Elektronische facturering in Polen: de KSeF
Polen verplicht zijn nationale KSeF-platform (Krajowy System e-Faktur) voor B2B-facturen, met een gefaseerd schema in 2026: eerst grote belastingplichtigen, daarna alle belastingplichtigen.
Regelgevingskader
Polen heeft een gecentraliseerd clearingmodel gekozen dat vergelijkbaar is met dat van Italië: alle B2B-facturen moeten via het openbare KSeF-platform (Krajowy System e-Faktur) gaan, dat hen een uniek identificatienummer toekent dat als bewijs van uitgifte dient. De verplichte invoering vindt in de loop van 2026 plaats, afhankelijk van de grootte van de ondernemingen.
Om van theorie naar praktijk over te gaan, ontdek de elektronische handtekeningoplossing van Certyneo en het aanbod speciaal voor uw sector — eIDAS-conform, zonder installatie.
- Vanaf 1 februari 2026: verplichting voor grote belastingplichtigen met een omzet van meer dan 200 miljoen PLN (ongeveer 46 miljoen euro).
- Vanaf 1 april 2026: uitbreiding van de verplichting tot alle andere ondernemingen die aan btw zijn onderworpen.
- Clearingmodel: elke facturentstaat een KSeF-identificatienummer dat de verzending en de wettelijke uitgifdatum bevestigt.
- B2B-toepassingsgebied: er is geen verplichting voor B2C-transacties, buiten het bereik van het mandaat.
Formaten en platforms
Stappen voor compliance
- 1
Bepaal uw vervaldatum
Bepaal of u valt onder de vervaldatum van februari 2026 (grote belastingplichtigen) of april 2026 (andere btw-plichtigen).
- 2
Maak verbinding met KSeF
Stel de vereiste authenticatie in (certificaat, token of gekwalificeerde handtekening) voor uitgifte en ontvangst via het platform.
- 3
Produceer in FA XML-formaat
Configureer uw tool om facturen te genereren die conform het FA-schema zijn dat door KSeF wordt verwacht en haal het identificatienummer op.
- 4
Archiveren met KSeF-bewijs
Bewaar uw facturen en hun KSeF-nummer in een archief met bewijswaarde om hun legale uitgifte aan te tonen.
Veelgestelde vragen
- Wat is KSeF?
- KSeF (Krajowy System e-Faktur) is het Poolse nationale platform waardoor B2B elektronische facturen verplicht moeten gaan. Het valideert elke factuur en wijst er een uniek identificatienummer aan toe.
- Wanneer wordt elektronische facturering verplicht in Polen?
- Vanaf 1 februari 2026 voor grote belastingplichtigen (omzet hoger dan 200 miljoen PLN), en vanaf 1 april 2026 voor alle andere btw-plichtige bedrijven.
- Welk factuurformaat moet worden gebruikt?
- Facturen moeten worden opgesteld in het gestructureerde FA-formaat (XML), in de versie die van toepassing is op KSeF 2026-stromen, en vervolgens aan het openbare platform worden verzonden.
- Betreft KSeF facturen aan particulieren?
- Nee. Het mandaat heeft betrekking op B2B-transacties. Er is geen KSeF-verplichting voor B2C-transacties.
- Wat is het doel van het KSeF-nummer?
- Elke factur gevalideerd door het platform ontvangt een uniek KSeF-identificatienummer. Dit bewijst de verzending en de wettelijke emissiedatum van de factura en moet er bij worden bewaard.
Gerelateerde gidsen en oplossingen
Verken de gerelateerde bronnen van ons elektronisch handtekeningscluster.