Συμμόρφωση Νομικών Υποχρεώσεων Εργατικό Δίκαιο: Υποχρεώσεις του Εργοδότη

Η συμμόρφωση νομικών υποχρεώσεων σε εργατικό δίκαιο αποτελεί στρατηγικό ζήτημα για κάθε επιχείρηση, ανεξάρτητα από το μέγεθός της. Στη Γαλλία, ο Κώδικας Εργασίας επιβάλλει στον εργοδότη ένα σύνολο ακριβών υποχρεώσεων που καλύπτουν την κατάρτιση συμβάσεων, τη διαχείριση άδειας, την πρόληψη επαγγελματικών κινδύνων και την προστασία των προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων. Η μη τήρηση αυτών των υποχρεώσεων εκθέτει την επιχείρηση σε διοικητικές, ποινικές και αστικές κυρώσεις που ενδέχεται να είναι σημαντικές. Σε ένα πλαίσιο επιταχυνόμενης ψηφιακοποίησης, η αποϋλικοποίηση εγγράφων ανθρώπινου δυναμικού — συμβάσεις εργασίας, τροποποιήσεις, συμφωνίες εταιρείας — εγείρει νέα ζητήματα νομικής ισχύος. Αυτό το άρθρο κάνει αναφορά στις κύριες υποχρεώσεις του εργοδότη, τους συνδεόμενους κινδύνους και τις καλές πρακτικές για την ασφάλεια της συμμόρφωσης εργατικού δικαίου.

Οι θεμελιώδεις συμβατικές υποχρεώσεις του εργοδότη

Ο εργοδότης υποχρεούται να τυποποιήσει τη σχέση εργασίας με έγγραφη μορφή στην πλειονότητα των περιπτώσεων. Αυτή η υποχρέωση, που παλαιότερα περιοριζόταν στις συμβάσεις προσδιορισμένης διάρκειας (CDD), έχει επεκταθεί σημαντικά υπό την επίδραση του ευρωπαϊκού δικαίου.

Η σύμβαση εργασίας: υποχρεωτικό περιεχόμενο και χρονικά όρια

Από την ενσωμάτωση της οδηγίας (ΕU) 2019/1152 σχετικά με διαφανείς και προβλέψιμες συνθήκες εργασίας, κωδικοποιημένη στα άρθρα L1221-5 και εξής του Κώδικα Εργασίας, ο εργοδότης πρέπει να παραδώσει στον εργαζόμενο, εντός επτά ημερολογιακών ημερών από την πρόσληψη, ένα έγγραφο που περιέχει ελάχιστον:

• Την ταυτότητα των μερών και το τόπο εργασίας

• Τον τίτλο της θέσης, την κατηγορία απασχόλησης και τη φύση της εργασίας

• Την ημερομηνία έναρξης της σχέσης εργασίας

• Τη διάρκεια της εργασίας (πλήρης ή μερική)

• Την αποζημίωση (βασικό μισθό, προμήθειες και πλεονεκτήματα)

• Τη διάρκεια της ετήσιας πληρωμένης άδειας

• Τη διαδικασία που πρέπει να τηρήσουν ο εργοδότης και ο εργαζόμενος σε περίπτωση λήξης της σχέσης εργασίας

• Τις εφαρμοστέες συλλογικές συμβάσεις

Για τη σύμβαση αορίστου χρόνου (CDI), εάν δεν υπάρχει τυπική υποχρέωση για ένα έγγραφο της ίδιας της σύμβασης στον Κώδικα Εργασίας, η παράδοση ενός ενιαίου εγγράφου πληροφοριών (DUI) είναι υποχρεωτική από το 1ο Αυγούστου 2022. Η μη τήρηση αυτής της υποχρέωσης εκθέτει τον εργοδότη σε πρόστιμο 750 € ανά εργαζόμενο (παράβαση 4ης κατηγορίας).

Τροποποιήσεις και τροποποιήσεις της σύμβασης εργασίας

Κάθε τροποποίηση ενός ουσιαστικού στοιχείου της σύμβασης εργασίας — αποζημίωση, διάρκεια εργασίας, τόπος εργασίας που συνεπάγεται αλλαγή του γεωγραφικού τομέα — απαιτεί τη γραπτή συμφωνία και υπογραφή του εργαζομένου. Η νομολογία του Δικαστηρίου Cassation είναι σταθερή σε αυτό το σημείο: μια μονομερής τροποποίηση ενός ουσιαστικού στοιχείου αποτελεί σοβαρό παράβαση που μπορεί να δικαιολογήσει μια δήλωση αποδοχής τα δικαιώματα του εργοδότη (Cass. Soc., 8 Οκτωβρίου 1987, n°84-41.902 και σταθερή νομολογία).

Η αποϋλικοποίηση αυτών των εγγράφων μέσω μιας λύσης ηλεκτρονικής υπογραφής για τα ανθρώπινα δυναμικά επιτρέπει την επιτάχυνση των διαδικασιών ενώ εξασφαλίζει την ιχνηλασιμότητα και την αποδεικτική ισχύ των ανταλλαγών.

Υποχρεώσεις σχετικά με την υγεία, ασφάλεια και πρόληψη κινδύνων

Το άρθρο L4121-1 του Κώδικα Εργασίας επιβάλλει στον εργοδότη μια υποχρέωση ασφάλειας αποτελέσματος έναντι των εργαζομένων του. Αυτή η υποχρέωση περιστρέφεται γύρω από διάφορες υποχρεωτικές απαιτήσεις τεκμηρίωσης.

Το Ενιαίο Έγγραφο Αξιολόγησης Επαγγελματικών Κινδύνων (DUERP)

Το DUERP είναι υποχρεωτικό για όλες τις επιχειρήσεις από τον πρώτο εργαζόμενο, σύμφωνα με το διάταγμα n°2001-1016 της 5ης Νοεμβρίου 2001, τροποποιημένο με το νόμο n°2021-1018 της 2ας Αυγούστου 2021 με τίτλο «Νόμος Υγείας στην Εργασία». Από την 1η Ιουλίου 2023 για επιχειρήσεις με περισσότερους από 150 εργαζομένους (και από την 1η Ιουλίου 2024 για τους άλλους), το DUERP πρέπει να κατατεθεί σε ένα αποκλειστικό ψηφιακό πύλη που διαχειρίζονται τα OPCO.

Το DUERP πρέπει να ενημερώνεται:

• Τουλάχιστον μία φορά ετησίως σε επιχειρήσεις με 11 και περισσότερους εργαζομένους

• Κατά τη λήψη οποιασδήποτε απόφασης για σημαντική ανακατασκευή που τροποποιεί τις συνθήκες εργασίας

• Όταν συλλέγεται πρόσθετη πληροφορία σχετικά με ένα κίνδυνο

Κύρωση σε περίπτωση αποτυχίας: η απουσία DUERP αποτελεί αναπόδεικτη υπαιτιότητα του εργοδότη σε περίπτωση εργατικού ατυχήματος ή επαγγελματικής ασθένειας, ανοίγοντας το δικαίωμα για αύξηση ρέντας για τον εργαζόμενο (Cass. Soc., 28 Φεβρουαρίου 2002, n°00-11.793).

Εκπαίδευση στην ασφάλεια και υποχρεωτικά μητρώα

Ο εργοδότης πρέπει να οργανώσει πρακτική και κατάλληλη εκπαίδευση στην ασφάλεια για κάθε νεοπροσληφθέντα εργαζόμενο, κατά τη αλλαγή θέσης ή τεχνικής (άρθρο L4141-2 του Κώδικα Εργασίας). Αυτή η εκπαίδευση πρέπει να καταγραφεί σε μητρώο εκπαίδευσης. Επιπλέον, ο εργοδότης υποχρεούται να τηρεί ενημερωμένα:

• Το ενιαίο μητρώο προσωπικού (άρθρο L1221-13)

• Το μητρώο ελαφρών εργατικών ατυχημάτων (για επιχειρήσεις που έχουν εξουσιοδοτηθεί)

• Το μητρώο ασφάλειας για τις ΕRP ή τις εγκαταστάσεις που υπόκεινται στον Κώδικα Εργασίας

Η ψηφιοποίηση αυτών των μητρώων επιτρέπεται υπό την προϋπόθεση ότι εξασφαλίζεται η ακεραιότητα, η προσβασιμότητα και η ανθεκτικότητά τους, πράγμα που επιτρέπουν οι λύσεις προχωρημένης ηλεκτρονικής υπογραφής που συμμορφώνονται με τον κανονισμό eIDAS.

Υποχρεώσεις του εργοδότη σχετικά με το χρόνο εργασίας και την αποζημίωση

Η τήρηση των κανόνων σχετικά με τη διάρκεια της εργασίας και την πληρωμή αποτελεί έναν από τους άξονες ελέγχου προτεραιότητας της επιθεώρησης εργασίας.

Μέγιστες διάρκειες και υποχρεωτικές ανάπαυλες

Ο Κώδικας Εργασίας ορίζει αυστηρά πάνω όρια:

• Μέγιστη καθημερινή διάρκεια: 10 ώρες (άρθρο L3121-18), επεκταθεί σε 12 ώρες κατ' εξαίρεση

• Μέγιστη εβδομαδιαία διάρκεια: 48 ώρες σε μια δεδομένη εβδομάδα (άρθρο L3121-20) και 44 ώρες κατά μέσο όρο σε 12 διαδοχικές εβδομάδες (άρθρο L3121-22)

• Καθημερινή ανάπαυλα: ελάχιστον 11 διαδοχικές ώρες (άρθρο L3131-1)

• Εβδομαδιαία ανάπαυλα: ελάχιστον 35 διαδοχικές ώρες (24h + 11h καθημερινής ανάπαυλας)

Οι συμβάσεις ημερών forfait, εφαρμόσιμες σε διευθυντές και σε ορισμένους ανεξάρτητους εργαζομένους, υπόκεινται σε ειδικούς κανόνες και πρέπει υποχρεωτικά να στηρίζονται σε έγκυρη συλλογική συμφωνία (άρθρο L3121-64). Ο εργοδότης πρέπει επίσης να διασφαλίσει την τακτική παρακολούθηση του φόρτου εργασίας του εργαζομένου σε forfait ημέρες διαφορετικά το forfait κηρύσσεται αναποδεικτό.

Η μισθολογική κατάσταση και οι συνδεόμενες υποχρεώσεις

Η αποϋλικοποιημένη μισθολογική κατάσταση είναι πλέον το πρότυπο από το διάταγμα n°2017-1387 της 22ας Σεπτεμβρίου 2017: ο εργοδότης μπορεί να παραδώσει τη μισθολογική κατάσταση σε ηλεκτρονική μορφή χωρίς προηγούμενη συμφωνία του εργαζομένου, εκτός αν αντιτάξει έναντι. Η μισθολογική κατάσταση πρέπει να φυλάσσεται για 5 χρόνια από τον εργοδότη και να τίθεται στη διάθεση του εργαζομένου για 50 χρόνια ή έως τα 75 του χρόνια του μέσω του λογαριασμού προσωπικής κατάρτισης ή οποιασδήποτε άλλης ασφαλούς ψηφιακής χώρου.

Η συμμόρφωση της μισθολογικής κατάστασης συνεπάγεται επίσης τη τήρηση της απλοποιημένης παρουσίασης που προκύπτει από το διάταγμα n°2016-190 της 25ης Φεβρουαρίου 2016 (μοντέλο Υπουργείου Εργασίας).

Υποχρεώσεις που σχετίζονται με την αναπαράσταση των εργαζομένων και τις συλλογικές διαπραγματεύσεις

Μόλις διατρέξουν ορισμένα όρια αριθμού εργαζομένων, ο εργοδότης υπόκειται σε πρόσθετες υποχρεώσεις σχετικά με την κοινωνική διακυβέρνηση.

Η Κοινωνική και Οικονομική Επιτροπή (CSE)

Από τα διατάγματα Macron της 22ας Σεπτεμβρίου 2017 (διάταγμα n°2017-1386), όλες οι επιχειρήσεις με τουλάχιστον 11 εργαζομένους πρέπει να οργανώσουν εκλογές για να δημιουργήσουν μια Κοινωνική και Οικονομική Επιτροπή (CSE). Ο εργοδότης πρέπει να:

• Οργανώσει τις εκλογές εντός 90 ημερών από την πληροφόρηση των εργαζομένων

• Θέσει στη διάθεση της CSE τα απαραίτητα μέσα (χώρος, ώρες εντολής, προϋπολογισμό)

• Ενημερώσει και συμβουλευτεί τη CSE σχετικά με τις στρατηγικές κατευθύνσεις, την οικονομική κατάσταση και την κοινωνική πολιτική της επιχείρησης

Η αποτυχία δημιουργίας του CSE ή η οργάνωση εκλογών αποτελεί αδίκημα παρεμπόδισης με επιβολή διακριτικής ποινής 7.500 € προστίμου για το νομικό πρόσωπο (άρθρο L2317-1 του Κώδικα Εργασίας).

Η υποχρεωτική διαπραγμάτευση στην επιχείρηση (NOE)

Σε επιχειρήσεις με συνδικαλιστικούς εκπροσώπους, ο εργοδότης υποχρεούται να ξεκινήσει υποχρεωτικές διαπραγματεύσεις σύμφωνα με τη ακόλουθη περιοδικότητα (άρθρα L2242-1 και εξής):

• Κάθε χρόνο: σχετικά με την αποζημίωση, το χρόνο εργασίας, την κατανομή της προστιθέμενης αξίας και την επαγγελματική ισότητα

• Κάθε τρία χρόνια: σχετικά με τη διαχείριση απασχόλησης και επαγγελματικών διαδρομών (GEPP) σε επιχειρήσεις με περισσότερους από 300 εργαζομένους

Η ηλεκτρονική υπογραφή των πρακτικών διαπραγμάτευσης και των συμφωνιών εταιρείας, μέσω μιας λύσης ηλεκτρονικής υπογραφής που συμμορφώνεται με τον κανονισμό eIDAS, προσφέρει ενισχυμένη αποδεικτική ισχύ και απλοποιεί τη διαδικασία κατάθεσης στην πλατφόρμα TéléAccords.

Προστασία προσωπικών δεδομένων εργαζομένων: μια ενσωματωμένη υποχρέωση GDPR

Ο εργοδότης, ως υπεύθυνος επεξεργασίας κατά την έννοια του GDPR (Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679), πρέπει να τηρήσει ένα σύνολο ειδικών υποχρεώσεων στο πλαίσιο της σχέσης εργασίας.

Οι επεξεργασίες ανθρώπινου δυναμικού και η νομική βάση

Οι επεξεργασίες προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων πρέπει να στηρίζονται σε έγκυρη νομική βάση. Στο πλαίσιο της απασχόλησης, οι κύριες νομικές βάσεις που χρησιμοποιούνται είναι:

• Η εκτέλεση της σύμβασης εργασίας (άρθρο 6.1.β του GDPR) για τη διαχείριση της αποζημίωσης, των αδειών, των εκπαιδεύσεων

• Η νομική υποχρέωση (άρθρο 6.1.γ) για τη δήλωση DSN, τη διατήρηση υποχρεωτικών μητρώων

• Το νόμιμο συμφέρον (άρθρο 6.1.στ) για ορισμένα διατάγματα παρακολούθησης, υπό την προϋπόθεση μιας αυστηρής ζυγοστάθμισης

Ο εργοδότης πρέπει να ενημερώσει τους εργαζομένους για την ύπαρξη των επεξεργασιών που τους αφορούν μέσω ενός δελτίου πληροφοριών που επισυνάπτεται στη σύμβαση εργασίας (άρθρο 13 του GDPR). Το μητρώο δραστηριοτήτων επεξεργασίας (RAT) πρέπει υποχρεωτικά να καταγράφει τις επεξεργασίες ανθρώπινου δυναμικού.

Διάρκειες διατήρησης και δικαίωμα διذαγραφής

Η CNIL έχει δημοσιεύσει τομεακές αναφορές που προσδιορίζουν τις διάρκειες διατήρησης που ισχύουν για τα δεδομένα ανθρώπινου δυναμικού. Ως παράδειγμα:

• Δεδομένα υποψηφιότητας που δεν επιλέχθησαν: 2 χρόνια μέγιστο

• Συμβάσεις εργασίας και συνδεδεμένα έγγραφα: 5 χρόνια μετά τη λήξη της σύμβασης

• Μισθολογικές καταστάσεις: 5 χρόνια (εργοδότης) και τίθενται στη διάθεση για 50 χρόνια (εργαζόμενος)

• Δεδομένα βιντεοκάμερας στην επιχείρηση: 1 μήνα κατά κανόνα

Οι επιχειρήσεις που αποϋλικοποιούν τις διαδικασίες ανθρώπινου δυναμικού τους πρέπει να ενσωματώσουν αυτούς τους περιορισμούς στη πολιτική διαχείρισης εγγράφων τους. Ανακαλύψτε πώς η γεννήτρια συμβάσεων ΑΙ της Certyneo μπορεί να σας βοηθήσει να παράγετε έγγραφα που συμμορφώνονται με τις ισχύουσες νομικές απαιτήσεις.

Εφαρμοστέο νομικό πλαίσιο για την συμμόρφωση του εργοδότη σε εργατικό δίκαιο

Η συμμόρφωση του εργοδότη σε εργατικό δίκαιο εγγράφεται σε ένα πυκνό κανονιστικό σώμα, που αρθρώνεται μεταξύ εθνικού και ευρωπαϊκού δικαίου.

Κώδικας Εργασίας (νομοθετικά και κανονιστικά μέρη): θεμελιώδης βάση, ρυθμίζει το σύνολο των ατομικών και συλλογικών σχέσεων εργασίας. Τα άρθρα L1221-1 και εξής ρυθμίζουν τη σύμβαση εργασίας, ενώ τα άρθρα L4121-1 έως L4121-5 καθορίζουν τις υποχρεώσεις ασφάλειας του εργοδότη.

Οδηγία (ΕΕ) 2019/1152 της 20ης Ιουνίου 2019 σχετικά με διαφανείς και προβλέψιμες συνθήκες εργασίας στην Ευρωπαϊκή Ένωση, ενσωματωθείσα στο γαλλικό δίκαιο με διάταγμα n°2022-1173 της 25ης Αυγούστου 2022: επιβάλλει την παράδοση του Εγγράφου Ενιαίας Πληροφόρησης (DUI) εντός επτά ημερών από την πρόσληψη.

Κανονισμός eIDAS n°910/2014 και ο διάδοχός του eIDAS 2.0 (Κανονισμός (ΕΕ) 2024/1183): ορίζουν τα επίπεδα ηλεκτρονικής υπογραφής (απλή, προχωρημένη, καθορισμένη) και την νομική τους ισχύ. Σύμφωνα με το άρθρο 25 του eIDAS, μια καθορισμένη ηλεκτρονική υπογραφή (