Elektronikus aláírás munkafolyamat: teljes útmutató

Mi az aláírási munkafolyamat

Mi az aláírási munkafolyamatAaláírási munkafolyamat

a szervezett lépések sorozata, amely egy dokumentum aláírásához vezet: aláírók sorrendje, feltételek, emlékeztetők, értesítések. Minél jobban igazodik a munkafolyamat a folyamathoz, annál gyorsabbak az aláírások.

a szervezett lépések sorozata, amely egy dokumentum aláírásához vezet: aláírók sorrendje, feltételek, emlékeztetők, értesítések. Minél jobban igazodik a munkafolyamat a folyamathoz, annál gyorsabbak az aláírások.

A megrendelés két fő típusa

Párhuzamos rendelésMinden aláíró egyszerre kapja meg a borítékot, és önállóan is aláírhat.Előnyök ⬥⬥⬥: sebesség, nincs szűk keresztmetszet.Előnyök ⬥⬥⬥: sebesség, nincs szűk keresztmetszet.

Használati eset ⬥⬥⬥: Kölcsönös NDA, kétoldalú szerződés, ahol a sorrend nem számít.

Sorrend

Minden aláíró aláír az előző után. A boríték aláíróról aláíróra halad.Minden aláíró aláír az előző után. A boríték aláíróról aláíróra halad.Előnyök ⬥⬥⬥: az érvényesítési hierarchiák tiszteletben tartása, minden szereplő látja a korábbi érvényesítéseket.Használati esetek ⬥⬥⬥: vezetői érvényesítést, majd kezelést magában foglaló szerződések, kauciós bérleti szerződések.

Tipikus szerepkörök

• Aláíró ⬥⬥⬥: aláírja a dokumentumotAláíró ⬥⬥⬥: aláírja a dokumentumot
• Jóváhagyó ⬥⬥⬥: aláírás nélkül érvényesít (ellenőrzési lánc)aláírja a végleges dokumentumot ⬥ Másolás (CC) ⬥
• Kibocsátó ⬥⬥⬥: a feladó, gyakran aláíró isKibocsátó ⬥⬥⬥: a feladó, gyakran aláíró is
• Emlékeztetők és értesítésekA modern platform lehetővé teszi a következők konfigurálását:

küldés gyakorisága és száma, emlékeztetők küldése az aláíróknak ⬥⬥⬥⬥ Csapatok)

webhookok a CRM/ERP táplálására

• webhookok a CRM/ERP táplálására
• belső emlékeztetők, ha le vannak tiltva
• Lejárat és lemondás
• Mindig állítson be egy lejárati dátumot (általában 15-30 nap). A lejárt boríték automatikusan "aláíratlanként" archiválódik, felszabadítva a műszerfalat.

Mindig állítson be egy lejárati dátumot (általában 15-30 nap). A lejárt boríték automatikusan "aláíratlanként" archiválódik, felszabadítva a műszerfalat.

A folyamat során a kibocsátó manuálisan is törölhet egy borítékot (visszavonás), ami akkor hasznos, ha hibát észlel.

Integrációk

Hatékony munkafolyamat integrálható az Ön eszközeivel:

CRM ⬥⬥⬥: küldés aktiválása, ha az ügylet megtörténik „lezárt, nyert”

• CRM ⬥⬥⬥: küldés aktiválása, ha az ügylet megtörténik „lezárt, nyert”HRIS ⬥⬥⬥: a szerződés elküldése
• ⬥⬥⬥: beszerzési megrendelés generálása az ajánlat elfogadásakorEgyéni webhookok ⬥⬥⬥: értesítse belső rendszereit
• Jó tervezési gyakorlatokJó tervezési gyakorlatok
• Az aláírók számának minimalizálása (minden további személy meghosszabbítja a szerepkört)Emlékeztetők automatizálása

Legyen B-terv az elutasítás esetére

• Legyen B-terv az elutasítás esetére
• Tesztelje a munkafolyamatot a kötet telepítése előtt
• Gyakori hibák
• Alapértelmezés szerint a szekvenciális sorrendben, míg a párhuzamosan csak gyorsabb lenne az előírás ⬥topy.
• Nincs lejárati dátum

Nincs lejárati dátum

• Integráció hiánya → Kézi újrabevitel
• Elégtelen értesítés az aláíróknak
• Konkrét eset: többoldalú szerződés
• Konkrét eset: többoldalú szerződés
• Partnerségi szerződés 3 cég között. Optimalizált munkafolyamat:

PDF elkészítése A cég által

Párhuzamos megrendelés küldése a 3 aláírónak (cégenként egy)

• Automatikus újraindítás D+3, ha nincs aláírva
• Automatikus újraindítás D+3, ha nincs aláírva
• Minden aláírót valós időben értesítünk a triggerszámla megnyitásáról⬥⬥ az utolsó partnerségről aláírás
• Teljes ciklus: 24-48 óra vs 2-3 hét papíron. A Certyneo hogyan segít? Vizuális szerkesztő kód nélkül konfigurálható.
• Fedezze fel a Certyneo elektronikus aláírási megoldást

Fedezze fel a Certyneo elektronikus aláírási megoldást

GYIK

Mikor érdemes szekvenciális sorrendet használni?

Amikor egy érvényesítésnek meg kell előznie a következőt (menedzser → igazgató → végleges szerződés).

Maximum hány aláíró?

Maximum hány aláíró?

Technikailag korlátlan. 5-6 felett a ciklus jelentősen meghosszabbodik.

Keverhetjük a párhuzamos és a szekvenciális sorrendet?

Igen „vegyes” munkafolyamatokkal: láncolt párhuzamos csoportok.

Igen „vegyes” munkafolyamatokkal: láncolt párhuzamos csoportok.

Hogyan bánjunk egy hiányzó aláíróval?

Rendelje át egy másik jogosult aláíróhoz, vagy halassza el a borítékot.

A webhookok valós idejűek?

Igen, a boríték állapotának minden egyes megváltozásakor aktiválódik.

Igen, a boríték állapotának minden egyes megváltozásakor aktiválódik.

Következtetés

A jó munkafolyamat tervezése a különbség a működő és az átalakuló eszköz között. Szánjon 30 percet az ideális munkafolyamat megtervezésére, így hónapokig megspórolhatja a súrlódást.

Próbálja ki a Certyneót, hogy egyszerűen, gyorsan és biztonságosan küldje el, írja alá és kövesse nyomon dokumentumait online.