Talo- ja vuokrausyritysten sähköinen allekirjoitus
G-kortin haltijoiden kiinteistöjen hallinnoijien ja vuokrausyhtiöiden sähköisen allekirjoituksen ratkaisu. Demateriaalistaa koko hallintokierros hallintovelvollisuus, vuokraus, vuokraus, loma, vuokrauskorjaus, kulujen tasaantuminen, tilien antaminen eIDAS-tunnistuskerralla. Se on Hoguet-lain (nro 70-9), 20. heinäkuuta 1972 annetun asetuksen ja vuokrausraporttien lakia mukainen. Suositeltu edistynyt allekirjoitus, digitaalistetut vuokrausmääräykset, 10 vuoden arkistointi.
- Laillinen kehys
- Hoguetin laki · kartta G
- Allekirjoitusaste
- EIDAS-AES suositeltavaa
- Laillinen arkisto
- 10 vuotta mukaan lukien
Miksi kiinteistöhallinnoijan pitäisi digitaalisia vuokraushallintoa?
G-yrityskortin haltija hallinnoi asiakkaansa omaisuutta tiukasti 2 päivänä tammikuuta 1970 annetun lain (Hoguet-laki), sen 20 päivänä heinäkuuta 1972 annetun täytäntöönpanosäädöksen ja vuokrauslupa-asetuksen 6 päivänä heinäkuuta 1989 mukaisessa järjestelmässä. Toisin kuin kauppa-asiamies, hänen toimintansa koostuu toistuvista ja suurten määräysten toimista: hallintovallan antaminen, vuokralaisten tulo ja poistuminen, hyväksynnät, vuokrausvuositarkastukset (IRL), kulujen säätely, lomat, kuittien ja arkistointi.
Miksi allekirjoittaa sähköisesti vuokra-asiakasyhtiössä?
Koko hallintokierros digitaalisesti
Hallintovelvollisuus, vuokraus, vuokrauslupa, myynti- tai takaisinottovapaus, IRL-tarkastus, kulujen tasaantuminen, vakuuskirja, tilinpäätöksen antaminen.
Toistuva volumetria hallittu
Vuokraushallinta tuottaa kymmeniä asiakirjoja kuukaudessa. Monitiedoksiintymäpakkaukset ja uudelleenkäytettävät mallit mahdollistavat vuokrauskirjan + sen liitteiden (huolto- ja riskinarviointi, ilmoitus) tai muutaman tarkistusasiakirjan lähettämisen muutamassa minuutissa ilman uudelleenkäyttöä.
Monisopimukset
Useimmat hallintotoimet sisältävät useita osapuolia (osakeomistajat, asukkaasukkaat, yhteisvakuus).
Oikeuskäsittely ja -oikeudenkäynnin rekisteri
Jokainen hallintovelvollisuus on numeroitu automaattisesti toimeksiantojen rekisteriin (s. 72 vuoden 1972 asetus).Koska jokainen asiakirja on mukana PDF-todistus OTP-sms-tunnus, pätevä aikaleimaus, SHA-256-hash vastustettavissa DGCCRF/CCI:n tarkastuksen tai asiakkaan tai vuokranantajan kanssa syntyvien riitojen yhteydessä.
Neljänvaiheinen menettely
Hallintovallan ja vastuullisuuden välillä alle viidessä minuutissa.
1. Valitset mallitoimeksiannon
Hallintovelvollisuus, vuokraus, IRL-tarkastuskirja, kulujen korjaus, loma, vakuuskirja.
2. Lisää osia
Jos asuu yhdessä tai asuu yhdessä, lisätä jokainen osakeomistaja, jos ei osittaista maksua.
3. Edistetty OTP-sms-signaatti
Identiteetin todentaminen OTP:llä, yhtenäisellä todistuksella, määräaikaistimella eIDAS-asetuksen 26 artiklan mukaisesti.
4. Rekisteröinti, arkistointi ja luovutus
Jokainen asiakirja ja sen tarkastusjälki tallennetaan 10 vuoden ajan todistusaineistona, jotka voidaan viedä pois omistajalle tai CCI:n tarkastuksiin.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
- Voiko vuokrausmääräyksen allekirjoittaa sähköisesti?
- Hoguet-lain mukaan hallintovallan allekirjoittaminen on käsikirjoitusta. Sivillisen lain 1367 §:ssä sähköisen kirjallisen asiakirjan arvo on paperinen. Edistetty allekirjoitus (AES) vastaa todisteiden vaatimuksia, kun riitautuu palkkiosta tai toimeksiannon laajuudesta.
- Voiko vuokrasopimuksen ja sen hyväksyntänumerot sähköisesti tulla vuokra-asiakasvirastolle?
- Kyllä. ELAN-laki (2018) vahvisti vuokrauskirjojen voimassaolon sähköisesti, ja hyväksynnät (vuokrauskorjaus, vuokranantajan vaihto) noudattavat samaa menettelyä. Pakolliset liitteet (EPV, riskien selvittäminen, vuoden 1989 lain tiedotuslehtinen) voidaan allekirjoittaa samassa kirjekuoressa.
- Miten vuokran vuotuinen tarkistus (IRL) hoidetaan?
- Vuokra-asuntojen vertailun tarkistaminen vuokra-asuntojen vertailun mukaan (IRL) johtaa allekirjoitetun hyväksynnän tai ilmoituksen tekemiseen. Valmistat mallin hyväksynnän, lähetät sen vuokranantajalle allekirjoitettavaksi, ja pätevä aikaleimaus antaa tarkan päivämäärän, jona vuokra-asunto alkaa. Kaikki tiedot tallennetaan tilinpäätökseksi.
- Voiko loma (myynti- tai takaisinottovapauden) antaa sähköisen allekirjoituksen avulla?
- Vuoden 1989 lain 15 §:n mukaiset muodolliset vaatimukset on täytettävä, kun vuokranantaja antaa luvan (ilmoitus on tehtävä virkamiehen asiakirjan avulla, kirjallinen ilmoitus vastaanottopäätöksen kanssa tai vastaanotettua vastaanottoa vastaanotettuna).
- Miten pitää rekisteri digitaalisista velkakirjoista?
- 20 päivänä heinäkuuta 1972 annetun asetuksen 72 §:ssä määrätään, että toimeksiantojen rekisteri on lukematon.
- Mikä on vuokrauskirjojen allekirjoitusaste?
- Edistetty allekirjoitus (AES) suositeltavaa ottaen huomioon ongelmat (hallintomaksu, asiakkaan sitoumukset, kuittaus).
- Kuinka kauan hallintovallan ja hallintotodistuksen on säilytettävä?
- 10 vuotta valtuutuksille (art. 72, vuoden 1972 asetus) ja hallinnon kirjanpitodokumenteille. Certyneo arkistoi automaattisesti jokaisen asiakirjan ja sen tarkastusjäljen tämän ajan kuluessa, ja ne ovat saatavilla yhdellä napsautuksella tilinpäätöksen esittämistä tai tarkastusta varten.
- Voiko sähköisesti allekirjoitettuja hallintotodistuksia riitauttaa oikeudessa?
- Kyllä Ranskan oikeuskäytännössä tunnustetaan yksimielisesti eIDAS-mukainen sähköinen allekirjoitus.
Lue myös
Vuokraushallinnan digitaalisointi
Täydellinen ilmainen suunnitelma (5 kirjekuorta kuukaudessa), ilman pankkikorttia. Hoguet-lain (G-kortti), vuoden 1989 lain ja eIDAS:n mukainen.