Szerződéskötés online: használati utasítás

A szerződés online aláíratása mindössze néhány percet vesz igénybe, ha a folyamat egyszer be van állítva. Az idő nagy része a küldés előtt telik el – a dokumentum előkészítésével és két olyan döntéssel, amelyek a vállalás jogi megbízhatóságát meghatározzák: a választott aláírási szint és az, hogy milyen sorrendben írják alá a felek. Ez a cikk ezeket a lépéseket abban a sorrendben követi, ahogyan a gyakorlatban felmerülnek.

1. lépés: a dokumentum előkészítése

Egy aláírásra elküldött szerződést utólag már nem lehet javítani. Három ellenőrzést érdemes elvégezni küldés előtt:

• A felek teljes körű azonosítása megtörtént: cégnév, jogi forma, székhely, cégjegyzékszám, valamint az aláíró képviselő jogosultsága. A meghatalmazás nélküli személy általi aláírás az utólag legnehezebben orvosolható hiba.
• A mellékletek be vannak illesztve a dokumentumba, és nem külön kerülnek elküldésre. Egy második e-mailben megküldött általános szerződési feltétel nem részesül ugyanolyan elfogadási bizonyítékban.
• A kitöltendő mezők azonosítva vannak: dátum, összeg, kézzel írandó megjegyzések, amennyiben a jogszabály ezt előírja.

Ha üres lapról indul, egy szerződésmintá val elkerülhetők a leggyakoribb kihagyások. Egy olyan szerződéshez, amely tevékenységéhez igazított záradékokat igényel, a szerződésgenerátor az Ön paraméterei alapján állítja össze a dokumentumot.

2. lépés: az aláírási szint kiválasztása

Az uniós rendelet három szintet különböztet meg, és a választás a felhasználói súlyfriction és a bizonyító erő közötti mérlegelés kérdése.

Az egyszerű elektronikus aláírás a kereskedelmi szerződések túlnyomó többségéhez megfelelő: elfogadott árajánlatok, megrendelések, szolgáltatási szerződések, munkaszerződések. Jogilag érvényes és bíróság előtt elfogadható.

A magasabb szintek tovább erősítik az aláíró azonosítását – személyazonosság-ellenőrzés, tanúsítvány. Ezek nem az érvényességet biztosítják, mert az már megvan, hanem kényelmesebb helyzetet teremtenek az aláírás esetleges megtámadásakor.

A minősített elektronikus aláírás – amelynek működését a minősített elektronikus aláírásnak szentelt oldalunk részletezi – az egyetlen, amely megbízhatósági vélelmet biztosít: a megtámadó félnek kell bizonyítania az ellenkezőjét. Ez nagy kockázatú jogi aktusoknál indokolt, vagy amikor egy jogszabály előírja.

A gyakorlati szabály az, hogy a szintet az adott dokumentum tényleges megtámadási kockázatához kell igazítani, nem pedig mindenhol a legmagasabbat választani: minden további szint növeli az aláíró oldali frikciót, tehát a határidőt és a lemorzsolódást is.

3. lépés: az aláírók megszervezése

Két paraméter a küldés pillanatában dől el, és ezek határozzák meg a folyamat teljes hosszát.

A sorrend. Szekvenciális küldésnél minden aláíró az előző után kapja meg a dokumentumot – ez akkor hasznos, ha egy belső ellenőrzésnek meg kell előznie az ügyfél aláírását. Párhuzamos küldésnél mindenki egyszerre kapja meg, amely gyorsabb, de nem enged köztes jóváhagyást.

Az emlékeztetők. Ez az elem dönt a valós határidőről. Az automatikus emlékeztető nélküli szerződés egy személy kézi nyomon követésére támaszkodik, az ebből fakadó feledékenységgel együtt. A rendszeres időközönként ütemezett emlékeztetők megszüntetik ezt a munkát és több nappal lerövidítik a ciklust.

4. lépés: aláírás és a bizonyíték megszerzése

Az aláíró egy linket kap, megnyitja a dokumentumot, és aláírja böngészőjéből vagy telefonjáról, fiók létrehozása nélkül. Ez a frikciómentesség fontos: minden további lépés aláírásokat veszíthet.

Ami ekkor keletkezik, fontosabb, mint a látható aláírás. A bizonyítási dosszié tartalmazza az aláíró választott szint szerint ellenőrzött azonosságát, minden esemény időbélyegét, a kapcsolódási címet, valamint a dokumentum lenyomatát, amellyel igazolható, hogy azóta nem módosították. Ez az egész az, ami egy megtámadásra válaszol, ahogyan azt a jogi vita esetén fennálló bizonyító erőről.

5. lépés: megőrzés

Egy kereskedelmi szerződést több évig kell megőrizni, egyes társasági dokumentumokat pedig ennél jóval tovább. A megőrzésnek az egész időszak alatt garantálnia kell az integritást, ez különbözteti meg a bizonyító erejű archiválást az egyszerű fájltárolástól – ezt a funkciót tölti be a digitális páncélszekrény.

Egy szervezési szempont sok utólagos keresést kímél meg: a szerződést és a bizonyítási dossziéját együtt megőrizni. Egy aláírt szerződés megtalálása az eseménynapló nélkül védtelenül hagyja Önt egy, a dátumot vagy az aláíró azonosságát vitató megtámadással szemben.

Felhasználási forgatókönyvek

Szolgáltatási szerződés egy új ügyféllel. Egyszerű elektronikus aláírás, párhuzamos küldés, automatikus emlékeztetők. A szerződés a szóbeli megegyezés napján indul, nem a következő héten, ami egyszerre véd és gyorsít.

Munkaszerződés. Az egyszerű elektronikus aláírás elegendő, de a sorrend fontos: először a munkáltató, majd a munkavállaló aláírása, hosszú távú megőrzéssel, tekintettel a munkajogi elévülési határidőkre.

Nagy kockázatú jogi aktus. Engedményezés, kezességvállalás, rendelkezési meghatalmazás: erősebb azonosítás, akár minősített elektronikus aláírás. A többletköltség és a frikció indokolt a kockázatban lévő összeg és a fogadó harmadik fél esetleges elvárásai miatt.

Gyakran ismételt kérdések

Egy online aláírt szerződésnek ugyanolyan értéke van, mint egy papíralapúnak? Igen. Az elektronikus írásbeli formának ugyanaz a bizonyító ereje, amennyiben az aláíró azonosítható, és a dokumentumot olyan körülmények között hozták létre és tárolják, amelyek garantálják annak integritását.

Az aláírónak fiókot kell létrehoznia? Nem. Egy linket kap, megnyitja a dokumentumot, és aláírja böngészőjéből vagy telefonjáról.

Melyik aláírási szintet válasszam? A dokumentum megtámadási kockázatához igazított szintet. Az egyszerű elektronikus aláírás elegendő a kereskedelmi szerződések túlnyomó részéhez; a magasabb szintek a nagy kockázatú jogi aktusok számára vannak fenntartva.

Alá lehet íratni több személlyel is? Igen, szekvenciálisan vagy párhuzamosan. A szekvenciális küldés lehetővé teszi egy belső jóváhagyás beillesztését az ügyfélnek küldés előtt.

Mi történik, ha az aláíró vitatja az aláírást? A bizonyítási dosszié – azonosítás, időbélyegzés, eseménynapló, dokumentumintegritás – az, amely lehetővé teszi a válaszadást. Megbízhatósága a választott aláírási szinttől függ.

Mennyi ideig kell megőrizni egy aláírt szerződést? Legalább az alkalmazandó elévülési idő tartamáig, kereskedelmi ügyekben gyakran öt évig, munkajogi ügyekben pedig tovább. A megőrzésnek az egész időszak alatt garantálnia kell az integritást.

További információk

A legegyszerűbb egy valós dokumentumon kipróbálni a folyamatot:

1. Válasszon egy aláírásra kész mintá t az igényének megfelelően, vagy generáljon egyedi dokumentumot.
2. Kövesse a részletes teendőket a hogyan írjunk alá.
3. Hasonlítsa össze az elért határidőt az aktuális folyamatáéval – ez a mérőszám dönt, inkább mint az egységköltség, ahogyan azt a papírhoz viszonyított költséggel foglalkozó összehasonlításunk.

A díjak a küldések volumenéhez igazodnak, havonta ingyenes küldésekkel. Egy szakmai eszközből történő automatizáláshoz az API és a meglévő integrációk megszüntetik az adatok kézi újbóli beírását.