Ψηφιοποίηση διοικητικών διαδικασιών

Γιατί να ψηφιοποιηθούν οι διοικητικές διαδικασίες

Οι διαδικασίες διαχείρισης (τιμολόγηση, αναφορές εξόδων, άδειες, εσωτερικές παραγγελίες) είναι συχνά οι τελευταίες που ψηφιοποιούνται, παρόλο που καταναλώνουν πολύ χρόνο. Η ψηφιοποίησή τους ελευθερώνει τις ομάδες για εργασίες προστιθέμενης αξίας.

Διαδικασίες για ιεράρχηση

Μειώνοντας την απόδοση επένδυσης (ROI):

1. Υπογραφή συμβάσεων: άμεσο κέρδος, εξαλείφεται η τριβή
2. Αναφορές δαπανών: OCR + ιεραρχική επικύρωση
3. Αποχώρηση από τη διαχείριση: ροή εργασιών επικύρωσης + αυτόματη ισορροπία
4. Χρέωση πελάτη: παραγωγή, αποστολή, παρακολούθηση
5. Αγορές και παραγγελίες: απόσπασμα → π.Χ. → τιμολόγιο
6. Επιβίβαση / αποβίβαση: Έγγραφα HR + πρόσβαση σε πληροφορική
7. Αναφορά: πίνακες εργαλείων σε πραγματικό χρόνο έναντι υπολογιστικών φύλλων

Μέθοδος 5 βημάτων

1. Διαδικασίες χαρτογράφησης

Καταγράψτε κάθε διαδικασία, τους φορείς της, τα στάδια της, τον όγκο της, την τρέχουσα διάρκειά της.

2. Προσδιορίστε τα σημεία τριβής

Χαμένος χρόνος, λάθη, δυσαρέσκεια. Εδώ είναι που το ψηφιακό θα φέρει τα περισσότερα.

3. Επιλέξτε τα σωστά εργαλεία

• ηλεκτρονική υπογραφή
• Εργαλεία ανθρώπινου δυναμικού/αναφορές δαπανών (Spendesk, Jenji)
• εργαλεία επικύρωσης (Zapier, Make, προσαρμοσμένες ροές εργασίας)
• CRM, ERP, EDM όπως απαιτείται

4. Ενσωματώστε τα εργαλεία μεταξύ τους

Η πραγματική παραγωγικότητα προέρχεται από την ενσωμάτωση: αποφύγετε την επανεισαγωγή, διαδώστε αυτόματα.

5. Εκπαιδεύστε και μετρήστε

Εκπαιδεύστε τους χρήστες, μετρήστε τα κέρδη, προσαρμόστε.

Παράδειγμα ροής εργασίας

Μια τυπική διαδικασία διαχειριστή: αίτημα αποχώρησης

• Προτού: έντυπο → γραφείο διευθυντή → HR → επανεισαχθεί στο HRIS
• Μετά: είσοδος μέσω Lucca/PayFit → διαχειριστής επικύρωσης με 1 κλικ → το υπόλοιπο ενημερώνεται αυτόματα → ειδοποίηση HR

Κέρδος: από 3 ημέρες έως 10 λεπτά.

Ποσοτικά οφέλη

• Ώρα διαχειριστή: -40 έως -60%
• Σφάλματα εισαγωγής: -90%
• Ικανοποίηση εργαζομένων: +30% τυπικά
• Χρόνος κύκλου(επιβίβαση, παραγγελία, τιμολόγηση): διαιρούμενο με το 3 προς το 5

Συνήθη λάθη

• Ψηφιοποίηση της διαδικασίας χαρτιού ως έχει (χάνεται η ευκαιρία για βελτιστοποίηση)
• Στοιβάξτε εργαλεία χωρίς να τα ενσωματώσετε
• Όχι προπόνηση → αντίσταση στην αλλαγή
• Αγνοώντας τη συμμόρφωση με τον GDPR και τη νομική αρχειοθέτηση
• Υποεκτίμηση του κόστους ολοκλήρωσης

Πώς σας βοηθά το Certyneo

Το Certyneo καλύπτει το στοιχείο «ηλεκτρονικής υπογραφής» κάθε έργου ψηφιοποίησης διαχειριστή. Ενσωματώνεται με εργαλεία HR (PayFit, Lucca), αναφορές εξόδων (Spendesk), CRM (HubSpot, Pipedrive), EDM (SharePoint, Drive).

Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής Certyneo

Συχνές ερωτήσεις

Πόσο κοστίζει η ψηφιοποίηση;

Πολύ μεταβλητό. Το πεδίο εφαρμογής "υπογραφή + αναφορές εξόδων + άδεια" είναι περίπου 3-10 €/χρήστης/μήνα.

Τι απόδοση επένδυσης (ROI) να περιμένετε;

6 έως 18 μήνες συνήθως, μικρότερο για ροές μεγάλου όγκου.

Χρειάζεστε έναν CIO για να διαχειριστείτε;

Συνιστάται για εταιρείες μεσαίου μεγέθους, δεν είναι απαραίτητο για ΜΜΕ που μπορούν να βασίζονται σε εξωτερικό σύμβουλο.

Είναι όλα τα εργαλεία συμβατά με τον GDPR;

Ευνοήστε τις λύσεις της ΕΕ για την απλούστευση της συμμόρφωσης.

Πώς να πείσετε τις ομάδες;

Ξεκινήστε με την πιο επίπονη διαδικασία. Το ορατό ROI ξεκλειδώνει τα υπόλοιπα.

Συμπέρασμα

Η ψηφιοποίηση διαχειριστή είναι μια τροχιά, όχι ένα έργο «big bang». Ξεκινήστε με τις ροές με το υψηλότερο ROI, μετρήστε, επεκτείνετε. Σε 18 μήνες, η εταιρεία μεταμορφώθηκε.

Δοκιμάστε το Certyneo για αποστολή, υπογραφή και παρακολούθηση των εγγράφων σας στο διαδίκτυο απλά, γρήγορα και με ασφάλεια.