Elektronikus aláírás könyvelő cégek számára

Egy különösen érintett szakma

A könyvelőirodák tetemes mennyiségű dokumentumot írnak alá és íratnak alá: éves megbízási levelek, adómellékletek, beszámolók, áfabevallások, taggyűlési jegyzőkönyvek. Hagyományosan papíron ezek a folyamatok súlyosan terhelik az iroda termelékenységét.

Az elektronikus aláírás gyökeresen megváltoztatja a helyzetet: az ügyfél által 5 perc alatt jóváhagyott beszámoló 3 nap helyett, néhány hét alatt behozott éves számlázási ciklus.

Jellemzően aláírt dokumentumok

• Megbízási levél (éves, megújítással)
• Beszámoló és mellékletek (ügyfél jóváhagyása a letétbe helyezés előtt)
• Adómelléklet
• Áfabevallások (adatgyűjtés az ügyfélnél)
• Taggyűlési jegyzőkönyv (a beszámoló elfogadása)
• Tagi kölcsön elszámolási megállapodás
• Különféle igazolások (banki, járulékügyi)

Ajánlott aláírási szint

A fokozott biztonságú aláírás (AES) a jogi hatályú dokumentumok szabványa (megbízási levél, taggyűlési jegyzőkönyv). Az egyszerű aláírás (SES) elegendő a belső jóváhagyásokhoz (beszámoló-tervezet elfogadása).

Bizonyos szabályozott dokumentumoknál (cégbírósági letétbe helyezés) szükség lehet a minősített aláírásra (QES) — ellenőrizze a joghatóság szerint.

Előnyök az iroda számára

• Gyorsabb adószezon: a beszámolók aláírása órák alatt, hetek helyett
• Jobb visszaérkezési arány: automatikus emlékeztetők a válasz nélküli e-mailek helyett
• Adminisztratív megtakarítás: 30-60 perc ügyfelenként (nyomtatás, szkennelés, iktatás)
• Nyomonkövethetőség az ellenőrzéseknél: adóellenőrzésen felhasználható auditnapló

Integráció a könyvelőprogramokkal

Az irodák jellemzően a Sage-t, a Cegidet, az EBP-t és a MyUnisoftot használják. Egy korszerű aláírási platform API-n vagy Zapieren keresztül kapcsolódik: a programból a könyvelő rákattint a "Küldés aláírásra" gombra, a dokumentum automatikusan elmegy, az aláírt PDF pedig visszakerül az ügyfél dossziéjába.

Gyakori hibák

• A beszámolókat e-mail csatolmányként küldeni (nincs nyomonkövethetőség)
• Egyszerű aláírást használni az éves megbízási levélhez
• Megfeledkezni a hosszú megőrzésről (10 év a számviteli bizonylatokra)
• Nem összevonni a kiküldéseket (dokumentumonként küldeni egyetlen többdokumentumos boríték helyett)

Konkrét eset: adószezon

Egy 15 könyvvizsgálót foglalkoztató iroda iparosította az adószezont. Új folyamat:

1. A beszámoló és a mellékletek automatikus előállítása a Sage-ből
2. Kiküldés AES-ben az ügyfél ügyvezetőjének
3. Automatikus emlékeztető a 3. napon, ha nincs aláírás
4. Jóváhagyási jegyzőkönyv aláírása, amint a beszámolót elfogadták
5. Automatizált letétbe helyezés a cégbíróságon

A 2025-ös szezon: 320 ügy 6 hét alatt 10 helyett, 0 elveszett dokumentum, a bizonylatok 100%-a 10 évig megőrizve.

Így segít a Certyneo

A Certyneo könyvelőirodákra szabott sablonokat kínál (megbízási levelek, taggyűlési jegyzőkönyvek), alapértelmezés szerint fokozott biztonságú aláírást, integrációt a főbb könyvelőprogramokkal (Sage, Cegid, EBP) API-n keresztül, valamint 10 éves archiválást a számviteli bizonylatok megőrzésére vonatkozó törvényi kötelezettségeknek megfelelően.

Ismerje meg a Certyneo elektronikus aláírási megoldását

GYIK

Aláírhat-e egy könyvvizsgáló az ügyfél nevében?

Nem, az elektronikus aláírás az aláírót kötelezi. Az ügyfélnek magának kell aláírnia.

Alá kell írni az éves megbízási levelet minden évben?

Igen, ez a francia könyvvizsgálói kamara etikai kötelezettsége. Hallgatólagos meghosszabbítás lehetséges, ha a levél így rendelkezik.

És a cégbírósági letétbe helyezésnél?

Egyes eljárások QES-t igényelnek (e-greffe). A legtöbb elfogadja az AES-ben aláírt PDF-et.

Meddig kell megőrizni a bizonylatokat?

10 évig (a francia kereskedelmi törvénykönyv L.123-22. cikke).

Aláírhatók a beszámolók mobilon?

Igen, minden korszerű platform mobilbarát.

Összegzés

Az elektronikus aláírás stratégiai eszközzé vált a könyvelőirodák számára: termelékenység, nyomonkövethetőség, megfelelés. Az azt bevezető irodák 30-50%-kal több ügyet kezelnek változatlan létszámmal.

Próbálja ki a Certyneót dokumentumai online küldésére, aláírására és követésére — egyszerűen, gyorsan és biztonságosan.