Voidaanko yhdistyksen kokouksen pöytäkirja allekirjoittaa sähköisesti?

Kyllä, ilman rajoituksia. Mikään vuoden 1901 lain säädös ei edellytä omakätistä allekirjoitusta. Code civilin art. 1366 tunnustaa sähköisellä asiakirjalla saman todistusvoiman kuin paperiasiakirjalla. Certyneon kehittynyt allekirjoitus täyttää todistusvaatimukset.

Voidaanko yhdistyksen kokous pitää kokonaan etänä?

Kyllä, edellyttäen että yhdistyksen säännöt tai sisäinen ohjesääntö sallivat etäosallistumisen (videokonferenssi, puhelinkonferenssi) tai posti- tai sähköisen äänestyksen. Asetuksen nro 2020-321 poikkeusjärjestely, joka salli tämän terveyskriisin aikana ilman sääntömääräystä, päättyi vuonna 2022: jos määräys puuttuu, muuttakaa sääntöjä ylimääräisessä kokouksessa (YK). Pöytäkirja allekirjoitetaan sitten hallituksen toimesta edistyneellä allekirjoituksella.

Keiden hallituksen jäsenten on allekirjoitettava pöytäkirja?

Vähintään kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri (pöytäkirjan laatimistehtävä). Äänestystarkastajat voivat myös vastakiinnittää todistusarvon vahvistamiseksi. Certyneo hallitsee tätä usean allekirjoittajan konfiguraatiota peräkkäisen tai rinnakkaisen muodossa.

Onko varsinaisen kokouksen pöytäkirja jätettävä jonnekin?

Ei välttämättä. Varsinaisessa kokouksessa (tilinpäätöksen hyväksyntä, hallituksen uudelleenvalinta) pöytäkirja arkistoidaan sisäisesti. Ylimääräisessä kokouksessa (säännösten muutos) se on liitettävä säännösten muutoksesta tehtävään ilmoitukseen prefektuuriin (laki 1901, 5 artikla) 3 kuukauden sisällä.

Kuinka kauan pöytäkirjat on säilytettävä?

Yhdistyksen koko elinkaari + 10 vuotta purkamisen jälkeen. Julkisia avustuksia saavien yhdistysten osalta todisteet säilytettävä 10 vuotta (kuntalaki CGCT, L1611-4). Certyneo arkistoi automaattisesti.

Voiko tilintarkastaja vastakiinnittää tilinpäätöksen hyväksymispöytäkirjaa?

Yhdistysten osalta, joiden avustukset ylittävät >153k€ (kauppalain L612-4 artikla), tilintarkastaja antaa pöytäkirjaan liitettävän raportin, mutta ei itse allekirjoita pöytäkirjaa (hallituksen allekirjoitus). Tilintarkastajan raportti voidaan allekirjoittaa sähköisesti erikseen.

Mikä allekirjoitustaso soveltuu kokouksen pöytäkirjalle?

Edistynyt allekirjoitus (AES) suositeltava. Se kelpaa todisteeksi tuomioistuimessa (siviililain 1367 artikla), ja sen todisteaineiston avulla luotettavuus voidaan osoittaa, jos vastustava jäsen riitauttaa päätöksen. Vain hyväksytyllä allekirjoituksella (QES) on luotettavuusolettama (asetus nro 2017-1416).

Onko sähköisesti allekirjoitettu pöytäkirja vaadittava riitatapauksissa?

Kyllä — Ranskan oikeuskäytäntö tunnustaa eIDAS-vaatimusten mukaisen sähköisen allekirjoituksen. Certyneon auditointijälki todistaa yhtiökokouksen päivämäärän, hallituksen allekirjoittajien henkilöllisyyden ja PDF-tiedoston muuttumattomuuden — pätevänä todisteena yleisessä tuomioistuimessa.

Laki 1901 · etäkokous sääntöjenne mukaan · eIDAS AES

Allekirjoita yhdistyksen varsinaisen kokouksen pöytäkirja verkossa

Yhdistyksen (laki 1901) varsinaisen (VK) tai ylimääräisen (YK) kokouksen pöytäkirja, jonka hallitus (puheenjohtaja, sihteeri, ääntenlaskijat) allekirjoittaa sähköisesti. Noudattaa 1. heinäkuuta 1901 annettua lakia ja eIDAS-asetusta – etä- tai hybridikokous on mahdollinen, kun yhdistyksen säännöt tai sisäinen ohjesääntö sen sallivat, edistynyt allekirjoitus suositeltava, postiäänestys yhteensopiva, 10 vuoden arkistointi sisältyy.

Oikeudellinen kehys: Laki 1901 · säännöt · siviililaki
Allekirjoituksen taso: AES eIDAS suositeltava
Lainmukainen arkistointi: 10 vuotta sisältyy

Mikä on yhdistyksen kokouksen pöytäkirja?

Kokouksen pöytäkirja on asiakirja, joka virallistaa yhdistyksen jäsenten kokouksessa tekemät päätökset. Varsinainen kokous (VK) hyväksyy vuositilit ja valitsee hallituksen; ylimääräinen kokous (YK) muuttaa sääntöjä tai purkaa yhdistyksen. Vuoden 1901 laki ei vaadi pöytäkirjojen allekirjoittamista käsin. Laki jättää kokousten järjestämisen sääntöjen varaan: etä- tai hybridikokous posti- tai sähköisellä äänestyksellä on mahdollinen, jos säännöt tai sisäinen ohjesääntö sen sallivat. Terveyskriisin aikana annetun asetuksen nro 2020-321 poikkeusjärjestely päättyi vuonna 2022.

Miksi allekirjoittaa sähköisesti?

Etäkokous – valtava säästö

Jos yhdistyksenne säännöt tai sisäinen ohjesääntö sallivat etäosallistumisen, voitte pitää kokoukset videoyhteydellä tai hybridinä. Jäseniä ei tarvitse koota fyysisesti. Postiäänestys + hallituksen sähköinen allekirjoitus – säästää useita viikkoja, päätösvaltaisuus helpompi saavuttaa.

Useat allekirjoittajat (puheenjohtaja, hallitus)

Pöytäkirjan allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja äänestystarkastajat. Järjestelmä hallitsee peräkkäisen tai rinnakkaisen allekirjoituksen. Jokainen allekirjoittaja saa henkilökohtaisen suojatun linkin OTP-tekstiviestillä.

Demateriaalinen pöytäkirjarekisteri

Mikään säädös ei edellytä paperista rekisteriä vuoden 1901 lain mukaisen yhdistyksen kokouspöytäkirjoille: ellei säännöissä toisin määrätä, ne voidaan säilyttää sähköisessä muodossa (siviililain 1366 artikla). Certyneo arkistoi automaattisesti jokaisen allekirjoitetun pöytäkirjan digitaaliseen rekisteriin, jota voi tarkastella yhdellä klikkauksella tarkastuksia tai oikeusriitoja varten.

Vaadittava tilintarkastuspolku

Jokainen pöytäkirja toimitetaan todistus-PDF-tiedostona: allekirjoittajien henkilöllisyys, RFC 3161 -aikaleima, SHA-256 -tiiviste, OTP SMS, IP. Voidaan esittää vastineena kiistaan hyväksytyistä päätöksistä, kokouksen säännöllisyydestä tai määräsäännöstä.

Menettely 4 vaiheessa

Valmistelusta lainmukaiseen arkistointiin alle 5 minuutissa.

1. Valmistele pöytäkirja
Lataa olemassa oleva pöytäkirja tai aloita vaatimuksenmukaisesta mallista. Pakolliset merkinnät: päivämäärä, paikka (tai etäkokousperiaatteet), läsnä olevien/edustettujen jäsenten henkilöllisyys, äänestettävät päätösesitykset, äänestyspöytäkirja, hallituksen allekirjoitus.
2. Lisää hallituksen allekirjoittajat
Kokouksen puheenjohtaja + sihteeri + mahdolliset äänestystarkastajat. Jokainen saa sähköpostitse henkilökohtaisen suojatun linkin OTP-tekstiviestillä omaan numeroihinsa.
2. Valitse eIDAS-taso
Laajennettu allekirjoitus (AES) suositellaan yhtiökokouksen pöytäkirjalle: henkilöllisyyden tarkistaminen OTP SMS:llä, yksilöllinen sertifikaatti allekirjoittajaa kohti, RFC 3161 -aikaleima. Yhteensopiva digitalisoitujen pöytäkirjojen rekisterin kanssa.
4. Allekirjoita ja arkistoi
Jokainen allekirjoittaja allekirjoittaa puhelimellaan tai tietokoneellaan. Lopullinen pöytäkirja + todiste-PDF arkistoidaan automaattisesti 10 vuodeksi. Säännösten muutoksille (YK) ilmoitus prefektuuriin 3 kuukauden sisällä.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Voidaanko yhdistyksen kokouksen pöytäkirja allekirjoittaa sähköisesti?: Kyllä, ilman rajoituksia. Mikään vuoden 1901 lain säädös ei edellytä omakätistä allekirjoitusta. Code civilin art. 1366 tunnustaa sähköisellä asiakirjalla saman todistusvoiman kuin paperiasiakirjalla. Certyneon kehittynyt allekirjoitus täyttää todistusvaatimukset.
Voidaanko yhdistyksen kokous pitää kokonaan etänä?: Kyllä, edellyttäen että yhdistyksen säännöt tai sisäinen ohjesääntö sallivat etäosallistumisen (videokonferenssi, puhelinkonferenssi) tai posti- tai sähköisen äänestyksen. Asetuksen nro 2020-321 poikkeusjärjestely, joka salli tämän terveyskriisin aikana ilman sääntömääräystä, päättyi vuonna 2022: jos määräys puuttuu, muuttakaa sääntöjä ylimääräisessä kokouksessa (YK). Pöytäkirja allekirjoitetaan sitten hallituksen toimesta edistyneellä allekirjoituksella.
Keiden hallituksen jäsenten on allekirjoitettava pöytäkirja?: Vähintään kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri (pöytäkirjan laatimistehtävä). Äänestystarkastajat voivat myös vastakiinnittää todistusarvon vahvistamiseksi. Certyneo hallitsee tätä usean allekirjoittajan konfiguraatiota peräkkäisen tai rinnakkaisen muodossa.
Onko varsinaisen kokouksen pöytäkirja jätettävä jonnekin?: Ei välttämättä. Varsinaisessa kokouksessa (tilinpäätöksen hyväksyntä, hallituksen uudelleenvalinta) pöytäkirja arkistoidaan sisäisesti. Ylimääräisessä kokouksessa (säännösten muutos) se on liitettävä säännösten muutoksesta tehtävään ilmoitukseen prefektuuriin (laki 1901, 5 artikla) 3 kuukauden sisällä.
Kuinka kauan pöytäkirjat on säilytettävä?: Yhdistyksen koko elinkaari + 10 vuotta purkamisen jälkeen. Julkisia avustuksia saavien yhdistysten osalta todisteet säilytettävä 10 vuotta (kuntalaki CGCT, L1611-4). Certyneo arkistoi automaattisesti.
Voiko tilintarkastaja vastakiinnittää tilinpäätöksen hyväksymispöytäkirjaa?: Yhdistysten osalta, joiden avustukset ylittävät >153k€ (kauppalain L612-4 artikla), tilintarkastaja antaa pöytäkirjaan liitettävän raportin, mutta ei itse allekirjoita pöytäkirjaa (hallituksen allekirjoitus). Tilintarkastajan raportti voidaan allekirjoittaa sähköisesti erikseen.
Mikä allekirjoitustaso soveltuu kokouksen pöytäkirjalle?: Edistynyt allekirjoitus (AES) suositeltava. Se kelpaa todisteeksi tuomioistuimessa (siviililain 1367 artikla), ja sen todisteaineiston avulla luotettavuus voidaan osoittaa, jos vastustava jäsen riitauttaa päätöksen. Vain hyväksytyllä allekirjoituksella (QES) on luotettavuusolettama (asetus nro 2017-1416).
Onko sähköisesti allekirjoitettu pöytäkirja vaadittava riitatapauksissa?: Kyllä — Ranskan oikeuskäytäntö tunnustaa eIDAS-vaatimusten mukaisen sähköisen allekirjoituksen. Certyneon auditointijälki todistaa yhtiökokouksen päivämäärän, hallituksen allekirjoittajien henkilöllisyyden ja PDF-tiedoston muuttumattomuuden — pätevänä todisteena yleisessä tuomioistuimessa.

Lue myös

Allekirjoita seuraava kokouspöytäkirja verkossa

Pysyvä ilmainen suunnitelma (5 kirjekuorta 14 päivän ajan, sitten 2/kk), ilman luottokorttia. Vuoden 1901 lain ja eIDAS-standardin mukainen. Etäosallistuminen ja sähköinen rekisteri sisällytetty.

Aloita ilmaiseksi Näytä hinnat