Λογιστική Επιχειρήσεων: Πλήρεις Νομικές Υποχρεώσεις

Η λογιστική δεν αποτελεί ετήσια δηλωτική υποχρέωση: πρόκειται για συνεχή υποχρέωση, της οποίας η κανονικότητα κρίνεται καθ' όλη τη διάρκεια της χρήσης. Αυτή η διάκριση καθορίζει την έκβαση ενός ελέγχου. Μια λογιστική που ανασυστάθηκε εκ των υστέρων, ακόμη κι αν είναι ακριβής, φέρει τα σημάδια που την προδίδουν —ομαδοποιημένες εγγραφές, ασυνεχή αρίθμηση, ελλείποντα δικαιολογητικά— και υπονομεύει το σύνολο των θέσεων που έχει λάβει η επιχείρηση.

Ποιος αφορά, και σε ποιο επίπεδο

Κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο που έχει την ιδιότητα του εμπόρου οφείλει να καταγράφει χρονολογικά τις κινήσεις που επηρεάζουν την περιουσία του, να διενεργεί απογραφή τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο, και να καταρτίζει ετήσιους λογαριασμούς.

Η έκταση της υποχρέωσης διαφέρει στη συνέχεια ανάλογα με το καθεστώς:

• Πολύ μικρή επιχείρηση (micro-entreprise): ένα βιβλίο εσόδων, συμπληρωμένο με μητρώο αγορών για τις δραστηριότητες πώλησης. Κανένας ισολογισμός, καμία κατάσταση αποτελεσμάτων.
• Απλοποιημένο πραγματικό καθεστώς: πλήρης λογιστική, με απλοποιημένη παρουσίαση των ετήσιων λογαριασμών και δυνατότητα καταχώρισης απαιτήσεων και υποχρεώσεων μόνο κατά το κλείσιμο.
• Κανονικό πραγματικό καθεστώς: πλήρης λογιστική και αναλυτικοί ετήσιοι λογαριασμοί.

Υπάρχει μια ανοχή για τις μικρότερες δομές, οι οποίες μπορούν να τηρούν λογιστική ταμειακών ροών κατά τη διάρκεια της χρήσης, υπό την προϋπόθεση ότι θα προβούν στις απαραίτητες τακτοποιήσεις κατά το κλείσιμο. Αυτή η ανοχή αφορά τον ρυθμό καταχώρισης, ποτέ την πληρότητα.

Τα υποχρεωτικά λογιστικά βιβλία

Τρία έγγραφα διαρθρώνουν την τήρηση και ζητούνται πρώτα κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου.

Το ημερολόγιο καταγράφει τις κινήσεις χρονολογικά, πράξη προς πράξη. Η χρονολογική σειρά δεν είναι σύμβαση παρουσίασης: μια προγενέστερης ημερομηνίας ή εκτός σειράς εισαχθείσα εγγραφή αποτελεί ένδειξη ανώμαλης λογιστικής.

Το γενικό καθολικό επαναλαμβάνει τις ίδιες εγγραφές κατανεμημένες ανά λογαριασμό, σύμφωνα με το λογιστικό σχέδιο.

Το βιβλίο απογραφών, του οποίου η υποχρέωση έχει ελαφρυνθεί, καταγράφει τα στοιχεία ενεργητικού και παθητικού που προκύπτουν από την ετήσια απογραφή.

Σε αυτά τα βιβλία προστίθεται, για τις επιχειρήσεις που τηρούν μηχανογραφημένη λογιστική, η υποχρέωση να μπορούν να προσκομίσουν το αρχείο λογιστικών εγγραφών σε τυποποιημένη μορφή. Η απουσία ή η μη συμμόρφωσή του τιμωρείται με πρόστιμο, ανεξάρτητα από την ποιότητα των ίδιων των λογαριασμών.

Τα δικαιολογητικά

Κάθε εγγραφή πρέπει να στηρίζεται σε δικαιολογητικό χρονολογημένο και αποδεικτικό. Αυτή είναι η προϋπόθεση που στοιχίζει τις περισσότερες εκπτώσεις, και είναι καθαρά τεκμηριωτικής φύσης: μια πραγματική δαπάνη, που πραγματοποιήθηκε προς το συμφέρον της επιχείρησης, καθίσταται μη εκπεστέα ελλείψει σύμφωνου δικαιολογητικού.

Ένα τιμολόγιο πρέπει να περιλαμβάνει τις υποχρεωτικές ενδείξεις — στοιχεία ταυτοποίησης των μερών, αριθμό, ημερομηνία, περιγραφή, τιμή, συντελεστή και ποσό ΦΠΑ, ενδείξεις σχετικά με τις προθεσμίες και τις ρήτρες καθυστέρησης. Μια απόδειξη τραπεζικής κάρτας δεν αποτελεί τιμολόγιο: αποδεικνύει μια πληρωμή, όχι τη φύση ή τον αποδέκτη της δαπάνης.

Η γενίκευση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης μετατοπίζει το ζήτημα. Η συμμόρφωση δεν κρίνεται πλέον μόνο βάσει του εγγράφου, αλλά βάσει του αξιόπιστου ελεγκτικού ίχνους: της ικανότητας να συνδεθεί κάθε τιμολόγιο με την οικονομική ροή και την αντίστοιχη εξόφληση, με τεκμηριωμένο και μόνιμο τρόπο — απαίτηση που αναλύεται στο άρθρο μας για το αξιόπιστο ελεγκτικό ίχνος.

Οι διάρκειες φύλαξης

Τα βιβλία, τα μητρώα και τα δικαιολογητικά φυλάσσονται επί δέκα έτη από το κλείσιμο της χρήσης. Αυτή η διάρκεια είναι μεγαλύτερη από την προθεσμία επανελέγχου της φορολογικής διοίκησης, η οποία αφορά τις τρεις προηγούμενες χρήσεις — σημείο που οδηγεί ορισμένες επιχειρήσεις να καταστρέφουν πρόωρα τα έγγραφα.

Δύο κανόνες προστίθενται σε αυτό. Τα έγγραφα που αφορούν πάγια στοιχεία πρέπει να διατηρούνται πέραν αυτού, όσο το στοιχείο παραμένει στο ενεργητικό και κατά τις προθεσμίες που ισχύουν μετά την έξοδό του, καθώς τεκμηριώνουν την αποσβέσιμη βάση και την υπεραξία μεταβίβασης. Και τα εταιρικά έγγραφα υπόκεινται στις δικές τους διάρκειες, γενικά μεγαλύτερες.

Η φύλαξη σε ηλεκτρονική μορφή επιτρέπεται, υπό την προϋπόθεση ότι διασφαλίζεται η ακεραιότητα, η αναγνωσιμότητα και η δυνατότητα ανάκτησης των εγγράφων καθ' όλη τη διάρκεια. Ένας απλός φάκελος αρχείων δεν πληροί αυτές τις προϋποθέσεις: απαιτείται αρχειοθέτηση αποδεικτικής αξίας.

Τι εξετάζει πρώτα ένας έλεγχος

Τα σημεία που εξετάζονται παραμένουν σταθερά από έλεγχο σε έλεγχο, γεγονός που επιτρέπει την προετοιμασία:

• Η συνέχεια της αρίθμησης των εγγραφών και των εκδοθέντων τιμολογίων.
• Η χρονολογική σειρά των καταχωρίσεων, σε σύγκριση με τις ημερομηνίες των δικαιολογητικών.
• Η συμφωνία μεταξύ του τραπεζικού λογαριασμού, του ταμείου και των καταχωρίσεων.
• Η πληρότητα των δικαιολογητικών, μέσω δειγματοληψίας στα κονδύλια με υψηλό διακύβευμα.
• Η συνέπεια μεταξύ των δηλώσεων ΦΠΑ και της λογιστικής.

Μια ανώμαλη λογιστική μπορεί να απορριφθεί, ανοίγοντας τον δρόμο σε ανασύσταση του κύκλου εργασιών από τη φορολογική διοίκηση σύμφωνα με τις δικές της μεθόδους. Πρόκειται για την πιο βαριά κύρωση, καθώς μετατοπίζει το βάρος της απόδειξης: η επιχείρηση οφείλει τότε να αποδείξει ότι η ανασύσταση είναι εσφαλμένη. Οι εγγυήσεις που ισχύουν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας παρουσιάζονται στο άρθρο μας για τον φορολογικό έλεγχο.

Σενάρια χρήσης

Ίδρυση επιχείρησης. Επιλέξτε το καθεστώς με βάση τον προβλεπόμενο όγκο και όχι μόνο τη διοικητική ευκολία. Η μετάβαση από το ένα καθεστώς στο άλλο κατά τη διάρκεια της λειτουργίας συνεπάγεται αναπροσαρμογές που η πρόβλεψη αποτρέπει.

Καθυστέρηση καταχώρισης. Καλύψτε την καθυστέρηση τηρώντας την πραγματική χρονολογική σειρά των δικαιολογητικών και όχι καταχωρίζοντας με ημερομηνία την ημέρα της κάλυψης. Μια ομαδική καταχώριση στο τέλος της χρήσης είναι εμφανής και αποδυναμώνει το σύνολο.

Κλείσιμο χρήσης. Ελέγξτε τις συσχετίσεις — δεδουλευμένα έξοδα, δεδουλευμένα έσοδα — καθώς και τις αποσβέσεις και τις προβλέψεις, των οποίων η παράλειψη δεν μπορεί να καλυφθεί την επόμενη χρήση.

Συχνές ερωτήσεις

Πρέπει μια πολύ μικρή επιχείρηση να τηρεί λογιστική; Ένα βιβλίο εσόδων, συμπληρωμένο με μητρώο αγορών για τις δραστηριότητες πώλησης. Δεν απαιτείται ούτε ισολογισμός ούτε κατάσταση αποτελεσμάτων, αλλά τα δικαιολογητικά πρέπει να φυλάσσονται.

Πόσο καιρό πρέπει να φυλάσσονται τα δικαιολογητικά; Δέκα έτη από το κλείσιμο της χρήσης, περισσότερο για τα έγγραφα που αφορούν πάγια στοιχεία και για τα εταιρικά έγγραφα.

Αρκεί μια απόδειξη τραπεζικής κάρτας; Όχι. Αποδεικνύει μια πληρωμή, όχι τη φύση της δαπάνης ούτε τον δικαιούχο της. Απαιτείται τιμολόγιο που να περιλαμβάνει τις υποχρεωτικές ενδείξεις.

Μπορεί κανείς να διατηρήσει τα πάντα σε ψηφιακή μορφή; Ναι, υπό την προϋπόθεση ότι διασφαλίζεται η ακεραιότητα, η αναγνωσιμότητα και η δυνατότητα ανάκτησης των εγγράφων καθ' όλη τη νόμιμη διάρκεια. Ένας απλός φάκελος αρχείων δεν επαρκεί.

Τι είναι το αρχείο λογιστικών εγγραφών; Μια τυποποιημένη εξαγωγή της μηχανογραφημένης λογιστικής, που παραδίδεται στη φορολογική διοίκηση κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου. Η απουσία ή η μη συμμόρφωσή του τιμωρείται με δικό της πρόστιμο.

Τι κινδυνεύει μια ανώμαλη λογιστική; Μπορεί να απορριφθεί, με τη φορολογική διοίκηση να ανασυστήνει τότε τον κύκλο εργασιών σύμφωνα με τις δικές της μεθόδους. Εναπόκειται στην επιχείρηση να αποδείξει ότι αυτή η ανασύσταση είναι εσφαλμένη.

Τι πρέπει να συγκρατήσετε

Η κανονικότητα μιας λογιστικής βασίζεται σε τρία παρατηρήσιμα χαρακτηριστικά, και ένας έλεγχος τα εξετάζει με αυτή τη σειρά: τη χρονολογική σειρά των καταχωρίσεων, τη συνέχεια των αριθμήσεων, και την ύπαρξη αποδεικτικού δικαιολογητικού πίσω από κάθε εγγραφή.

Αυτά τα τρία σημεία οικοδομούνται σταδιακά και δεν μπορούν να καλυφθούν εκ των υστέρων. Μια λογιστική που ανασυστάθηκε στο τέλος της χρήσης φέρει αναγνωρίσιμα ίχνη, και ο κίνδυνος δεν είναι η απόρριψη μιας μεμονωμένης εγγραφής αλλά αυτή του συνόλου — με την ανατροπή του βάρους της απόδειξης που τη συνοδεύει. Το αντιστάθμισμα είναι ευνοϊκό: μια τακτική και τεκμηριωμένη τήρηση είναι αυτό που, κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου, στηρίζει τις θέσεις που έχουν ληφθεί σε θέματα εταιρικής φορολογίας.