Allekirjoituslokin todistus: mihin se on tarkoitettu?

Mikä on todistuspäiväkirja

The todistuspäiväkirja (tai audit trail) on aikaleimattu loki kaikista sähköisen allekirjoituksen asiakirjalla suoritetuista toimista: lähetys, avaaminen, OTP:n syöttäminen, allekirjoitus, hylkäys, vanhentuminen.

Se vastaa digitaalista "lokikirjaa", joka muodostaa pääasiallisen todistusaineiston mahdollisessa riita-asiassa.

Tyypillinen sisältö

Kukin tallennettu tapahtuma sisältää:

• tarkan päivämäärän ja ajan (yleensä qualified-aikaleima)
• toiminnon (lähetys, avaaminen, OTP lähetetty, OTP syötetty, allekirjoitus, hylkäys)
• toimijan (allekirjoittaja, järjestelmä)
• allekirjoittajan IP-osoitteen
• user-agentin (käytetty selain ja käyttöjärjestelmä)
• metatiedot (asiakirjan koko, sormenjälki (hash) jne.)

Todistuspäiväkirja tuomarin edessä

Ranskalaiset tuomioistuimet tunnustavat todistuspäiväkirjan ratkaisevaksi todisteeksi riita-asioissa, kunhan se on:

• eIDAS-vaatimustenmukaisen alustan tuottama
• täydellinen ja johdonmukainen
• luotettavan kolmannen osapuolen aikaleimaama
• säilytetty lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti

Todistuspäiväkirjan ja kryptografisella sormenjäljellä allekirjoitetun PDF-tiedoston yhdistelmä tekee vilpittömän mielen kiistämisen erittäin vaikeaksi.

Mistä päiväkirja löytyy

Kaksi tyypillistä sijaintia:

1. Sisällytetty PDF-tiedostoon: usein viimeisellä sivulla, näkyvä yhteenveto
2. Käytettävissä alustan kautta: yksityiskohtainen, vietävissä oleva audit trail

Joissakin alustoissa on julkinen vahvistuslinkki, joka mahdollistaa kenen tahansa tarkastelevan päiväkirjaa ilman tiliä.

Käytännön käyttö

Sisäisessä auditoinnissa

• allekirjoitusten vaatimustenmukaisuuden tarkistaminen
• päivämäärien johdonmukaisuuden tarkistaminen
• poikkeamien tunnistaminen (epätavallinen IP-osoite, epäilyttävät ajankohdat)

Riita-asioissa

• päiväkirjan esittäminen todisteena tuomioistuimessa
• allekirjoituksen kiistämisen torjuminen
• tarkan tapahtumaketjun laatiminen

Viranomaisvalvonnassa

• URSSAF, työsuojeluviranomainen, CNIL
• päiväkirjan vienti kyseisiä sopimuksia varten

Parhaat käytännöt

• Säilytä päiväkirja asiakirjan koko lakisääteisen säilytysajan
• Vie tiedot säännöllisesti alustariippuvuuden välttämiseksi
• Älä koskaan muokkaa päiväkirjaa manuaalisesti (mitätöi todisteen)
• Kouluta oikeudelliset tiimisi päiväkirjan käyttöön

Yleiset virheet

• Säilytetään vain PDF, ei päiväkirjaa
• Päiväkirjan tallentaminen omistusoikeudelliseen, ei-vietävään muotoon
• Qualified-aikaleiman sisällyttämisen unohtaminen
• Päiväkirjojen anonymisoinnin laiminlyönti kolmansille osapuolille luovutettaessa

Käytännön tapaus: allekirjoituksen kiistäminen

Irtisanottu työntekijä kiistää allekirjoittaneensa kilpailukieltolisäyksensä. Työnantaja esittää todistuspäiväkirjan:

• tarkka päivämäärä: 15. maaliskuuta 2024, 14.32
• IP-osoite: yhtenevä kotiosoitteen kanssa
• SMS-OTP syötetty työntekijän puhelimeen (numero hänen tiedostossaan)
• PDF-tiedoston sormenjälki muuttumaton siitä lähtien

Työtuomioistuin hylkää kiistämisen — todistuspäiväkirja ratkaisevana tekijänä.

Miten Certyneo auttaa sinua

Certyneo luo automaattisesti täydellisen todistuspäiväkirjan kullekin allekirjoitetulle kirjekuorelle. Vietävissä PDF- tai JSON-muodossa, sisällytettynä lopulliseen PDF-tiedostoon, säilytetään 10 vuotta, ja saatavilla julkisen vahvistuslinkin kautta kolmansille osapuolille.

Tutustu Certyneon sähköisen allekirjoituksen ratkaisuun

UKK

Onko päiväkirja hyväksyttävä oikeudessa?

Kyllä, edellyttäen että sen on tuottanut eIDAS.

Voinko muokata päiväkirjaa?

Ei, mikä tahansa muutos tekee siitä pätemättömän.

Kuinka pitkään sitä pitää säilyttää?

Vähintään yhtä pitkään kuin allekirjoitettua asiakirjaa (10 vuotta kauppasopimusten osalta).

Paljastaako päiväkirja henkilötietoja?

Kyllä (IP-osoite, user-agent, ajankohdat). Suojaa sen käyttöoikeus GDPR:n.

Voiko sen jakaa kolmannelle osapuolelle?

Kyllä, vahvistuslinkin tai PDF-viennin kautta.

Yhteenveto

Todistuspäiväkirja on sähköisen allekirjoituksen oikeudellinen avain. Säilytä se huolellisesti, ja sinulla on vahva asema minkä tahansa kiistämisen edessä.

Kokeile Certyneota lähettääksesi, allekirjoittaaksesi ja seurataksesi asiakirjojasi verkossa yksinkertaisesti, nopeasti ja turvallisesti.