Kuinka lähettää asiakirja allekirjoitettavaksi
Vaiheittainen opas sähköisesti allekirjoitettavan asiakirjan lähettämiseen: valmistelu, allekirjoittajat, seuranta.
Päivitetty
Kirjoittaja — Certyneo · Tietoja Certyneon
5-vaiheinen menettely
5-vaiheinen menettely
Asiakirjan lähettäminen allekirjoitettavaksi sähköisesti kestää alle 5 minuuttia. Tässä on vaiheittainen prosessi.
- 1. Valmistele asiakirja
- Vie PDF-muotoon (suositus)
- Tarkista mobiililuetettavuus (80 % allekirjoittajista kirjautuu matkapuhelimeen)
- Oikoluku poistaa kirjoitusvirheet ja virheet ⬥⬥Liitä tarvittaessa liite⬥
2. Luo kirjekuori
Allekirjoitusalustallasi:
- Allekirjoitusalustallasi:
- uusi asiakirja → lataa PDF
nimeä kirjekuori (asiakirjan aihe + allekirjoittaja)
3. Lisää allekirjoittajat:⬥:⬥
- koko nimi
- sähköposti
- puhelin (OTP SMS, jos AES)
- rooli (allekirjoittaja, hyväksyjä, CC)
Määritä järjestys: rinnakkainen (kaikki samanaikaisesti) tai peräkkäinen.
Määritä järjestys: rinnakkainen (kaikki samanaikaisesti) tai peräkkäinen.
4. Sijoita kentät
- Vedä PDF-tiedostoon:
- allekirjoituskenttä (pakollinen)
valinnaiset kentät: päivämäärä, nimi, vapaa teksti, valintaruutu, nimikirjaimet per sivu
eri värit yhdistävät jokaisen kentän.
5. Määritä ja lähetä
- Määritysvaihtoehdot:
- allekirjoitustaso: SES tai AES
- allekirjoitustaso: SES tai AES
- viimeinen voimassaolopäivä (yleensä 15-30 päivää)
automaattiset muistutukset (D+7)⬥⬥⬥⬬⬥
Napsauta "Lähetä". Allekirjoittajat saavat sähköpostinsa välittömästi.
Seuraa dokumenttia
- Seuraa hallintapaneelista reaaliajassa:
- lähetetty → avattu → allekirjoitettu
- ilmoitukset (sähköposti, Slack, Teams) ⬥⬥⬥⬥ manuaalinen uudelleenkäynnistys mahdollista aina ⬥ paras käytäntö kollegalla⬥⬥ tärkeä lähetys
Tarjoa yhteydenottokanava aloitteleville allekirjoittajille
- Tarjoa yhteydenottokanava aloitteleville allekirjoittajille
- Arkistoi allekirjoitettu asiakirja järjestelmällisesti
- Vältä lähettämistä perjantai-iltaisin tai viikonloppuisin
- Toistuvia virheitä ⬥⬥⬥⬥ Lisää vanha osoite tai anna väärä sähköpostiosoite (kirjoita) allekirjoittaja
Älä sijoita allekirjoituskenttää
- Tiedosto liian suuri (> 10 Mt → hidas mobiilissa)
- Lähetä ilman oikolukua
- Konkreettinen tapaus: myyjä
- Myyjä lähettää 20 viikossa. Rutiini:
- Myyjä lähettää 20 viikossa. Rutiini:
Ihmisten luominen HubSpotista (lainaus + CGV)
Automaattinen lähetys SES:ään integroinnin kautta
- Muistutukset D+2 ja D+5
- Hitaat ilmoitukset reaaliajassa
- Allekirjoitus
- ajantasalla. 0 minuuttia per lähetys.
- Miten Certyneo auttaa sinua
Certyneo tekee allekirjoitettavan asiakirjan lähettämisestä nopeaa ja luotettavaa: intuitiivinen vedä-pudota-käyttöliittymä, mallit toistuville asiakirjoille, CRM-integraatiot, reaaliaikainen seuranta, automaattiset muistutukset. Kaikki alle 3 minuutissa.
Certyneo tekee allekirjoitettavan asiakirjan lähettämisestä nopeaa ja luotettavaa: intuitiivinen vedä-pudota-käyttöliittymä, mallit toistuville asiakirjoille, CRM-integraatiot, reaaliaikainen seuranta, automaattiset muistutukset. Kaikki alle 3 minuutissa.
Tutustu Certyneon sähköisen allekirjoituksen ratkaisuun
Kuinka kauan toimitus kestää?
2-5 minuuttia yksinkertaiselle asiakirjalle.
Voimmeko lähettää saman asiakirjan usealle allekirjoittajalle?
Kyllä, kaikki samassa kirjekuoressa, rinnakkaisessa tai peräkkäisessä järjestyksessä.
Pitäisikö meidän ilmoittaa allekirjoittajalle etukäteen?
Ei vaadita, mutta suositellaan aloitteleville allekirjoittajille.
Ei vaadita, mutta suositellaan aloitteleville allekirjoittajille.
Voimmeko peruuttaa lähetyksen?
Kyllä, ennen allekirjoittamista. Jälkeenpäin ei.
Voiko allekirjoittaja siirtyä toiselle?
Kokoonpanosta riippuen. Oletuksena ei.
Johtopäätös
Asiakirjan lähettäminen allekirjoitettavaksi on yksinkertainen ele, josta on tullut jokapäiväistä. Kun rutiini on luotu, sopimusjaksosi muuttuvat.
Kokeile Certyneoa lähettääksesi, allekirjoittaaksesi ja seurataksesi asiakirjojasi verkossa yksinkertaisesti, nopeasti ja turvallisesti.
Kokeile Certyneoa maksutta
Lähetä ensimmäinen allekirjoituskuoresi alle 5 minuutissa. 5 ilmaista kuorta kuukaudessa, ilman luottokorttia.
Syvennetään aihetta
Aiheeseen liittyvät viiteartikkelit.
Syvennetään aihetta
Kattavat oppaamme sähköisen allekirjoituksen hallintaan.
Jatka lukemista aiheesta Oppaat
Syvennä tietämystäsi näillä aiheeseen liittyvillä artikkeleilla.
Sähköinen allekirjoitus: integraatio Outlookiin ja Gmailiin
Allekirjoita asiakirjasi poistumaatta Outlookista tai Gmailista alkuperäisen sähköisen allekirjoitusintegraation ansiosta. Tutustu parhaiden käytäntöjen ja ratkaisujen osalta vuodelle 2026.
Sähköinen allekirjoitus ja ERP-integraatio: opas 2026
Sähköisen allekirjoituksen yhdistäminen ERP-järjestelmään muuttaa dokumenttityönkulkuja ja vähentää allekirjoitusaikoja 70 %. Tutustu kuinka integroida se tehokkaasti.
Tarkistuslista 2026 telekauden allekirjoitusviiveiden vähentämiseksi
Telekauden operaattorit menettävät keskimäärin 4–7 päivää per sopimus optimoimattomien allekirjoitusprosessien vuoksi. Tutustu tarkistuslistaan 2026 dokumenttivirran muuttamiseksi.