Ηλεκτρονική υπογραφή στο κατασκευαστικό τομέα: πλήρης οδηγός 2026

Γιατί ο κατασκευαστικός κλάδος χρειάζεται την ηλεκτρονική υπογραφή το 2026

Ο τομέας των κατασκευών και των δημοσίων έργων είναι ένας από τους πιο τεκμηριωμένους της γαλλικής οικονομίας. Κάθε εργοτάξιο απαιτεί κατά μέσο όρο περίπου είκοσι διαφορετικά συμβατικά έγγραφα: συμβάσεις έργων, εντολές εργασίας, προσθήκες, καταστάσεις προόδου εργασιών, συμβάσεις υπεργολαβίας, πρωτόκολλα παραλαβής, δεκαετείς εγγυήσεις… Η Γαλλική Ομοσπονδία Οικοδομικών Εργασιών (FFB) εκτιμούσε το 2025 ότι το διοικητικό κόστος αντιπροσώπευε μεταξύ 8 % και 12 % του κύκλου εργασιών των επιχειρήσεων του κλάδου. Σε αυτό το πλαίσιο, η Ηλεκτρονική υπογραφή στον τομέα των κατασκευών και των δημοσίων έργων – συμβάσεις δεν αποτελεί πλέον μια τεχνολογική επιλογή — είναι μια επιχειρησιακή αναγκαιότητα.

Η υιοθέτηση της ψηφιοποίησης έχει επιταχυνθεί σημαντικά από τη στιγμή που καθιερώθηκε η υποχρέωση ηλεκτρονικής υποβολής προσφορών σε δημόσιες συμβάσεις άνω των 40.000 € χωρίς ΦΠΑ (διάταγμα αριθ. 2016-360). Το 2026, το ζήτημα δεν είναι πλέον να γνωρίζουμε αν ο κατασκευαστικός κλάδος πρέπει να υπογράφει ηλεκτρονικά, αλλά πώς να το κάνετε με τρόπο σύμφωνο με τους κανονισμούς, ασφαλή και αποτελεσματικό.

Οι ροές εγγράφων που αφορούν ειδικά τον κλάδο των κατασκευών

Σε αντίθεση με μια εταιρεία συμβούλων ή έναν φορέα του ηλεκτρονικού εμπορίου, μια κατασκευαστική εταιρεία διαχειρίζεται ροές εγγράφων που είναι ταυτόχρονα πολύ μεγάλου όγκου και πολύ διαφοροποιημένες. Γενικά διακρίνουμε:

• Συμβάσεις δημοσίων συμβάσεων: δημόσιες συμβάσεις που συνάπτονται μέσω των πλατφορμών DUME ή Chorus Pro, άμεσες ιδιωτικές συμβάσεις, συμβάσεις μελέτης-εκτέλεσης.

• Τα έγγραφα του εργοταξίου: εντολές εργασίας (OS), εκθέσεις εργοταξίου, πρωτόκολλα παραλαβής (PVR), δελτία άρσης επιφυλάξεων.

• Οι συμβάσεις υπεργολαβίας: συμβάσεις L 241-1 του νόμου της 31ης Δεκεμβρίου 1975, εγκρίσεις υπεργολάβων, τραπεζικές εγγυήσεις.

• Τα έγγραφα ανθρώπινου δυναμικού στο πεδίο: συμβάσεις ορισμένου χρόνου (εποχιακές, προσωρινής απασχόλησης), δελτία παρουσίας, προσθήκες ταξινόμησης.

Κάθε μία από αυτές τις ροές εργασιών περιλαμβάνει πολλούς υπογράφοντες, οι οποίοι συχνά βρίσκονται γεωγραφικά διασκορπισμένοι σε διάφορες τοποθεσίες. Η υπογραφή σε χαρτί συνεπάγεται, επομένως, καθυστερήσεις λόγω ταχυμεταφοράς, κινδύνους απώλειας και σημαντικά έξοδα αναπαραγωγής εγγράφων.

Τα βασικά στοιχεία που δικαιολογούν την ψηφιακή μετάβαση

Σύμφωνα με την ετήσια έκθεση του 2025 της Εθνικής Ένωσης Επιχειρήσεων Δευτεροβάθμιας Κατασκευής (SNSO), μια μεσαίου μεγέθους κατασκευαστική επιχείρηση (50 έως 200 εργαζόμενοι) επεξεργάζεται κατά μέσο όρο 380 έγγραφα που απαιτούν υπογραφή ανά μήνα. Ο μέσος χρόνος υπογραφής σε έντυπη μορφή κυμαίνεται μεταξύ 4 και 11 εργάσιμων ημερών, ανάλογα με την πολυπλοκότητα του εγγράφου. Με μια λύση ηλεκτρονικής υπογραφής σύμφωνη με τον κανονισμό eIDAS, ο χρόνος αυτός μειώνεται σε σε λιγότερο από 24 ώρες στο 78% των περιπτώσεων, σύμφωνα με τα κριτήρια αναφοράς του κλάδου που δημοσίευσε ο Σύνδεσμος Επαγγελμάτων Πληροφορικής (GMI) το 2026.

Αυτά τα οφέλη δεν περιορίζονται μόνο στον χρόνο: επηρεάζουν άμεσα τη ρευστότητα. Στον κλάδο των κατασκευών, μια εντολή αγοράς ή μια κατάσταση εργασιών που υπογράφεται πιο γρήγορα επιτρέπει την ταχύτερη τιμολόγηση, μειώνοντας αυτόματα την ανάγκη σε κεφάλαιο κίνησης (BFR). Για να αξιολογήσετε την ακριβή επίδραση στην επιχείρησή σας, το υπολογιστής απόδοσης επένδυσης (ROI) για την ηλεκτρονική υπογραφή Το Certyneo επιτρέπει την εκτίμηση των εφικτών εξοικονομήσεων σε λίγα λεπτά.

Ποιο επίπεδο υπογραφής πρέπει να επιλέξετε για τις συμβάσεις στον τομέα των κατασκευών;

Ο κανονισμός eIDAS (αριθ. 910/2014) καθορίζει τρία επίπεδα ηλεκτρονικής υπογραφής, τα οποία δεν έχουν όλα την ίδια αξία ανάλογα με τον τύπο του εγγράφου που υπογράφεται στο πλαίσιο ενός έργου κατασκευών. Για να εμβαθύνουμε σε αυτή την ιεραρχία, το Πλήρης οδηγός για τον κανονισμό eIDAS 2.0 Αναλύει λεπτομερώς τις πρακτικές επιπτώσεις για κάθε επίπεδο.

Η απλή ηλεκτρονική υπογραφή (SES)

Η απλή ηλεκτρονική υπογραφή (SES) αποτελεί το ελάχιστο επίπεδο. Αντιστοιχεί σε ένα ηλεκτρονικό δεδομένο που συνδέεται με άλλα ηλεκτρονικά δεδομένα και χρησιμοποιείται από τον υπογράφοντα για την υπογραφή. Στην πράξη, μπορεί να πρόκειται για ένα απλό πλαίσιο προς επιλογή ή για ένα κλικ σε έναν σύνδεσμο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στον κλάδο των κατασκευών, είναι αποδεκτή για έγγραφα με χαμηλό συμβατικό κίνδυνο: αποδείξεις παραλαβής, πρακτικά συνεδριάσεων, ενημερωτικά δελτία.

Νομικός κίνδυνος: σε περίπτωση διαφοράς, η αποδεικτική ισχύς μιας SES μπορεί να αμφισβητηθεί εάν η ταυτότητα του υπογράφοντος δεν έχει επαληθευτεί με αξιόπιστο τρόπο. Ωστόσο, ο κλάδος των κατασκευών είναι ένας τομέας με υψηλό αριθμό διαφορών (CNAC — Εθνική Επιτροπή Διαιτησίας στον Κλάδο των Κατασκευών), γεγονός που καθιστά την SES ανεπαρκή για την πλειονότητα των πράξεων με σημαντικά διακυβεύματα.

Η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (SEA)

Η SEA πληροί τέσσερις συγκεκριμένες απαιτήσεις του κανονισμού eIDAS: συνδέεται με τον υπογράφοντα με τρόπο μοναδικό, επιτρέπει την ταυτοποίησή του, δημιουργείται από δεδομένα που βρίσκονται υπό τον αποκλειστικό του έλεγχο και κάθε μεταγενέστερη αλλοίωση των δεδομένων είναι ανιχνεύσιμη. Συνιστάται για:

• Οι τροποποιητικές εντολές υπηρεσίας

• Παραρτήματα σε συμβάσεις του ιδιωτικού τομέα

• Οι πιστοποιήσεις των υπεργολάβων (νόμος της 31ης Δεκεμβρίου 1975)

• Τα πρακτικά παραλαβής

• Οι περιπτώσεις εργασιών

Η SEA προσφέρει μια καλή ισορροπία μεταξύ νομικής ασφάλειας και ευκολίας χρήσης για τους εμπλεκόμενους στο πεδίο (υπεύθυνους έργων, επιστάτες).

Η πιστοποιημένη ηλεκτρονική υπογραφή (SEQ)

Η πιστοποιημένη υπογραφή (SEQ) αποτελεί το υψηλότερο επίπεδο και απολαμβάνει νομική τεκμήριο αξιοπιστίας σύμφωνα με το άρθρο 26 του κανονισμού eIDAS. Δημιουργείται με τη χρήση ενός εξοπλισμού δημιουργίας πιστοποιημένων υπογραφών (QSCD) και βασίζεται σε πιστοποιητικό που έχει εκδοθεί από έναν πιστοποιημένο πάροχο υπηρεσιών εμπιστοσύνης (QTSP) ο οποίος περιλαμβάνεται στον ευρωπαϊκό κατάλογο εμπιστοσύνης (TSL).

Στον κλάδο των κατασκευών, η SEQ είναι απαραίτητη για:

• Δημόσιες συμβάσεις που υπερβαίνουν τα ευρωπαϊκά κατώτατα όρια (5,38 εκατ. ευρώ χωρίς ΦΠΑ για έργα το 2024)

• Ορισμένες διαδικασίες περιορισμένου διαγωνισμού

• Συμβάσεις δημόσιου-ιδιωτικού τομέα (PPP)

• Κάθε πράξη που υπόκειται σε νομική απαίτηση για αυθεντική ή συμβολαιογραφική υπογραφή

Το δικό μας Σύγκριση λύσεων ηλεκτρονικής υπογραφής Αναλύει λεπτομερώς τους πιστοποιημένους παρόχους που θα είναι διαθέσιμοι στη γαλλική αγορά το 2026.

Ηλεκτρονική υπογραφή και δημόσιες συμβάσεις έργων

Οι δημόσιες συμβάσεις αντιπροσωπεύουν στη Γαλλία περίπου 180 δισεκατομμύρια ευρώ ετησίως σύμφωνα με το Οικονομικό Παρατηρητήριο των Δημοσίων Προμηθειών (OECP). Ο κλάδος των κατασκευών καταλαμβάνει ένα πολύ σημαντικό μερίδιο. Από τη μεταρρύθμιση των δημόσιων συμβάσεων (διάταγμα της 25ης Μαρτίου 2016, που κωδικοποιήθηκε στα άρθρα R. 2182-1 και επόμενα του Κώδικα Δημοσίων Συμβάσεων), η ηλεκτρονική διεκπεραίωση των διαδικασιών αποτελεί τον κανόνα για όλες τις συμβάσεις αξίας άνω των 40.000 € χωρίς ΦΠΑ.

Οι ειδικές απαιτήσεις των δημόσιων αγοραστών

Οι δημόσιοι αγοραστές (τοπικές αρχές, δημόσια ιδρύματα, φορείς εκμετάλλευσης δικτύων) έχουν συγκεκριμένες απαιτήσεις όσον αφορά την ηλεκτρονική υπογραφή. Αυτές αφορούν κυρίως:

• Η μορφή του πιστοποιητικού: Απαιτούνται γενικά τα προφίλ XAdES, PAdES ή CAdES που συμμορφώνονται με τα πρότυπα ETSI EN 319 132 και EN 319 122.

• Η χρονική επικύρωση: η πιστοποιημένη χρονοσήμανση απαιτείται συχνά για να αποδειχθεί η προγενέστερη υποβολή μιας προσφοράς πριν από την καταληκτική ημερομηνία υποβολής. Το άρθρο μας σχετικά με τηνΗ πιστοποιημένη ηλεκτρονική χρονοσήμανση και η νομική της ισχύς Αναλύει τις προκλήσεις για τις επιχειρήσεις του κλάδου των κατασκευών.

• Η διαλειτουργικότητα: οι δημόσιες πλατφόρμες (PLACE, ATEXO, Maximilien…) πρέπει να μπορούν να επαληθεύουν αυτόματα την εγκυρότητα των υπογραφών που κατατίθενται.

Ένα συχνό λάθος των επιχειρήσεων του κλάδου των κατασκευών είναι η υποβολή προσφορών με υπογραφές SES ή εγγενείς υπογραφές PDF (Acrobat Reader), οι οποίες ενδέχεται να απορριφθούν αυτόματα από το σύστημα ελέγχου των πλατφορμών αγοραστών.

Υπεργολαβία και νόμος της 31ης Δεκεμβρίου 1975: ένα αυστηρό νομικό πλαίσιο

Ο νόμος αριθ. 75-1334 της 31ης Δεκεμβρίου 1975 σχετικά με την υπεργολαβία αποτελεί έναν από τους πυλώνες του γαλλικού δικαίου για τον κλάδο των κατασκευών. Υποχρεώνει τον κύριο ανάδοχο να εξασφαλίσει την έγκριση κάθε υπεργολάβου και των όρων πληρωμής του από τον ιδιοκτήτη του έργου. Ο μηχανισμός αυτός δημιουργεί ένα σημαντικό όγκο διμερών ή τριμερών εγγράφων που απαιτούν πολλαπλές υπογραφές.

Η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή επιτρέπει την ομαλή διαχείριση αυτής της ροής εργασιών: ο κύριος ανάδοχος ξεκινά τη διαδικασία υπογραφής, ο υπεργολάβος υπογράφει πρώτος και, στη συνέχεια, ο πελάτης επικυρώνει. Το σύνολο είναι ανιχνεύσιμο, φέρει χρονοσήμανση και αποθηκεύεται σε ψηφιακό θησαυροφυλάκιο που πληροί τις απαιτήσεις συμμόρφωσης.

Ενσωμάτωση της ηλεκτρονικής υπογραφής στις διαδικασίες πεδίου του κλάδου των κατασκευών

Η υιοθέτηση της ηλεκτρονικής υπογραφής στον κλάδο των κατασκευών συχνά αντιμετωπίζει ένα πρακτικό εμπόδιο: οι υπογράφοντες που βρίσκονται στο πεδίο (υπεύθυνοι έργων, επιστάτες, τεχνίτες-υπεργολάβοι) δεν είναι «γραφειοκράτες» που συνήθως εργάζονται σε γραφείο. Υπογράφουν μέσω smartphone στο εργοτάξιο, μερικές φορές σε περιοχές με περιορισμένη σύνδεση.

Προσβασιμότητα από κινητά και υπογραφή εκτός σύνδεσης

Μια λύση ηλεκτρονικής υπογραφής προσαρμοσμένη στον κλάδο των κατασκευών πρέπει οπωσδήποτε να προσφέρει:

• Μια διεπαφή για κινητά με δυνατότητα προσαρμογής, που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε tablet ή smartphone Android/iOS

• Η δυνατότητα υπογραφής εκτός σύνδεσης με καθυστερημένο συγχρονισμό

• Απλοποιημένη πιστοποίηση ταυτότητας (OTP μέσω SMS, αναγνώριση προσώπου σε κινητό)

• Τυποποιημένες μορφές εξόδου (PDF/A για μακροπρόθεσμη αρχειοθέτηση)

Η Certyneo έχει αναπτύξει ροές εργασιών υπογραφής προσαρμοσμένες στις απαιτήσεις του πεδίου, με τη δυνατότητα, μεταξύ άλλων, να ανατεθεί η υπογραφή σε έναν ταυτοποιημένο νόμιμο εκπρόσωπο χωρίς να απαιτείται μεταβίβαση έντυπης υπογραφής.

Ενσωμάτωση με λογισμικά ειδικά για τον κλάδο των κατασκευών

Οι επιχειρήσεις του κλάδου των κατασκευών χρησιμοποιούν εξειδικευμένα συστήματα ERP: Batigest, Onaya, Sage Batimédia, ATTIC+, MyBeeSpot, ή ακόμα και Procore για τους μεγάλους ομίλους. Η εγγενής ενσωμάτωση μέσω API (REST ή webhook) με αυτά τα εργαλεία είναι καθοριστική για την αποφυγή της δημιουργίας ενός επιπλέον «σιλό». Η Certyneo προσφέρει εγγενείς συνδέσεις και ένα τεκμηριωμένο API που επιτρέπει την ενεργοποίηση μιας διαδικασίας υπογραφής απευθείας από αυτά τα εξειδικευμένα λογισμικά, χωρίς χειροκίνητη επανεισαγωγή δεδομένων.

Για τις επιχειρήσεις που διαχειρίζονται επαναλαμβανόμενα πρότυπα συμβολαίων (τυποποιημένη σύμβαση υπεργολαβίας, σύμβαση προμηθειών), το γεννήτρια συμβολαίων με τεχνητή νοημοσύνη Το Certyneo επιτρέπει επίσης τη δημιουργία προ-συμπληρωμένων εγγράφων, έτοιμων προς υπογραφή με λίγα μόνο κλικ.

Νομική αρχειοθέτηση και ιχνηλασιμότητα εγγράφων στον τομέα των κατασκευών

Στον κλάδο των κατασκευών, η διάρκεια διατήρησης των εγγράφων διέπεται από αυστηρές νομικές υποχρεώσεις. Οι εγγυήσεις που σχετίζονται με τα έργα (δεκαετής εγγύηση, άρθρο 1792 του Αστικού Κώδικα, διετής εγγύηση, άρθρο 1792-3, εγγύηση άψογης ολοκλήρωσης, άρθρο 1792-6) απαιτούν τη διατήρηση των εγγράφων παραλαβής έως και 10 έτη μετά την παραλαβή των έργων. Οι δημόσιες συμβάσεις υπόκεινται σε προθεσμία παραγραφής 4 ετών (νόμος της 31ης Δεκεμβρίου 1968) για τις απαιτήσεις έναντι δημόσιων φορέων.

Μια λύση ηλεκτρονικής υπογραφής που συμμορφώνεται με τους κανονισμούς πρέπει επομένως να περιλαμβάνει αρχειοθέτηση με αποδεικτική ισχύ: ψηφιακό χρηματοκιβώτιο πιστοποιημένο κατά το πρότυπο NF 461, διατήρηση του αρχείου αποδεικτικών στοιχείων (audit trail) και εγγύηση ακεραιότητας μέσω της κρυπτογραφικής σφράγισης του υπογεγραμμένου εγγράφου. Αυτά τα στοιχεία αποτελούν συστατικά στοιχεία της Νομική ισχύς της ηλεκτρονικής υπογραφής το οποίο θα χρησιμοποιηθεί ως αποδεικτικό στοιχείο σε περίπτωση διαφοράς.

Εφαρμογή και διαχείριση της αλλαγής σε επιχείρηση του κλάδου των κατασκευών

Η εφαρμογή της ηλεκτρονικής υπογραφής σε μια κατασκευαστική εταιρεία δεν είναι απλώς ένα έργο πληροφορικής: είναι ένα οργανωτικό έργο. Η διαχείριση της αλλαγής είναι συχνά ο παράγοντας που κάνει τη διαφορά μεταξύ μιας επιτυχημένης εφαρμογής και μιας επιστροφής στη χρήση χαρτιού μετά από έξι μήνες.

Προσδιορισμός των ροών προτεραιότητας και των εσωτερικών υποστηρικτών

Η ορθή πρακτική που συνιστούν οι εταιρείες που ειδικεύονται στον ψηφιακό μετασχηματισμό του κλάδου των κατασκευών είναι να ξεκινήσει κανείς από τις ροές εγγράφων με μεγάλο όγκο και υψηλές απαιτήσεις ως προς τις προθεσμίες: τις μηνιαίες καταστάσεις εργασιών και τις εντολές εργασίας. Αυτές οι δύο κατηγορίες συνδυάζουν τα ιδανικά χαρακτηριστικά για ένα πρώτο κύμα εφαρμογής: προβλέψιμη επαναληψιμότητα, ταυτοποιημένοι υπογράφοντες, αυστηρές προθεσμίες.

Στη συνέχεια, πρέπει να προσδιοριστεί ένα εσωτερικός χορηγός — συνήθως ο τεχνικός διευθυντής ή ο υπεύθυνος διοίκησης και οικονομικών — ο οποίος θα προωθήσει το έργο στις ομάδες που εργάζονται στο πεδίο. Η εκπαίδευση των υπευθύνων έργου πρέπει να είναι σύντομη (λιγότερο από 2 ώρες) και να επικεντρώνεται στις βασικές ενέργειες: έναρξη μιας διαδικασίας, υπογραφή μέσω κινητού, έλεγχος της κατάστασης ενός εγγράφου.

Μετάβαση από υπάρχοντα εργαλεία

Πολλές εταιρείες του κλάδου των κατασκευών έχουν ήδη δοκιμάσει το DocuSign ή το YouSign για συγκεκριμένες ανάγκες. Εάν επιθυμείτε να ενοποιήσετε τη χρήση σας σε μια ενιαία πλατφόρμα πιο προσαρμοσμένη στις γαλλικές και ευρωπαϊκές ιδιαιτερότητες, το Οδηγός μετάβασης από το DocuSign ή το YouSign στο Certyneo Περιγράφει τα τεχνικά και συμβατικά βήματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη για μια μετάβαση χωρίς διακοπή της υπηρεσίας.

Νομικό πλαίσιο που ισχύει για την ηλεκτρονική υπογραφή στον κλάδο των κατασκευών

Η ηλεκτρονική υπογραφή στον τομέα των κατασκευών και των δημοσίων έργων εντάσσεται σε ένα πλαίσιο κανονιστικών κειμένων που πρέπει να γνωρίζει κανείς καλά, προκειμένου να διασφαλιστεί η νομική ισχύς των υπογεγραμμένων εγγράφων.

Γαλλικό αστικό δίκαιο

Τα άρθρα Άρθρα 1366 και 1367 του Αστικού Κώδικα (που προέρχονται από τη διάταξη αριθ. 2016-131 της 10ης Φεβρουαρίου 2016 σχετικά με τη μεταρρύθμιση του δικαίου των συμβάσεων) αποτελούν τη βάση του δικαίου των ηλεκτρονικών αποδεικτικών στοιχείων στη Γαλλία. Το άρθρο 1366 ορίζει ότι «το ηλεκτρονικό έγγραφο έχει την ίδια αποδεικτική ισχύ με το έγγραφο σε έντυπη μορφή, υπό την προϋπόθεση ότι μπορεί να ταυτοποιηθεί δεόντως το πρόσωπο από το οποίο προέρχεται και ότι έχει συνταχθεί και διατηρηθεί υπό συνθήκες που εγγυώνται την ακεραιότητά του». Το άρθρο 1367 διευκρινίζει ότι «η υπογραφή που απαιτείται για τη σύναψη μιας νομικής πράξης ταυτοποιεί τον συντάκτη της» και ότι «όταν είναι ηλεκτρονική, συνίσταται στη χρήση μιας αξιόπιστης μεθόδου ταυτοποίησης που εγγυάται τη σύνδεσή της με την πράξη στην οποία αναφέρεται».

Κανονισμός eIDAS αριθ. 910/2014

Το Ευρωπαϊκός κανονισμός eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) εφαρμόζεται άμεσα σε όλα τα κράτη μέλη της ΕΕ, χωρίς να απαιτείται εθνική μεταφορά. Καθορίζει:

• Η ελεύθερη κυκλοφορία των ηλεκτρονικών υπηρεσιών εμπιστοσύνης

• Η ιεραρχία των τριών επιπέδων υπογραφής (SES, SEA, SEQ)

• Η αμοιβαία αναγνώριση των εξουσιοδοτημένων παρόχων (QTSP) που περιλαμβάνονται στους εθνικούς καταλόγους εμπιστοσύνης

• Η τεκμήριο αξιοπιστίας των πιστοποιημένων υπογραφών (άρθρο 25, §2)

Το 2024, eIDAS 2.0 (Κανονισμός ΕΕ αριθ. 2024/1183) ενίσχυσε το πλαίσιο εισάγοντας το Ευρωπαϊκό Πορτοφόλι Ψηφιακής Ταυτότητας (EUDIW), του οποίου οι εφαρμογές για τον κατασκευαστικό κλάδο (ταυτοποίηση τεχνιτών, έλεγχος επαγγελματικών προσόντων) βρίσκονται σε φάση ανάπτυξης στα κράτη μέλη.

Κώδικας Δημοσίων Συμβάσεων

Για τις δημόσιες συμβάσεις έργων, οι άρθρα R. 2132-7 και R. 2182-1 έως R. 2182-13 του Κώδικα Δημοσίων Συμβάσεων που καθορίζουν τις απαιτήσεις για την ηλεκτρονική υπογραφή. Η υπουργική απόφαση της 12ης Απριλίου 2018 σχετικά με την ηλεκτρονική υπογραφή στις δημόσιες συμβάσεις ορίζει ότι οι υπογραφές πρέπει να συμμορφώνονται με τις πρότυπα ETSI EN 319 132 (XAdES) ή ETSI EN 319 122 (CAdES) ή ETSI EN 319 162 (PAdES), στο προφίλ τους baseline Β ή ανώτερο.

Νόμος περί υπεργολαβίας και ευθυνών

Η Νόμος αριθ. 75-1334 της 31ης Δεκεμβρίου 1975 απαιτεί τη γραπτή μορφή για τις συμβάσεις υπεργολαβίας και τις σχετικές εγκρίσεις. Ένα έγγραφο που έχει υπογραφεί ηλεκτρονικά με SEA ή SEQ πληροί αυτή την απαίτηση μορφής. Αντίθετα, μια SES χωρίς αξιόπιστη επαλήθευση ταυτότητας θα μπορούσε να αμφισβητηθεί ενώπιον του δικαστηρίου ή του διοικητικού δικαστηρίου.

Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (RGPD) και προστασία των δεδομένων των υπογραφόντων

Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων των υπογραφόντων (επώνυμο, όνομα, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αριθμός τηλεφώνου για τον κωδικό OTP, ενδεχόμενα βιομετρικά δεδομένα) υπόκειται στο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ, αριθ. 2016/679). Ο πάροχος ηλεκτρονικής υπογραφής ενεργεί ως εκτελών εργασίες ως υπεργολάβος κατά την έννοια του άρθρου 28 του ΓΚΠΔ. Πρέπει να υπογράφεται συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων (DPA) που συμμορφώνεται με τους κανονισμούς με κάθε πάροχο. Τα δεδομένα των υπογραφόντων δεν μπορούν να διατηρούνται πέραν της διάρκειας που απαιτείται για την αποδεικτική ισχύ του εγγράφου, και τα δικαιώματα των φυσικών προσώπων (πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή) πρέπει να διασφαλίζονται.

Νομικοί κίνδυνοι σε περίπτωση μη συμμόρφωσης

Η χρήση ηλεκτρονικής υπογραφής που δεν συμμορφώνεται με την ισχύουσα νομοθεσία εκθέτει την κατασκευαστική εταιρεία σε διάφορους κινδύνους: απόρριψη της προσφοράς από τον δημόσιο αγοραστή, ακυρότητα της σύμβασης υπεργολαβίας, αδυναμία άσκησης δικαιώματος σε περίπτωση ζημίας που καλύπτεται από τη δεκαετή εγγύηση, καθώς και έκθεση σε κυρώσεις από την CNIL σε περίπτωση παράβασης του ΓΚΠΔ (έως και 4 % του ετήσιου παγκόσμιου κύκλου εργασιών).

Σενάρια χρήσης της ηλεκτρονικής υπογραφής στον κλάδο των κατασκευών

Σενάριο 1: μια γενική εταιρεία ειδικών εργασιών που διαχειρίζεται 150 εντολές εργασίας τον μήνα

Μια εταιρεία ειδικών εργασιών που απασχολεί περίπου εκατό υπαλλήλους δραστηριοποιείται ταυτόχρονα σε διάφορα εργοτάξια πολυκατοικιών. Κάθε μήνα, εκδίδει και λαμβάνει περίπου 150 εντολές εργασίας και προσθήκες συμβολαίων, στις οποίες εμπλέκονται μεταξύ 3 και 6 υπογράφοντες ανά έγγραφο: ο ιδιοκτήτης του έργου, ο γενικός εργολάβος, ο επιβλέπων του έργου και, ενίοτε, ένας εξειδικευμένος υπεργολάβος.

Πριν από την εφαρμογή της προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής, ο μέσος χρόνος επιστροφής ενός υπογεγραμμένου OS ήταν 6 εργάσιμες ημέρες. Η διαδικασία περιελάμβανε εκτύπωση, αποστολή μέσω ταχυδρομείου ή ταχυμεταφορέα, χειρόγραφη υπογραφή, σάρωση και αρχειοθέτηση σε έντυπη μορφή. Μετά την εφαρμογή μιας λύσης SEA ενσωματωμένης στο ERP του κατασκευαστικού τομέα, ο μέσος χρόνος μειώθηκε σε 18 ώρες. Η μείωση του διοικητικού κόστους (εκτύπωση, ταχυδρομική αποστολή, φυσική αρχειοθέτηση) εκτιμήθηκε σε 23 % των άμεσων διοικητικών εξόδων που σχετίζονται με τα εργοτάξια, δηλαδή ετήσιο κέρδος της τάξης των 35.000 έως 45.000 €, το οποίο συνάδει με τα εύρη που δημοσίευσε η FFB στην έκθεσή της για το 2025 σχετικά με την ψηφιοποίηση του κλάδου.

Σενάριο 2: μια κοινοπραξία επιχειρήσεων που συμμετέχει σε διαγωνισμό δημοσίων έργων

Τρεις εταιρείες δημοσίων έργων συγκροτούν μια προσωρινή κοινοπραξία (GME) για να συμμετάσχουν σε διαγωνισμό για την κατασκευή ενός έργου πολιτικού μηχανικού, εκτιμώμενου κόστους 12 εκατ. ευρώ χωρίς ΦΠΑ. Η διαδικασία διεξάγεται μέσω μιας ηλεκτρονικής πλατφόρμας του αγοραστή, η οποία απαιτεί πιστοποιημένες υπογραφές PAdES σύμφωνα με το πρότυπο ETSI EN 319 162.

Ο εκπρόσωπος της κοινοπραξίας πρέπει να συντονίσει τις υπογραφές των τεχνικών διευθυντών κάθε συν-αναδόχου εταιρείας, οι οποίοι βρίσκονται σε τρεις διαφορετικές πόλεις. Χάρη σε μια διαδικασία διαδοχικής πιστοποιημένης υπογραφής που έχει ρυθμιστεί εκ των προτέρων, τα τρία έγγραφα δέσμευσης και η σύμβαση κοινοπραξίας υπογράφονται σε λιγότερο από 4 ώρες την ημέρα υποβολής των προσφορών, χωρίς φυσική μετακίνηση και χωρίς κίνδυνο απόρριψης λόγω μη συμμόρφωσης με τη μορφή. Η υποβολή επικυρώνεται αυτόματα από την πλατφόρμα του αγοραστή, πιστοποιώντας τη συμμόρφωση των πιστοποιητικών που χρησιμοποιούνται.

Σενάριο 3: ένας κατασκευαστής ακινήτων που διαχειρίζεται τις άδειες των υπεργολάβων σε ένα πρόγραμμα 80 κατοικιών

Μια εταιρεία ανάπτυξης και κατασκευής ακινήτων διαχειρίζεται ένα πρόγραμμα 80 κατοικιών στο οποίο συμμετέχουν 14 διαφορετικά επαγγελματικά κλάδοι, που αντιπροσωπεύουν 22 υπεργολάβες οι οποίες πρέπει να εγκριθούν από τον εξουσιοδοτημένο ιδιοκτήτη του έργου. Κάθε έγκριση απαιτεί την τριμερή υπογραφή του υπεργολάβου, της κύριας επιχείρησης και του αναθέτοντος.

Χωρίς την ψηφιοποίηση, η διαχείριση αυτών των 22 φακέλων αδειοδότησης απασχολούσε έναν διοικητικό βοηθό πλήρους απασχόλησης για 3 εβδομάδες. Με μια λύση προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής που ενσωματώνει αυτόματες υπενθυμίσεις και πίνακα ελέγχου παρακολούθησης σε πραγματικό χρόνο, όλες οι αδειοδοτήσεις ολοκληρώθηκαν σε 8 ημερολογιακές ημέρες. Το ποσοστό των χειροκίνητων υπενθυμίσεων μειώθηκε από 60 % σε λιγότερο από 10 %, καθώς οι αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις αναλαμβάνουν το μεγαλύτερο μέρος των υπενθυμίσεων. Η νομική διεύθυνση εκτίμησε ότι η μείωση του κινδύνου καθυστέρησης έναρξης των εργασιών (και των σχετικών ποινών) αντιστοιχεί σε πιθανή εξοικονόμηση 15.000 έως 25.000 € σχετικά με τη διάρκεια του προγράμματος.

Συχνές ερωτήσεις

Είναι η ηλεκτρονική υπογραφή νομικά έγκυρη για μια σύμβαση υπεργολαβίας στον κλάδο των κατασκευών;

Ναι, υπό την προϋπόθεση ότι επιλέγεται το κατάλληλο επίπεδο. Το άρθρο 1366 του Αστικού Κώδικα αναγνωρίζει τη νομική ισχύ του ηλεκτρονικού εγγράφου, εφόσον διασφαλίζεται η ταυτότητα του συντάκτη του και το έγγραφο φυλάσσεται υπό συνθήκες που εγγυώνται την ακεραιότητά του. Για μια σύμβαση υπεργολαβίας που διέπεται από τον νόμο της 31ης Δεκεμβρίου 1975, μια προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή σύμφωνη με τον κανονισμό eIDAS παρέχει επαρκή αποδεικτική ασφάλεια σε περίπτωση διαφοράς.

Ποια είναι η συγκεκριμένη διαφορά μεταξύ μιας προηγμένης υπογραφής και μιας πιστοποιημένης υπογραφής σε μια δημόσια σύμβαση έργων;

Η προηγμένη υπογραφή ταυτοποιεί τον υπογράφοντα και ανιχνεύει τυχόν παραποίηση του εγγράφου, αλλά η αξιοπιστία της μπορεί να αμφισβητηθεί ενώπιον δικαστή. Η πιστοποιημένη υπογραφή απολαμβάνει νομική τεκμήριο αξιοπιστίας σύμφωνα με το άρθρο 26 του κανονισμού eIDAS και βασίζεται σε πιστοποιητικό που εκδίδεται από πάροχο ο οποίος περιλαμβάνεται στον ευρωπαϊκό κατάλογο αξιόπιστων παρόχων. Για τις δημόσιες συμβάσεις έργων που υπερβαίνουν τα ευρωπαϊκά κατώτατα όρια, απαιτείται αυτό το τελευταίο επίπεδο.

Πώς μπορεί ένας υπεύθυνος εργοταξίου να υπογράψει ηλεκτρονικά από ένα κινητό τηλέφωνο ενώ βρίσκεται στο εργοτάξιο;

Οι περισσότερες λύσεις που συμμορφώνονται με τον κανονισμό eIDAS προσφέρουν μια διεπαφή για κινητά, η οποία επιτρέπει την υπογραφή μέσω smartphone ή tablet, με πιστοποίηση μέσω κωδικού SMS ή εφαρμογής πιστοποίησης. Η ταυτότητα του υπογράφοντος επαληθεύεται εκ των προτέρων κατά την εγγραφή. Στη συνέχεια, αρκεί να ανοίξετε τον σύνδεσμο που λάβατε μέσω e-mail ή SMS, να δείτε το έγγραφο και να επικυρώσετε την υπογραφή, χωρίς επιπλέον εξοπλισμό ή υποχρεωτική σύνδεση υψηλής ταχύτητας.

Για πόσο καιρό πρέπει να διατηρείται ένα ηλεκτρονικά υπογεγραμμένο έγγραφο στον κλάδο των κατασκευών;

Η διάρκεια διατήρησης εξαρτάται από τον τύπο του εγγράφου. Μια σύμβαση ιδιωτικής ανάθεσης παραγράφεται κατ’ αρχήν μετά από πέντε έτη (άρθρο 2224 του Αστικού Κώδικα), αλλά η δεκαετής εγγύηση επιβάλλει τη διατήρηση των πρωτοκόλλων παραλαβής για τουλάχιστον δέκα έτη. Για τις δημόσιες συμβάσεις, οι κανόνες των δημοσίων συμβάσεων προβλέπουν αρχειοθέτηση έως και δέκα έτη. Η αρχειοθέτηση με αποδεικτική ισχύ — πιστοποιημένη χρονοσήμανση και ψηφιακό χρηματοκιβώτιο — εγγυάται την αναγνωσιμότητα και την ακεραιότητα καθ’ όλη τη διάρκεια αυτή.

Επιβάλλει ο ΓΚΠΔ συγκεκριμένες υποχρεώσεις κατά τη συλλογή ηλεκτρονικών υπογραφών σε εργοτάξιο;

Ναι. Η συλλογή των στοιχείων ταυτοποίησης των υπογραφόντων — όνομα, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αριθμός τηλεφώνου, ενίοτε ταυτότητα για τα επίπεδα πιστοποιημένης υπογραφής — αποτελεί επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που υπόκειται στον ΓΚΠΔ. Η επιχείρηση πρέπει να ενημερώνει τους υπογράφοντες σχετικά με τον σκοπό της επεξεργασίας, τη διάρκεια διατήρησης των δεδομένων και τα δικαιώματά τους όσον αφορά την πρόσβαση και τη διαγραφή. Πρέπει επίσης να διασφαλίζει ότι ο πάροχος υπηρεσιών υπογραφής ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία κατά την έννοια του άρθρου 28 του ΓΚΠΔ, μέσω ειδικής γραπτής σύμβασης.

Συμπέρασμα

Η ηλεκτρονική υπογραφή στον κλάδο των κατασκευών δεν αποτελεί πλέον θέμα μελλοντικών προοπτικών: είναι μια λειτουργική πραγματικότητα που οι επιχειρήσεις του κλάδου δεν μπορούν πλέον να αγνοήσουν το 2026. Είτε πρόκειται για δημόσιες συμβάσεις που απαιτούν πιστοποιημένη υπογραφή σύμφωνα με τα πρότυπα ETSI, είτε για πιστοποιήσεις υπεργολάβων που απαιτούνται από τον νόμο της 31ης Δεκεμβρίου 1975, είτε για εντολές εργασίας που πρέπει να υπογραφούν από εργοτάξιο σε αγροτική περιοχή, η ηλεκτρονική υπογραφή ανταποκρίνεται σε κάθε μία από αυτές τις προκλήσεις με αποδεδειγμένη νομική και λειτουργική αποτελεσματικότητα.

Τα οφέλη είναι απτά: μείωση του χρόνου υπογραφής κατά 70 έως 90%, μείωση του διοικητικού φόρτου, διασφάλιση της αποδεικτικής ισχύος των εγγράφων και εγγυημένη συμμόρφωση με τον κανονισμό eIDAS και τον Κώδικα Δημοσίων Συμβάσεων.

Το Certyneo έχει σχεδιαστεί για να ανταποκρίνεται ακριβώς στις απαιτήσεις των φορέων του κλάδου των κατασκευών: ροές εργασίας με πολλούς υπογράφοντες, ενσωμάτωση API με τα ειδικά ERP, αρχειοθέτηση με αποδεικτική ισχύ και επίπεδα υπογραφής προσαρμοσμένα σε κάθε τύπο πράξης. Δοκιμάστε το Certyneo δωρεάν ή Δείτε τις τιμές μας για να βρείτε το πακέτο που ταιριάζει στο μέγεθος της επιχείρησής σας.