Podpis elektroniczny zamówienia zakupu

Zamówienie to dokument, który przekształca ofertę w zobowiązanie. Dopóki nie zostanie podpisane, jest jedynie wyceną; po podpisaniu staje się umową i uruchamia terminy płatności. Podpisanie go elektronicznie w niczym nie zmienia jego wartości prawnej — francuski Kodeks cywilny przyznaje dokumentowi elektronicznemu taką samą moc dowodową jak papierowemu — ale całkowicie zmienia czas potrzebny na jego uzyskanie, skracając go z kilku dni do kilku minut.

Co powinno zawierać zamówienie

Podpisane zamówienie ma sens tylko wtedy, gdy jest kompletne. Sześć elementów jest niezbędnych:

• Identyfikacja stron: nazwa, forma prawna, adres, numer wpisu do rejestru.
• Dokładne określenie towarów lub usług pod względem ilości i jakości.
• Cena netto i brutto, a także ewentualne warunki jej rewizji.
• Terminy dostawy lub realizacji.
• Warunki płatności: termin, zaliczka, sposób zapłaty.
• Odesłanie do ogólnych warunków sprzedaży, wraz ze wzmianką o ich akceptacji.

Ten ostatni punkt jest tym, który najczęściej bywa przedmiotem sporu. Samo przedstawienie ogólnych warunków nie wystarczy: trzeba wykazać, że klient zapoznał się z nimi i zaakceptował je przed podjęciem zobowiązania. Elektroniczne zamówienie rozwiązuje ten problem, łącząc dokument, załączone warunki oraz akt podpisu w jeden, opatrzony datą zestaw — mechanizm ten opisujemy szczegółowo w naszym artykule na temat akceptacji ogólnych warunków.

Podpis uruchamia terminy płatności

To najbardziej wymierny skutek, a zarazem najczęściej pomijany w organizacji sprzedaży.

Między przedsiębiorcami uzgodniony termin płatności jest ograniczony przez prawo, a odsetki za opóźnienie są wymagalne z mocy prawa, bez konieczności wezwania, już od następnego dnia po terminie płatności. Dodatkowo należy się zryczałtowane odszkodowanie za koszty odzyskiwania należności, od każdej opóźnionej faktury.

Kwoty te naliczane są od terminu płatności, który liczy się od momentu zawarcia zobowiązania. Każdy dzień zyskany na podpisie to więc dzień zyskany na wpływie środków — a także na przedawnieniu, którego bieg opisujemy w naszym artykule na temat przedawnienia wierzytelności handlowych.

Jak postąpić w praktyce

Przygotować dokument. Lepiej korzystać z gotowego szablonu niż tworzyć plik od nowa za każdym razem: brakujące elementy są najczęstszą przyczyną nieprzydatności zamówienia. Szablon akceptacji wyceny pokrywa typowy przypadek, a generator wycen tworzy już odpowiednio ustrukturyzowany dokument.

Wybrać poziom podpisu. Dla powtarzalnego zamówienia handlowego wystarczy podpis zwykły: jest on ważny prawnie i dopuszczalny jako dowód. Wyższe poziomy nie zwiększają ważności, lecz zapewniają wygodniejszą pozycję dowodową w razie sporu — taki wybór warto zarezerwować dla zobowiązań o wysokiej stawce, do których należy podpis kwalifikowany.

Wysłać i śledzić. Dokument jest wysyłany e-mailem, a klient podpisuje go z telefonu lub przeglądarki, bez konieczności zakładania konta. Automatyczne przypomnienia eliminują ręczne monitorowanie, które jest najbardziej czasochłonnym elementem obiegu papierowego.

Zachować dowód. To, co chroni, to nie sam podpis, lecz zestaw dowodów zgromadzonych wokół niego: tożsamość podpisującego, znacznik czasu, dziennik zdarzeń, możliwa do wykazania integralność dokumentu. Szczegółowa instrukcja krok po kroku znajduje się na naszej stronie jak podpisać.

Co zyskujesz — w liczbach

Papierowy obieg zamówienia — druk, wysyłka, przypomnienie, odbiór, archiwizacja — to średnio czterdzieści pięć minut łącznego czasu pracy, rozłożonego między dział handlowy a administrację. Przy typowym obciążonym koszcie godzinowym rzeczywisty koszt papierowego zamówienia sięga około dwudziestu pięciu euro, znacznie przekraczając koszty bezpośrednie.

Szczegóły tego wyliczenia, pozycja po pozycji, znajdują się w naszym porównaniu kosztu podpisu elektronicznego w porównaniu z papierem. Aby oszacować własne wolumeny, kalkulator zwrotu z inwestycji przyjmuje jako dane wejściowe liczbę dokumentów oraz koszt godzinowy.

Scenariusze użycia

Sprzedaż zdalna cykliczna. Jeden szablon, podpis zwykły, automatyczne przypomnienia. To przypadek, w którym różnica czasu względem papieru jest największa, a zysk mierzy się zarówno wskaźnikiem konwersji, jak i kosztem.

Zamówienie z zaliczką. Podpisanie zamówienia i harmonogramu płatności w jednej wysyłce. Rozdzielenie tych dwóch dokumentów tworzy okres, w którym zobowiązanie istnieje, ale płatność nie jest jeszcze uregulowana.

Kluczowy klient. Wielu podpisujących, często w odrębnych działach. Kolejność podpisów oraz przypomnienia dla każdego z podpisujących pozwalają uniknąć zatrzymania sprawy przez osobę nieobecną. Automatyzacja z poziomu narzędzia biznesowego odbywa się poprzez API do podpisu elektronicznego.

Najczęściej zadawane pytania

Czy zamówienie podpisane elektronicznie ma taką samą wartość? Tak. Dokument elektroniczny ma taką samą moc dowodową jak dokument papierowy, o ile można zidentyfikować podpisującego i zagwarantowana jest integralność dokumentu.

Czy potrzebny jest podpis kwalifikowany? Nie w przypadku zwykłego zamówienia handlowego. Podpis zwykły jest ważny i dopuszczalny; wyższe poziomy uzasadnia się stawką i ryzykiem sporu, a nie zasadą samą w sobie.

Czy klient musi założyć konto, aby podpisać? Nie. Otrzymuje link, otwiera dokument i podpisuje go z przeglądarki lub telefonu.

Co się dzieje, jeśli klient zakwestionuje swój podpis? Zestaw dowodów zgromadzonych w momencie podpisu — identyfikacja, znacznik czasu, dziennik zdarzeń — pozwala odpowiedzieć na taki zarzut. Jego siła zależy od wybranego poziomu podpisu.

Czy zamówienie stanowi umowę? Podpisane przez obie strony staje się umową i określa wzajemne zobowiązania. To ono również sprawia, że ogólne warunki są skuteczne wobec klienta, pod warunkiem że ich akceptacja zostanie wykazana.

Czy można podpisać zamówienie bezpośrednio z systemu zarządzania? Tak, za pomocą integracji lub API, co pozwala uniknąć ponownego wprowadzania danych i umożliwia wysyłkę bezpośrednio z narzędzia, w którym tworzone jest zamówienie.

Aby pójść dalej

Trzy sposoby na rozpoczęcie, w kolejności rosnącego zaangażowania:

1. Skorzystać z gotowego szablonu do podpisu i wysłać go bez zmian, aby przetestować cały proces na prawdziwym zamówieniu.
2. Wygenerować dokument dopasowany do potrzeb za pomocą generatora umów, jeśli państwa zamówienie zawiera specyficzne klauzule.
3. Zautomatyzować proces z poziomu własnego systemu zarządzania za pomocą API, gdy wolumen uzasadnia rezygnację z ręcznego wprowadzania danych.

Cennik jest przedstawiony szczegółowo w zależności od liczby wysyłek, a pierwsze miesięczne wysyłki są bezpłatne, co pozwala ocenić zysk na czasie na własnych zamówieniach przed podjęciem jakiegokolwiek zobowiązania.