfaz o requisito de identificação do signatário estabelecido pelo artigo 1367. Para faturamento, a NE assinada eletronicamente constitui uma peça justificativa admissível, cujo número deve constar da fatura (artigo L441-9 do Código Comercial).
- É possível vincular o BDC à fatura emitida posteriormente?
- Sim — a impressão SHA-256 do BDC assinado pode ser referenciada na fatura emitida posteriormente (número do BDC + data de emissão com carimbo de data/hora). Esta rastreabilidade facilita as reconciliações com fornecedores e as auditorias fiscais, particularmente em caso de disputa sobre preço ou quantidade entregue.
- Certyneo se integra ao meu ERP ou ferramenta de gestão?
- Sim, através dos conectores nativos Zapier, Make e nossos webhooks. Você pode disparar automaticamente a criação de um envelope Certyneo na validação de um BDC em Sage, EBP, Cegid, Pennylane, SAP, ou qualquer outro ERP. Nossa API REST está documentada em certyneo.com/developers para integrações personalizadas.
- Um BDC assinado eletronicamente é oponível ao tribunal de comércio?
- Sim — a jurisprudência francesa reconhece a assinatura eletrônica em conformidade com eIDAS. A assinatura avançada (AES) é admissível como prova (art. 1366 e 1367 do Código Civil); estando a presunção de confiabilidade reservada à assinatura qualificada, a sua confiabilidade demonstra-se produzindo o audit trail eIDAS em juízo (PDF de prova fornecido automaticamente por Certyneo). Reconhecido pelos tribunais de comércio franceses para contenciosos com fornecedores.
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