Voiko syndikaalista sopimusta allekirjoittaa sähköisesti?

Kyllä. ALUR-laki edellyttää vakiosopimusmallia, jossa on tarkat pakolliset maininteet, mutta se ei määrää mitään erityistä muotoa. Certyneoin laajennettu allekirjoitus (AES) täyttää todistuvaatimukset palkkiota tai sisältyvien palvelujen osalta syntyvässä kiistassa.

Voiko osakehuoneiston yhtiökokouksen pöytäkirjaa allekirjoittaa sähköisesti?

Kyllä — 25. maaliskuuta 2020 annettu asetus salli nimenomaisesti etä- tai hybridiyhtokokouksia pöytäkirjan sähköisellä allekirjoituksella istunnon puheenjohtajan, sihteerin ja äänestystarkastajien toimesta. Pysyväksi hyväksytty ELAN-lailla, tämä mahdollisuus on nyt pysyvä.

Kuinka järjestää osakehuoneiston yhtiökokous etänä?

Yhtiökokous voidaan pitää videoneuvottelun, puhelinneuvottelun tai kirjallisen kirjeenvaihdon kautta (1965 lain 17-1 A art.). Postitusäänestys käyttää dematerialisoitua lomaketta, jonka jokainen osakkeenomistaja allekirjoittaa sähköisesti. Pöytäkirja allekirjoitetaan sitten yhtiökokouksen hallituksen toimesta laajennetulla allekirjoituksella.

Kuka on allekirjoitettava osakehuoneiston yhtiökokouksen pöytäkirjassa?

Istunnon puheenjohtaja + sihteeri + äänestystarkastajat (yleensä 2). Syndikori EI ole pöytäkirjan allekirjoittaja (hän huolehtii sen laadinnasta ja rekisterin pitämisestä). Certyneo hallitsee tämän moniallekirjoittajatilan peräkkäisen tai rinnakkaisen prosessin avulla.

Mikä on allekirjoitustaso osakehuoneiston yhtiökokouksen pöytäkirjalle?

Laajennettu allekirjoitus (AES) suositeltava. Se antaa luotettavuuden olettaman (Siviililaki 1367 art.) ja täyttää todistuvaatimukset päätöslauselman kiistämistä varten tuomioistuimessa.

Kuinka kauan pöytäkirjoja on säilytettävä?

Koko osakehuoneiston elinkaaren ajan + 5 vuotta purkamisen jälkeen (sovitettavuuden perusteella). Pöytäkirjarekisteri on pidettävä syndikaatin koko toiminnan ajan. Certyneo arkistoi automaattisesti jokaisen pöytäkirjan + audit trailin tälle ajalle.

Ovatko sähköisesti allekirjoitetut osakkeenomistajien päätöslauselmit täytäntöönpanokelpoisia?

Kyllä — yhtiökokouksessa hyväksytyt päätöslauselmät sähköisesti allekirjoitetulla pöytäkirjalla ovat täytäntöönpanokelpoisia kaikille osakkeenomistajille heti ilmoituksen jälkeen (17. maaliskuuta 1967 annetun asetuksen 18 art.). Kaksi kuukautta kestävä kiistanaikakausi alkaa ilmoituksesta, joka voidaan tehdä sähköisesti.

Kuinka ilmoittaa pöytäkirja osakkeenomistajille?

Pöytäkirja on ilmoitettava jokaiselle osakkeenomistajalle kuukauden sisällä yhtiökokouksesta (1965 lain 42 art.). Certyneo mahdollistaa automaattisen ilmoituksen sähköpostitse pätevällä vastaanoton aikaleimalla — kelvollinen vaihtoehto kirjattuun kirjeeseen (Cass. civ. 3e oikeuskäytäntö, 2019).

10. heinäkuuta 1965 annettu laki · ALUR-laki · etäkokous

Sähköinen allekirjoitus asuntoyhteisöjen hallinnointiyhtiöille

Täydellinen sähköisen allekirjoituksen ratkaisu, joka on omistettu asuntoyhteisöjen hallinnointiyhtiöille (ammattilaiset ja vapaaehtoiset). Poista hallinnointiyhtiösopimus, yleiskokouksen pöytäkirjat, asuntoyhteisön päätöslauselmät, sopimukset palvelun tarjoajien kanssa ja työskenttelykäskyt. Noudattaa 10. heinäkuuta 1965 annettua lakia (asuntoyhteisön asema), ALUR-lakia (hallinnointiyhtiösopimuksen mallisopimus), 25. maaliskuuta 2020 annettua asetusta (etäkokous pysyvästi laajennettu) ja eIDAS-asetusta — kehittynyt allekirjoitus suositeltava, usean asuntoyhteisön, 10 vuoden arkistointi.

Oikeusperusta: 1965 laki · ALUR · etäkokous
Allekirjoitustaso: AES eIDAS suositeltava
Laillinen arkistointi: 10 vuotta sisällytetty

Mitä hallinnointiyhtiö voi allekirjoittaa sähköisesti?

Asuntoyhteisön hallinnointiyhtiö on omistajien yhteinen valtuutettu, joka vastaa rakennuksen hallinnosta. Sen toiminta tuottaa suuren määrän asiakirjoja allekirjoitettavaksi: hallinnointiyhtiösopimus (ALUR-lain 24. maaliskuuta 2014 alkaen pakollinen mallisopimus), yleiskokouksen pöytäkirjat (10. heinäkuuta 1965 annettu laki), asuntoyhteisön päätöslauselmiat, sopimukset palvelun tarjoajien kanssa (ylläpito, vartiointi, työt), palveluiden määräykset. 25. maaliskuuta 2020 annetusta asetuksesta (alun perin Covid, sittemmin pysyvästi laajennettu) asuntoyhteisön yleiskokousten voidaan pitää etäisesti tai hybridi-muodossa kirjeäänestyksen kanssa — sääntöjen puheenjohtajan, sihteerin ja ääntenlasku-henkilöiden sähköinen allekirjoitus pöytäkirjaan on hyväksytty ilman rajoituksia. Hallinnointiyhtiösopimukselle ALUR-laki määrää tarkat merkinnät, mutta ei määritä muotoa — kehittynyt sähköinen allekirjoitus + pätevä aikaleima ovat täysin yhteensopivia.

Miksi allekirjoittaa sähköisesti?

Asuntoyhteisön kokous etäisesti — valtava hyöty

25. maaliskuuta 2020 annettu asetus, jonka ELAN-laki on pysyvästi laajentunut, mahdollistaa kokouksen pitämisen etäisesti tai hybridi-muodossa. Ei tarvitse koota kaikkia omistajia fyysisesti. Kirjeäänestys tai videokonferenssi + pöytäkirjan sähköinen allekirjoitus — useiden viikkojen hyöty, määrätyn osuuden saavuttaminen on helpompaa.

Hallinnointiyhtiösopimus ALUR-lain mukainen

ALUR-laki määrää mallisopimuksen, jolla on tarkat pakollisesti sisällytetyt merkinnät (vuosittainen kiinteä maksu, palvelut sisällytetty, lisäpalvelut hinnoitettu erikseen). Sopimuksen mallissa on valmiiksi täytetyt merkinnät, asuntoyhteisön omistajien sähköinen allekirjoitus (hallinnointiyhtiön hallituksen puheenjohtaja) kahdessa minuutissa.

Useat asuntoyhteisöt (jopa 100 +)

Suurille asuntoyhteisöille pöytäkirja on allekirjoitettava puheenjohtajalla, sihteerillä, ääntenlaskijoilla ja mieluiten jaettava kaikille omistajille. Certyneo hallitsee natiivisti peräkkäisiä allekirjoituksia ja jakelua useille vastaanottajille, joilla on aikaleimattu kuittaus.

Auditointi vastustettavissa asuntoyhteisön tuomioistuimessa

Jokainen asiakirja toimitetaan todisteella PDF-muodossa: allekirjoittajien henkilöllisyys varmistettu OTP SMS:llä, pätevä aikaleima, SHA-256 hajautus, IP. Vastustettavissa asuntoyhteisön tuomioistuimessa, jos päätöslauselmaa, määrättyä osuutta tai ääntien laskua kiistetään.

Menettely 4 vaiheessa

Valmistelusta lailliseen arkistointiin, alle 5 minuutissa.

1. Valitse allekirjoitettava asiakirja
Hallinnointiyhtiösopimus (ALUR-laki), yleiskokouksen pöytäkirja (1965 laki), poikkeuksellinen päätöslauskelma, sopimus palvelun tarjoajan kanssa, palvelun määräys. Mallisopimuksissa on valmiiksi täytetyt merkinnät hallinnointiyhtiösopimukseen liittyvien pakollisten merkintöjen kanssa.
2. Lisää allekirjoittajat
Syndikaalista sopimusta varten: hallituksen puheenjohtaja (valtuutettu yhtiökokouksessa). Yhtiökokouksen pöytäkirjaa varten: istunnon puheenjohtaja + sihteeri + äänestystarkastajat. Jokainen saa henkilökohtaisen suojatun linkin OTP SMS:llä.
3. Laajennettu allekirjoitus OTP SMS:llä
Henkilöllisyyden tarkistaminen OTP SMS:llä jokaisen allekirjoittajan puhelimessa, yksilöllinen sertifikaatti, pätevä aikaleima. Noudattaa eIDAS-asetuksen 26 artiklaa ja 25. maaliskuuta 2020 annettua asetusta etäyhtiökokouksista.
4. Jakelu osakkeenomistajille
Allekirjoitettu pöytäkirja voidaan levittää automaattisesti kaikille osakkeenomistajille (sähköposteilmoitus + PDF-pääsy heidän turvakaukalossamaan). Audit trail arkistoitu 10 vuodeksi, jonka aikana kuittauksien aikaleimaus on merkitty.

Usein kysytyt kysymykset

Voiko syndikaalista sopimusta allekirjoittaa sähköisesti?: Kyllä. ALUR-laki edellyttää vakiosopimusmallia, jossa on tarkat pakolliset maininteet, mutta se ei määrää mitään erityistä muotoa. Certyneoin laajennettu allekirjoitus (AES) täyttää todistuvaatimukset palkkiota tai sisältyvien palvelujen osalta syntyvässä kiistassa.
Voiko osakehuoneiston yhtiökokouksen pöytäkirjaa allekirjoittaa sähköisesti?: Kyllä — 25. maaliskuuta 2020 annettu asetus salli nimenomaisesti etä- tai hybridiyhtokokouksia pöytäkirjan sähköisellä allekirjoituksella istunnon puheenjohtajan, sihteerin ja äänestystarkastajien toimesta. Pysyväksi hyväksytty ELAN-lailla, tämä mahdollisuus on nyt pysyvä.
Kuinka järjestää osakehuoneiston yhtiökokous etänä?: Yhtiökokous voidaan pitää videoneuvottelun, puhelinneuvottelun tai kirjallisen kirjeenvaihdon kautta (1965 lain 17-1 A art.). Postitusäänestys käyttää dematerialisoitua lomaketta, jonka jokainen osakkeenomistaja allekirjoittaa sähköisesti. Pöytäkirja allekirjoitetaan sitten yhtiökokouksen hallituksen toimesta laajennetulla allekirjoituksella.
Kuka on allekirjoitettava osakehuoneiston yhtiökokouksen pöytäkirjassa?: Istunnon puheenjohtaja + sihteeri + äänestystarkastajat (yleensä 2). Syndikori EI ole pöytäkirjan allekirjoittaja (hän huolehtii sen laadinnasta ja rekisterin pitämisestä). Certyneo hallitsee tämän moniallekirjoittajatilan peräkkäisen tai rinnakkaisen prosessin avulla.
Mikä on allekirjoitustaso osakehuoneiston yhtiökokouksen pöytäkirjalle?: Laajennettu allekirjoitus (AES) suositeltava. Se antaa luotettavuuden olettaman (Siviililaki 1367 art.) ja täyttää todistuvaatimukset päätöslauselman kiistämistä varten tuomioistuimessa.
Kuinka kauan pöytäkirjoja on säilytettävä?: Koko osakehuoneiston elinkaaren ajan + 5 vuotta purkamisen jälkeen (sovitettavuuden perusteella). Pöytäkirjarekisteri on pidettävä syndikaatin koko toiminnan ajan. Certyneo arkistoi automaattisesti jokaisen pöytäkirjan + audit trailin tälle ajalle.
Ovatko sähköisesti allekirjoitetut osakkeenomistajien päätöslauselmit täytäntöönpanokelpoisia?: Kyllä — yhtiökokouksessa hyväksytyt päätöslauselmät sähköisesti allekirjoitetulla pöytäkirjalla ovat täytäntöönpanokelpoisia kaikille osakkeenomistajille heti ilmoituksen jälkeen (17. maaliskuuta 1967 annetun asetuksen 18 art.). Kaksi kuukautta kestävä kiistanaikakausi alkaa ilmoituksesta, joka voidaan tehdä sähköisesti.
Kuinka ilmoittaa pöytäkirja osakkeenomistajille?: Pöytäkirja on ilmoitettava jokaiselle osakkeenomistajalle kuukauden sisällä yhtiökokouksesta (1965 lain 42 art.). Certyneo mahdollistaa automaattisen ilmoituksen sähköpostitse pätevällä vastaanoton aikaleimalla — kelvollinen vaihtoehto kirjattuun kirjeeseen (Cass. civ. 3e oikeuskäytäntö, 2019).

Lisää luettavaa

Dematerialisoi syndikaalitoimistoasi

Pysyvä ilmainen paketti (5 kirjekuorta / kuukausi), ilman luottokorttia. Noudattaa lakia 1965, ALUR ja etäyhtiökokouksen asetusta. Audit trail ja 10 vuoden arkistointi sisältyy.

Aloita ilmaiseksi Näytä hinnat