A tagsági űrlap elektronikus aláírása

Milyen kontextusban használható a tagsági űrlap

Az 1901-es törvény szerinti egyesületek, biztosítópénztárak, klubok, szakmai szervezetek, sportszövetségek: számos szervezet fogadja az új tagok jelentkezését egy űrlapon keresztül. Az elektronikus aláírás gyökeresen leegyszerűsíti az eljárást, és növeli a tagsági belépések arányát.

Ajánlott szint

Egyszerű elektronikus aláírás (SES) a legtöbb tagsági jelentkezéshez megfelel, különösen kisebb összegek esetén (tagdíj < 500 €). Biztosítópénztárak és előtakarékossági szolgáltatások esetén (orvosi/pénzügyi téttel járó szerződések) inkább a fokozott biztonságú elektronikus aláírást (AES).

Folyamat

1. Előre kitöltött online vagy PDF űrlap kitöltendő mezőkkel
2. A kötelező dokumentumok csatolása (alapszabály, belső szabályzat, adatvédelmi tájékoztató, egyéb tájékoztató dokumentumok)
3. Elektronikus aláírás
4. SEPA-beszedési megbízás a tagdíjhoz (ugyanabban a küldeményben)
5. A CRM vagy taggazdálkodási adatbázis automatikus feltöltése

Adatvédelmi (GDPR) információk

Egy tagsági űrlap esetében érdemes feltüntetni:

• az adatkezelés célját (a tagság kezelése, kommunikáció)
• a jogalapot (szerződés teljesítése, hozzájárulás)
• a megőrzési időt
• a hozzáférési, helyesbítési és törlési jogot
• az adatvédelmi tisztviselő (DPO) elérhetőségét, ha van ilyen

A GDPR szerinti hozzájárulás ugyanabban a küldeményben is bekérhető, mint a tagsági aláírás.

Előnyök a szervezet számára

• növekvő tagsági belépési arány (kisebb akadályok)
• a tagnyilvántartás automatikus feltöltése
• azonnali fizetés SEPA-megbízás útján
• nulla iratrendezendő papír
• automatikus emlékeztetők a megújításhoz

Gyakori hibák

• A GDPR-hozzájárulás elfelejtése
• Az alapszabály mellőzése (egyesületek esetén)
• AES használata egyszerű egyesületi tagságnál (felesleges súrlódás)
• Az éves megújítás elmulasztása

Felhasználási eset: sportklub

Egy fitneszklub évente 300 tagsági jelentkezést fogad. Digitális folyamat:

1. Az érdeklődő kitölti az űrlapot a weboldalon
2. A jelentkezési lap és a SEPA-megbízás automatikus generálása
3. Azonnali kiküldés SES formában
4. Aláírás átlagosan 24 órán belül
5. A tagság automatikus aktiválása + első beszedés

Látogatóból tag konverziós arány: +40% a korábbi papíralapú folyamathoz képest.

Hogyan segít a Certyneo

A Certyneo lehetővé teszi, hogy egy online űrlapot elektronikus aláírással és SEPA-megbízással integráljunk ugyanabba a küldeménybe. API a CRM-integrációhoz, automatikus emlékeztetők a megújításhoz, taglista exportálása.

Ismerje meg a Certyneo elektronikus aláírási megoldását

Gyakori kérdések

Aláírhat elektronikusan egy 1901-es törvény szerinti egyesület?

Igen, minden korlátozás nélkül.

Lehet-e a SEPA-megbízás ugyanabban a küldeményben?

Igen, ez ajánlott a zökkenőmentes folyamat érdekében.

Csatlakozhatnak-e kiskorúak?

A törvényes képviselő társaláírásával igen.

Meddig kell megőrizni a tagsági adatokat?

A tagság időtartama alatt, plusz a típustól függő törvényes ideig (3-10 év).

Külön GDPR-hozzájárulás szükséges?

Beépíthető a tagsági jelentkezési lapba, ugyanabban a küldeményben.

Összegzés

A tagsági űrlap elektronikus aláírása jelentősen növeli a konverziós arányt egyesületek, biztosítópénztárak és klubok esetében. Egyszerűen bevezethető, azonnali megtérüléssel.

Próbálja ki a Certyneót dokumentumai egyszerű, gyors és biztonságos online küldéséhez, aláírásához és nyomon követéséhez.