Ηλεκτρονική υπογραφή για εκπαιδευτικούς οργανισμούς

Ένας κλάδος υπό διοικητική πίεση

Οι φορείς κατάρτισης (OF) και τα κέντρα μαθητείας (CFA) λειτουργούν υπό σημαντική διοικητική πίεση: τριμερείς συμβάσεις, φύλλα παρουσίας, βεβαιώσεις παρακολούθησης, προσφορές, τιμολόγηση προς τους OPCO. Η ηλεκτρονική υπογραφή ελαφρύνει σημαντικά αυτόν τον φόρτο και απλουστεύει τους ελέγχους Qualiopi.

Έγγραφα που υπογράφονται συχνά

• Σύμβαση κατάρτισης (πελάτης ή OPCO)
• Τριμερής σύμβαση (CPF, Pôle Emploi)
• Σύμβαση μαθητείας (CERFA)
• Φύλλο παρουσίας (ανά συνάντηση ή ανά ημέρα)
• Βεβαίωση παρακολούθησης, επιτυχίας, παρακολούθησης πορείας
• Προσφορά και BPF (παιδαγωγικός και οικονομικός απολογισμός)
• Εσωτερικός κανονισμός του κέντρου

Qualiopi και ηλεκτρονική υπογραφή

Σε αντίθεση με μια διαδεδομένη αντίληψη, το εθνικό πρότυπο ποιότητας στο οποίο βασίζεται το Qualiopi (παράρτημα του décret n° 2019-565) δεν επιβάλλει ούτε επίπεδο υπογραφής ούτε μορφή παρουσιολογίου: οι λέξεις «παρουσιολόγιο», «τακτική παρακολούθηση» και «υπογραφή» δεν αναφέρονται σε αυτό. Ο δείκτης 11 του αφορά την αξιολόγηση της επίτευξης των στόχων από τους ωφελούμενους · αυτός που πλησιάζει περισσότερο τις πρακτικές τεκμηρίωσής σας είναι ο δείκτης 10 (υλοποίηση, υποστήριξη και παρακολούθηση της παροχής), για τον οποίο παράδειγμα αποδεικτικού στοιχείου αποτελεί η ιχνηλασιμότητα της τεχνικής και παιδαγωγικής υποστήριξης. Αυτό που έχει σημασία είναι να μπορείτε να προσκομίσετε τα αποδεικτικά σας στοιχεία την ημέρα του ελέγχου: «η απουσία αποδεικτικού στοιχείου την ημέρα του ελέγχου συνιστά μη συμμόρφωση» (arrêté du 6 juin 2019 σχετικά με τους τρόπους διεξαγωγής του ελέγχου). Η ηλεκτρονική υπογραφή εξυπηρετεί ακριβώς αυτόν τον σκοπό — βέβαιη ημερομηνία, ταυτοποίηση του υπογράφοντος, ακεραιότητα του εγγράφου — και πολλοί πιστοποιημένοι φορείς έχουν εγκαταλείψει το χαρτί χωρίς απώλεια συμμόρφωσης.

Συνιστώμενο επίπεδο

• Σύμβαση κατάρτισης: προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (AES)
• Ημερήσιο φύλλο παρουσίας: αρκεί η απλή ηλεκτρονική υπογραφή (SES) (μεγάλος όγκος, χαμηλό ατομικό ρίσκο)
• Βεβαιώσεις και πιστοποιήσεις: προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (AES) εάν έχει αξία πτυχίου

Οφέλη

• Φύλλα παρουσίας σε πραγματικό χρόνο: τέλος στα χάρτινα φύλλα που πρέπει να μαζεύονται, να σκανάρονται, να αρχειοθετούνται
• Ευκολότεροι έλεγχοι OPCO: εξαγωγή με ένα κλικ όλων των υπογεγραμμένων συμβάσεων
• Ταχύτερες τριμερείς συμβάσεις: 3 υπογράφοντες (OF + εκπαιδευόμενος + επιχείρηση ή OPCO) παράλληλα
• Τιμολόγηση OPCO: πλήρης ψηφιακός φάκελος που μπορεί να αποσταλεί απευθείας

Ενσωμάτωση με LMS και εργαλεία διαχείρισης

Digiforma, Dendreo, Ammon, Talentsoft: τα επιχειρησιακά εργαλεία των OF διασυνδέονται με τις πλατφόρμες υπογραφής μέσω API ή Zapier. Οι συμβάσεις μπορούν να δημιουργούνται αυτόματα από το CRM και να αποστέλλονται προς υπογραφή με ένα κλικ.

Συνήθη λάθη

• Χρήση της SES για σύμβαση μαθητείας (προτιμήστε την AES)
• Η πεποίθηση ότι το Qualiopi επιβάλλει συγκεκριμένη μορφή παρουσιολογίου: από την 1η Ιανουαρίου 2019, το άρθρο R6313-3 του Γαλλικού Εργατικού Κώδικα δέχεται «κάθε αποδεικτικό στοιχείο» για την τεκμηρίωση της υλοποίησης μιας ενέργειας
• Η παράλειψη των παιδαγωγικών παραρτημάτων στη σύμβαση
• Η αποθήκευση των συμβάσεων και των παρουσιολογίων χωριστά, με αποτέλεσμα να μην είναι δυνατή η προσκόμισή τους την ημέρα του ελέγχου

Πρακτική περίπτωση: τριμερής σύμβαση OPCO

Ένα Bootcamp διάρκειας 35 ημερών: 10 εκπαιδευόμενοι, 1 OPCO (AKTO), 1 OF. Διαδικασία:

1. Δημιουργία των 10 συμβάσεων από το Digiforma
2. Αποστολή με προηγμένη υπογραφή (AES) στους 10 εκπαιδευόμενους + OPCO (παράλληλη υπογραφή)
3. Όλες υπογράφηκαν εντός 48 ωρών
4. Ημερήσιο φύλλο παρουσίας μέσω κωδικού QR → ταχεία AES
5. Αποστολή του BPF στον OPCO στο τέλος της σύμβασης

Κέρδος σε σχέση με τον παλιό χάρτινο κύκλο: 3 εβδομάδες διοικητικής επεξεργασίας εξοικονομήθηκαν.

Πώς σας βοηθά η Certyneo

Η Certyneo προσφέρει ένα πακέτο για OF με πρότυπα συμβάσεων (διμερή/τριμερή), αποϋλοποιημένο φύλλο παρουσίας, προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή ως προεπιλογή, ενσωμάτωση με τα κύρια LMS (Digiforma, Dendreo), και αρχειοθέτηση 10 ετών συμβατή με το Qualiopi.

Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής της Certyneo

Συχνές ερωτήσεις

Γίνεται δεκτό το ηλεκτρονικό φύλλο παρουσίας από τους OPCO;

Ναι, υπό την προϋπόθεση ταυτοποίησης του εκπαιδευόμενου (OTP ή ονομαστικός κωδικός QR).

Απαιτεί το Qualiopi συγκεκριμένο επίπεδο;

Όχι. Το εθνικό πρότυπο ποιότητας δεν απαιτεί ούτε συγκεκριμένο επίπεδο υπογραφής ούτε συγκεκριμένη μορφή παρουσιολογίου· απαιτείται να μπορείτε να προσκομίσετε αποδεικτικό υλοποίησης την ημέρα του ελέγχου. Στην πράξη, η SES επαρκεί για το παρουσιολόγιο, ενώ η AES συνιστάται για τις συμβάσεις, όπου το αποδεικτικό διακύβευμα είναι υψηλότερο.

Μπορεί η σύμβαση μαθητείας να υπογραφεί ηλεκτρονικά;

Ναι, με προηγμένη υπογραφή (AES) και εφόσον ο OPCO δέχεται την αποϋλοποιημένη κατάθεση.

Διάρκεια τήρησης;

10 έτη για την τιμολόγηση, τουλάχιστον 3 έτη για τις συμβάσεις (ορισμένοι OPCO απαιτούν περισσότερο).

Μπορούν οι ανήλικοι να υπογράψουν;

Συνυπογραφή του νόμιμου εκπροσώπου στον ίδιο φάκελο.

Συμπέρασμα

Η ηλεκτρονική υπογραφή έχει καταστεί απαραίτητο εργαλείο για τους OF: ενισχυμένη συμμόρφωση με το Qualiopi, διπλάσια διοικητική παραγωγικότητα, ομαλότερες σχέσεις με τους OPCO.

Δοκιμάστε την Certyneo για να αποστέλλετε, να υπογράφετε και να παρακολουθείτε τα έγγραφά σας online, με απλό, ταχύ και ασφαλή τρόπο.