Ημερολόγιο αποδείξεων υπογραφής: σε τι χρησιμεύει;

Τι είναι ένα αρχείο καταγραφής απόδειξης

Το αρχείο καταγραφής απόδειξης (ή audit trail) είναι το χρονολογημένο αρχείο καταγραφής όλων των ενεργειών που πραγματοποιούνται σε ένα έγγραφο ηλεκτρονικής υπογραφής: αποστολή, άνοιγμα, καταχώριση OTP, υπογραφή, άρνηση, λήξη.

Είναι το αντίστοιχο ενός ψηφιακού "ημερολογίου πλεύσης", το οποίο αποτελεί το κύριο αντιτάξιμο αποδεικτικό στοιχείο σε περίπτωση διαφοράς.

Τυπικό περιεχόμενο

Κάθε καταγεγραμμένο συμβάν περιλαμβάνει:

• ακριβή ημερομηνία και ώρα (συνήθως ποιοτική χρονοσφράγιση)
• ενέργεια (αποστολή, άνοιγμα, αποστολή OTP, καταχώριση OTP, υπογραφή, άρνηση)
• εμπλεκόμενο μέρος (υπογράφοντα, σύστημα)
• διεύθυνση IP του υπογράφοντα
• user-agent (πρόγραμμα περιήγησης και λειτουργικό σύστημα που χρησιμοποιήθηκαν)
• μεταδεδομένα (μέγεθος εγγράφου, αποτύπωμα, κ.λπ.)

Το αρχείο καταγραφής απόδειξης ενώπιον του δικαστή

Τα γαλλικά δικαστήρια αναγνωρίζουν το αρχείο καταγραφής απόδειξης ως καθοριστικό στοιχείο σε περίπτωση διαφοράς, εφόσον αυτό:

• παράγεται από μια πλατφόρμα συμβατή με το eIDAS
• είναι πλήρες και συνεπές
• φέρει χρονοσφράγιση από έμπιστο τρίτο μέρος
• διατηρείται σύμφωνα με τις νόμιμες διάρκειες φύλαξης

Ο συνδυασμός αρχείου καταγραφής απόδειξης + υπογεγραμμένου PDF με κρυπτογραφικό αποτύπωμα καθιστά εξαιρετικά δύσκολη την αμφισβήτηση καλή τη πίστει.

Πού βρίσκεται το αρχείο καταγραφής

Δύο τυπικές τοποθεσίες:

1. Ενσωματωμένο στο PDF: συχνά στην τελευταία σελίδα, με ορατή σύνοψη
2. Προσβάσιμο μέσω της πλατφόρμας: λεπτομερής εξαγόμενη διαδρομή ελέγχου

Ορισμένες πλατφόρμες παρέχουν δημόσιο σύνδεσμο επαλήθευσης που επιτρέπει σε οποιονδήποτε να συμβουλευτεί το αρχείο καταγραφής χωρίς λογαριασμό.

Πρακτική χρήση

Σε εσωτερικό έλεγχο

• επαλήθευση της συμμόρφωσης των υπογραφών
• έλεγχος της συνέπειας των ημερομηνιών
• εντοπισμός ανωμαλιών (ασυνήθιστη IP, ύποπτα ωράρια)

Σε δικαστική διαφορά

• προσκόμιση του αρχείου καταγραφής ως αποδεικτικού στοιχείου ενώπιον του δικαστηρίου
• ανασκευή αμφισβήτησης υπογραφής
• σύνταξη ακριβούς χρονολογικής σειράς γεγονότων

Σε κανονιστικό έλεγχο

• URSSAF, Επιθεώρηση Εργασίας, CNIL
• εξαγωγή του αρχείου καταγραφής για τις σχετικές συμβάσεις

Καλές πρακτικές

• Διατηρήστε το αρχείο καταγραφής για όλη τη νόμιμη διάρκεια φύλαξης του εγγράφου
• Εξάγετε περιοδικά για να αποφύγετε την εξάρτηση από την πλατφόρμα
• Μην τροποποιείτε ποτέ το αρχείο καταγραφής χειροκίνητα (ακυρώνει την αποδεικτική του αξία)
• Εκπαιδεύστε τις νομικές σας ομάδες στη χρήση του αρχείου καταγραφής

Συχνά σφάλματα

• Διατήρηση μόνο του PDF, όχι του αρχείου καταγραφής
• Αποθήκευση του αρχείου καταγραφής σε ιδιόκτητη μη εξαγώγιμη μορφή
• Παράλειψη ενσωμάτωσης της ποιοτικής χρονοσφράγισης
• Μη ανωνυμοποίηση των αρχείων καταγραφής κατά τη διαβίβασή τους σε τρίτους

Πραγματική περίπτωση: αμφισβήτηση υπογραφής

Ένας απολυμένος εργαζόμενος αμφισβητεί ότι υπέγραψε την τροποποίηση της σύμβασής του σχετικά με τη ρήτρα μη ανταγωνισμού. Ο εργοδότης προσκομίζει το αρχείο καταγραφής απόδειξης:

• ακριβής ημερομηνία: 15 Μαρτίου 2024, 14:32
• IP: συνεπής με την κατοικία
• OTP μέσω SMS καταχωρήθηκε στο τηλέφωνο του εργαζομένου (αριθμός καταχωρημένος στον φάκελό του)
• αποτύπωμα του PDF αναλλοίωτο έκτοτε

Το εργατοδικείο απορρίπτει την αμφισβήτηση — το αρχείο καταγραφής απόδειξης αποδεικνύεται καθοριστικό.

Πώς σας βοηθά η Certyneo

Η Certyneo δημιουργεί αυτόματα ένα πλήρες αρχείο καταγραφής απόδειξης για κάθε υπογεγραμμένο φάκελο. Εξαγώγιμο σε PDF ή JSON, ενσωματωμένο στο τελικό PDF, διατηρούμενο για 10 έτη, και διαθέσιμο μέσω δημόσιου συνδέσμου επαλήθευσης για τρίτους.

Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής της Certyneo

Συχνές ερωτήσεις

Είναι το αρχείο καταγραφής παραδεκτό ενώπιον της δικαιοσύνης;

Ναι, υπό την προϋπόθεση ότι παράγεται από πλατφόρμα συμβατή με το eIDAS.

Μπορώ να τροποποιήσω το αρχείο καταγραφής;

Όχι, οποιαδήποτε τροποποίηση το καθιστά άκυρο.

Για πόσο χρονικό διάστημα πρέπει να διατηρείται;

Τουλάχιστον για όσο διάστημα διατηρείται και το υπογεγραμμένο έγγραφο (10 έτη για τις εμπορικές συμβάσεις).

Αποκαλύπτει το αρχείο καταγραφής προσωπικά δεδομένα;

Ναι (IP, user-agent, ωράρια). Η πρόσβαση σε αυτά πρέπει να προστατεύεται σύμφωνα με τον GDPR.

Μπορεί να κοινοποιηθεί σε τρίτο μέρος;

Ναι, μέσω συνδέσμου επαλήθευσης ή εξαγωγής PDF.

Συμπέρασμα

Το αρχείο καταγραφής απόδειξης είναι το νομικό κλειδί της ηλεκτρονικής υπογραφής. Διατηρήστε το με προσοχή και θα διαθέτετε μια ισχυρή θέση απέναντι σε κάθε αμφισβήτηση.

Δοκιμάστε την Certyneo για να αποστέλλετε, να υπογράφετε και να παρακολουθείτε τα έγγραφά σας online με απλό, ταχύ και απόλυτα ασφαλή τρόπο.