Jäsenyyslomakkeen sähköinen allekirjoitus

Missä yhteydessä liittymislomaketta käytetään

Vuoden 1901 lain mukaiset yhdistykset, sairauskassat, klubit, ammattijärjestöt, urheiluliitot: monet organisaatiot keräävät uusien jäsenten liittymisiä lomakkeen avulla. Sähköinen allekirjoitus yksinkertaistaa menettelyä radikaalisti ja lisää liittymisastetta.

Suositeltu taso

Yksinkertainen allekirjoitus (SES) sopii useimpiin liittymisiin, erityisesti pienissä summissa (jäsenmaksu < 500 €). Sairauskassoille ja ennakoivan turvan sopimuksille (lääketieteellinen/taloudellinen riski) suositellaan AES.

Menettely

1. Ennalta täytetty lomake verkossa tai PDF-muodossa täytettävillä kentillä
2. Pakollisten asiakirjojen liittäminen (säännöt, sisäinen ohjesääntö, tietosuoja, tiedotusvelvoitteet)
3. Sähköinen allekirjoitus
4. SEPA-suoraveloitus jäsenmaksua varten (valtuutus samassa lähetyksessä)
5. CRM:n tai jäsenrekisterin automaattinen päivitys

Tietosuojatiedot

Liittymislomakkeeseen kannattaa sisällyttää:

• keräämisen tarkoitus (jäsenyyden hallinta, viestintä)
• oikeusperusta (sopimuksen täytäntöönpano, suostumus)
• säilytysaika
• oikeus tarkastaa, oikaista, poistaa tietoja
• tietosuojavastaavan yhteystiedot tarvittaessa

Tietosuojaan liittyvä suostumus voidaan kerätä samassa lähetyksessä liittymisallekirjoituksen kanssa.

Hyödyt organisaatiolle

• liittymisaste nousee (kitka vähenee)
• jäsenrekisterin automaattinen päivitys
• välitön maksu SEPA-valtuutuksen kautta
• ei paperia arkistoitavaksi
• automaattiset muistutukset uusimista varten

Yleisiä virheitä

• Tietosuojasuostumuksen unohtaminen
• Sääntöjen liittämättä jättäminen (yhdistyksille)
• AES-tason käyttäminen tavallisessa yhdistyksen liittymisessä (tarpeeton kitka)
• Vuosittaisen uusimisen suunnittelematta jättäminen

Käyttötapaus: urheiluseura

Kuntosaliseura kerää 300 liittymistä vuodessa. Digitaalinen polku:

1. Potentiaalinen jäsen täyttää lomakkeen verkkosivustolla
2. Liittymislomakkeen + SEPA-valtuutuksen automaattinen luonti
3. Lähetys SES-tasolla heti perään
4. Allekirjoitus keskimäärin 24 tunnissa
5. Jäsenyyden ja ensimmäisen suoraveloituksen automaattinen aktivointi

Kävijän muuntuminen jäseneksi: +40 % verrattuna vanhaan paperiprosessiin.

Miten Certyneo auttaa

Certyneon avulla voit integroida verkkolomakkeen sähköisen allekirjoituksen ja SEPA-valtuutuksen kanssa samaan lähetykseen. API CRM-integraatiota varten, automaattiset muistutukset uusimista varten, jäsenlistan vienti.

Tutustu Certyneon sähköisen allekirjoituksen ratkaisuun

UKK

Voiko vuoden 1901 lain mukainen yhdistys allekirjoittaa sähköisesti?

Kyllä, ilman rajoituksia.

Voiko SEPA-valtuutus olla samassa lähetyksessä?

Kyllä, se on suositeltavaa sujuvan prosessin kannalta.

Voivatko alaikäiset liittyä?

Laillisen edustajan yhteisallekirjoituksella.

Kuinka kauan liittymistietoja säilytetään?

Jäsenyyden keston ajan + lakisääteisen ajan tyypin mukaan (3–10 vuotta).

Erillinen tietosuojasuostumus?

Se voidaan sisällyttää liittymislomakkeeseen samassa lähetyksessä.

Yhteenveto

Liittymislomakkeen sähköinen allekirjoitus lisää merkittävästi konversioastetta yhdistyksille, sairauskassoille ja klubeille. Helppo ottaa käyttöön, välitön tuotto sijoitukselle.

Kokeile Certyneota lähettääksesi, allekirjoittaaksesi ja seurataksesi asiakirjojasi verkossa yksinkertaisesti, nopeasti ja turvallisesti.