Elektronische handtekening voor HR en personeelsdiensten
Digitaliseer arbeidsovereenkomsten, wijzigingen, aanbiedingen, minnelijke beëindigingen en bedrijfsovereenkomsten. Certyneo is compatibel met uw HRIS (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) via Zapier, Make of webhooks en garandeert naleving van artikel L1221-1 van het Franse arbeidscode, de eIDAS-verordening en AVG. Archivering 10 jaar inbegrepen, automatische audit trail.
HR-gebruiksscenario's
Alle handtekeningen in de medewerkerscyclus, van aanbod tot beëindigingsovereenkomst, kunnen met Certyneo worden gedigitaliseerd. Hier zijn de zeven meest voorkomende scenario's bij onze HR-klanten.
Arbeidsovereenkomst (vast, tijdelijk)
Vast contract, tijdelijk contract, leerling- of scholingsovereenkomsten: stuur de overeenkomst ondertekend door de werkgever naar de kandidaat, die in 2 minuten vanaf zijn telefoon ondertekent. Conform artikel L1221-1 van de arbeidscode.
Wijziging van overeenkomst
Functieverandering, salarisverhoging, overgang naar deeltijd, thuiswerk: digitaliseer de volledige wijzigingscyclus met ondertekening door werknemer en werkgever in serie.
Aanstellingsaanbod
Beveilig juridisch het aanstellingsaanbod (unilateraal of onderling) vóór de ondertekening van de overeenkomst. De geavanceerde elektronische handtekening (AES) stelt u in staat de kandidaat formeel te identificeren.
Minnelijke beëindiging
Beëindigingsovereenkomst op afstand ondertekend door beide partijen, met inachtneming van de herroepingstermijn van 15 dagen en automatische audit trail voor indiening bij de Dreets.
Bedrijfsovereenkomst
Collectieve overeenkomsten ondertekend door representatieve vakbonden: verstuur, verzamel handtekeningen parallel of in serie en archiveer 10 jaar lang.
NDA & vertrouwelijkheidsverplichting
Non-disclosure agreement voor nieuwe medewerkers, stagiairs, dienstverleners. Gratis sjabloon beschikbaar in onze bibliotheek.
Stageverovereenkomst
Drieledige overeenkomst (bedrijf, instelling, stagiair): configureerbare ondertekeningsvolgorde, automatische herinneringen, DUE geïntegreerd aan het einde van de cyclus.
Waarom Certyneo voor HR
Zes concrete redenen waarom HR-afdelingen Certyneo kiezen voor hun elektronische handtekeningen.
Onboarding in 24 uur
Tussen het aanstellingsaanbod en de ondertekening van de overeenkomst telt u enkele uren in plaats van meerdere dagen postvervoer. De kandidaat ondertekent vanaf zijn telefoon, zonder printer.
Naleving arbeidscode
De elektronische handtekening van een arbeidsovereenkomst is erkend sinds de uitspraak van de Hoge Raad van 7 oktober 2015. Onze geavanceerde handtekeningen (AES) respecteren eIDAS en artikel 1367 van het burgerlijk wetboek.
Archivering 10 jaar inbegrepen
Alle HR-contracten worden 10 jaar gearchiveerd met automatische audit trail met tijdstempel geïntegreerd in de PDF. De duur correspondeert met verplichte bewaartermijnen voor sociaal-administratieve documenten (DSN, AT/MP).
Workflows voor meerdere ondertekenaars
Werkgever, HR, manager, werknemer: configureer de handtekeningsvolgorde in serie of parallel. Automatische herinneringen op dag+1, dag+3, dag+7 instelbaar per verzending.
Herbruikbare sjablonen
Creëer uw contractsjablonen (vaste aanstelling, tijdelijke aanstelling, stage) met dynamische velden (naam, salaris, datum) en genereer documenten in bulk uit uw SIRH-export.
Zorgvuldige kandidaatervaring
Ondertekeningstraject in het Nederlands, WCAG AA-toegankelijk, sobere e-mails zonder invasieve tracking. Het werkgeversimago wordt gerespecteerd.
SIRH-integraties
Certyneo maakt verbinding met uw SIRH via REST API, webhooks en Zapier/Make-connectoren. Er zijn nog geen systeemeigen connectoren gecertificeerd — alle onderstaande scenario's werken via Zapier, Make of onze webhooks. Een systeemeigen connector in uw SIRH? Neem contact met ons op voor onderzoek naar een partnerschap.
Lucca
Veelgebruikte Franse SIRH op de KMO-markt: verbind Certyneo met uw SIRH via Zapier of Make (triggers "enveloppe ondertekend" en "document verzonden"), of via onze REST API voor een aangepaste workflow. Momenteel geen systeemeigen connector gepubliceerd.
PayFit
SIRH voor grotere organisaties: integratie via Make of Zapier voor complexe onboarding-workflows (meerdere handtekeningen, hiërarchische goedkeuringen). Voor een systeemeigen connector kan ons integratiesteam een partnerschap onderzoeken op basis van uw volume.
Andere SIRH & HR-tools
HRIS-tools, ATS en salarisbeheer (BambooHR, HubSpot, Personio, enz.): gebruik onze realtime-webhooks en Zapier/Make-connectoren, die de meeste toepassingen van derden dekken. REST API gedocumenteerd op /docs.
Hebt u een aangepaste integratie nodig? Neem contact met ons team op — de Certyneo API is publiekelijk gedocumenteerd op onze API-documentatie.
Naleving Arbeidswetgeving, eIDAS en AVG
De digitalisering van HR-documenten wordt geregeld door verschillende wettelijke bepalingen. Certyneo voldoet aan het volledige Franse en Europese juridische kader.
Arbeidswetgeving — Artikel L1221-1
De arbeidsovereenkomst wordt gesloten volgens de vormen die de partijen kiezen. Elektronische handtekening is dus volledig toelaatbaar, op voorwaarde dat deze de identificatie van de ondertekenaar en de integriteit van het document garandeert — wat geavanceerde handtekening (AES) waarborgt.
Burgerlijk wetboek — Artikel 1367
Algemene erkenning van elektronische handtekening als gelijkwaardig aan handgeschreven handtekening wanneer deze een betrouwbare identificatiemethode gebruikt die het verband met het document waarborgt.
eIDAS-verordening (EU) nr. 910/2014
De HR-handtekeningen van Certyneo zijn gebaseerd op geavanceerd niveau (AES): unieke koppeling aan ondertekenaar, identificatie via duaal OTP-kanaal (e-mail + SMS), detectie van latere documentwijzigingen.
AVG & maatschappelijk archief
Bewaartermijnen afgestemd op sociale verplichtingen: 5 jaar (contract) of 10 jaar (betalingsstrookken, arbeidsongevallen/beroepsziekten, personeelsregisters). Standaard DPA beschikbaar bij inschrijving, verwerkingsregister up-to-date.
Veelgestelde vragen van HR-teams
Is elektronische handtekening op een arbeidsovereenkomst wettelijk in Frankrijk?
Ja, zonder beperking. Artikel L1221-1 van de arbeidswetgeving laat partijen vrij in de vorm van het contract. De Cour de cassation heeft de geldigheid van elektronische handtekening voor arbeidsovereenkomsten bevestigd (Cass. soc., 7 oktober 2015). Geavanceerde handtekening (AES) wordt aanbevolen voor sterke identificatie van de werknemer.
Welk handtekeningsniveau kiezen voor een arbeidsovereenkomst?
Geavanceerde handtekening (AES) is de aanbevolen standaard. Dit omvat identificatie van de ondertekenaar (OTP SMS + e-mail), een unieke koppeling met het ondertekende document en detectie van latere wijzigingen. Eenvoudige handtekening volstaat voor interne documenten zonder contractuele betekenis (dienstmededelingen, ontvangstbevestigingen).
Hoe beheert u de herroepingstermijn van een minnelijke beëindiging?
Certyneo stelt nauwkeurig vast wanneer beide partijen de overeenkomst hebben ondertekend. De herroepingstermijn van 15 kalenderdagen loopt vanaf deze datum en u kunt het getijde bewijs exporteren voor indiening bij de arbeidsinspectie. Geen handmatige manipulatie nodig.
Kan Certyneo in uw SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid, enz.) worden geïntegreerd?
Ja, via Zapier, Make of onze webhooks — er bestaat nog geen gepubliceerde systeemeigen Certyneo-connector op deze SIRH-systemen. Certyneo biedt een volledige REST API, een webhook voor elke gebeurtenis (enveloppe ondertekend, geweigerd, verlopen) en Zapier- en Make-connectoren die meer dan 4000 toepassingen van derden dekken, waaronder de meeste SIRH-systemen op de markt. Een systeemeigen connector in uw SIRH? Neem contact met ons integratiesteam op voor onderzoek naar een partnerschap.
Hoe lang worden ondertekende contracten bewaard?
Onze abonnementen hebben standaard 10 jaar archivering, wat overeenkomt met de striktste sociale bewaartermijnen (personeelsregisters, arbeidsongevallen-/beroepsziektensdocumenten). Contracten kunnen altijd vanaf uw dashboard worden gedownload met geïntegreerde audit trail in de PDF.
Moeten kandidaten een Certyneo-account aanmaken om te ondertekenen?
Nee. De ondertekenaar ontvangt een beveiligde e-maillink en ondertekent rechtstreeks in hun browser, zonder installatie of accountaanmaak. Voor geavanceerde handtekeningen voeren zij een OTP-code in die via SMS is ontvangen om hun identiteit te bevestigen.
Is elektronische handtekening bewijskrachtig bij arbeidsgeschillen?
Ja. De bewijskracht van geavanceerde handtekening wordt erkend door Franse en Europese jurisprudentie. Bij geschillen dient u de ondertekende PDF in met de audit trail (tijdstempel, IP, globale geolocatie, OTP-validatie), wat voor de arbeidsrechtbank een solide bewijsvoering vormt.
Kunnen meerdere contracten in bulk worden ondertekend vanuit een SIRH-export?
Ja. De functie "sjablonen" stelt u in staat een contractsjabloon met dynamische velden (naam, salaris, functie, aanstellingsdatum) te maken. U importeert vervolgens een CSV uit uw HRMS en Certyneo genereert en verzendt alle enveloppen in batch in enkele seconden.