Automatizálja az aláírási emlékeztetőket

Miért érdemes automatizálni az emlékeztetőket

Minden aláíró egyharmada nem írja alá az első 3 napon belül. Emlékeztető nélkül sok dokumentum függőben marad. Az automatikus emlékeztetők emberi erőfeszítés nélkül növelik az aláírási arányt.

Optimális ütemezés

A legtöbb tanulmány a következő ütemezésben egyezik meg:

• 2. nap: első, barátságos hangvételű emlékeztető
• 5. nap: második emlékeztető, közvetlenebb hangnemben
• 10. nap: utolsó emlékeztető a lejárat előtt

Ezen túl az emlékeztető tolakodóvá és kontraproduktívvá válik.

Az üzenet személyre szabása

Kerülje az általános "Kérjük, írja alá" üzenetet. Válasszon inkább:

• utaljon a dokumentum tárgyára
• említsen meg egy határidőt vagy tétet (megbízás kezdete, munkába állás)
• ajánljon fel egy kapcsolattartási csatornát kérdés esetére
• emberi aláírás (az értékesítő vagy a HR-es neve)

Automatizálás eszközzel

Egy modern platformnak lehetővé kell tennie a következőket:

• be- és kikapcsolás borítékonként
• emlékeztetőnként személyre szabott üzenetek
• integráció Slack/Teams rendszerrel a belső értesítésekhez
• webhook a CRM-hez (értékesítő riasztása, ha az aláírás elakad)

Belső emlékeztetők

Az aláíróknak küldött emlékeztetőkön túl értesítse belső csapatait is:

• értékesítési riasztás, ha az aláírás > 48 órája függőben van
• értesítés a CRM-ben
• Slack üzenet, ha a boríték lejárt

Gyakori hibák

• Túl korai emlékeztető (1. nap): zaklatásnak hat
• Túl sok emlékeztető: ellentétes hatást vált ki
• Általános emlékeztetők: figyelmen kívül hagyják őket
• Nincs belső értesítés: az értékesítő nem tudja, hogy elakadt a folyamat

Konkrét eset: értékesítési csapat

Egy 15 fős értékesítési csapatnál a 10. napi aláírási arány 60% volt. Az automatikus emlékeztetők bevezetése után a 2. és 5. napon:

• a 10. napi arány 87%-ra nőtt
• értékesítőnként heti 3 órát takarítottak meg
• egyetlen ügyfélpanasz sem érkezett "túl sok emlékeztető" miatt

Hogyan segít a Certyneo

A Certyneo borítékonként testreszabható automatikus emlékeztetőket kínál: személyre szabható ütemezés, illeszkedő üzenetek, belső Slack/Teams/e-mail értesítések. Elemzések az emlékeztetők hatékonyságáról szegmensenként.

Fedezze fel a Certyneo elektronikus aláírási megoldását

GYIK

Hány emlékeztetőt küldjünk anélkül, hogy terhesek legyünk?

Legfeljebb 2-3-at.

Minden emlékeztetőnél szigorodnia kell a hangnemnek?

Inkább a "barátságosból" a "közvetlenbe" váltson át, fenyegetés nélkül.

Kell-e hétvégén emlékeztetőt küldeni?

Nem, ezt kerülni kell. Az emlékeztetőket munkanapokra ütemezze.

Kikapcsolható ez egy adott borítékon?

Igen, eseti alapon.

Működnek az SMS-emlékeztetők?

Az utolsó emlékeztetőknél jobb arányt hoznak, mint az e-mail, de tolakodóbbak.

Összegzés

Az automatikus emlékeztetők a elektronikus aláírás egyik legjövedelmezőbb eszközei. Állítsa be egyszer, és folyamatosan élvezze az előnyöket.

Próbálja ki a Certyneót, hogy egyszerűen, gyorsan és biztonságosan küldje, írja alá és kövesse nyomon dokumentumait online.