Ηλεκτρονική υπογραφή έντυπου μέλους

Σε ποιο πλαίσιο χρησιμοποιείται μια φόρμα εγγραφής μέλους

Σωματεία μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα, ταμεία αλληλασφάλισης, σύλλογοι, επαγγελματικά συνδικάτα, αθλητικές ομοσπονδίες: πολλοί φορείς συλλέγουν την εγγραφή νέων μελών μέσω μιας φόρμας. Η ηλεκτρονική υπογραφή απλοποιεί ριζικά τη διαδικασία και αυξάνει το ποσοστό εγγραφών.

Συνιστώμενο επίπεδο

Απλή ηλεκτρονική υπογραφή (SES) ενδείκνυται για την πλειονότητα των εγγραφών, ειδικά για μικρά ποσά (συνδρομή < 500 €). Για ταμεία αλληλασφάλισης και πρόνοιας (συμβάσεις με ιατρικό/οικονομικό διακύβευμα), προτιμήστε AES.

Διαδικασία

1. Προσυμπληρωμένη φόρμα online ή σε PDF με πεδία προς συμπλήρωση
2. Συμπερίληψη των υποχρεωτικών εγγράφων (καταστατικό, εσωτερικός κανονισμός, RGPD, ενημερωτικές διατάξεις)
3. Ηλεκτρονική υπογραφή
4. Πάγια εντολή SEPA για τη συνδρομή (εντολή στον ίδιο φάκελο)
5. Αυτόματη ενημέρωση του CRM ή της βάσης μελών

Πληροφορίες RGPD

Για μια φόρμα εγγραφής μέλους, φροντίστε να συμπεριλάβετε:

• τον σκοπό της συλλογής (διαχείριση της εγγραφής, επικοινωνία)
• τη νομική βάση (εκτέλεση της σύμβασης, συναίνεση)
• τη διάρκεια διατήρησης
• το δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής
• τα στοιχεία επικοινωνίας του DPO, όπου απαιτείται

Η συναίνεση RGPD μπορεί να συγκεντρωθεί στον ίδιο φάκελο με την υπογραφή εγγραφής.

Οφέλη για τον φορέα

• αυξημένο ποσοστό εγγραφών (μειωμένη τριβή)
• αυτόματη ενημέρωση της βάσης μελών
• άμεση πληρωμή μέσω εντολής SEPA
• μηδενικό χαρτί για αρχειοθέτηση
• αυτόματες υπενθυμίσεις για ανανέωση

Συχνά λάθη

• Παράλειψη της συναίνεσης RGPD
• Μη συμπερίληψη του καταστατικού (για σωματεία)
• Χρήση AES για μια απλή εγγραφή σε σωματείο (αδικαιολόγητη τριβή)
• Μη πρόβλεψη ετήσιας ανανέωσης

Περίπτωση χρήσης: αθλητικός σύλλογος

Ένα γυμναστήριο συγκεντρώνει 300 εγγραφές/έτος. Ψηφιακή διαδρομή:

1. Ο ενδιαφερόμενος συμπληρώνει τη φόρμα στον ιστότοπο
2. Αυτόματη δημιουργία του δελτίου εγγραφής + εντολής SEPA
3. Αποστολή σε SES αμέσως μετά
4. Υπογραφή εντός 24 ωρών κατά μέσο όρο
5. Αυτόματη ενεργοποίηση της εγγραφής + πρώτη χρέωση

Ποσοστό μετατροπής επισκέπτη → μέλους: +40% σε σχέση με την προηγούμενη έγχαρτη διαδρομή.

Πώς σας βοηθά η Certyneo

Η Certyneo επιτρέπει την ενσωμάτωση μιας online φόρμας με ηλεκτρονική υπογραφή και εντολή SEPA στον ίδιο φάκελο. API για ενσωμάτωση με CRM, αυτόματες υπενθυμίσεις για ανανέωση, εξαγωγή λίστας μελών.

Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής της Certyneo

Συχνές ερωτήσεις

Μπορεί ένα σωματείο μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα να υπογράψει ηλεκτρονικά;

Ναι, χωρίς κανέναν περιορισμό.

Μπορεί η εντολή SEPA να βρίσκεται στον ίδιο φάκελο;

Ναι, συνιστάται για μια ομαλή διαδρομή.

Μπορούν οι ανήλικοι να εγγραφούν ως μέλη;

Με συνυπογραφή του νόμιμου εκπροσώπου.

Διάρκεια διατήρησης των εγγραφών;

Για τη διάρκεια της εγγραφής + τη νόμιμη διάρκεια ανάλογα με τον τύπο (3-10 έτη).

Ξεχωριστή συναίνεση RGPD;

Μπορεί να ενσωματωθεί στο δελτίο εγγραφής, στον ίδιο φάκελο.

Συμπέρασμα

Η ηλεκτρονική υπογραφή της φόρμας εγγραφής μέλους αυξάνει σημαντικά τα ποσοστά μετατροπής για σωματεία, ταμεία αλληλασφάλισης και συλλόγους. Εύκολη εφαρμογή, άμεση απόδοση επένδυσης.

Δοκιμάστε την Certyneo για να στέλνετε, υπογράφετε και παρακολουθείτε τα έγγραφά σας online με απλό, ταχύ και ασφαλή τρόπο.