Orvosi rendelővezetés: Jogi és adminisztratív megfelelés

Egy orvosi rendelő három különböző szabályozási rendszert ötvöz, amelyeknek nincs közös felügyeleti hatóságuk, nincs közös ütemtervük és nincsenek közös szankcióik: a szakmai és testületi kötelezettségek, a munkáltatói kötelezettségek, valamint az egészségügyi adatokra vonatkozó kötelezettségek. A nehézséget nem az egyes rendszerek összetettsége jelenti, hanem az a tény, hogy ezek párhuzamosan működnek – és hogy az egyikben elkövetett szabályszegés gyakran egy másikra vonatkozó ellenőrzés során derül ki.

A rendszer bevezetése és működési keretei

A szakma gyakorlásához be kell jegyezni magát az illetékes szakmai testület nyilvántartásába, és be kell jegyezni a diplomát. A szakmai tevékenységre vonatkozó szerződést – társulás, szabadfoglalkozású együttműködés, helyettesítés – be kell nyújtani a szakmai testületnek, amely ellenőrzi annak etikai szabályoknak való megfelelését.

Három szempontot gyakran alábecsülnek ebben a szakaszban:

• A versenytilalmi vagy újbóli letelepedési tilalmi záradék Az együttműködési szerződésben szereplő feltételeknek időben és térben korlátozottnak, valamint arányosnak kell lenniük. A túlzott záradékot el kell utasítani, de jobb azt megtárgyalni, mint peres úton rendezni.
• A helyettesítő szerződés meg kell írni és a megbízásnak megfelelően továbbítani, ideértve a rövid idejű helyettesítést is.
• Aszakmai felelősségbiztosítás A szerződést az első ügylet megkötése előtt kell megkötni, különös figyelmet fordítva a múltbeli ügyletek átvételére, amennyiben korábbi tevékenységre került sor — ezt a témát részletesen tárgyaljuk a szakmai felelősségbiztosítás.

Az ügyvédi iroda mint munkáltató

Már az első alkalmazott felvételétől kezdve – legyen az titkár, asszisztens vagy ápoló – a rendelő a munkajog és az alkalmazandó kollektív szerződés hatálya alá tartozó munkáltatóvá válik.

A legfontosabb kötelezettségek azok, amelyek hiánya ellenőrzés során azonnal szembetűnik: a munkaviszony megkezdése előtti bejelentés, írásbeli szerződés, amennyiben az előírás, kötelező kifüggesztések, egységes személyzeti nyilvántartás, tájékoztató és megelőző látogatás, valamint egységes szakmai kockázatértékelési dokumentum.

Ez utóbbi a kisvállalkozásoknál leggyakrabban hiányzik, pedig már az első alkalmazott felvételétől kezdve kötelező. Egy orvosi rendelőben a kockázati értékelésnek specifikus kockázatokat kell lefednie: biológiai expozíció, anyagmozgatás, pszichoszociális kockázatok és képernyő előtti munka.

Ehhez hozzáadódik a munkaidő elszámolása olyan esetekben, amikor a munkaidő-beosztás nem kollektív, amelynek bizonyítási vonatkozásait a következő cikkünkben tárgyaljuk: túlórák.

Az egészségügyi adatok a mindennapi életben

Ez az a szabályozás, amelynek megsértése a legdrágább, és amely a mindennapi cselekedeteinken múlik.

Az iroda adatkezelő páciensei adatai. Köteles nyilvántartást vezetni a kezelésekről, tájékoztatnia kell a pácienseket, meg kell határoznia az adatmegőrzési időtartamokat, valamint szerződésben kell szabályoznia alvállalkozóit – szoftverfejlesztőt, tárhelyszolgáltatót, távtitkársági szolgáltatót.

Ebből három gyakorlati követelmény következik:

• Atárhely Az adatok kezelését erre a célra tanúsított szereplőnek kell biztosítania, még akkor is, ha az üzleti szoftvert online használják.
• A jogosultságok Ezeknek egyedi és megkülönböztethetőnek kell lenniük: a több személy által megosztott fiók lehetetlenné teszi a nyomon követhetőséget, és már önmagában is szabályszegésnek minősül.
• A cserék Az egészségügyi adatok szakemberek közötti cseréje biztonságos egészségügyi üzenetküldő rendszert igényel, nem pedig a nagyközönség számára készült üzenetküldő szolgáltatást.

Az orvosi dokumentációra vonatkozó hozzáférési naplózás és megőrzési idők részletes leírását cikkünkben találja a elektronikus egészségügyi dokumentáció, valamint a megosztásra vonatkozó szabályok a következő témával foglalkozó cikkben: orvosi titoktartás.

A látogatók fogadása és a helyiségek

Az iroda a nyilvánosság számára nyitott intézmény, ami bizonyos kötelezettségeket von maga utánakadálymentesség és tűzbiztonság a kategóriájához igazodóan. Nyilvános hozzáférhetőségi nyilvántartást kell rendelkezésre bocsátani.

Ezek mellett feltüntetésre kerülnek a díjak és a szolgáltatásnyújtás feltételei, valamint a vitarendezési eljárásokra vonatkozó információk.

A kezelése fertőzésveszélyes egészségügyi tevékenységekből származó hulladékok Egy külön erre a célra kialakított folyamat keretében történik, amely magában foglalja a meghatalmazott szolgáltatóval kötött megállapodást és a nyomonkövetési jegyzékek megőrzését. Ez egy egyszerű és gyakori ellenőrzési pont.

Számlázás és kapcsolatok a betegbiztosítóval

A számlázás az alkalmazandó díjszabásoknak és a díjfeleslegre vonatkozó szabályozásnak felel meg, amelyek közzététele kötelező.

Két dokumentációs kötelezettséget érdemes előre megszervezni: a kezelési lapok valamint a vonatkozó határidőknek megfelelő igazoló dokumentumok, és a nyomonkövethetőség előírások, amelynek kereteit a következő cikkünkben ismertetjük: digitális rendeletek.

A betegbiztosítási ellenőrzés elsősorban a számlázott ellátások és a betegakták közötti összhangot vizsgálja. Ez az a pont, ahol az aktavezetés minősége közvetlen hatást gyakorol, jóval túlmutatva annak orvosi funkcióján.

Használati esetek

Első alkalmazás. A következőket kell sorrendben intézni: előzetes bejelentés, írásbeli szerződés, foglalkozás-egészségügyi ellátáshoz való csatlakozás, egységes dokumentum. Ez utóbbit szokták leggyakrabban elfelejteni, és ezt kérik a leggyakrabban.

Üzleti szoftverváltás. Aláírás előtt ellenőrizze a tárhely tanúsítását, az adatok visszaállíthatóságát és az exportformátumot. A helyreállítási terv nélküli migráció kockázatot jelent azoknak az iratoknak az elvesztésére, amelyekre még mindig megőrzési kötelezettség vonatkozik.

Több szakember egyesülete. A fájlokhoz való hozzáférési jogosultságok megkülönböztetése orvosonként és betegenként. Az azonos intézményhez való tartozás nem jelenti azt, hogy az adott orvos minden egyes beteg kezelésében részt vesz.

Gyakran feltett kérdések

Kötelező-e az egységes dokumentum egy kis ügyvédi irodában? Igen, már az első alkalmazott felvételétől kezdve, létszámküszöb nélkül. A biztosításnak le kell fednie a tevékenységre jellemző kockázatokat, beleértve a biológiai és pszichoszociális kockázatokat is.

Szükség van-e tanúsított tárhelyszolgáltatóra egy online szoftverhez? Igen, amennyiben egészségügyi adatokat tárolnak a rendelő nevében. Az ellenőrzés a rendelőt terheli, mint adatkezelőt.

Elfogadható-e egy megosztott számítógépes fiók? Nem. A jogosultságoknak egyénieknek kell lenniük, ellenkező esetben a hozzáférések nyomon követése nem lehetséges – ami önmagában is jogsértést jelent.

Cserélhetők-e a betegadatok hagyományos e-mailben? Nem. Az egészségügyi adatok szakemberek közötti cseréjéhez egy erre a célra szolgáló, biztonságos üzenetküldő rendszerre van szükség.

Milyen kötelezettségek vonatkoznak az egészségügyi hulladékokra? Külön erre a célra kialakított folyamat, megállapodás egy engedélyezett szolgáltatóval, valamint a nyomonkövetési jegyzékek megőrzése, amelyek bemutatását rendszeresen kérik az ellenőrzések során.

Érvényes-e az újratelepítés tilalmára vonatkozó záradék? Csak akkor, ha időben és térben korlátozott, és arányos a jogos érdekek védelmével. A bíró elutasítja a túlzott záradékot.

Fontos tudnivalók

Három rendszer működik párhuzamosan, és mindegyiknek megvan a maga felügyelője. A legkönnyebben megfelelhető a munkáltatói rendszer, ahol a szabályszegések láthatóak és a javító intézkedések ismertek – elsősorban az egységes dokumentumra gondolunk. A legköltségesebb az egészségügyi adatokra vonatkozó rendszer, ahol a mindennapi tevékenységek is szabályszegéseket eredményeznek: megosztott fiókok, széles körben elterjedt e-mail szolgáltatások, nem ellenőrzött tárhelyszolgáltatások.

Van egy megoldás, amely mindháromnak egyszerre megfelel, és ezzel érdemes kezdeni: egyéni és differenciált jogosultságok, hozzáférési naplózással kombinálva. Ezek bizonyítják, hogy a „feladat elvégzéséhez szükséges” határértéket betartották, védelmet nyújtanak a szakembernek, ha hozzáféréssel vádolják, és biztosítják a szükséges nyomon követhetőséget mind a számlázás ellenőrzése, mind a felelősségre vonás esetén.