Elektronikus aláírás vs kézzel írott: az összehasonlítás

Két aláírás, ugyanaz a funkció

Az aláírás – legyen az elektronikus vagy kézírásos – három azonos jogi funkciót tölt be: azonosítja az aláírót, kifejezi a tartalommal kapcsolatos beleegyezését, és garantálja a dokumentum sértetlenségét. Ami változik, az a technika, amely e három funkció mindegyikét bizonyítja.

A közhiedelemmel ellentétben az elektronikus aláírás nem a papír digitális utánzata. Ez egy kriptográfiai eljárás, amely sok tekintetben megbízhatóbb, mint a kézzel írt aláírás.

A jogi érvényesség

A két aláírás a francia jog szerint egyenértékűnek minősül 2000. március 13-i 2000-230. számú törvény óta (a francia Code civil 1367. cikke). Az európai eIDAS rendelet 2016-ban tovább erősítette ezt az egyenértékűséget a megkülönböztetésmentesség elvének kimondásával: egy elektronikus aláírást nem lehet pusztán azért elutasítani bizonyítékként, mert elektronikus.

A kézírásossal való tökéletes egyenértékűséghez minősített (QES) aláírásra van szükség: ez ugyanazzal a jogi értékkel bír, mint a kézírásos aláírás az egész Európai Unióban. A fokozott biztonságú (AES) és az egyszerű (SES) aláírás is teljes mértékben érvényes, de bizonyító erejüket a bíró eseti alapon mérlegeli — lásd a három szint közötti különbségeket.

A gyorsaság

Ez a legszembetűnőbb pont az operatív csapatok számára.

Lépés | Papír | Elektronikus

Dokumentum előkészítése | 10 perc | 2 perc

Küldés az aláírónak | 1-3 nap (postai úton) vagy percek (szkennelve) | < 1 perc

Aláírt válasz | átlagosan 2-5 nap | percek-néhány óra

Iktatás / archiválás | Kézi | Automatikus

Egy teljes kereskedelmi ciklus során az elektronikus aláírás 5-10-szeresére csökkenti az átfutási időt. Nagy mennyiségeknél (HR, ingatlan, képzés) a hatás a pénzforgalomra és az ügyfél-elégedettségre mérhető.

A nyomon követhetőség

A papír csak egy firkát hagy hátra. Lehetetlen bizonyítani, mikor pontosan történt az aláírás, honnan származik, vagy hogy a dokumentumot azóta módosították-e.

Az elektronikus aláírás ezzel szemben időbélyeggel ellátott naplózási nyomvonalat :

• minden megtekintés és aláírás pontos dátuma és időpontja
• az aláíró IP-címe, böngésző-azonosítója
• az azonosítás bizonyítéka (megadott OTP kód, hitelesítés)
• a dokumentum kriptográfiai lenyomata, amely érvényteleníti minden későbbi módosítást

Ez a naplózási nyomvonal a végleges PDF-be van beépítve, és 10 évig megtekinthető marad. Jogvita esetén ez képezi a bíróság előtt felhasználható fő bizonyítékot. Lásd: az elektronikus aláírás bizonyítéka.

A teljes költség

A papír közvetlen költsége (lap + nyomtatás) megtévesztően alacsony. A teljes költség a következőket foglalja magában:

• nyomtatás + kellékanyagok
• tértivevényes ajánlott küldemény díja (5 és 10 € között küldeményenként)
• adminisztratív idő (előkészítés, ráemlékeztetés, iktatás)
• fizikai tárolás 10 éven keresztül
• az elveszés vagy módosulás kockázatai

A szakmában általánosan elfogadott becslések szerint egy papíralapú ciklus teljes költsége dokumentumonként 15-35 € között van. Az elektronikus aláírás jellemzően kevesebb mint egy euróba kerül borítékonként egy vállalati előfizetés keretében.

Az elektronikus megoldás mellett szóló előnyök

• drasztikus időmegtakarítás (5-10-szeres ciklusidő-csökkenés)
• csökkentett adminisztratív költségek
• kiválóbb nyomon követhetőség a naplózási nyomvonal révén
• távolról is lehetséges aláírás, utazás nélkül
• az aláírt dokumentumok központosított kezelése egy irányítópulton
• az inaktív aláírók automatikus emlékeztetése
• azonnali archiválás és visszakeresés
• csökkentett papírfelhasználás és szénlábnyom
• gördülékeny és modern ügyfélélmény

Amikor a papírnak megmarad a helye

Bizonyos jogügyletek még mindig papírformát vagy speciális eljárásokat igényelnek:

• közjegyzői okiratok (bizonyos végrendeletek, ajándékozási szerződések)
• anyakönyvi okiratok (aláírás az anyakönyvvezető előtt)
• bizonyos bírósági eljárások (végrehajtói kézbesítés)

A vállalat mindennapi életének minden más dokumentuma esetében az elektronikus aláírás egyértelműen előnyösebb.

Összehasonlító felhasználási eset: egy szabadúszói szerződés

Vegyünk egy 5 000 € értékű szabadúszói szolgáltatási szerződést.

Papír formában: nyomtatás, ajánlott küldeményben feladás (7 €), 2-4 nap várakozás, telefonos emlékeztető, 3-5 nappal később visszaérkező válasz, szkennelés archiválás céljából, fizikai iktatás. Összesen: 5-9 napos ciklus, elveszés kockázata, gyenge bizonyíték jogvita esetén.

Elektronikus aláírással: a boríték 3 perc alatt előkészítve, azonnali kiküldés, aláírás OTP-vel kevesebb mint egy órán belül, az aláírt PDF automatikusan archiválva naplózási nyomvonallal. Erős bizonyíték, elhanyagolható költség.

Hogyan segít a Certyneo

A Certyneo lehetővé teszi, hogy a papíralapú szerződéses folyamatok teljes egészét egy egyszerű digitális élménnyel váltsa fel: a PDF feltöltése, az aláírók hozzáadása, a mezők elhelyezése, elküldés. Az aláíró e-mailt kap, rákattint, aláír — nem kell fiókot létrehozni, nem kell alkalmazást telepíteni.

Minden aláírt dokumentumhoz a Certyneo automatikusan létrehozza a végleges PDF-et naplózási lábléccel, 10 évig archiválja, és egy irányítópultot biztosít, amelyen valós időben nyomon követhető minden boríték állapota.

Ismerje meg a Certyneo elektronikusaláírás-megoldását

GYIK

Könnyebb-e vitatni egy elektronikus aláírást?

Nem, a legtöbb esetben inkább az ellenkezője igaz. Az időbélyeggel ellátott naplózási nyomvonal, az IP-cím és az erős hitelesítés miatt egy elektronikus aláírást jóhiszeműen nehezebb vitatni, mint egy egyszerű kézírásos aláírást.

Kinyomtatható-e egy elektronikusan aláírt dokumentum?

Igen, de a nyomtatás elveszíti a bizonyító erőt. A digitális PDF hordozza a kriptográfiai aláírást és a lenyomatot. Kinyomtatva csak egy vizuális másolattal rendelkezik.

Bekeszkennelhető és felhasználható-e a kézírásos aláírás elektronikus aláírásként?

Egy PDF-be beillesztett szkennelt kép nem minősül elektronikus aláírásnak az eIDAS értelmében – sem azonosítást, sem sértetlenséget nem biztosít. Az érvényes aláíráshoz egy erre szolgáló platformot kell használni.

A kétnyelvű szerződések két aláírást igényelnek?

Nem. Egyetlen kétnyelvű PDF egyszer aláírható. Az elektronikus aláírásnak semmi köze a dokumentum nyelvéhez.

Hogyan kell archiválni egy elektronikusan aláírt dokumentumot?

Az aláírt PDF ugyanúgy archiválható, mint bármely más digitális fájl, de ajánlott megőrizni a naplózási nyomvonalat és az időbélyeget is. Lásd: hogyan archiváljunk egy aláírt dokumentumot.

Összegzés

Az elektronikus aláírás nem a papír "helyettesítője": az egy fejlesztés. Gyorsabb, jobban nyomon követhető, olcsóbb, és a legtöbb esetben jogilag egyenértékű. Az igazi kérdés már nem az, hogy kell-e digitalizálni, hanem az, hogy mikor.

Próbálja ki a Certyneót, hogy egyszerűen, gyorsan és teljes biztonságban küldje, írja alá és kövesse nyomon dokumentumait online.