Envoyer un document à signer depuis ChatGPT ou Claude : trois cas concrets

Une fois le connecteur Certyneo ajouté à ChatGPT ou à Claude, vous décrivez l'envoi en une phrase : le modèle, les signataires, éventuellement un message. L'assistant prépare le brouillon, vous le relisez, puis il l'envoie avec votre accord. Voici trois situations, données à titre d'illustration. Condition commune : le modèle doit être au niveau de signature simple.

Comment formuler la demande à l'assistant ?

Une bonne demande nomme le modèle, les signataires et ce qui change d'un envoi à l'autre. L'assistant ne devine pas une adresse e-mail : donnez-la, ou vérifiez celle qu'il propose.

• Précisez le modèle par son nom, tel qu'il apparaît dans votre compte.
• Précisez chaque signataire : prénom, nom, adresse e-mail, et son rôle si le modèle en prévoit plusieurs.
• Relisez le brouillon (l'assistant vous donne un lien pour le voir dans Certyneo) avant d'accepter l'envoi.

Si le nom du modèle est ambigu, l'assistant vous montre les modèles qui correspondent (nom, niveau de signature, nombre de signataires) pour que vous choisissiez.

Cas 1 : une promesse d'embauche à partir d'un modèle RH

Exemple illustratif. Vous demandez : « Prépare la promesse d'embauche pour Camille Martin, camille.martin@exemple.fr. » L'assistant retrouve votre modèle de promesse, prépare le brouillon avec une signataire et vous le présente. Vous donnez votre accord pour l'envoi ; Camille reçoit l'invitation à signer.

Pour le cadre RH, voir notre page signature électronique RH.

Cas 2 : un devis à signer avec un client

Exemple illustratif. Vous demandez : « Envoie le modèle de devis standard à ce client et à son associé. » Le modèle prévoit deux signataires : l'assistant vous demande les deux adresses, puis prépare l'envoi. Le niveau de signature est celui du modèle ; l'assistant ne le modifie pas. Si votre devis exige une signature avancée ou qualifiée, il se lance depuis l'application : le connecteur refuse ces modèles.

Cas 3 : un document à plusieurs signataires

Exemple illustratif. Pour un procès-verbal ou un mandat qui doit être signé par plusieurs personnes, vous donnez la liste des signataires et l'assistant les ajoute à une même demande, jusqu'à 20. Si vous devez envoyer le même document séparément à de nombreuses personnes, l'envoi en masse est plus adapté qu'une conversation.

Que se passe-t-il après la confirmation ?

Le signataire reçoit son invitation par e-mail et signe dans le parcours Certyneo, selon le niveau simple du modèle. Vous pouvez demander à l'assistant où en est la demande : il lit l'état de chaque signataire (a signé, a refusé, attendu). L'assistant ne reçoit pas les liens de signature.

Quand ne pas passer par un assistant ?

• Pour un envoi unique, très spécifique, où vous devez ajuster les champs du document : le tableau de bord est plus direct.
• Pour des envois déclenchés automatiquement par un événement : une automatisation ou l'API est plus fiable qu'une conversation.

Questions fréquentes

L'assistant peut-il choisir un modèle à ma place ?

Il vous propose ceux qui correspondent ; vous validez le choix dans le récapitulatif.

Puis-je corriger une adresse après le brouillon ?

Oui, tant que rien n'est envoyé : le brouillon n'envoie rien. Demandez à l'assistant de préparer un nouveau brouillon.

Faut-il rester dans la conversation pendant la signature ?

Non. Une fois l'envoi lancé, le suivi se fait dans votre compte, ou en redemandant l'état à l'assistant.

Que se passe-t-il si l'assistant refuse l'envoi ?

Il vous explique la raison en clair : quota de l'offre atteint, adresse e-mail du compte non vérifiée, compte récent soumis à des limites, ou plafond horaire atteint. Les envois qu'il ne peut pas faire se font depuis l'application.

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