Ηλεκτρονική υπογραφή πρακτικού γενικής συνέλευσης ένωσης
Πρακτικό γενικής συνέλευσης τακτικής (ΓΣΤ) ή έκτακτης (ΓΣΕ) ένωσης νόμου 1901, ηλεκτρονικά υπογεγραμμένο από το διοικητικό συμβούλιο (πρόεδρος, γραμματέας, σκρουτινέρ). Συμμόρφωνο με το νόμο της 1ης Ιουλίου 1901, το διάταγμα αρ. 2020-321 για τις Γ.Σ. εξ αποστάσεως (μόνιμο), και τον κανονισμό eIDAS — προτείνεται προχωρημένη υπογραφή, συμβατή ψηφοφορία δια αλληλογραφίας, αρχειοθέτηση 10 ετών συμπεριλαμβανομένη.
- Νομικό πλαίσιο
- Νόμος 1901 · διάταγμα 2020-321
- Επίπεδο υπογραφής
- AES eIDAS προτείνεται
- Νομική αρχειοθέτηση
- 10 ετών συμπεριλαμβανομένη
Τι είναι πρακτικό Γ.Σ. ένωσης;
Το πρακτικό Γ.Σ. είναι το έγγραφο που τυποποιεί τις αποφάσεις που λήφθησαν σε γενική συνέλευση από τα μέλη της ένωσης. Η τακτική Γ.Σ. (ΓΣΤ) εγκρίνει τους ετήσιους λογαριασμούς και ανανεώνει το διοικητικό συμβούλιο· η έκτακτη Γ.Σ. (ΓΣΕ) τροποποιεί τα καταστατικά ή διαλύει την ένωση. Κανένα κείμενο του νόμου 1901 δεν υπαγορεύει την χειρόγραφη υπογραφή των πρακτικών. Το διάταγμα αρ. 2020-321 της 25ης Μαρτίου 2020 (αρχικά Covid, μόνιμο) επιτρέπει τις Γ.Σ. εξ αποστάσεως ή υβριδικές με ψηφοφορία δια αλληλογραφίας και ηλεκτρονική υπογραφή του πρακτικού από το διοικητικό συμβούλιο.
Γιατί να υπογράψετε ηλεκτρονικά;
Γ.Σ. εξ αποστάσεως — τεράστιο κέρδος
Το διάταγμα της 25ης Μαρτίου 2020 μόνιμο επιτρέπει τη διεξαγωγή Γ.Σ. εξ αποστάσεως ή υβριδικών. Δεν είναι πλέον απαραίτητο να συγκεντρωθούν φυσικά όλα τα μέλη. Ψηφοφορία δια αλληλογραφίας + ηλεκτρονική υπογραφή του πρακτικού από το διοικητικό συμβούλιο — κέρδος αρκετών εβδομάδων, απαρτία εύκολα επιτυγχάνεται.
Πολλαπλοί υπογράφοντες (πρόεδρος, διοικητικό συμβούλιο)
Το πρακτικό υπογράφεται από τον πρόεδρο της συνεδρίασης, τον γραμματέα και τους σκρουτινέρ. Η ροή μας διαχειρίζεται την διαδοχική ή παράλληλη υπογραφή. Κάθε υπογράφων λαμβάνει ένα μεμονωμένο ασφαλές σύνδεσμο που προστατεύεται από OTP SMS.
Ρ
Από το μόνιμο διάταγμα του 2020, το μητρώο των πρακτικών της ένωσης μπορεί να τηρείται σε ψηφιακή μορφή. Το Certyneo αρχειοθετεί αυτόματα κάθε υπογεγραμμένο πρακτικό σε ένα συμμόρφο ψηφιακό μητρώο, προσβάσιμο σε ένα κλικ για οποιονδήποτε έλεγχο ή διαφορά.
Αντιδιαστολή αρχείου ελέγχου
Κάθε πρακτικό παρέχεται με PDF απόδειξης: ταυτότητα υπογραφόντων, χρονοσφραγίδα με κύρος, SHA-256 hash, OTP SMS, IP. Αντιδιαστολή σε περίπτωση διαφοράς σχετικά με τις κατοχυρωμένες αποφάσεις, την κανονικότητα της Γ.Σ. ή την απαρτία.
Διαδικασία 4 σταδίων
Από την προετοιμασία στη νομική αρχειοθέτηση, σε λιγότερο από 5 λεπτά.
1. Προετοιμάστε το πρακτικό
Ανεβάστε το υπάρχον πρακτικό σας ή ξεκινήστε από ένα συμμόρφο πρότυπο. Υποχρεωτικές αναφορές: ημερομηνία, τόπος (ή τρόποι εξ αποστάσεως), ταυτότητα των παρόντων/εκπροσωπούμενων μελών, προσφορές υπό ψηφοφορία, αποτελέσματα ψηφοφορίας, υπογραφή του διοικητικού συμβουλίου.
2. Προσθέστε τους υπογράφοντες του διοικητικού συμβουλίου
Πρόεδρος της συνεδρίασης + γραμματέας + ενδεχόμενοι σκρουτινέρ. Καθένας λαμβάνει έναν προσωπικό ασφαλή σύνδεσμο μέσω email με OTP SMS στον δικό του αριθμό.
3. Επιλέξτε το επίπεδο eIDAS
Προχωρημένη υπογραφή (AES) προτείνεται για πρακτικό Γ.Σ.: επαλήθευση ταυτότητας μέσω OTP SMS, μοναδικό πιστοποιητικό ανά υπογράφοντα, χρονοσφραγίδα με κύρος. Συμβατή με ψηφιακό μητρώο πρακτικών.
4. Υπογράψτε και αρχειοθετήστε
Κάθε υπογράφων υπογράφει από το τηλέφωνο ή τον υπολογιστή του. Το τελικό πρακτικό + το PDF απόδειξης αρχειοθετούνται αυτόματα για 10 ετή. Για τροποποιήσεις καταστατικών (ΓΣΕ), δήλωση στην υπηρεσία κdentro εντός 3 μηνών.
Συχνές ερωτήσεις
- Μπορεί ένα πρακτικό Γ.Σ. ένωσης να υπογραφεί ηλεκτρονικά;
- Ναι, χωρίς περιορισμό. Κανένα κείμενο του νόμου 1901 δεν υπαγορεύει την χειρόγραφη υπογραφή. Το άρθρο 1366 του Αστικού Κώδικα αναγνωρίζει στο ηλεκτρονικό έγγραφο την ίδια αποδεικτική δύναμη με το έγγραφο σε χαρτί. Η προχωρημένη υπογραφή Certyneo ικανοποιεί τις απαιτήσεις αποδεικτικού χαρακτήρα.
- Μπορεί μια Γ.Σ. ένωσης να διεξαχθεί πλήρως εξ αποστάσεως;
- Ναι — το διάταγμα αρ. 2020-321 της 25ης Μαρτίου 2020 (μόνιμο) επιτρέπει τις Γ.Σ. ενώσεων εξ αποστάσεως ή υβριδικές με ψηφοφορία δια αλληλογραφίας, τηλεδιάσκεψη ή τηλεφωνική διάσκεψη. Το πρακτικό υπογράφεται στη συνέχεια από το διοικητικό συμβούλιο με προχωρημένη υπογραφή.
- Ποια μέλη του διοικητικού συμβουλίου πρέπει να υπογράψουν το πρακτικό;
- Τουλάχιστον ο πρόεδρος της συνεδρίασης και ο γραμματέας (ρόλος συντάκτη του πρακτικού). Οι σκρουτινέρ μπορούν επίσης να συνυπογράψουν για την ενίσχυση της αποδεικτικής αξίας. Το Certyneo διαχειρίζεται αυτή τη διαμόρφωση πολλαπλών υπογραφόντων διαδοχική ή παράλληλη.
- Το πρακτικό τακτικής Γ.Σ. πρέπει να κατατεθεί κάπου;
- Όχι υποχρεωτικά. Για τη τακτική Γ.Σ. (έγκριση λογαριασμών, ανανέωση διοικητικού συμβουλίου), το πρακτικό αρχειοθετείται εσωτερικά. Για την έκτακτη Γ.Σ. (τροποποίηση καταστατικών), πρέπει να το επισυνάψετε στη δήλωση τροποποίησης στην υπηρεσία κenter (άρθρο 5 νόμος 1901) εντός 3 μηνών.
- Πόσο καιρό πρέπει να διατηρηθούν τα πρακτικά;
- Για όλη τη διάρκεια της ένωσης + 10 ετή μετά τη διάλυση. Για τις ενώσεις που λαμβάνουν δημόσιες επιχορηγήσεις, διατήρηση 10 ετών των δικαιολογητικών (άρθρο L1611-4 CGCT). Το Certyneo αρχειοθετεί αυτόματα.
- Μπορεί ο ελεγκτής λογαριασμών να συνυπογράψει το πρακτικό έγκρισης λογαριασμών;
- Για τις ενώσεις >153k€ επιχορηγήσεων (άρθρο L612-4 CMF), ο ελεγκτής παράγει έκθεση η οποία συνάπτεται στο πρακτικό αλλά δεν υπογράφει ο ίδιος το πρακτικό (υπογραφή του διοικητικού συμβουλίου). Η έκθεση ελεγκτή μπορεί να υπογραφεί ηλεκτρονικά χωριστά.
- Ποιο επίπεδο υπογραφής για ένα πρακτικό Γ.Σ.;
- Προχωρημένη υπογραφή (AES) προτείνεται. Παρέχει την υπόθεση της αξιοπιστίας (άρθρο 1367 Αστικού Κώδικα) και ικανοποιεί τις απαιτήσεις αποδεικτικού χαρακτήρα σε περίπτωση διαφοράς μιας απόφασης από ένα αντιτιθέμενο μέλος.
- Είναι το ηλεκτρονικά υπογεγραμμένο πρακτικό αντιδιαστολή σε περίπτωση διαφοράς;
- Ναι — η γαλλική νομολογία αναγνωρίζει την ηλεκτρονική υπογραφή συμβατή με eIDAS. Το audit trail του Certyneo αποδεικνύει την ημερομηνία της ΓΣ, την ταυτότητα των υπογράφων του διοικητικού συμβουλίου, την απουσία αλλοίωσης του PDF — αντιτάξιμη ενώπιον του δικαστηρίου.
Δείτε επίσης
Υπογράψτε το επόμενο πρακτικό ΓΣ σας διαδικτυακά
Δωρεάν μόνιμο πλάνο (5 φάκελοι / μήνα), χωρίς πιστωτική κάρτα. Συμβατό με νόμο 1901 και eIDAS. Απομακρυσμένη ΓΣ και ψηφιακό μητρώο περιλαμβάνονται.