Elektronikus aláírás képző szervezetek számára

Egy adminisztratív nyomás alatt álló ágazat

A képzőszervezetek (OF) és a tanulószerződéses gyakorlati képzést folytató központok (CFA) jelentős adminisztratív nyomás alatt működnek: háromoldalú megállapodások, jelenléti ívek, részvételi igazolások, árajánlatok, OPCO-számlázás. Az elektronikus aláírás jelentősen csökkenti ezt a terhet, és egyszerűsíti a Qualiopi auditokat.

Gyakran aláírt dokumentumok

• Képzési megállapodás (ügyfél vagy OPCO)
• Háromoldalú megállapodás (CPF, Pôle Emploi)
• Tanulószerződés (CERFA)
• Jelenléti ív (foglalkozásonként vagy naponta)
• Részvételi igazolás, teljesítési, illetve nyomonkövetési igazolás
• Árajánlat és BPF (pedagógiai és pénzügyi mérleg)
• Belső szabályzat a képzőközpont számára

Qualiopi és elektronikus aláírás

A közhiedelemmel ellentétben a Qualiopi alapját képező nemzeti minőségi referenciarendszer (a décret n° 2019-565 melléklete) nem ír elő sem aláírási szintet, sem jelenléti ív formátumot: a „jelenléti ív”, „részvétel” és „aláírás” szavak nem szerepelnek benne. Ennek 11-es indikátora a kedvezményezettek célkitűzései teljesülésének értékelésére vonatkozik; az Önök dokumentációs gyakorlatához leginkább a 10-es indikátor áll közel (a szolgáltatás megvalósítása, kísérése és nyomon követése), amelynek egyik bizonyítékpéldája a technikai és pedagógiai támogatás nyomon követhetősége. Ami számít, az az, hogy az audit napján be tudják mutatni a bizonyítékaikat: „a bizonyíték hiánya az audit napján nemmegfelelőségnek minősül” (az audit módozatairól szóló arrêté du 6 juin 2019). Az elektronikus aláírás pontosan erre szolgál – hiteles keltezés, az aláíró azonosítása, a dokumentum sértetlensége — és számos tanúsított szervezet hagyott fel a papíralapú eljárással anélkül, hogy elveszítette volna a megfelelőségét.

Ajánlott szint

• Képzési megállapodás: haladó szintű elektronikus aláírás (AES)
• Napi jelenléti ív: az egyszerű elektronikus aláírás (SES) elegendő (magas volumen, alacsony egyéni tét)
• Igazolások és minősítések: AES, ha oklevélértékű

Előnyök

• Valós idejű jelenléti ívek: nincs többé papírlap-gyűjtés, szkennelés, iratrendezés
• Egyszerűbb OPCO-auditok: az összes aláírt megállapodás exportálása egy kattintással
• Gyorsított háromoldalú megállapodások: 3 aláíró (OF + képzésben résztvevő + vállalat vagy OPCO) párhuzamosan
• OPCO-számlázás: teljes digitális dosszié közvetlenül elküldhető

Integráció LMS-rendszerekkel és szakmai eszközökkel

Digiforma, Dendreo, Ammon, Talentsoft: a képzőszervezetek szakmai eszközei API-n vagy Zapier-en keresztül kapcsolódnak az aláírási platformokhoz. A megállapodások automatikusan generálhatók a CRM-ből, és egy kattintással elküldhetők aláírásra.

Gyakori hibák

• A SES használata tanulószerződéshez (helyette AES ajánlott)
• Azt hinni, hogy a Qualiopi jelenléti ív formátumot ír elő: 2019. január 1. óta az article R6313-3 du Code du travail szerint „bármely bizonyító erejű elem” elfogadható egy tevékenység megvalósításának igazolására
• Megfeledkezni a pedagógiai mellékletekről a szerződésben
• Külön tárolni a szerződéseket és a jelenléti íveket, majd az audit napján már nem tudni előállítani őket

Konkrét eset: háromoldalú OPCO-megállapodás

Egy 35 napos Bootcamp képzés: 10 résztvevő, 1 OPCO (AKTO), 1 OF. Folyamat:

1. A 10 megállapodás generálása a Digiformából
2. Elküldés AES aláírásra a 10 résztvevőnek + OPCO-nak (párhuzamos aláírás)
3. Mindegyik aláírva 48 órán belül
4. Napi jelenléti ív QR-kód alapján → gyors AES
5. A BPF elküldése az OPCO-nak a képzés végén

Nyereség a régi papíralapú ciklushoz képest: 3 hét megtakarított adminisztratív feldolgozási idő.

Hogyan segít a Certyneo

A Certyneo OF-csomagot kínál, amely tartalmaz megállapodás-sablonokat (két- és háromoldalú), digitalizált jelenléti ívet, alapértelmezett haladó szintű elektronikus aláírást, integrációt a legfontosabb LMS-rendszerekkel (Digiforma, Dendreo), valamint Qualiopi-kompatibilis 10 éves archiválást.

Fedezze fel a Certyneo elektronikus aláírási megoldását

GYIK

Elfogadják-e az OPCO-k az elektronikus jelenléti ívet?

Igen, feltéve, hogy megtörténik a résztvevő hitelesítése (OTP vagy névre szóló QR-kód).

A Qualiopi meghatároz-e egy adott szintet?

Nem. A nemzeti minőségi referenciarendszer nem ír elő sem aláírási szintet, sem jelenléti ív formátumot; az audit napján kell tudni bemutatni a megvalósítás bizonyítékát. A gyakorlatban a SES elegendő a jelenléti ívekhez, a szerződésekhez pedig az AES ajánlott, mivel ott magasabb a bizonyítási tét.

Aláírható-e elektronikusan a tanulószerződés?

Igen, AES-szel, ha az OPCO elfogadja a digitális benyújtást.

Megőrzési idő?

10 év a számlázásra, legalább 3 év a megállapodásokra (egyes OPCO-k hosszabb időt kérnek).

Aláírhatnak-e kiskorúak?

A törvényes képviselő társaláírása ugyanabban a küldeményben.

Összegzés

Az elektronikus aláírás nélkülözhetetlen eszközzé vált a képzőszervezetek számára: erősebb Qualiopi-megfelelőség, megduplázott adminisztratív hatékonyság, gördülékenyebb OPCO-kapcsolatok.

Próbálja ki a Certyneót, hogy dokumentumait egyszerűen, gyorsan és teljes biztonságban küldje, írja alá és kövesse nyomon online.