Σύμφωνη Νομική Μεταχείριση στο Εργατικό Δίκαιο: Υποχρεώσεις Εργοδότη

Η νομική συμμόρφωση στο εργατικό δίκαιο αντιπροσωπεύει έναν από τους πυλώνες της σύγχρονης διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού. Μεταξύ της σύναψης συμβάσεων εργασίας, της διαχείρισης προσωπικών δεδομένων των υπαλλήλων, της τήρησης του μητρώου προσωπικού και της τήρησης των υποχρεώσεων υποχρεωτικής αναγγελίας, ο εργοδότης πλοηγείται σε ένα πυκνό και συνεχώς εξελισσόμενο κανονιστικό περιβάλλον. Η μη τήρηση αυτών των υποχρεώσεων εκθέτει την επιχείρηση σε σημαντικές πολιτικές, ποινικές και διοικητικές κυρώσεις. Αυτό το άρθρο αναλύει τις κύριες νομικές υποχρεώσεις που βαρύνουν κάθε εργοδότη στη Γαλλία, ενσωματώνοντας τις συνεισφορές του ψηφιακού δικαίου και ιδίως τη χρήση της ηλεκτρονικής υπογραφής στην επιχείρηση για την ασφάλιση και την επιτάχυνση των διαδικασιών τεκμηρίωσης ΔΥ.

Οι θεμελιώδεις συμβατικές υποχρεώσεις του εργοδότη

Η σύνταξη και η παράδοση της σύμβασης εργασίας

Το άρθρο L. 1221-1 του Κώδικα Εργασίας υπενθυμίζει ότι η σύμβαση εργασίας υπόκειται στους κανόνες του κοινού δικαίου. Για τις συμβάσεις ορισμένης διάρκειας (CDD), το άρθρο L. 1242-12 επιβάλλει τη μετάδοση ενός εγγράφου στον εργαζόμενο το αργότερο εντός δύο εργάσιμων ημερών από την πρόσληψη, διαφορετικά υπάρχει κίνδυνος επαναχαρακτηρισμού σε σύμβαση αορίστου διάρκειας (CDI). Για τις συμβάσεις μερικής απασχόλησης (άρθρο L. 3123-6), η γραπτή μορφή είναι επίσης υποχρεωτική.

Από την ενσωμάτωση της ευρωπαϊκής Οδηγίας 2019/1152 σχετικά με διαφανείς και προβλέψιμες συνθήκες εργασίας, η διάταξη της 2 Νοεμβρίου 2023 διεύρυνε τις υποχρεωτικές αναφορές που πρέπει να εμφανίζονται στη σύμβαση ή σε έγγραφο πληροφοριών που παραδίδεται κατά την πρόσληψη. Μεταξύ αυτών: η διάρκεια της δοκιμαστικής περιόδου, οι κανόνες προειδοποίησης, η ταυτότητα των οργανισμών κοινωνικής προστασίας, καθώς και τα δικαιώματα στην κατάρτιση.

Η ψηφιοποίηση αυτών των συμβάσεων είναι σήμερα πλήρως νόμιμη: η προσόν ή προχωρημένη ηλεκτρονική υπογραφή σύμφωνη με τον κανονισμό eIDAS δίνει στη σύμβαση που υπογράφεται την ίδια νομική αξία με ένα αυθεντικό έγγραφο, σύμφωνα με το άρθρο 1367 του Πολιτικού Κώδικα.

Το μοναδικό μητρώο προσωπικού

Το άρθρο L. 1221-13 του Κώδικα Εργασίας επιβάλλει σε κάθε εργοδότη την τήρηση μοναδικού μητρώου προσωπικού. Αυτό το μητρώο πρέπει να περιέχει, με χρονολογική σειρά πρόσληψης, τις ακόλουθες αναφορές: ταυτοποίηση του εργαζομένου, εθνικότητα, ημερομηνία γέννησης, φύλο, θέση εργασίας, προσόν, ημερομηνίες εισόδου και εξόδου, είδος σύμβασης. Το μητρώο πρέπει να διατηρηθεί πέντε χρόνια μετά την αποχώρηση του εργαζομένου. Η απουσία του ή η ακανόνιστη τήρησή του έχει ως αποτέλεσμα πρόστιμο 750 € ανά εργαζόμενο που αφορά (παράβαση 4ης κατηγορίας).

Η δοκιμαστική περίοδος και οι διαδικασίες πρόσληψης

Ο εργοδότης πρέπει να κάνει δήλωση προηγούμενης πρόσληψης (DPAE) το αργότερο εντός οκτώ ημερών πριν από την προβλεπόμενη ημερομηνία πρόσληψης, στην URSSAF (άρθρο R. 1221-1 του Κώδικα Εργασίας). Η απουσία DPAE αποτελεί παράβαση κρυμμένης εργασίας (άρθρο L. 8221-5), εκθέτοντας την επιχείρηση σε πρόστιμο που μπορεί να φτάσει τα 45.000 € και δύο χρόνια φυλάκιση για φυσικά πρόσωπα.

Υποχρεώσεις σχετικά με την υγεία, την ασφάλεια και τις συνθήκες εργασίας

Η γενική υποχρέωση ασφάλειας

Το άρθρο L. 4121-1 του Κώδικα Εργασίας καθιερώνει την υποχρέωση ασφάλειας αποτελέσματος του εργοδότη: πρέπει να λάβει τα απαραίτητα μέτρα για την ασφάλιση και την προστασία της σωματικής και ψυχικής υγείας των εργαζομένων. Αυτή η υποχρέωση αναλύεται σε δράσεις πρόληψης επαγγελματικών κινδύνων, πληροφόρησης και κατάρτισης των εργαζομένων, και τοποθέτηση κατάλληλης οργάνωσης και μέσων.

Το Μοναδικό Έγγραφο Αξιολόγησης Επαγγελματικών Κινδύνων (DUERP), καθιερώθηκε ως υποχρεωτικό από το διάταγμα της 5 Νοεμβρίου 2001 (άρθρο R. 4121-1 του Κώδικα Εργασίας), πρέπει να συνταχθεί από τον πρώτο εργαζόμενο, να ενημερώνεται ετησίως ή κατά περίπτωση σημαντικής μεταβολής των συνθηκών εργασίας. Ο νόμος Υγεία στην Εργασία της 2 Αυγούστου 2021 (νόμος αρ. 2021-1018) ενίσχυσε αυτή την υποχρέωση επιβάλλοντας τη διατήρηση του DUERP για 40 χρόνια και τη διαθεσιμότητα του στους πρώην εργαζομένους.

Η ιατρική εξέταση και η παρακολούθηση της κατάστασης υγείας

Ο εργοδότης πρέπει να διοργανώσει τη Επίσκεψη Πληροφόρησης και Πρόληψης (VIP) εντός τριών μηνών μετά την ανάληψη θέσης του εργαζομένου (άρθρο R. 4624-10 του Κώδικα Εργασίας), εκτός αν πρόκειται για θέσεις με ιδιαίτερους κινδύνους για τις οποίες απαιτείται εξέταση ιατρικής ικανότητας προηγουμένως της πρόσληψης. Ο γιατρός της εργασίας μπορεί να εκδώσει γνώμη ανικανότητας, την οποία ο εργοδότης είναι υποχρεωμένος να λάβει υπόψη διαφορετικά θα αναλάβει ευθύνη.

Υποχρεώσεις που σχετίζονται με την παρενόχληση και τη διάκριση

Από το νόμο Επαγγελματική Αποδοχή της 5 Σεπτεμβρίου 2018 (νόμος αρ. 2018-771), οι επιχειρήσεις με τουλάχιστον 250 εργαζομένους πρέπει να ονομάσουν εμπορικό σχετικά με τη σεξουαλική παρενόχληση εντός της CSE και αποκλειστικό εμπορικό HR. Κάθε επιχείρηση, ανεξάρτητα του μεγέθους της, υπόκειται στην υποχρέωση ανάρτησης των στοιχείων επικοινωνίας των αρμόδιων υπηρεσιών για θέματα παρενόχλησης (άρθρο L. 1153-5 του Κώδικα Εργασίας). Η μη συμμόρφωση σε αυτό το σημείο εκθέτει τον εργοδότη σε δράσεις πολιτικής και ποινικής ευθύνης.

Υποχρεώσεις σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων

Το GDPR εφαρμοσμένο στο ανθρώπινο δυναμικό

Ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (GDPR, αρ. 2016/679) ισχύει πλήρως για την επεξεργασία δεδομένων των εργαζομένων: αρχεία μισθοδοσίας, αξιολογήσεις απόδοσης, βιομετρικά δεδομένα, παρακολούθηση απουσιών κ.λπ. Ο εργοδότης ενεργεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας κατά την έννοια του άρθρου 4(7) του GDPR.

Οι κύριες υποχρεώσεις του είναι:

• Το μητρώο δραστηριοτήτων επεξεργασίας (άρθρο 30 του GDPR): υποχρεωτικό για κάθε επιχείρηση με περισσότερους από 250 εργαζομένους ή που επεξεργάζονται ευαίσθητα δεδομένα·

• Η πληροφόρηση των εργαζομένων (άρθρα 13 και 14 του GDPR): κατά τη συλλογή δεδομένων, μέσω σαφούς ειδοποίησης πληροφοριών·

• Περιορισμός της διατήρησης των δεδομένων: τα δεδομένα ενός εργαζομένου δεν μπορούν να διατηρηθούν επ' αόριστον μετά τη διακοπή της σύμβασης·

• Ασφάλεια δεδομένων (άρθρο 32 του GDPR): ο εργοδότης πρέπει να εφαρμόσει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα.

Σε περίπτωση παραβίασης δεδομένων, ο εργοδότης έχει 72 ώρες για να ειδοποιήσει την CNIL (άρθρο 33 του GDPR). Το ύψος των προστίμων μπορεί να φτάσει τα 20 εκατομμύρια ευρώ ή το 4% του παγκόσμιου ετήσιου κύκλου εργασιών. Η CNIL επέβαλε πρόστιμα ύψους περισσότερων από 42 εκατομμυρίων ευρώ το 2023, πολλά από τα οποία αφορούσαν απευθείας τις επεξεργασίες HR.

Η προστασία δεδομένων στις διαδικασίες ηλεκτρονικής υπογραφής

Κατά την ανάπτυξη λύσης ηλεκτρονικής υπογραφής για έγγραφα HR (συμβάσεις, τροποποιήσεις, συμφωνίες εταιρείας), ο εργοδότης πρέπει να διασφαλίσει ότι ο πάροχος συμμορφώνεται με το GDPR. Τα βιομετρικά δεδομένα που μπορεί να συλλέγονται κατά την αυθεντικοποίηση αποτελούν ευαίσθητα δεδομένα κατά την έννοια του άρθρου 9 του GDPR. Η χρήση ενός ολοκληρωμένου guide ηλεκτρονικής υπογραφής επιτρέπει τον εντοπισμό σύμμορφων λύσεων και την αποφυγή κοινών σφαλμάτων στην επεξεργασία δεδομένων.

Υποχρεώσεις σχετικά με την εκπροσώπηση του προσωπικού και τις συλλογικές διαπραγματεύσεις

Η ίδρυση και λειτουργία της CSE

Από τις Διατάξεις Macron του 2017 (διατάξεις αρ. 2017-1386 και 2017-1388), η Κοινωνική και Οικονομική Επιτροπή (CSE) είναι η μοναδική δομή εκπροσώπησης του προσωπικού για επιχειρήσεις με τουλάχιστον 11 εργαζομένους. Ο εργοδότης είναι υποχρεωμένος να οργανώσει τις εκλογές της CSE και να της παρέχει τα απαραίτητα μέσα για τη λειτουργία της: χώρο, ώρες αποχώρησης, πρόσβαση σε οικονομικές και κοινωνικές πληροφορίες μέσω της Βάσης Δεδομένων Οικονομικών, Κοινωνικών και Περιβαλλοντικών Δεδομένων (BDESE) για επιχειρήσεις με τουλάχιστον 50 εργαζομένους (άρθρο L. 2312-36 του Κώδικα Εργασίας).

Η αποτυχία οργάνωσης των επαγγελματικών εκλογών αποτελεί έγκλημα παρακώλυσης που τιμωρείται με ένα χρόνο φυλάκιση και πρόστιμο 7.500 € (άρθρο L. 2317-1 του Κώδικα Εργασίας).

Υποχρεώσεις υποχρεωτικών ετήσιων διαπραγματεύσεων (NAO)

Το άρθρο L. 2242-1 του Κώδικα Εργασίας επιβάλλει στις επιχειρήσεις με συνδικαλιστικούς εκπροσώπους να διεξαγάγουν υποχρεωτικές ετήσιες διαπραγματεύσεις σχετικά με ιδίως: αμοιβή, χρόνος εργασίας, κατανομή της προστιθέμενης αξίας, επαγγελματική ισότητα γυναικών-ανδρών και ποιότητα ζωής στην εργασία (QVT). Από το νόμο Κατανομή Αξίας της 29 Νοεμβρίου 2023 (νόμος αρ. 2023-1107), οι επιχειρήσεις με 11 έως 49 εργαζομένους που πραγματοποιούν θετικό καθαρό φορολογητέο κέρδος τουλάχιστον ίσο με 1% του κύκλου εργασιών τους κατά τρεις διαδοχικά έτη πρέπει να εφαρμόσουν μηχανισμό κατανομής αξίας.

Η ψηφιοποίηση των εγγράφων HR: θέματα συμμόρφωσης και βέλτιστες πρακτικές

Τα έγγραφα που μπορούν να ψηφιοποιηθούν

Η ψηφιοποίηση των διαδικασιών HR είναι σήμερα λειτουργική και νομική πραγματικότητα. Το ηλεκτρονικό αποδεικτικό στοιχείο μισθοδοσίας επιτρέπεται από το νόμο της 8 Αυγούστου 2016 (νόμος Εργασίας, άρθρο L. 3243-2 του Κώδικα Εργασίας), εκτός εάν υπάρχει αντίρρηση του εργαζομένου. Οι συμβάσεις εργασίας, τροποποιήσεις, έγγραφα λήξης σύμβασης (ολοκληρωτικός διακανονισμός, αποδεικτικό στοιχείο διακανονισμού) μπορούν να υπογραφούν ηλεκτρονικά εφόσον η λύση που χρησιμοποιείται εγγυάται την ταυτοποίηση του υπογράφοντος και την ακεραιότητα του εγγράφου.

Οι λύσεις HR που αφιερώνονται στην ηλεκτρονική υπογραφή επιτρέπουν την αυτοματοποίηση αυτών των ροών εγγράφων διατηρώντας την αποδεικτική αξία τους. Για έγγραφα υψηλής σημασίας (σειρά CDD, συμφωνίες εταιρείας), συνιστάται η χρήση προχωρημένης ή προσόντας ηλεκτρονικής υπογραφής κατά την έννοια του κανονισμού eIDAS. Ένας συγκριτικός έλεγχος των λύσεων ηλεκτρονικής υπογραφής θα σας βοηθήσει να επιλέξετε το κατάλληλο εργαλείο για τους όγκους και τους τομεακούς περιορισμούς σας.

Η διατήρηση και η αρχειοθέτηση των εγγράφων HR

Οι νόμιμες περίοδοι διατήρησης ποικίλλουν ανάλογα με τη φύση του εγγράφου:

• Σύμβαση εργασίας και τροποποιήσεις: 5 χρόνια μετά τη λήξη της σύμβασης (δικαίωμα αξίωσης κοινού δικαίου, άρθρο 2224 του Πολιτικού Κώδικα)·

• Αποδεικτικά στοιχεία μισθοδοσίας: 5 χρόνια (δικαίωμα αξίωσης αμοιβής εργαζομένου, άρθρο L. 3245-1 του Κώδικα Εργασίας)·

• Έγγραφα σχετικά με κοινωνικές εισφορές: 3 χρόνια για τους ελέγχους URSSAF·

• DUERP: 40 χρόνια (Νόμος Υγεία στην Εργασία 2021).

Ένα σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης (SAE) συμβατό με το πρότυπο NF Z 42-020 εγγυάται την αποδεικτική αξία των ψηφιοποιημένων εγγράφων για όλη τη νόμιμη περίοδο διατήρησης. Ο υπολογιστής ROI διαθέσιμος στο Certyneo σας επιτρέπει να αξιολογήσετε γρήγορα το επιστροφή επένδυσης μιας πλήρους ψηφιοποίησης των διαδικασιών εγγράφων HR.

Εφαρμοστικό νομικό πλαίσιο για τη συμμόρφωση του εργοδότη

Η νομική συμμόρφωση του εργοδότη ενταγμένη σε ένα πολυστρωματικό κανονιστικό σώμα, συνδυάζοντας εθνικό δίκαιο, ευρωπαϊκό δίκαιο και τεχνικές νόρμες.

Πολιτικός Κώδικας:

• Το άρθρο 1366 του Πολιτικού Κώδικα αναγνωρίζει το ηλεκτρονικό έγγραφο ως αποδείξεις με τον ίδιο τρόπο όπως το γραπτό έγγραφο, υπό την προϋπόθεση ότι η ταυτότητα του προσώπου από το οποίο προέρχεται διασφαλίζεται δεόντως και ότι συντάσσεται και διατηρείται υπό όρους που εγγυώνται την ακεραιότητα του.

• Το άρθρο 1367 του Πολιτικού Κώδικα ορίζει την ηλεκτρονική υπογραφή και διευκρινίζει ότι αποτελείται από τη χρήση μιας αξιόπιστης διαδικασίας ταυτοποίησης που εγγυάται τη σύνδεσή της με το έγγραφο στο οποίο συνδέεται.

Κανονισμός eIDAS (αρ. 910/2014): Αυτός ο ευρωπαϊκός κανονισμός καθορίζει τρία επίπεδα ηλεκτρονικής υπογραφής (απλή, προχωρημένη, προσόν). Η προσόν ηλεκτρονική υπογραφή (SEQ) ωφελείται από προϋπόθεση αξιοπιστίας και δεν μπορεί να απορριφθεί ως αποδείξεις σε δικαστική διαφορά εντός της ΕΕ. Η αναθεώρηση eIDAS 2.0 (κανονισμός 2024/1183 που τέθηκε σε ισχύ στις 20 Μαΐου 2024) εισάγει το Ευρωπαϊκό Χαρτοφυλάκιο Ψηφιακής Ταυτότητας (EUDI Wallet), το οποίο θα επηρεάσει τις διαδικασίες onboarding HR από το 2026.

GDPR (αρ. 2016/679): Ο εργοδότης ως υπεύθ