Elektronikus aláírás a HR-hez: az útmutató

Miért tér át a HR az elektronikus aláírásra

Miért tér át a HR az elektronikus aláírásra

A HR osztályok havonta több tucat szerződéses dokumentumot kezelnek: határozatlan idejű szerződések, határozott idejű szerződések, módosítások, foglalkoztatási ígéretek, távmunka-megállapodások, hagyományos felmondások. Minden papírciklus 3-10 munkanapot vesz igénybe. Az elektronikus aláírásban ugyanez a ciklus néhány órára csökken.

• Az időmegtakarításon túl a HR a következőket fogja találni:
• kiváló nyomon követhetőség az URSSAF/munkaügyi ellenőrzések során
• korszerűsített pályázói tapasztalat (nincs otthon szkennelés/nyomtatás)
• korszerűsített pályázói tapasztalat (nincs otthon szkennelés/nyomtatás)

hibák csökkentése (a személyi fájlok központi aláírása) ⬥ H RIS-ben.

• Közösen aláírt HR dokumentumokMunkaszerződések
• CDI, CDD, munka-tanulmányi program
• CDI, CDD, munka-tanulmányi program
• Foglalkoztatási ígéretek
• Módosítások (bér, beosztás, munkaidő, távmunka ⥥ cég és fióki megállapodás)
• Hagyományos felmondások
• Ösztönző tervek, részvétel
• Ösztönző tervek, részvétel

Belső szabályzat (összefoglaló)

KöltségjelentésekAjánlott aláírási szint⬥Aláírás ⬥ES,⬥Aláírás ⬥ES,a szabvány. Kéttényezős azonosítást biztosít (e-mail + OTP SMS), amely bizonyítást biztosít munkaügyi bírósági perek esetén – lásd

jogi érvényesség ⬥⬥⬥.

Egyes kis téttel bíró belső dokumentumokhoz (tanúsítványok, beszedések) elegendő lehet az egyszerű aláírás.

• Mérhető előnyökMérhető előnyök
• A beszállási idő csökkentése ⬥⬥⬥: a délelőtt felvett jelölt délután aláírhatja a szerződésétCsökkentett meg nem jelenési arány ⬥⬥⬥: nincs több szerződés a konyhaasztalon elfeledett ⬥⬥⬥: 2-3 órával kevesebb fájlonként (emlékeztetők, szkennelések, osztályozás)
• Megfelelőség ⬥⬥⬥: vita esetén érvényesíthető ellenőrzési nyomvonalIntegráció a HRIS-el
• Integráció a HRIS-elIntegráció a HRIS-el ⬥⬥⬥, HRIS, munkanappal, LuRISccys⬥ egy modern platformmal, SuccessFactors) API vagy Zapier segítségével. A módosítások sablonból automatikusan generálhatók, elküldhetők a munkavállalónak, és az aláírt dokumentum automatikusan a személyi aktába kerül.

Kerülendő hibák

Az egyszerű aláírás kiválasztása a munkaszerződéshez: gyenge bizonyíték

Nem tartja be az ellenőrzési nyomvonalat 5 évvel a szerződés lejárta után

• Nem tartja be az ellenőrzési nyomvonalat 5 évvel a szerződés lejárta után
• Az előzetes tájékoztatáshoz való jog elfelejtése (kötelezően aláírandó dokumentumok⬥ ⬥ a szerződés aláírásakor) a bizonyító erej)
• Konkrét eset: gyorsított bevezetés
• Egy 80 alkalmazottat foglalkoztató KKV iparosította az elektronikus aláírással történő bevezetését. Új útvonal:

E-mailben elfogadva a jelentkező → CDI automatikus generálása a sablonból

E-mailben elfogadva a jelentkező → CDI automatikus generálása a sablonból

1. Küldés AES-ben OTP SMS-sel → egy órán belül aláírva
2. Automatikus besorolás a PayFit fájlban
3. Üdvözlő dokumentumok küldése (IT csoportos alapszabály, belső szabályzat) ⬥ES Eredmény: a felvételi előkészítési idő elosztva 4-gyel, 0 szerződés elveszett, az URSSAF fájlok naprakészek. A Certyneo hogyan segít Önnek?
4. A HR vezetők valós időben nyomon követhetik az egyes szerződések állapotát egy dedikált irányítópulton, és exportálhatják az ellenőrzési nyomvonalat az ellenőrzésekhez.

A HR vezetők valós időben nyomon követhetik az egyes szerződések állapotát egy dedikált irányítópulton, és exportálhatják az ellenőrzési nyomvonalat az ellenőrzésekhez.

Fedezze fel a Certyneo elektronikus aláírási megoldást

GYIK

Aláírható a munkaszerződés a SES-ben?

Technikailag igen, de a bizonyítékok gyengék. Az AES minden munkaszerződéshez ajánlott.

Technikailag igen, de a bizonyítékok gyengék. Az AES minden munkaszerződéshez ajánlott.

Aláírható-e módosítás a helyiségen kívül?

Igen, ez még az egyik fő előnye.

Tartsuk meg a papíralapú változatot?

Nem. A PAdES aláírt PDF-nek ugyanaz az értéke. Ügyeljen az ellenőrzési nyomvonal megtartására.

Nem. A PAdES aláírt PDF-nek ugyanaz az értéke. Ügyeljen az ellenőrzési nyomvonal megtartására.

Konzultálni kell az IRP-vel?

Nem, az elektronikus aláírás a Munka Törvénykönyve értelmében nem kollektív intézkedés.

Nemzetközileg dolgozik?

Igen az EU-ban (kölcsönös elismerés). Az EU-n kívül ellenőrizze a helyi jogszabályokat.

Igen az EU-ban (kölcsönös elismerés). Az EU-n kívül ellenőrizze a helyi jogszabályokat.

Következtetés

Az elektronikus aláírást elfogadó HR-esek gyorsaságra, megfelelőségre és jelölt tapasztalatra tesznek szert. Ez a digitális átalakulás egyik legegyértelműbb ROI-ja az üzleti életben.

Próbálja ki a Certyneót, hogy egyszerűen, gyorsan és biztonságosan küldje el, írja alá és kövesse nyomon dokumentumait online.