Az adminisztratív folyamatok digitalizálása
Hogyan lehet hatékonyan digitalizálni egy cég adminisztrációs folyamatait: módszer, eszközök, buktatók.
Frissítve
Szerző — Certyneo · A Certyneóról
Miért kellene az adminisztratív folyamatokat digitalizálni?
Az adminisztrációs folyamatokat (számlázás, költségkimutatás, szabadság, belső rendelések) gyakran az utolsóként digitalizálják, pedig sok időt vesz igénybe. Digitalizálásuk felszabadítja a csapatokat értéknövelt feladatok elvégzésére.
A fontossági sorrendbe állítandó folyamatok
A ROI csökkentésével:
- Szerződések aláírása: azonnali nyereség, súrlódás megszűnt
- Költségjelentések: OCR + hierarchikus érvényesítés
- Hagyja a vezetőséget: érvényesítési munkafolyamat + automatikus egyensúly
- Ügyfélszámlázás: generálás, küldés, követés
- Vásárlások és megrendelések: árajánlat → BC → számla
- Onboarding / offboarding: HR dokumentumok + informatikai hozzáférés
- Jelentés: valós idejű irányítópultok vs. táblázatok
5 lépéses módszer
1. Folyamatok feltérképezése
Sorolja fel az egyes folyamatokat, szereplőit, szakaszait, mennyiségét, aktuális időtartamát!
2. Határozza meg a súrlódási pontokat
Elpazarolt idő, hibák, elégedetlenség. Itt hozza a legtöbbet a digitális.
3. Válassza ki a megfelelő eszközöket
- elektronikus aláírás
- HR eszközök/költségjelentések (Spendesk, Jenji)
- érvényesítési eszközök (Zapier, Make, egyedi munkafolyamatok)
- CRM, ERP, EDM igény szerint
4. Integrálja az eszközöket egymással
Az igazi termelékenység az integrációból fakad: kerülje az újrabelépést, automatikusan terjedjen.
5. Képzés és mérés
Betanítsa a felhasználókat, mérje a nyereséget, állítsa be.
Munkafolyamat-példa
Egy tipikus adminisztrációs folyamat: távozási kérelem
- Előtt: papírforma → vezetői iroda → HR → újra bekerült a HRIS-be
- Után: belépés a Lucca/PayFit segítségével → érvényesítéskezelő 1 kattintással → egyenleg automatikusan frissül → HR értesítés
Nyereség: 3 naptól 10 percig.
Mennyiségi előnyök
- Adminisztrációs idő: -40 - -60%
- Beviteli hibák: -90%
- Az alkalmazottak elégedettsége: +30% jellemzően
- Ciklusidő(bevétel, rendelés, számlázás): osztva 3-5-tel
Gyakori hibák
- A papírfolyamat digitalizálása jelenlegi állapotában (elszalasztja az optimalizálási lehetőséget)
- Rakja egymásra az eszközöket anélkül, hogy integrálná őket
- Nem edzés → ellenállás a változással szemben
- A GDPR-megfelelés és a jogi archiválás figyelmen kívül hagyása
- Az integrációs költségek alábecsülése
Hogyan segít Önnek a Certyneo
A Certyneo lefedi bármely adminisztrátori digitalizálási projekt „elektronikus aláírás” összetevőjét. Integrálható a HR eszközökkel (PayFit, Lucca), költségjelentésekkel (Spendesk), CRM-mel (HubSpot, Pipedrive), EDM-mel (SharePoint, Drive).
Fedezze fel a Certyneo elektronikus aláírási megoldást
GYIK
Mennyibe kerül a digitalizálás?
Nagyon változó. Az „aláírás + költségelszámolások + szabadság” hatóköre körülbelül 3-10 euró/felhasználó/hónap.
Milyen ROI várható?
Általában 6-18 hónap, rövidebb nagy mennyiségű áramlás esetén.
Szüksége van informatikai igazgatóra a menedzsmenthez?
Középvállalkozások számára ajánlott, nem szükséges olyan kkv-k számára, amelyek külső tanácsadóra támaszkodhatnak.
Minden eszköz megfelel a GDPR-nek?
Előnyben részesítse az uniós megoldásokat a megfelelés egyszerűsítésére.
Hogyan lehet meggyőzni a csapatokat?
Kezdje a legfájdalmasabb eljárással. A látható ROI feloldja a többit.
Következtetés
Az adminisztrátori digitalizáció egy pálya, nem egy „nagy robbanás” projekt. Kezdje a legmagasabb ROI-val rendelkező áramlásokkal, mérje meg, bővítse. 18 hónap alatt átalakult a cég.
Próbálja ki a Certyneót, hogy egyszerűen, gyorsan és biztonságosan küldje el, írja alá és kövesse nyomon dokumentumait online.
Próbálja ki ingyen a Certyneót
Küldje el első aláírási borítékát 5 percen belül. 5 boríték 14 napig, majd 2/hó, bankkártya nélkül.
Mélyebbre ásva a témában
Átfogó útmutatóink az elektronikus aláírás elsajátításához.
Olvasson tovább a(z) Vállalat témában
Mélyítse el ismereteit ezekkel a kapcsolódó cikkekkel.
Elektronikus aláírás ügyvédek és jogászok számára
Díjszerződések, jegyzőkönyvek, jogi dokumentumok: hogyan használják a jogi cégek az elektronikus aláírást.
Hatáskörök delegálása: elektronikus aláírás vállalkozásban
A hatáskör delegálása alapvető jogi eszköz minden vállalkozás számára. Elektronikus aláírás és eIDAS megfelelőség: sajátítsd el minden lépést.
Átutalási megbízások: Biztonságossá tétele elektronikus aláírással
Az átutalási csalások évente milliárdokba kerülnek az európai vállalatoknak. Fedezze fel, hogyan alakítja át az elektronikus aláírás és az erős hitelesítés az átutalási megbízásokat megingathatatlan dokumentumokká.