Lääkäritoimiston johtaminen: Laki- ja hallinnollinen noudattaminen

Lääkärin vastaanotolla sovelletaan samanaikaisesti kolmea eri sääntelyjärjestelmää, joilla ei ole samaa valvontaviranomaista, samaa aikataulua eikä samoja seuraamuksia: ammatilliset ja ammattijärjestön asettamat velvoitteet, työnantajan velvoitteet sekä terveystietoihin sovellettavat velvoitteet. Vaikeus ei johdu kunkin järjestelmän monimutkaisuudesta, vaan siitä, että ne etenevät rinnakkain – ja että yhden järjestelmän sääntörikkomus paljastuu usein toisen järjestelmän tarkastuksen yhteydessä.

Perustaminen ja toimintaympäristö

Ammatin harjoittaminen edellyttää rekisteröitymistä asianomaisen ammattijärjestön jäsenluetteloon ja tutkintotodistuksen rekisteröintiä. Ammattitoimintasopimus – yhdistys, itsenäinen yhteistyö, sijaisuus – on toimitettava ammattijärjestölle, joka tarkistaa sen eettisten sääntöjen mukaisuuden.

Tässä vaiheessa kolme seikkaa aliarvioidaan usein:

• La kilpailukieltolauseke tai uudelleenasettumiskieltolauseke Yhteistyösopimuksessa mainittu ehto on oltava ajallisesti ja alueellisesti rajattu sekä oikeasuhteinen. Liiallinen ehto hylätään, mutta se on parempi neuvotella kuin riitauttaa.
• Le sijaisuussopimus on laadittava ja toimitettava asianmukaisesti, myös lyhytaikaisen sijaisuuden yhteydessä.
• L’ammatillinen vastuuvakuutus Sopimus on tehtävä ennen ensimmäistä toimeksiantoa, ja erityistä huomiota on kiinnitettävä aiempien toimeksiantojen huomioon ottamiseen, jos aiempia toimeksiantoja on ollut — aiheesta kerrotaan tarkemmin artikkelissamme, joka käsittelee ammatillinen vastuuvakuutus.

Asianajotoimisto työnantajana

Heti ensimmäisen työntekijän palkkaamisesta lähtien – sihteeri, avustaja, sairaanhoitaja – toimisto muuttuu työnantajaksi, johon sovelletaan työlainsäädäntöä ja voimassa olevaa työehtosopimusta.

Merkittävimmät velvoitteet ovat ne, joiden laiminlyönti havaitaan välittömästi tarkastuksen yhteydessä: ilmoitus ennen työsuhteen alkamista, kirjallinen työsopimus silloin kun se vaaditaan, pakolliset ilmoitukset, yhtenäinen henkilöstörekisteri, tiedotus- ja ennaltaehkäisykäynti sekä yhtenäinen ammatillisten riskien arviointiasiakirja.

Viimeksi mainittu puuttuu useimmiten pienistä yrityksistä, vaikka se on pakollinen jo ensimmäisestä työntekijästä lähtien. Lääkärin vastaanotolla sen on katettava erityiset riskit: biologinen altistuminen, tavaroiden käsittely, psykososiaaliset riskit ja näyttötyö.

Tähän liittyy työajan laskenta silloin, kun työaikataulut eivät ole yhteisiä, ja tämän todistusvoimallisuutta käsitellään tarkemmin artikkelissamme, joka koskee ylityöt.

Terveystiedot arjessa

Tämä on järjestelmä, jonka sääntöjen rikkominen tulee kalliimmaksi, ja kyse on tavallisista toimista.

Toimisto on tietojen käsittelystä vastaava potilaidensa tietoja. Hänen on pidettävä kirjaa hoidoista, tiedotettava potilaille, määriteltävä säilytysajat ja sovittava sopimuksin alihankkijoidensa – ohjelmistokehittäjän, palveluntarjoajan ja etäsekretariaattipalvelujen tarjoajan – kanssa.

Tästä seuraa kolme käytännön vaatimusta:

• L’isännöinti Tietojen arkistointi on varmistettava tätä varten sertifioidun toimijan toimesta, myös silloin, kun liiketoimintaohjelmistoa käytetään verkossa.
• Nämä valtuudet niiden on oltava yksilöllisiä ja erillisiä: useiden henkilöiden yhteisesti käyttämä tili tekee jäljitettävyyden mahdottomaksi ja on sinänsä sääntörikkomus.
• Nämä keskustelut Terveystietojen vaihto ammattilaisten välillä edellyttää turvallista terveydenhuollon viestintäjärjestelmää, ei kuluttajille suunnattua viestintäjärjestelmää.

Potilastietorekisteriin liittyvät pääsyn lokitiedot ja säilytysajat on kuvattu yksityiskohtaisesti artikkelissamme, joka käsittelee sähköinen potilaskertomus, sekä jakamissäännöt artikkelissa, joka käsittelee lääkärisalaisuus.

Yleisön vastaanotto ja toimitilat

Toimisto on yleisölle avoin laitos, mikä tuo mukanaan velvoitteitaesteettömyys ja paloturvallisuus luokkansa mukaiset. Julkinen esteettömyysrekisteri on pidettävä saatavilla.

Lisäksi sivustolla on esillä palkkiot ja palvelun tarjoamisen ehdot sekä tiedot riidanratkaisumenettelyistä.

Hallinta tartuntavaarallisten terveydenhuoltotoimintojen jätteet kuuluu erityisen käsittelyketjun piiriin, johon liittyy sopimus hyväksytyn palveluntarjoajan kanssa sekä seurantalomakkeiden säilyttäminen. Kyseessä on yksinkertainen ja säännöllisesti suoritettava tarkastuspiste.

Laskutus ja suhteet sairausvakuutuslaitokseen

Laskutus noudattaa sovellettavia luokituksia ja palkkioiden ylityksiä koskevia säännöksiä, joiden ilmoittaminen on pakollista.

Kaksi asiakirjoja koskevaa velvoitetta on syytä järjestää etukäteen: asiakirjojen säilyttäminen hoitokortit sekä todistusasiakirjat sovellettavien säilytysaikojen mukaisesti, ja jäljitettävyys vaatimukset, jonka viitekehys on esitetty artikkelissamme aiheesta digitaaliset määräykset.

Sairausvakuutuksen tarkastuksessa keskitytään pääasiassa laskutettujen toimenpiteiden ja potilastietojen yhdenmukaisuuteen. Tässä kohdassa potilastietojen laadukas kirjaaminen vaikuttaa suoraan, paljon laajemmin kuin pelkästään lääketieteellisessä mielessä.

Käyttötapaukset

Ensimmäinen työsuhde. Käsiteltävä järjestyksessä: ennakkoilmoitus, kirjallinen sopimus, työterveyshuollon jäsenyys, yhtenäinen asiakirja. Viimeksi mainittu unohdetaan useimmiten, mutta sitä vaaditaan järjestelmällisimmin.

Liiketoimintaohjelmiston vaihto. Tarkista isännöintisertifikaatti, tietojen palautettavuus ja vientimuoto ennen allekirjoittamista. Siirtyminen ilman palautussuunnitelmaa altistaa asiakirjojen menetykselle, joiden säilytysajat ovat vielä voimassa.

Useiden alan ammattilaisten yhdistys. Potilastietojen käyttöoikeuksien erottelu lääkärikohtaisesti ja potilaskohtaisesti. Samaan organisaatioon kuuluminen ei tarkoita osallistumista jokaisen potilaan hoitoon.

Usein kysytyt kysymykset

Onko yhtenäisdokumentti pakollinen pienessä asianajotoimistossa? Kyllä, jo ensimmäisestä työntekijästä lähtien, ilman henkilöstömäärän alarajaa. Sen on katettava toimintaan liittyvät riskit, mukaan lukien biologiset ja psykososiaaliset riskit.

Tarvitaanko sertifioitu palveluntarjoaja verkkopohjaiselle ohjelmistolle? Kyllä, jos terveydenhuoltotietoja säilytetään toimiston puolesta. Tarkastusvelvollisuus kuuluu toimistolle tietojen käsittelystä vastaavana tahona.

Onko jaettu tietotekninen tili hyväksyttävä? Ei. Käyttöoikeudet on myönnettävä yksilökohtaisesti, sillä muutoin pääsyn jäljitettävyys ei ole mahdollista — mikä on itsessään sääntörikkomus.

Voidaanko potilastietoja vaihtaa tavallisella sähköpostilla? Ei. Terveystietojen vaihto ammattilaisten välillä edellyttää erityistä suojattua viestintäjärjestelmää.

Mitkä ovat terveydenhuollon jätteitä koskevat velvoitteet? Erillinen käsittelyketju, sopimus hyväksytyn palveluntarjoajan kanssa sekä seurantalomakkeiden säilyttäminen, joiden esittämistä vaaditaan säännöllisesti tarkastuksissa.

Onko uudelleenasennuskielto pätevä? Vain jos se on ajallisesti ja alueellisesti rajoitettu ja oikeasuhteinen oikeutettujen etujen suojaamiseen nähden. Tuomari hylkää kohtuuttoman ehdon.

Tärkeää muistaa

Kolme järjestelmää etenevät rinnakkain, ja jokaisella on oma valvojansa. Vaatimustenmukaisuuden saavuttaminen on helpointa työnantajajärjestelmässä, jossa puutteet ovat näkyviä ja korjaustoimenpiteet tiedossa – etusijalla on yhtenäinen asiakirja. Kallein on terveystietojärjestelmä, jossa tavanomaiset toimet aiheuttavat sääntörikkomuksia: jaetut tilit, kuluttajille suunnatut sähköpostipalvelut, tarkistamaton palvelinpaikka.

Yksi järjestelmä palvelee kaikkia kolmea samanaikaisesti, ja siitä kannattaa aloittaa: yksilölliset ja eriytetyt käyttöoikeudet yhdistettynä pääsyn lokitietojen kirjaamiseen. Ne osoittavat, että ”tehtävän kannalta välttämättömän” rajaa on noudatettu, ne suojaavat ammattilaista, kun hänelle syytetään pääsystä järjestelmään, ja ne muodostavat vaaditun jäljen sekä laskutuksen tarkastuksen yhteydessä että vastuukysymyksissä.