Ψηφιακή υπογραφή για τοπικές κοινότητες στη...

Γιατί η ψηφιακή υπογραφή έγινε απαραίτητη για τις τοπικές κοινότητες

Η ψηφιοποίηση των διοικητικών διαδικασιών είναι σήμερα προτεραιότητα για τα δήματα, τους νομούς, τις περιφέρειες και τα δημόσια τοπικά ιδρύματα. Από την εφαρμογή της διατάγματος αριθ. 2014-1329 της 6ης Νοεμβρίου 2014 σχετικά με τις απομακρυσμένες διαβουλεύσεις των συλλογικών οργάνων των τοπικών κοινοτήτων, και ακόμη περισσότερο με το πρόγραμμα Action Publique 2022 που υποστηρίζεται από την κυβέρνηση, η ψηφιακή υπογραφή για τις τοπικές κοινότητες έχει καταστεί στρατηγικό μέσο εκσυγχρονισμού. Το 2026, περίπου το 87% των γαλλικών περιφερειών έχουν ανεπτύξει τουλάχιστον μία διάταξη ψηφιακής υπογραφής σύμφωνα με τα δεδομένα του SGMAP, και η κίνηση επεκτείνεται πλέον και στους δήμους με πληθυσμό κάτω των 3.500 κατοίκων.

Η γενίκευση της ψηφιοποίησης των συμβολαίων στις τοπικές κοινότητες — δημόσιες συμβάσεις, σύμβαση εταιρικής σχέσης, διαβουλεύσεις, διατάγματα — ανταποκρίνεται σε τριπλή λογική: λειτουργική αποδοτικότητα, νομική ασφάλεια και απαίτηση των πολιτών για διαφάνεια. Αυτό το άρθρο σας καθοδηγεί μέσα από τα κανονιστικά θεμέλια, τα εφαρμόσιμα επίπεδα υπογραφής, τις πρακτικές περιπτώσεις χρήσης και τις καλές πρακτικές που πρέπει να υιοθετήσετε για να πετύχετε τη ψηφιακή σας μετάβαση.

Ένα κανονιστικό πλαίσιο σε πλήρη ενοποίηση

Η ευρωπαϊκή οδηγία για τη δημοσίευση δημόσιων συμβάσεων (2014/24/UE), που μεταφέρθηκε στο γαλλικό δίκαιο με το διάταγμα αριθ. 2016-360, επιβάλλει την πλήρη ψηφιοποίηση των διαδικασιών δημόσιας προμήθειας ανάλογα με 40.000 € χωρίς ΦΠΑ από την 1η Οκτωβρίου 2018. Παράλληλα, ο κανονισμός eIDAS αριθ. 910/2014 καθιέρωσε εναρμονισμένο πλαίσιο για την αμοιβαία αναγνώριση των ψηφιακών υπογραφών σε όλα τα κράτη μέλη, μια βάση που η αναθεώρηση eIDAS 2.0 (Κανονισμός ΕΕ 2024/1183, που τέθηκε σε ισχύ τον Μάιο 2024) ενισχύει περαιτέρω με την εισαγωγή του ευρωπαϊκού ψηφιακού πορτοφολιού ταυτότητας (EUDIW).

Για τις τοπικές κοινότητες, αυτό σημαίνει συγκεκριμένα ότι κάθε πράξη που δεσμεύει το νομικό πρόσωπο — δημοτικό διάταγμα, δημόσια σύμβαση, σύμβαση ανάθεσης δημόσιας υπηρεσίας — μπορεί και πρέπει να υπογραφεί ηλεκτρονικά, υπό την προϋπόθεση ότι επιλέγεται το κατάλληλο επίπεδο υπογραφής ανάλογα με τη φύση και τον κίνδυνο της πράξης.

Τα τρία επίπεδα ψηφιακής υπογραφής που εφαρμόζονται στις τοπικές κοινότητες

Ο κανονισμός eIDAS διακρίνει τρία επίπεδα υπογραφής, των οποίων η σχετικότητα ποικίλλει ανάλογα με τη διοικητική πράξη που ενδιαφέρει.

Η απλή ψηφιακή υπογραφή (SES)

Η απλή ψηφιακή υπογραφή αποτελεί το ελάχιστο επίπεδο. Βασίζεται σε ηλεκτρονικά δεδομένα που συνδέονται με άλλα δεδομένα (ένα κλικ αποδοχής, μια επαληθευμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) χωρίς περιορισμό πιστοποίησης τρίτου. Κατάλληλη για πράξεις με χαμηλό νομικό κίνδυνο: αποδείξεις λήψης, εσωτερικές κλήσεις, συνήθεις διοικητικές φόρμες. Για έναν δήμο, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διαχείριση εγγραφών σε απευθείας σύνδεση ή την επιβεβαίωση ραντεβού με αρμόδια κτιρίου.

Προσοχή: η απλή υπογραφή προσφέρει μόνο περιορισμένη υπόθεση αξιοπιστίας και η ισχύς της σε διαφορές δικαστηρίου μπορεί να αμφισβητηθεί. Επομένως, είναι ακατάλληλη για συμβόλαια που δεσμεύουν σημαντικές δαπάνες ή για πράξεις υπό έλεγχο νομιμότητας.

Η προηγμένη ψηφιακή υπογραφή (SEA)

Η προηγμένη υπογραφή συνδέεται με μοναδικό τρόπο με τον υπογράφοντα, επιτρέπει τον προσδιορισμό του, δημιουργείται από δεδομένα που ο υπογράφοντας μπορεί να διατηρήσει υπό αποκλειστικό έλεγχό του, και συνδέεται με τα υπογεγραμμένα δεδομένα με τρόπο που να ανιχνεύει οποιαδήποτε μεταγενέστερη τροποποίηση. Βασίζεται γενικά σε ένα ψηφιακό πιστοποιητικό που εκδίδεται από έναν εξουσιοδοτημένο πάροχο υπηρεσιών εμπιστοσύνης (PSCQ) που αναφέρεται στη γαλλική λίστα αξιοπιστίας (Trust Service Status List – TSL).

Για δημόσιες συμβάσεις κάτω του ορίου και συμφωνίες εταιρικής σχέσης μεταξύ τοπικών κοινοτήτων, η προηγμένη υπογραφή αντιπροσωπεύει καλή ισορροπία μεταξύ ασφάλειας και λειτουργικής ρευστότητας. Πολλές σύγχρονες λύσεις SaaS, συμπεριλαμβανομένης της Certyneo, επιτρέπουν την ανάπτυξη αυτού του επιπέδου με ισχυρή επαλήθευση (OTP SMS + έλεγχος εγγράφων), χωρίς να απαιτείται φυσικό κλειδί.

Η ψηφιακή υπογραφή αξιολόγησης (SEQ)

Η προσδιορισμένη υπογραφή είναι το υψηλότερο επίπεδο που προβλέπει το eIDAS. Βασίζεται αναγκαστικά σε ένα προσδιορισμένο πιστοποιητικό που εκδίδεται από έναν πιστοποιημένο PSCQ, και δημιουργείται γενικά χρησιμοποιώντας ένα προσδιορισμένο σύστημα δημιουργίας υπογραφής (QSCD) — κάρτα έξυπνου τύπου, token USB ή, από το eIDAS 2.0 και μετά, απομακρυσμένη υπηρεσία δημιουργίας προσδιορισμένης υπογραφής. Ωφελείται από νομική υπόθεση ισοδυναμίας με χειρόγραφη υπογραφή σε όλα τα κράτη μέλη (άρθρο 25§2 του κανονισμού eIDAS).

Αυτή η υπογραφή συνιστάται — ή ακόμη και υποχρεωτική — για τις πιο ευαίσθητες πράξεις: ανάθεση εξουσίας υπογραφής του δημάρχου ή του προέδρου του περιφερειακού συμβουλίου, δημόσιες συμβάσεις μεγάλης κλίμακας, πράξεις υπό έλεγχο νομιμότητας του κρατικού παράγοντα. Το κόστος και η πολυπλοκότητα της εφαρμογής είναι υψηλότερα, αλλά η απόλυτη νομική ασφάλεια που παρέχει την καθιστά το απαίτητο πρότυπο για τις τοπικές κοινότητες που διαχειρίζονται μεγάλο όγκο συμβολαίων με υψηλή σημασία.

Για μια συγκριτική άποψη των λύσεων διαθέσιμων στην αγορά, η σύγκριση λύσεων ψηφιακής υπογραφής της Certyneo θα σας επιτρέψει να αξιολογήσετε γρήγορα τις προσφορές σύμφωνα με τους περιορισμούς του προϋπολογισμού και της τεχνικής.

Ψηφιοποίηση συμβολαίων: ποιες πράξεις ενδιαφέρουν στην πράξη;

Η ψηφιοποίηση συμβολαίων στους δήμους και δήματα καλύπτει ένα πολύ ευρύ φάσμα διοικητικών πράξεων. Η κατανόηση ποιες είναι οι προτεραιότητες επιτρέπει μια προοδευτική και ελεγχόμενη ανάπτυξη.

Οι δημόσιες συμβάσεις και πλαίσιο συμφωνίες

Από το διάταγμα της 22ας Μαρτίου 2019 που καθορίζει τις τρόπου διάθεσης των εγγράφων της διαβούλευσης και της επικοινωνίας μεταξύ αγοραστών και οικονομικών φορέων, η ψηφιακή υπογραφή είναι υποχρεωτική για τις τυποποιημένες δημόσιες συμβάσεις (όρια > 215.000 € χωρίς ΦΠΑ για εφοδιασμούς και υπηρεσίες). Το AAPC (Ανακοίνωση Δημόσιας Πρόσκλησης για Ανταγωνισμό), το CCAP, το CCTP και τα έγγραφα δέσμευσης πρέπει να υπογραφούν από τον νόμιμο αντιπρόσωπο της τοπικής κοινότητας και από τον κάτοχο της δημόσιας σύμβασης.

Το προφίλ του αγοραστή (πλατφόρμα ψηφιοποίησης δημόσιων συμβάσεων) πρέπει να είναι διαλειτουργικό με τα εργαλεία υπογραφής. Μια ενσωμάτωση API με μια λύση όπως η Certyneo επιτρέπει την αυτοματοποίηση της αποστολής εγγράφων, της συλλογής υπογραφών και της αρχειοθέτησης με τιμή απόδειξης σε ένα ηλεκτρονικό θησαυρό που συμμορφώνεται με NF Z 42-013.

Οι συμφωνίες και διαβουλεύσεις

Οι συμφωνίες ανάθεσης δημόσιας υπηρεσίας (DSP), οι συμφωνίες κατοχής του δημόσιου πεδίου, οι συμφωνίες εταιρικής σχέσης με ενώσεις ή άλλα νομικά πρόσωπα, καθώς και οι διαβουλεύσεις του δημοτικού συμβουλίου ή της συλλογικής αρχής μπορούν όλες να ψηφιοποιηθούν. Για την τελευταία, το διάταγμα αριθ. 2020-1407 της 18ης Νοεμβρίου 2020 χαλάρωσε τις προϋποθέσεις για απομακρυσμένες συνεδρίαση, ανοίγοντας το δρόμο για την ψηφιακή υπογραφή των πρακτικών.

Οι πράξεις της αστικής κατάστασης και διοικητικά διατάγματα

Τα διατάγματα κινδύνου, τα διατάγματα για διοικητική αστυνομία, τα έργα χωροταξίας (άδεια κατασκευής, δηλώσεις προηγούμενες) μπορούν επίσης να υπογραφούν ηλεκτρονικά. Η Διεύθυνση Νομικών και Διοικητικών Πληροφοριών (DILA) έχει αναπτύξει την πύλη @ctes για την απομακρυσμένη μετάδοση πράξεων υποκείμενων σε έλεγχο νομιμότητας προς την περιφέρεια, με ενσωμάτωση της ψηφιακής υπογραφής του δημάρχου ή του προέδρου.

Εάν η τοπική κοινότητά σας αναπτύξει επίσης ψηφιακή υπογραφή στις διαδικασίες της ανθρώπινης δυναμικής — πρόσληψη, τροποποιήσεις συμβάσεων, κατάρτιση — ο ειδικός οδηγός στην ψηφιακή υπογραφή για τα ανθρώπινα δυναμικά θα σας παρέχει ένα ακριβές πλαίσιο αναφοράς.

Επιλογή και ανάπτυξη λύσης ψηφιακής υπογραφής προσαρμοσμένης στις δημόσιες περιορισμούς

Οι τοπικές κοινότητες αντιμετωπίζουν συγκεκριμένους περιορισμούς που οι γενικές λύσεις της αγοράς δεν ενσωματώνουν πάντα: φιλοξενία δεδομένων στο εθνικό ή ευρωπαϊκό έδαφος, συμβατότητα με τα υπάρχοντα συστήματα πληροφοριών (Berger-Levrault, Sedit Marianne, Civil Net...), διαχείριση εξουσιοδοτήσεων με ανάθεση, και απαιτήσεις ιχνηλασιακής για νομική αρχειοθέτηση.

Κριτήρια επιλογής λύσης σε συμμόρφωση

Πολλά κριτήρια πρέπει να καθοδηγήσουν την επιλογή:

• Προσδιορισμός του παρόχου: ο πάροχος πρέπει να εμφανίζεται στη διαθεσιμη εθνική λίστα εμπιστοσύνης (γαλλική TSL δημοσιευμένη από το ANSSI) ή στη συγκεντρωτική ευρωπαϊκή λίστα (EU Trusted Lists). Ο προσδιορισμός eIDAS είναι μια ελάχιστη μη διαπραγματεύσιμη εγγύηση.
• Κυρίαρχη φιλοξενία: τα δεδομένα που επεξεργάζονται από τις τοπικές κοινότητες συχνά υπόκεινται σε διοικητικό απόρρητο ή σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για τους σκοπούς του GDPR. Μια φιλοξενία πιστοποιημένη HDS (Ανθρώπινα Δεδομένα Φιλοξενεία) ή επιλεγμένη SecNumCloud συνιστάται ιδιαίτερα για τις πιο ευαίσθητες επεξεργασίες.
• Διαλειτουργικότητα: η λύση πρέπει να ενσωματωθεί μέσω REST API με συστήματα διαχείρισης σχέσης χρήστη (GRU), εξειδικευμένο λογισμικό και πλατφόρμες δημόσιων συμβάσεων (AWS, Klekoon, e-Marchés publics...).
• Αρχειοθέτηση με τιμή απόδειξης: το υπογεγραμμένο έγγραφο, συνοδευόμενο από τα μεταδεδομένα του (χρονοσφραγίδα με τιμή απόδειξης, αλυσίδα πιστοποιητικών, έκθεση επαλήθευσης), πρέπει να αρχειοθετηθεί σε σύστημα σύμφωνο με NF Z 42-013 ή ISO 14721 (OAIS).
• Διαχείριση αναθέσεων και εξουσιοδοτήσεων: ένας δήμος πρέπει να μπορεί να διαμορφώσει ροές εργασίας υπογραφής που να αντικατοπτρίζουν τις εσωτερικές του αναθέσεις (ανάθεση του δημάρχου στον DGA, από κοινού υπογραφή δύο εκλεκτών κ.λπ.).

Προοδευτική εφαρμογή: η συνιστώμενη μέθοδος

Το DGFIP και το AMF (Ένωση Δημάρχων της Γαλλίας) συνιστούν ένα κλιμακωτό έργο σε τρεις φάσεις: (1) έλεγχος του υπάρχοντος και χαρτογραφία των πράξεων προς ψηφιοποίηση, (2) δοκιμαστικό έργο σε περιορισμένο πεδίο (π.χ.: δημόσιες συμβάσεις συνήθων εφοδιασμών), (3) γενίκευση με κατάρτιση των αιτουμένων και επικοινωνία προς εξωτερικούς συνεργάτες.

Το εργαλείο υπολογιστής ROI της Certyneo μπορεί να σας βοηθήσει να ποσοτικοποιήσετε την αναμενόμενη απόδοση επένδυσης ανάλογα με τον όγκο των συμβολαίων που επεξεργάζεται ετησίως η τοπική κοινότητα, λαμβάνοντας υπόψη τα κόστη εκτύπωσης, ταχυδρόμειας, φυσικής αποθήκευσης και διοικητικής διαχείρισης.

Τέλος, για τις τοπικές κοινότητες που είναι ήδη εξοπλισμένες με υπάρχουσα λύση και επιθυμούν μετάπτωση σε πιο αποτελεσματική πλατφόρμα, η προσφορά μετάπτωσης προς Certyneo προσφέρει ολοκληρωμένη υποστήριξη συμπεριλαμβανομένης της ανάληψης δεδομένων και της συνέχειας των τρεχουσών ροών εργασίας.

Νομικό πλαίσιο που εφαρμόζεται στη ψηφιακή υπογραφή στις τοπικές κοινότητες

Η ψηφιακή υπογραφή που χρησιμοποιείται από τις τοπικές κοινότητες εντάσσεται σε ένα συνεκτικό σύστημα κανονισμών που απαιτεί κατανόηση για την ασφάλιση κάθε ψηφιοποιημένης πράξης.

Πολιτικός κώδικας, άρθρα 1366 και 1367: Το άρθρο 1366 προβλέπει ότι «η ηλεκτρονική έγγραφη έχει την ίδια απόδειξη όπως το έγγραφο σε χαρτί, υπό την προϋπόθεση ότι το πρόσωπο από το οποίο προέρχεται μπορεί να προσδιοριστεί ικανοποιητικά και ότι καταρτίστηκε και διατηρήθηκε υπό όρους που εγγυώνται την ακεραιότητά του.» Το άρθρο 1367, με τη σειρά του, αναγνωρίζει την ισχύ της ψηφιακής υπογραφής όταν «συνίσταται στη χρήση μιας αξιόπιστης διαδικασίας αναγνώρισης που εγγυάται τη σύνδεση της με την πράξη στην οποία συνδέεται», με ενισχυμένη υπόθεση αξιοπιστίας όταν χρησιμοποιείται η προσδιορισμένη υπογραφή eIDAS.

Κανονισμός eIDAS αριθ. 910/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου: Αυτός ο κανονισμός, απευθείας εφαρμοστέος σε όλα τα κράτη μέλη, ορίζει τα τρία επίπεδα ψηφιακής υπογραφής (απλή, προηγμένη, προσδιορισμένη), καθιερώνει τις απαιτήσεις που εφαρμόζονται στους παρόχους υπηρεσιών εμπιστοσύνης προσδιορισμού και εγγυάται τη διασυνοριακή αναγνώριση των προσδιορισμένων υπογραφών (άρθρο 25). Η αναθεώρηση eIDAS 2.0 (Κανονισμός ΕΕ 2024/1183) ενισχύει αυτές τις διατάξεις και εισάγει το ευρωπαϊκό ψηφιακό πορτοφόλιο ταυτότητας (EUDIW).

Κανονισμός GDPR αριθ. 2016/679: Η επεξεργασία δεδομ