Hogyan csökkenthető az aláírási idő?

Miért tart olyan sokáig az aláírás

Az aláírási késedelmet ritkán okozza az aláírók rosszindulata. Sokkal gyakrabban:

• technikai súrlódás (a dokumentumot ki kell nyomtatni vagy be kell szkennelni)
• feledékenység (az e-mail elveszik a postaládában)
• bonyolult folyamat (több fél, rosszul meghatározott sorrend)
• kevéssé kézreálló eszköz

Az idők lerövidítése azt jelenti, hogy minden egyes súrlódási pontot megszüntetünk.

1. Váltás a 100%-ban digitális folyamatra

Ha az aláírónak továbbra is nyomtatnia vagy szkennelnie kell, 2-5 nap késedelemmel fizet érte. A végponttól végpontig tartó elektronikus aláírás megszünteti ezt a súrlódást.

2. Automatikus emlékeztetők beállítása

Egy emlékeztető a 3. napon és egy másik a 7. napon megduplázza a 10 napon belüli aláírási arányt. A korszerű platformok ezt alapból tudják.

3. A mobil előtérbe helyezése

Az aláírók 80%-a mobilon nyitja meg az e-mailt. Egy mobilra tervezett platformon közvetlenül lehet aláírni, számítógépre váltás nélkül — több óra nyereség.

4. Sablonok használata

Minden perc, amit egy dokumentum előkészítése elvisz, késlelteti a kiküldését. Az 5-10 visszatérő dokumentumra (mintaszerződések, árajánlatok, titoktartási megállapodások) készített sablonok tizedére csökkentik az előkészítést.

5. Az aláírások okos sorrendje

Párhuzamos sorrend: mindenki egyszerre ír alá — ideális, ha a sorrend nem számít. Szekvenciális sorrend: egyik aláíró a másik után — hierarchikus jóváhagyásoknál elengedhetetlen. A helyzethez igazítva válasszon.

6. Váltás AES-re (nem QES-re)

A fokozott biztonságú aláírás (AES) OTP-alapú hitelesítést ad hozzá anélkül, hogy komoly súrlódást okozna (két perc többlet). Erősíti a bizonyítékot a felhasználói élmény rontása nélkül. A QES ezzel szemben gyakran nehézkes személyazonosság-ellenőrzést is hoz — tartsuk fenn azokra az esetekre, amelyek megkövetelik.

7. Integráció a saját eszközeivel

Egy CRM, amely automatikusan aláírásra küldi a dokumentumot, amint egy árajánlatot elfogadnak, órányi kézi munkát spórol meg. Lásd az emlékeztetők automatizálása című írást.

8. A mutatók követése

Mérje:

• a kiküldés és az aláírás közötti medián időt
• az aláírási arányt az 1., a 3. és a 7. napon
• a kudarcok okait (elutasítás, lejárat)

Ha a súrlódási pontok kiderülnek, orvosolhatók.

Gyakori hibák

• Túl sok dokumentum küldése egyetlen borítékban (túlterheli az aláírót)
• Elfelejteni elmagyarázni a folyamatot annak, aki még soha nem írt alá elektronikusan
• Túl rövid lejárat beállítása (fölösleges nyomás)
• Természetes határidő hiánya

Konkrét eset: egy értékesítési csapat

Egy 10 fős értékesítési csapat havi 200 aláírást kezelt, 7 napos mediánnal. Ezt követően:

• sablonok az 5 visszatérő szerződéshez
• AES + SMS-es OTP minden esetben
• automatikus emlékeztetők a 2. és az 5. napon
• HubSpot-integráció

→ a medián 1,5 napra csökkent, a 7. napi aláírási arány 65%-ról 92%-ra nőtt.

Így segít a Certyneo

A Certyneo alapból tartalmaz automatikus emlékeztetőket, újrafelhasználható sablonokat, párhuzamos és szekvenciális sorrendet, mobilra tervezett felületet és CRM-integrációkat. Az analitikai irányítópult megmutatja az aláírási ciklusok súrlódási pontjait.

Ismerje meg a Certyneo elektronikus aláírási megoldását

GYIK

Hány emlékeztető az ideális?

Általában 2-3; ennél több már tolakodó.

Kell lejáratot megadni?

Igen, 15-30 nap a szokásos. Rövidebb = fölösleges nyomás. Hosszabb = elfeledett dokumentum.

Tényleg a mobil az első?

Igen, ma az aláírások több mint 80%-a mobilon történik.

Küldhető ugyanannak az ügyfélnek több kapcsolattartójához?

Igen, ha nem tudja, kinek van aláírási joga.

Folytatható egy lejárt dokumentum?

Nem, új borítékot kell küldeni.

Összegzés

Az aláírási idő lerövidítése a termelékenység és a pénzáramlás emelője is. Szüntesse meg az összes súrlódási pontot, és ötödére vagy még kisebbre csökkentse a ciklusait.

Próbálja ki a Certyneót dokumentumai online küldésére, aláírására és követésére — egyszerűen, gyorsan és biztonságosan.