Allekirjoita yhdistyksen varsinaisen kokouksen pöytäkirja verkossa
Yhdistyksen (laki 1901) varsinaisen (VK) tai ylimääräisen (YK) kokouksen pöytäkirja, jonka hallitus (puheenjohtaja, sihteeri, äänestystarkastajat) on allekirjoittanut sähköisesti. Noudattaa 1. heinäkuuta 1901 annettua lakia, asetusta nro 2020-321 etäkokouksista (pysyväksi säädetty) ja eIDAS-asetusta – suositellaan edistynyttä allekirjoitusta, poissaolevien äänestys yhteensopiva, 10 vuoden arkistointi sisältyy.
- Oikeudellinen kehys
- Laki 1901 · asetus 2020-321
- Allekirjoituksen taso
- AES eIDAS suositeltava
- Lainmukainen arkistointi
- 10 vuotta sisältyy
Mikä on yhdistyksen kokouksen pöytäkirja?
Kokouksen pöytäkirja on asiakirja, joka dokumentoi yhdistyksen kokouksessa tekemät päätökset. Varsinainen kokous (VK) hyväksyy vuositilit ja valitsee hallituksen; ylimääräinen kokous (YK) muuttaa säännöksiä tai purkaa yhdistyksen. Vuoden 1901 laki ei vaadi pöytäkirjojen allekirjoittamista käsin. Asetus nro 2020-321 (25. maaliskuuta 2020, alun perin Covid-poikkeuksellinen, nyt pysyvä) sallii etä- tai hybridikokoustoiminnan poissaolevien äänestyksellä ja hallituksen sähköisellä allekirjoituksella.
Miksi allekirjoittaa sähköisesti?
Etäkokous – valtava säästö
Pysyväksi säädetty asetus 25. maaliskuusta 2020 mahdollistaa etä- tai hybridikokoustoiminnan. Ei tarvitse koota jäseniä fyysisesti. Poissaolevien äänestys + hallituksen sähköinen allekirjoitus – säästää useita viikkoja, määrävapaus helposti saavutettavissa.
Useat allekirjoittajat (puheenjohtaja, hallitus)
Pöytäkirjan allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja äänestystarkastajat. Järjestelmä hallitsee peräkkäisen tai rinnakkaisen allekirjoituksen. Jokainen allekirjoittaja saa henkilökohtaisen suojatun linkin OTP-tekstiviestillä.
R
Pysyväksi säädetyn asetuksen jälkeen yhdistyksen pöytäkirjojen rekisteri voidaan ylläpitää sähköisessä muodossa. Certyneo arkistoi automaattisesti jokaisen allekirjoitetun pöytäkirjan vaatimustenmukaiseen digitaaliseen rekisteriin, jota voi tarkastella yhdellä klikkauksella tarkastuksia tai oikeusriitoja varten.
Vaadittava tilintarkastuspolku
Jokainen pöytäkirja toimitetaan todisteen PDF:llä: allekirjoittajien henkilöllisyys, pätevä aikaleima, SHA-256-hajautusarvo, OTP-tekstiviesti, IP-osoite. Vaadittava, jos hyväksyttyjen päätösten, kokouksen säännönmukaisuuden tai määrävapaudesta kiistellään.
Menettely 4 vaiheessa
Valmistelusta lainmukaiseen arkistointiin alle 5 minuutissa.
1. Valmistele pöytäkirja
Lataa olemassa oleva pöytäkirja tai aloita vaatimuksenmukaisesta mallista. Pakolliset merkinnät: päivämäärä, paikka (tai etäkokousperiaatteet), läsnä olevien/edustettujen jäsenten henkilöllisyys, äänestettävät päätösesitykset, äänestyspöytäkirja, hallituksen allekirjoitus.
2. Lisää hallituksen allekirjoittajat
Kokouksen puheenjohtaja + sihteeri + mahdolliset äänestystarkastajat. Jokainen saa sähköpostitse henkilökohtaisen suojatun linkin OTP-tekstiviestillä omaan numeroihinsa.
2. Valitse eIDAS-taso
Edistynyt allekirjoitus (AES) suositeltava kokouksen pöytäkirjalle: henkilöllisyyden vahvistus OTP-tekstiviestillä, ainutlaatuinen varmennesarja allekirjoittajaa kohti, pätevä aikaleima. Yhteensopiva sähköisesti ylläpidetyn pöytäkirjarekisterin kanssa.
4. Allekirjoita ja arkistoi
Jokainen allekirjoittaja allekirjoittaa puhelimellaan tai tietokoneellaan. Lopullinen pöytäkirja + todiste-PDF arkistoidaan automaattisesti 10 vuodeksi. Säännösten muutoksille (YK) ilmoitus prefektuuriin 3 kuukauden sisällä.
Usein kysytyt kysymykset
- Voidaanko yhdistyksen kokouksen pöytäkirja allekirjoittaa sähköisesti?
- Kyllä, ilman rajoitusta. Vuoden 1901 laki ei vaadi käsinkirjoitettu allekirjoitusta. Siviililainsäädännön 1366 artikla myöntää sähköiselle asiakirjalle saman todistusvoiman kuin paperille. Certyneон edistynyt allekirjoitus täyttää todistusvaatimukset.
- Voidaanko yhdistyksen kokous pitää kokonaan etänä?
- Kyllä – asetus nro 2020-321 (25. maaliskuuta 2020, pysyvä) sallii yhdistysten kokousten etä- tai hybridikokoustoiminnan poissaolevien äänestyksellä, videokonferenssilla tai puhelinkonferenssilla. Pöytäkirja allekirjoitetaan sitten hallituksen toimesta edistyneet allekirjoituksella.
- Keiden hallituksen jäsenten on allekirjoitettava pöytäkirja?
- Vähintään kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri (pöytäkirjan laatimistehtävä). Äänestystarkastajat voivat myös vastakiinnittää todistusarvon vahvistamiseksi. Certyneo hallitsee tätä usean allekirjoittajan konfiguraatiota peräkkäisen tai rinnakkaisen muodossa.
- Onko varsinaisen kokouksen pöytäkirja jätettävä jonnekin?
- Ei välttämättä. Varsinaisessa kokouksessa (tilinpäätöksen hyväksyntä, hallituksen uudelleenvalinta) pöytäkirja arkistoidaan sisäisesti. Ylimääräisessä kokouksessa (säännösten muutos) se on liitettävä säännösten muutoksesta tehtävään ilmoitukseen prefektuuriin (laki 1901, 5 artikla) 3 kuukauden sisällä.
- Kuinka kauan pöytäkirjat on säilytettävä?
- Yhdistyksen koko elinkaari + 10 vuotta purkamisen jälkeen. Julkisia avustuksia saavien yhdistysten osalta todisteet säilytettävä 10 vuotta (kuntalaki CGCT, L1611-4). Certyneo arkistoi automaattisesti.
- Voiko tilintarkastaja vastakiinnittää tilinpäätöksen hyväksymispöytäkirjaa?
- Yli 153 000 euron julkisia avustuksia saavien yhdistysten osalta (rahoitusmarkkinalainsäädännön CMF L612-4) tilintarkastaja antaa pöytäkirjaan liitettävän raportin, mutta ei itse allekirjoita pöytäkirjaa (hallituksen allekirjoitus). Tilintarkastajaraportti voidaan allekirjoittaa sähköisesti erikseen.
- Mikä allekirjoitustaso soveltuu kokouksen pöytäkirjalle?
- Edistynyt allekirjoitus (AES) suositeltava. Se antaa luotettavuuden olettaman (siviililainsäädännön 1367 artikla) ja täyttää todistusvaatimukset, jos jäsen riitauttaa päätösesityksen.
- Onko sähköisesti allekirjoitettu pöytäkirja vaadittava riitatapauksissa?
- Kyllä – ranskalainen oikeuskäytäntö tunnustaa eIDAS-standardin mukaisen sähköisen allekirjoituksen. Certyneон tilintarkastuspolku todistaa kokouspäivän, hallituksen allekirjoittajien henkilöllisyyden, PDF:n muuttumattomuuden – vaadittava oikeusistuimessa.
Lue myös
Allekirjoita seuraava kokouspöytäkirja verkossa
Pysyvä ilmainen suunnitelma (5 kuorta / kuukausi), ilman pankkikorttia. Noudattaa lakia 1901 ja eIDAS-asetusta. Etäkokous ja sähköistä rekisteriä sisältyy.