Clause de validation dans un acte d'engagement : le guide

Η διεξαγωγή ενός δημόσιου διαγωνισμού βασίζεται σε ένα κεντρικό έγγραφο : το acte d'engagement (AE), που μερικές φορές αποκαλείται DC3 ή φόρμα ATTRI1. Αυτό το έγγραφο ενσωματώνει την προσφορά του υποψηφίου και δεσμεύει συμβατικά τα μέρη από την υπογραφή του από τον αγοραστή. Ωστόσο, πολλοί οικονομικοί φορείς παραμελούν ένα στοιχείο που είναι πολύ σημαντικό : η clause de validation, η οποία καθορίζει την έναρξη της ισχύος της σύμβασης και ορίζει τις συνθήκες της τυπικής αποδοχής της προσφοράς.

Όταν εισαχθεί σωστά, αυτή η clause ασφαλίζει τη διαδικασία υποβολής της προσφοράς, προστατεύει τον υποψήφιο από πρόωρες δεσμεύσεις και εγγυάται την ιχνηλασιμότητα που απαιτείται από τους ισχύοντες κανονισμούς για τους διαγωνισμούς του Κράτους, των τοπικών αρχών και των δημόσιων ιδρυμάτων. Σε αυτό το άρθρο, παρουσιάζουμε τα νομικά θεμέλια, τη μεθοδολογία εισαγωγής, τις προτεινόμενες διατυπώσεις και τις καλές πρακτικές ηλεκτρονικής υπογραφής που πρέπει να υιοθετηθούν στο πλαίσιο του κανονισμού eIDAS και των απαιτήσεων των δημόσιων αγοραστών.

Τι είναι μια clause de validation σε ένα acte d'engagement ;

Ορισμός και νομικό ρόλο

Μια clause de validation είναι μια ρητή συμβατική πρόνοια που καθορίζει πότε και υπό ποιες συνθήκες το acte d'engagement παράγει νομικά αποτελέσματα. Στο δικαίωμα των γαλλικών δημοσίων διαγωνισμών, το acte d'engagement παίρνει τη μορφή ενός εγγράφου που υπογράφεται από τον προσφέροντα και γίνεται σύμβαση μόλις ειδοποιηθεί από τον αγοραστή (άρθρο R. 2112-1 του Κώδικα Δημόσιας Δαπάνης).

Η clause de validation διευκρινίζει ιδίως :

• το τελικό όριο ημερομηνίας ισχύος της προσφοράς (περίοδος διατήρησης της προσφοράς, γενικά 90 έως 180 ημέρες) ;
• τις ενδεχόμενες αναστολές (απόκτηση εξουσιοδότησης, επαλήθευση τεχνικών δυνατοτήτων, έγκριση αρχής εποπτείας) ;
• τη διαδικασία ειδοποίησης που γίνεται δεκτή (προσδιορισμένη ηλεκτρονική υπογραφή, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με αποδεικτικό ανάγνωσης, συστημένη επιστολή) ;
• τις συνθήκες υπεξαίρεσης σε περίπτωση μη ανάθεσης εντός της προθεσμίας.

Χωρίς καθαρά διατυπωμένη clause de validation, ο προσφέρων μπορεί να βρεθεί δεσμευμένος πέρα από το λογικό χρονικό διάστημα, ή να αμφισβητηθεί για έλλειψη κατάστασης κατά την ειδοποίηση.

Διάκριση από τη clause de perfectionnement και τη συνθήκη αναστολής

Είναι σημαντικό να μην συγχέουμε τη clause de validation με τη συνθήκη αναστολής κατά την έννοια του άρθρου 1304 του Αστικού Κώδικα, η οποία υπαγορεύει την ύπαρξη της υποχρέωσης στην πραγματοποίηση ενός μελλοντικού και αβέβαιου γεγονότος. Η clause de validation, αντίθετα, αφορά τα μέσα και τις προθεσμίες αποδοχής μιας προσφοράς που είναι ήδη αποτελεσματική. Είναι πιο κοντά στη clause de perfectionnement που χρησιμοποιείται στο κοινό δίκαιο των συμβάσεων για τη ρύθμιση της έναρξης της ισχύος μιας συμφωνίας.

Στην πράξη, ο δημόσιος αγοραστής μπορεί να ορίσει οι ίδιος συνθήκες επικύρωσης στο Κανονισμό Διαδικασίας (RC) ή στο Τευχίο Ειδικών Διοικητικών Όρων (CCAP). Ο προσφέρων μπορεί επίσης να εισάγει συμπληρωματικές διευκρινίσεις στο δικό του acte d'engagement, υπό την προϋπόθεση ότι αυτές οι προσθήκες δεν έρχονται σε αντίθεση με τα έγγραφα του διαγωνισμού.

Πού και πώς να εισαγάγετε τη clause στο έγγραφο ;

Συνιστώμενη θέση στο acte d'engagement

Το acte d'engagement ακολουθεί μια δομημένη σχέδιαση, είτε βασίζεται στη φόρμα ATTRI1 της Διεύθυνσης Νομικών Θεμάτων (DAJ) του Υπουργείου Οικονομίας είτε σε ένα έγγραφο που συντάσσεται ελεύθερα από τον αγοραστή. Η clause de validation πρέπει να εμφανίζεται :

1. Στο τέλος του εγγράφου, πριν από το τμήμα υπογραφής, σε ένα τμήμα με τίτλο « Συνθήκες ισχύος και διαδικασίες αποδοχής » ή « Clause de validation της προσφοράς ».
2. Στο προοίμιο ή τις γενικές διατάξεις, εάν ο αγοραστής επιτρέπει τα παραρτήματα, κάνοντας ρητή αναφορά από το σώμα του acte.
3. Σε συγκεκριμένο παράρτημα, στο οποίο γίνεται αναφορά ένα ειδικό άρθρο : « Οι συνθήκες ισχύος της παρούσας προσφοράς ορίζονται στο Παράρτημα αρ. X που συνημμένο και αποτελεί ακέραιο μέρος αυτής ».

Αποφύγετε την εισαγωγή της clause στο σώμα του κειμένου χωρίς σαφή αναγνώριση (τίτλο τμήματος, αρίθμηση άρθρου), καθώς αυτό ασθενεί την αντιθετιμότητά της σε περίπτωση διαφοράς.

Τυπική διατύπωση μιας clause de validation

Ακολουθεί ένα μοντέλο διατύπωσης προσαρμοσμένο στους δημόσιους διαγωνισμούς που υπόκεινται στον Κώδικα Δημόσιας Δαπάνης :

> Άρθρο X — Clause de validation της προσφοράς > > Ο προσφέρων διατηρεί την παρούσα προσφορά για ένα διάστημα [90 / 120 / 180] ημερών από την ημερομηνία λήξης υποβολής των προσφορών που καθορίζεται στο Κανονισμό Διαδικασίας. > > Η παρούσα προσφορά δεν θα παράγει συμβατικά αποτελέσματα παρά μόνο από τη λήψη από τον προσφέροντα της τυπικής ειδοποίησης ανάθεσης, που διενεργείται από [προσδιορισμένη ηλεκτρονική υπογραφή κατά την έννοια του κανονισμού (ΕΕ) αρ. 910/2014 / συστημένη επιστολή με αποδεικτικό λήψης / πλατφόρμα ηλεκτρονικής διαχείρισης δημοσίων δαπανών (προφίλ αγοραστή)]. > > Ελλείψει ειδοποίησης εντός της περιόδου ισχύος που αναφέρεται παραπάνω, ο προσφέρων θα απελευθερωθεί από κάθε δέσμευση χωρίς να χρειάζεται κάποια ρητή παραίτηση.

Προσαρμόστε τις αγκύλες στην κατάστασή σας. Εάν ο αγοραστής έχει θέσει περιορισμό χρόνου ή τρόπο ειδοποίησης στο RC του, πρέπει να αναπαραγάγετε όμοια αυτές τις συνθήκες για να αποφύγετε κάθε αβεβαιότητα.

Προκαταρκτικές επαληθεύσεις πριν από την εισαγωγή

Πριν εισάγετε τη clause σας, ελέγξτε συστηματικά :

• Ο RC περιέχει μια αντικρουόμενη clause de validation ; Σε περίπτωση σύγκρουσης μεταξύ τμημάτων της σύμβασης, ισχύει η ιεραρχία των συμβατικών εγγράφων (acte d'engagement > CCAP > CCTP > RC σύμφωνα με τις διατάξεις της σύμβασης).
• Ο αγοραστής δέχεται τροποποιήσεις του acte d'engagement ; Ορισμένα προφίλ αγοραστών επιβάλλουν μια σταθερή φόρμα, ιδίως στους δημόσιους διαγωνισμούς (φόρμα ATTRI1). Σε αυτή την περίπτωση, η clause μπορεί να εισαχθεί μέσω ενός συνοδευτικού γράμματος που είναι ρητά συνημμένο.
• Είναι ηλεκτρονική η διαδικασία ; Από το 1ο Οκτωβρίου 2018, οι διαγωνισμοί που υπερβαίνουν το ευρωπαϊκό κατώφλι (επί του παρόντος 221 000 € χωρίς ΦΠΑ για προμήθειες και υπηρεσίες των μη κεντρικών δημόσιων φορέων, σύμφωνα με τον Κανονισμό Εκτέλεσης ΕΕ 2023/2495) είναι υποχρεωτικά ηλεκτρονικοί. Η πλατφόρμα που χρησιμοποιείται πρέπει να υποστηρίζει την ηλεκτρονική υπογραφή, κάτι που επηρεάζει απευθείας τους τρόπους ειδοποίησης που αποδεκτοί στη clause σας.

Η ηλεκτρονική υπογραφή του acte d'engagement : απαιτήσεις και εργαλεία

Ποιο επίπεδο ηλεκτρονικής υπογραφής για έναν δημόσιο διαγωνισμό ;

Το σχετικό έγγραφο του Υπηγέργου Πρωθυπουργού και οι συστάσεις της DAJ διευκρινίζουν ότι η προσδιορισμένη υπογραφή (υψηλότερο επίπεδο της ιεραρχίας eIDAS) συνιστάται για τους διαγωνισμούς υψηλής οικονομικής σημασίας, ενώ η προσδιορισμένη υπογραφή παραμένει αποδεκτή για τους διαγωνισμούς κάτω από τα ευρωπαϊκά κατώφλια.

Στην πράξη, οι περισσότεροι δημόσιοι αγοραστές δέχονται την προσδιορισμένη υπογραφή με προσδιορισμένο πιστοποιητικό (ενδιάμεσο επίπεδο) στο συμμορφούμενο προφίλ αγοραστή. Είναι υποχρεωτικό να επαληθεύσετε τις απαιτήσεις του RC : ορισμένοι αγοραστές απαιτούν ρητά μια προσδιορισμένη υπογραφή που εκδίδεται από έναν Πάροχο Υπηρεσιών Εμπιστοσύνης (PSCo) που αναφέρεται στη Λίστα Εμπιστοσύνης της Ευρώπης (TSL).

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις διαφορές μεταξύ επιπέδων υπογραφής, συμβουλευθείτε το περιεκτικό κείμενο σχετικά με την ηλεκτρονική υπογραφή το οποίο αναλύει τις περιπτώσεις χρήσης κατά επίπεδο eIDAS.

Χρονοσήμανση και ίχνη επαληθεύσεως : αποδείξεις της επικύρωσης

Η εισαγωγή μιας clause de validation έχει νόημα μόνο εάν μπορείτε να αποδείξετε πότε και πώς έγινε η αποδοχή. Εδώ είναι που η προσδιορισμένη χρονοσήμανση διαδραματίζει κύριο ρόλο :

• Μια προσδιορισμένη χρονοσήμανση (κατά την έννοια του άρθρου 42 του κανονισμού eIDAS) συνδέει την υπογραφή με ένα σίγουρο ημερομηνία και ώρα, αντιθετική στον αγοραστή και στο διοικητικό δικαστήριο.
• Το ίχνος επαληθεύσεως που παράγεται από τη λύση υπογραφής πρέπει να καταγράφει : ταυτότητα του υπογράφοντος, ημερομηνία και ώρα υπογραφής, ακεραιότητα του εγγράφου (κρυπτογραφικό δακτυλικό αποτύπωμα SHA-256 ή υψηλότερο), μέσο αυθεντικοποίησης που χρησιμοποιήθηκε.

Μια λύση όπως το Certyneo παράγει αυτόματα ένα πιστοποιημένο έκθεση υπογραφής που περιέχει όλα αυτά τα στοιχεία, κάτι που απλοποιεί σημαντικά τη διαχείριση των αποδείξεων σε περίπτωση διαφοράς ή ελέγχου των δημόσιων δαπανών. Για να κατανοήσετε πώς να δομήσετε αυτή τη διαχείριση εγγράφων, οι καλές πρακτικές της ηλεκτρονικής υπογραφής στην επιχείρηση θα σας προσφέρουν ένα περιεκτικό μεθοδολογικό πλαίσιο.

Ενσωμάτωση σε ένα ροή εργασίας επικύρωσης πολλαπλών μερών

Στις προσωρινές κοινοπραξίες (GME), η υπογραφή του acte d'engagement συνεπάγεται πολλούς υπογράφοντες : τον εντολοδόχο και καθένα από τους συν-ανάδοχους. Η clause de validation πρέπει τότε να διευκρινίσει τη σειρά και τις προθεσμίες της εσωτερικής υπογραφής, καθώς και τις συνθήκες ισχύος της προσφοράς σε περίπτωση υπεξαίρεσης ενός μέλους της κοινοπραξίας πριν από την ειδοποίηση.

Μια ροή εργασίας υπογραφής ηλεκτρονικά σωστά παραμετροποιημένη επιτρέπει να ορίσετε μια υποχρεωτική σειρά υπογραφής (υπογραφή του εντολοδόχου και στη συνέχεια των συν-αναδόχων, ή παράλληλα), με αυτόματες υπενθυμίσεις και ρυθμιζόμενη προθεσμία λήξης. Αυτό μεταφράζει τεχνικά τις δεσμεύσεις της clause de validation.

Συνήθη σφάλματα και σημεία προσοχής

Τα παγίδες διατύπωσης που πρέπει να αποφύγετε

Αρκετά επαναλαμβανόμενα σφάλματα εξασθενούν τις clauses de validation στα actes d'engagement :

1. Δεν επιτυγχάνεται ευθυγράμμιση της προθεσμίας ισχύος με τη προθεσμία ανάθεσης που είναι πιθανή Ο αγοραστής έχει νομική προθεσμία για ειδοποίηση, αλλά στην πράξη, οι διαδικασίες μπορούν να παρατείνονται. Εάν η clause σας προβλέπει 90 ημέρες και η διαδικασία διαρκεί 120 ημέρες, κινδυνεύετε είτε από επανάληψη διαπραγμάτευσης είτε από υποχρέωση τυπικής παράτασης.

2. Αμφίβολη clause υπεξαίρεσης Η απουσία διευκρίνισης στις τυπικότητες υπεξαίρεσης (απλό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή συστημένη επιστολή ;) δημιουργεί νομική αβεβαιότητα. Προτιμήστε μια σαφή διατύπωση : « η υπεξαίρεση πρέπει να ειδοποιηθεί με συστημένη επιστολή με αποδεικτικό λήψης ή με ηλεκτρονικό μήνυμα υπογεγραμμένο ηλεκτρονικά, το αργότερο στην ημερομηνία λήξης της περιόδου ισχύος ».

3. Αναφορά σε χειρόγραφη υπογραφή σε ηλεκτρονικό διαγωνισμό υποχρεωτικό Στους ηλεκτρονικούς διαγωνισμούς (> ευρωπαϊκά κατώφλια), η αναφορά σε χειρόγραφη υπογραφή ως τρόπος ισχύος αποδοχής μπορεί να θεωρηθεί ως μη συμμόρφωση της προσφοράς. Προσέχετε να ευθυγραμμίσετε τη clause σας με τις απαιτήσεις του προφίλ αγοραστή.

4. Αναφορά σε έγγραφα που δεν έχουν επισυναφθεί Εάν η clause σας αναφέρεται σε παράρτημα ή γενικούς όρους, βεβαιωθείτε ότι αυτά τα έγγραφα είναι πραγματικά επισυναμμένα στην προσφορά και αναφέρονται στον πίνακα εγγράφων. Ελλείψει αυτού, η clause μπορεί να θεωρηθεί μη γραμμένη.

Επαληθεύσεις συμμόρφωσης μέσω των διαθέσιμων προτύπων συμβάσεων

Για να μην ξεκινήσετε από το μηδέν, είναι χρήσιμο να στηριχθείτε σε δοκιμασμένα πρότυπα, ιδίως τις φόρμες DAJ και τα τομεακά πρότυπα actes d'engagement (έργα, προμήθειες, ευφυείς υπηρεσίες). Η γεννήτρια συμβάσεων με ΤΝ του Certyneo μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να προσαρμόσετε τη διατύπωση των clauses σας ανάλογα με τον τύπο του διαγωνισμού και το επίπεδο κινδύνου.

Αρχειοθέτηση και διατήρηση των αποδείξεων μετά την υπογραφή

Το άρθρο R. 2192-35 του Κώδικα Δημόσιας Δαπάνης επιβάλλει στον αγοραστή να διατηρεί τα έγγραφα του διαγωνισμού για τουλάχιστον πέντε χρόνια μετά την εκτέλεσή του. Για τον προσφέροντα, η διατήρηση του acte d'engagement που υπογράφεται — με τη clause de validation — συνιστάται επίσης κατά τη διάρκεια της προθεσμίας παραγραφής των ενεργειών σε εγγύηση ή συμβατική ευθύνη (έως δέκα χρόνια για τους διαγωνισμούς έργων).

Επιλέξτε μια αρχειοθέτηση με αποδεικτική αξία : η λύση Certyneo ενσωματώνει ένα ψηφιακό χρηματοκιβώτιο που συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του προτύπου NF Z 42-020, εγγυώμενο την ακεραιότητα και αναγνωσιμότητα του εγγράφου κατά τη διάρκεια της νομικής περιόδου διατήρησης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη αριθμομηχανή ROI για να ποσοτικοποιήσετε τα κέρδη της ηλεκτρονικής διαχείρισης των δημόσιων δαπανών σας.

Νομικό πλαίσιο που ισχύει για τη clause de validation ενός acte d'engagement

Κώδικας Δημόσιας Δαπάνης

Το acte d'engagement ρυθμίζεται κυρίως από τα άρθρα R. 2112-1 έως R. 2112-8 του Κώδικα Δημόσιας Δαπάνης (CCP), που ορίζουν το περιεχόμενο των συστατικών εγγράφων του διαγωνισμού. Το άρθρο R. 2112-1 ορίζει ότι το acte d'engagement υπογράφεται από τον προσφέροντα και αποτελεί τη σύμβαση μόλις ειδοποιηθεί. Το άρθρο R. 2192-35 επιβάλλει ελάχιστη περίοδο διατήρησης των εγγράφων του διαγωνισμού πέντε χρόνια μετά την εκτέλεσή του