Μπορεί μια σύμβαση διαχείρισης να υπογραφεί ηλεκτρονικά;

Ναι. Ο νόμος ALUR επιβάλλει έναν τυποποιημένο συμβόλαιο με ακριβείς υποχρεωτικές αναφορές, αλλά δεν προδιαγράφει κάποια ιδιαίτερη μορφή. Η προηγμένη υπογραφή (AES) Certyneo ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις αποδεικτικής αξίας σε περίπτωση διαφοράς σχετικά με την αμοιβή ή τις παρεχόμενες υπηρεσίες.

Μπορούν τα πρακτικά της Γ.Σ. της συνιδιοκτησίας να υπογραφούν ηλεκτρονικά;

Ναι — από τον νόμο ELAN, το άρθρο 17-1 A του νόμου της 10ης Ιουλίου 1965 επιτρέπει στους συνιδιοκτήτες να συμμετέχουν στη ΓΣ μέσω τηλεδιάσκεψης ή οποιουδήποτε ηλεκτρονικού μέσου που επιτρέπει την ταυτοποίησή τους, και να ψηφίζουν δι' αλληλογραφίας· η γενική συνέλευση καθορίζει τα τεχνικά μέσα που χρησιμοποιούνται. Τα πρακτικά υπογράφονται στη συνέχεια ηλεκτρονικά από τον πρόεδρο της συνεδρίασης, τον γραμματέα και τους ψηφολέκτες. Το καθεστώς της πανδημίας βάσει της κανονιστικής διάταξης αριθ. 2020-304, που επέτρεπε ΓΣ χωρίς καμία φυσική παρουσία, ήταν προσωρινό.

Πώς να διοργανώσετε μια απομακρυσμένη Γ.Σ. συνιδιοκτησίας;

Η Γ.Σ. μπορεί να διεξαχθεί μέσω τηλεδιάσκεψης, τηλεφωνικής διάσκεψης ή γραπτής αλληλογραφίας (άρθρο 17-1 Α νόμος 1965). Η ψηφοφορία με αλληλογραφία χρησιμοποιεί ένα ψηφιοποιημένο έντυπο που κάθε συνιδιοκτήτης υπογράφει ηλεκτρονικά. Τα πρακτικά υπογράφονται στη συνέχεια από το προεδρείο της Γ.Σ. με προηγμένη υπογραφή.

Ποιος πρέπει να υπογράψει τα πρακτικά της Γ.Σ. συνιδιοκτησίας;

Ο πρόεδρος της συνεδρίασης + ο γραμματέας + οι ψηφοδέλτες (συνήθως 2). Ο διαχειριστής δεν είναι υπογράφων των πρακτικών (είναι υπεύθυνος για την κατάρτιση και τη διατήρηση του μητρώου). Το Certyneo διαχειρίζεται αυτή τη διαμόρφωση πολλών υπογραφόντων με διαδοχική ή παράλληλη ροή.

Ποιο επίπεδο υπογραφής για τα πρακτικά της Γ.Σ. συνιδιοκτησίας;

Συνιστάται η προηγμένη υπογραφή (AES). Είναι παραδεκτή ενώπιον δικαστηρίου (άρθ. 1367 Αστικού Κώδικα) και ο φάκελος αποδείξεών της επιτρέπει να αποδειχθεί η αξιοπιστία της σε περίπτωση προσβολής μιας απόφασης ενώπιον του πρωτοδικείου (πρώην TI και στη συνέχεια TGI).

Πόσο καιρό πρέπει να διατηρούνται τα πρακτικά της Γ.Σ.;

Καθ' όλη τη διάρκεια ζωής της συνιδιοκτησίας + 5 χρόνια μετά τη διάλυση (σύμφωνα με το όριο παραγραφής). Το μητρώο των πρακτικών πρέπει να τηρείται καθ' όλη τη διάρκεια της δραστηριότητας του συνδέσμου συνιδιοκτητών. Το Certyneo αρχειοθετεί αυτόματα κάθε πρακτικό + αρχείο ελέγχου για αυτήν τη διάρκεια.

Είναι τα ψηφίσματα συνιδιοκτησίας που υπογράφονται ηλεκτρονικά ενδεδειγμένα;

Ναι — τα ψηφίσματα που εγκρίθηκαν σε Γ.Σ. με πρακτικά που υπογράφηκαν ηλεκτρονικά είναι ενδεδειγμένα απέναντι σε όλους τους συνιδιοκτήτες από τη στιγμή της ειδοποίησής τους (άρθρο 18 διάταξη 17 Μαρτίου 1967). Η προθεσμία 2 μηνών για προσβολή αρχίζει από την ειδοποίηση, η οποία μπορεί να γίνει ηλεκτρονικά.

Πώς να ειδοποιήσετε τα πρακτικά στους συνιδιοκτήτες;

Το πρακτικό πρέπει να κοινοποιηθεί σε κάθε συνιδιοκτήτη εντός του μήνα που ακολουθεί τη ΓΣ (άρθρο 42 νόμου του 1965). Η ηλεκτρονική κοινοποίηση επιτρέπεται από το άρθρο 42-1 του νόμου του 1965 (ο συνιδιοκτήτης μπορεί πάντοτε να ζητήσει την ταχυδρομική οδό), υπό την προϋπόθεση ότι χρησιμοποιείται ηλεκτρονική συστημένη επιστολή ή διαδικασία εγκεκριμένου παρόχου υπηρεσιών εμπιστοσύνης, όπως απαιτεί το άρθρο 64 του διατάγματος της 17ης Μαρτίου 1967: ένα απλό email με χρονοσήμανση δεν αρκεί.

Νόμος 10 Ιουλίου 1965 · νόμος ALUR · ΓΣ αποστάσεως

Ηλεκτρονική υπογραφή για διαχειριστές πολυκατοικιών

Ολοκληρωμένη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής για διαχειριστές πολυκατοικιών (επαγγελματίες και εθελοντές). Ψηφιοποιήστε τη σύμβαση διαχείρισης, τα πρακτικά γενικών συνελεύσεων, τις αποφάσεις της συνιδιοκτησίας, τις συμβάσεις με παρόχους και τις εντολές εργασιών. Σύμφωνη με τον νόμο της 10ης Ιουλίου 1965 (καθεστώς της συνιδιοκτησίας, μεταξύ άλλων το άρθρο 17-1 A για τη συμμετοχή εξ αποστάσεως και την ψηφοφορία δι' αλληλογραφίας), τον νόμο ALUR (τυποποιημένη σύμβαση διαχείρισης) και τον κανονισμό eIDAS — συνιστώμενη προηγμένη υπογραφή, πολλαπλοί συνιδιοκτήτες, αρχειοθέτηση 10 ετών.

Νομικό πλαίσιο: Νόμος 1965 · ALUR · ΓΣ αποστάσεως
Επίπεδο υπογραφής: AES eIDAS συνιστάται
Νομική αρχειοθέτηση: 10 χρόνια συμπεριλαμβανομένης

Τι μπορεί να υπογράψει ηλεκτρονικά ένας διαχειριστής;

Ο σύνδικος της συνιδιοκτησίας είναι ο κοινός εκπρόσωπος των συνιδιοκτητών, υπεύθυνος για τη διαχείριση του κτιρίου. Η δραστηριότητά του παράγει σημαντικό όγκο εγγράφων προς υπογραφή: σύμβαση συνδίκου (από τον νόμο ALUR της 24ης Μαρτίου 2014, υποχρεωτική τυποποιημένη σύμβαση), πρακτικά γενικής συνέλευσης (νόμος της 10ης Ιουλίου 1965), αποφάσεις συνιδιοκτησίας, συμβάσεις με τρίτους (συντήρηση, φύλαξη, εργασίες), εντολές εργασίας. Από τον νόμο ELAN και την αναμόρφωση 2019-2020 (άρθρο 17-1 A του νόμου του 1965), οι συνιδιοκτήτες μπορούν να συμμετέχουν στη ΓΣ με τηλεδιάσκεψη και να ψηφίσουν διά αλληλογραφίας, σύμφωνα με τις μεθόδους που αποφασίστηκαν στη συνέλευση· το καθεστώς Covid της διατάγματος αριθ. 2020-304 ήταν μόνο προσωρινό. Η ηλεκτρονική υπογραφή του πρακτικού από τον πρόεδρο της συνεδρίασης, τον γραμματέα και τους ψηφοφόρους επιτρέπεται. Για τη σύμβαση συνδίκου, ο νόμος ALUR επιβάλλει ακριβείς αναφορές αλλά δεν ορίζει κανένα σχήμα — η προχωρημένη ηλεκτρονική υπογραφή + χρονοσήμανση RFC 3161 είναι απολύτως συμβατές.

Γιατί να υπογράψετε ηλεκτρονικά;

ΓΣ πολυκατοικίας αποστάσεως — τεράστια κέρδη

Το άρθρο 17-1 A του νόμου της 10ης Ιουλίου 1965 (από τον νόμο ELAN) επιτρέπει στους συνιδιοκτήτες να συμμετέχουν στη ΓΣ μέσω τηλεδιάσκεψης και να ψηφίζουν δι' αλληλογραφίας. Λιγότερες μετακινήσεις για τους συνιδιοκτήτες, υβριδικές ΓΣ σύμφωνα με τους όρους που ψηφίζει η συνέλευση + ηλεκτρονική υπογραφή των πρακτικών — κέρδος αρκετών εβδομάδων, ευκολότερη επίτευξη της απαρτίας.

Σύμβαση διαχειριστή συμβατή με νόμο ALUR

Νόμος ALUR επιβάλλει τυπικό συμβόλαιο με ακριβή υποχρεωτικά στοιχεία (ετήσια ταρίφα, συμπεριλαμβανόμενες υπηρεσίες, πρόσθετες υπηρεσίες χρεωμένες). Το πρότυπο σύμβασης διαχειριστή μας προ-συμπληρώνει τα στοιχεία, ηλεκτρονική υπογραφή των συν-ιδιοκτητών (πρόεδρος συμβουλίου πολυκατοικίας) σε 2 λεπτά.

Πολλαπλοί συν-ιδιοκτήτες (έως 100+)

Για μεγάλες πολυκατοικίες, τα πρακτικά πρέπει να υπογραφούν από τον πρόεδρο, τον γραμματέα, τους εφόρους και κατά προτίμηση διανεμηθούν σε όλους τους συν-ιδιοκτήτες. Η Certyneo διαχειρίζεται εγγενώς υπογραφές σε σειρά και διανομή πολλαπλών παραληπτών με χρονοσημείωση απόδειξης παραλαβής.

Audit trail αντιρρήσιμο στο δικαστήριο πολυκατοικίας

Κάθε έγγραφο παραδίδεται με ένα PDF απόδειξης: ταυτότητα των υπογράφοντων επαληθευμένη με OTP SMS, χρονοσήμανση RFC 3161, hash SHA-256, IP. Ενάντια στο δικαστήριο της συνιδιοκτησίας σε περίπτωση αμφισβητήσεως αποφάσεως, απαρτίας ή μέτρησης ψήφων.

Διαδικασία 4 σταδίων

Από την προετοιμασία στην νομική αρχειοθέτηση, σε λιγότερο από 5 λεπτά.

1. Επιλέξτε το έγγραφο προς υπογραφή
Σύμβαση διαχειριστή (νόμος ALUR), ΠΓ ΓΣ (νόμος 1965), εξαιρετική απόφαση, σύμβαση με παρόχο, εντολή υπηρεσίας. Πρότυπα προ-συμπληρωμένα με υποχρεωτικά στοιχεία νόμου ALUR για τη σύμβαση διαχειριστή.
2. Προσθήκη υπογραφόντων
Για σύμβαση διαχείρισης: πρόεδρος του συμβουλίου διαχείρισης (εξουσιοδοτημένος από την Γ.Σ.). Για πρακτικά Γ.Σ.: πρόεδρος συνεδρίασης + γραμματέας + ψηφοδέλτες. Καθένας λαμβάνει ένα εξατομικευμένο ασφαλές σύνδεσμο με OTP SMS.
3. Προηγμένη υπογραφή OTP SMS
Επαλήθευση ταυτότητας με OTP SMS στο τηλέφωνο κάθε υπογράφοντος, μονάδα πιστοποιητικού, χρονοσήμανση RFC 3161. Σύμφωνο με το άρθρο 26 του κανονισμού eIDAS και συμβατό με τις υβριδικές ΓΣ που προβλέπονται στο άρθρο 17-1 A του νόμου της 10ης Ιουλίου 1965.
4. Διανομή στους συνιδιοκτήτες
Τα υπογεγραμμένα πρακτικά μπορούν να διανεμηθούν αυτόματα σε όλους τους συνιδιοκτήτες (ειδοποίηση email + πρόσβαση στο PDF στο ψηφιακό τους χρηματοκιβώτιο). Αρχείο ελέγχου αρχειοθετημένο 10 χρόνια με χρονοσήμανση των αποδείξεων παραλαβής.

Επικαιρότερα ερωτήματα

Μπορεί μια σύμβαση διαχείρισης να υπογραφεί ηλεκτρονικά;: Ναι. Ο νόμος ALUR επιβάλλει έναν τυποποιημένο συμβόλαιο με ακριβείς υποχρεωτικές αναφορές, αλλά δεν προδιαγράφει κάποια ιδιαίτερη μορφή. Η προηγμένη υπογραφή (AES) Certyneo ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις αποδεικτικής αξίας σε περίπτωση διαφοράς σχετικά με την αμοιβή ή τις παρεχόμενες υπηρεσίες.
Μπορούν τα πρακτικά της Γ.Σ. της συνιδιοκτησίας να υπογραφούν ηλεκτρονικά;: Ναι — από τον νόμο ELAN, το άρθρο 17-1 A του νόμου της 10ης Ιουλίου 1965 επιτρέπει στους συνιδιοκτήτες να συμμετέχουν στη ΓΣ μέσω τηλεδιάσκεψης ή οποιουδήποτε ηλεκτρονικού μέσου που επιτρέπει την ταυτοποίησή τους, και να ψηφίζουν δι' αλληλογραφίας· η γενική συνέλευση καθορίζει τα τεχνικά μέσα που χρησιμοποιούνται. Τα πρακτικά υπογράφονται στη συνέχεια ηλεκτρονικά από τον πρόεδρο της συνεδρίασης, τον γραμματέα και τους ψηφολέκτες. Το καθεστώς της πανδημίας βάσει της κανονιστικής διάταξης αριθ. 2020-304, που επέτρεπε ΓΣ χωρίς καμία φυσική παρουσία, ήταν προσωρινό.
Πώς να διοργανώσετε μια απομακρυσμένη Γ.Σ. συνιδιοκτησίας;: Η Γ.Σ. μπορεί να διεξαχθεί μέσω τηλεδιάσκεψης, τηλεφωνικής διάσκεψης ή γραπτής αλληλογραφίας (άρθρο 17-1 Α νόμος 1965). Η ψηφοφορία με αλληλογραφία χρησιμοποιεί ένα ψηφιοποιημένο έντυπο που κάθε συνιδιοκτήτης υπογράφει ηλεκτρονικά. Τα πρακτικά υπογράφονται στη συνέχεια από το προεδρείο της Γ.Σ. με προηγμένη υπογραφή.
Ποιος πρέπει να υπογράψει τα πρακτικά της Γ.Σ. συνιδιοκτησίας;: Ο πρόεδρος της συνεδρίασης + ο γραμματέας + οι ψηφοδέλτες (συνήθως 2). Ο διαχειριστής δεν είναι υπογράφων των πρακτικών (είναι υπεύθυνος για την κατάρτιση και τη διατήρηση του μητρώου). Το Certyneo διαχειρίζεται αυτή τη διαμόρφωση πολλών υπογραφόντων με διαδοχική ή παράλληλη ροή.
Ποιο επίπεδο υπογραφής για τα πρακτικά της Γ.Σ. συνιδιοκτησίας;: Συνιστάται η προηγμένη υπογραφή (AES). Είναι παραδεκτή ενώπιον δικαστηρίου (άρθ. 1367 Αστικού Κώδικα) και ο φάκελος αποδείξεών της επιτρέπει να αποδειχθεί η αξιοπιστία της σε περίπτωση προσβολής μιας απόφασης ενώπιον του πρωτοδικείου (πρώην TI και στη συνέχεια TGI).
Πόσο καιρό πρέπει να διατηρούνται τα πρακτικά της Γ.Σ.;: Καθ' όλη τη διάρκεια ζωής της συνιδιοκτησίας + 5 χρόνια μετά τη διάλυση (σύμφωνα με το όριο παραγραφής). Το μητρώο των πρακτικών πρέπει να τηρείται καθ' όλη τη διάρκεια της δραστηριότητας του συνδέσμου συνιδιοκτητών. Το Certyneo αρχειοθετεί αυτόματα κάθε πρακτικό + αρχείο ελέγχου για αυτήν τη διάρκεια.
Είναι τα ψηφίσματα συνιδιοκτησίας που υπογράφονται ηλεκτρονικά ενδεδειγμένα;: Ναι — τα ψηφίσματα που εγκρίθηκαν σε Γ.Σ. με πρακτικά που υπογράφηκαν ηλεκτρονικά είναι ενδεδειγμένα απέναντι σε όλους τους συνιδιοκτήτες από τη στιγμή της ειδοποίησής τους (άρθρο 18 διάταξη 17 Μαρτίου 1967). Η προθεσμία 2 μηνών για προσβολή αρχίζει από την ειδοποίηση, η οποία μπορεί να γίνει ηλεκτρονικά.
Πώς να ειδοποιήσετε τα πρακτικά στους συνιδιοκτήτες;: Το πρακτικό πρέπει να κοινοποιηθεί σε κάθε συνιδιοκτήτη εντός του μήνα που ακολουθεί τη ΓΣ (άρθρο 42 νόμου του 1965). Η ηλεκτρονική κοινοποίηση επιτρέπεται από το άρθρο 42-1 του νόμου του 1965 (ο συνιδιοκτήτης μπορεί πάντοτε να ζητήσει την ταχυδρομική οδό), υπό την προϋπόθεση ότι χρησιμοποιείται ηλεκτρονική συστημένη επιστολή ή διαδικασία εγκεκριμένου παρόχου υπηρεσιών εμπιστοσύνης, όπως απαιτεί το άρθρο 64 του διατάγματος της 17ης Μαρτίου 1967: ένα απλό email με χρονοσήμανση δεν αρκεί.

Δείτε επίσης

Ψηφιοποιήστε το γραφείο διαχείρισης σας

Δωρεάν μόνιμο πρόγραμμα (5 φακέλους για 14 ημέρες, στη συνέχεια 2/μήνα), χωρίς τραπεζική κάρτα. Συμμόρφωση με το νόμο 1965, ALUR και διάταγμα ΑΓ εξ αποστάσεως. Audit trail και αρχειοθέτηση 10 ετών συμπεριλαμβανομένης.

Ξεκινήστε δωρεάν Δείτε τις τιμές