Χρηματοοικονομικός Έλεγχος: Διαδικασία και Συμμόρφωση με Πρότυπα

Ο σκοπός ενός χρηματοοικονομικού ελέγχου δεν είναι η ανίχνευση περιπτώσεων απάτης ούτε η διασφάλιση της οικονομικής υγείας μιας επιχείρησης. Ο σκοπός του είναι πιο περιορισμένος και πιο συγκεκριμένος: να παρέχει μια εύλογη βεβαιότητα ότι οι ετήσιες οικονομικές καταστάσεις είναι ορθές, ειλικρινείς και αποδίδουν πιστή εικόνα. Η κατανόηση αυτού του ορίου αποτρέπει δύο συμμετρικά λάθη — να αναμένεται από τον έλεγχο μια εγγύηση που δεν παρέχει, και να παραβλέπεται το πραγματικό εύρος της εκδοθείσας γνώμης.

Νομικός έλεγχος και συμβατικός έλεγχος

Δύο πολύ διαφορετικές καταστάσεις φέρουν την ίδια ονομασία.

Ο νομικός έλεγχος Αποτελεί την αποστολή του ορκωτού ελεγκτή, η οποία ασκείται σε ένα ρυθμιζόμενο πλαίσιο: διορισμός για θητεία έξι οικονομικών ετών, υποχρεωτικά επαγγελματικά πρότυπα άσκησης του επαγγέλματος, αυστηρές ασυμβατότητες, υποχρεώσεις γνωστοποίησης. Ο ορκωτός ελεγκτής δεν είναι σύμβουλος της εταιρείας: διορίζεται από τους εταίρους και λογοδοτεί σε αυτούς.

Ο συμβατικός έλεγχος Πρόκειται για μια ανάθεση που ορίζεται ελεύθερα μεταξύ της επιχείρησης και ενός επαγγελματία: περιορισμένη επισκόπηση, έλεγχος εξαγοράς, εξέταση συγκεκριμένης θέσης. Το εύρος, ο αποδέκτης και το επίπεδο διασφάλισης της ανάθεσης καθορίζονται στην επιστολή ανάθεσης. Δεν συνεπάγεται καμία από τις νομικές υποχρεώσεις που συνδέονται με την εντολή.

Η σύγχυση μεταξύ των δύο οδηγεί σε υπερεκτίμηση της εμβέλειας μιας συμβατικής σχέσης, η οποία μπορεί να είναι πολύ περιορισμένη.

Πότε η διορισμός είναι υποχρεωτικός

Ο διορισμός ελεγκτή είναι υποχρεωτικός όταν η οντότητα υπερβαίνει δύο από τα τρία όρια που αφορούν το σύνολο του ισολογισμού, τον κύκλο εργασιών και τον αριθμό των εργαζομένων. Τα όρια αυτά αναθεωρούνται περιοδικά και πρέπει να επαληθεύονται για το συγκεκριμένο οικονομικό έτος.

Σε αυτή την αρχή προστίθενται τρεις ειδικές περιπτώσεις:

• Οι εταιρείες επικεφαλής ομάδων Οι εταιρείες που ελέγχουν άλλες εταιρείες υπόκεινται σε δικούς τους κανόνες, οι οποίοι αξιολογούνται σε συνολικό επίπεδο.
• Τα σημαντικές θυγατρικές ενός ομίλου που διαθέτει ήδη ελεγκτή ενδέχεται να υποχρεωθεί να ορίσει έναν.
• Μια μειοψηφία εταίρων μπορεί να ζητήσει δικαστικά τον διορισμό επιτρόπου, ακόμη και αν δεν πληρούνται τα κατώτατα όρια.

Η εθελοντική διορισμός παραμένει δυνατή και είναι συχνή όταν το απαιτεί ένας χρηματοοικονομικός εταίρος. Σε αυτή την περίπτωση, συνεπάγεται τις ίδιες υποχρεώσεις με έναν υποχρεωτικό διορισμό.

Η διεξαγωγή της αποστολής

Ο έλεγχος διεξάγεται σε τρία στάδια, τα οποία κατανέμονται καθ' όλη τη διάρκεια του οικονομικού έτους και δεν συγκεντρώνονται κατά τη λήξη του.

Ενημέρωση και αξιολόγηση των κινδύνων. Ο ελεγκτής αναλύει τη δραστηριότητα, το περιβάλλον και τον εσωτερικό έλεγχο προκειμένου να εντοπίσει τους τομείς όπου είναι πιθανό να προκύψει σημαντική ανωμαλία. Αυτό το στάδιο καθορίζει όλα τα υπόλοιπα: οι επακόλουθοι έλεγχοι είναι ανάλογοι με τους εντοπισθέντες κινδύνους.

Οι ενδιάμεσοι έλεγχοι. Διεξάγονται κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους και αφορούν τις διαδικασίες και τις συνήθεις λειτουργίες. Αυτή είναι η στιγμή που οι αδυναμίες της τήρηση λογιστικών βιβλίων που εμφανίζονται — χρονολόγηση, δικαιολογητικά, διαχωρισμός καθηκόντων.

Οι τελικοί έλεγχοι. Μετά το κλείσιμο, επικεντρώνονται στους ίδιους τους λογαριασμούς: επικύρωση υπολοίπων, αποστολή εγγράφων σε τρίτους, εξέταση των λογιστικών εκτιμήσεων. Οι τελευταίες συγκεντρώνουν την προσοχή, καθώς βασίζονται σε κρίσεις: απομειώσεις απαιτήσεων, διατάξεις, διάρκειεςαπόσβεση.

Η γνώμη και οι τρεις μορφές της

Η έκθεση καταλήγει σε μια γνώμη, η διατύπωση της οποίας είναι τυποποιημένη και κάθε παραλλαγή της έχει συγκεκριμένη έννοια.

Πιστοποίηση χωρίς επιφυλάξεις δηλώνει ότι οι λογαριασμοί είναι ορθοί, ειλικρινείς και αποδίδουν πιστή εικόνα.

Πιστοποίηση με επιφύλαξη υποδηλώνει μια διαφωνία ή έναν περιορισμό του οποίου η επίδραση είναι σημαντική αλλά όχι γενικευμένη. Πρόκειται για ένα ισχυρό μήνυμα, το οποίο συχνά παρερμηνεύεται από τρίτους, οι οποίοι το εξομοιώνουν λανθασμένα με μια απλή παρατήρηση.

Η άρνηση πιστοποίησης ισχύει όταν η επίδραση είναι ταυτόχρονα σημαντική και γενικευμένη, ή όταν ο ελεγκτής δεν μπόρεσε να συγκεντρώσει τα απαραίτητα στοιχεία.

Μια παρατήρηση μπορεί να προστεθεί χωρίς να επηρεάζει τη γνώμη: εφιστά την προσοχή σε ένα σημείο του παραρτήματος, συνήθως σε μια αβεβαιότητα σχετικά με τη συνέχιση της λειτουργίας. Δεν αποτελεί επιφύλαξη.

Οι συγκεκριμένες υποχρεώσεις του επιτρόπου

Δύο υποχρεώσεις διακρίνουν σαφώς την εντολή που απορρέει από το νόμο από μια συμβατική ανάθεση.

Η αποκάλυψη των αδικημάτων. Ο επιθεωρητής που εντοπίζει γεγονότα που ενδέχεται να συνιστούν ποινικό αδίκημα πρέπει να τα γνωστοποιήσει στον εισαγγελέα. Η υποχρέωση αυτή δεν υπόκειται σε κρίση σκοπιμότητας, και η παράλειψή της συνεπάγεται την ευθύνη του.

Η διαδικασία ειδοποίησης. Όταν διαπιστώνει γεγονότα που ενδέχεται να θέσουν σε κίνδυνο τη συνέχιση της λειτουργίας της επιχείρησης, ενεργοποιεί μια κλιμακωτή διαδικασία: αίτημα παροχής εξηγήσεων προς τα διευθυντικά στελέχη, ενημέρωση των εταιρικών οργάνων και, στη συνέχεια, ενημέρωση του προέδρου του δικαστηρίου. Στόχος είναι να προκληθεί αντίδραση πριν από την παύση πληρωμών — ζήτημα που συνδέεται άμεσα με την προσωπική ευθύνη του διευθυντικού στελέχους, όπως αναλύεται στο άρθρο μας σχετικά με την ευθύνη του διευθυντή.

Σενάρια χρήσης

Υπέρβαση των ορίων. Ο διορισμός αξιολογείται κατά τη λήξη της χρήσης και ισχύει για έξι οικονομικά έτη. Η πρόβλεψη ενός οικονομικού έτους επιτρέπει την προετοιμασία των διαδικασιών, αντί να υποβληθείτε σε έναν πρώτο έλεγχο με μη προετοιμασμένη λογιστική.

Συγκέντρωση κεφαλαίων ή εκχώρηση. Ο έλεγχος εξαγοράς είναι συμβατικός και το πεδίο εφαρμογής του αποτελεί αντικείμενο διαπραγμάτευσης. Ο ακριβής καθορισμός του τι ελέγχεται — και του τι δεν ελέγχεται — αποτρέπει παρεξηγήσεις σχετικά με το εύρος της έκθεσης που παραδίδεται.

Δηλωμένη επιφύλαξη. Αντιμετώπιση του ζητήματος πριν από την επόμενη κλείσιμο. Ένα αποθεματικό που μεταφέρεται από το ένα οικονομικό έτος στο άλλο επηρεάζει σημαντικά τη σχέση με τους χρηματοοικονομικούς εταίρους.

Συχνές ερωτήσεις

Πότε είναι υποχρεωτική η πρόσληψη ελεγκτή λογαριασμών; Όταν υπερβαίνονται δύο από τα τρία όρια που αφορούν τον ισολογισμό, τον κύκλο εργασιών και το προσωπικό, καθώς και σε ειδικές περιπτώσεις που σχετίζονται με ομίλους ή κατόπιν αιτήματος μειοψηφίας των εταίρων.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ νομικού ελέγχου και συμβατικού ελέγχου; Ο νόμιμος έλεγχος διενεργείται σε ένα ρυθμιζόμενο πλαίσιο, με εξουσιοδότηση διάρκειας έξι ετών και συγκεκριμένες υποχρεώσεις. Ο συμβατικός έλεγχος έχει το πεδίο εφαρμογής που ορίζεται στην επιστολή ανάθεσης, χωρίς αυτές τις υποχρεώσεις.

Ο ελεγκτής εντοπίζει τις περιπτώσεις απάτης; Δεν αποτελεί τον τελικό σκοπό της αποστολής του, η οποία επικεντρώνεται στις σημαντικές ανωμαλίες στους λογαριασμούς. Ωστόσο, σχεδιάζει τους ελέγχους του λαμβάνοντας υπόψη τον κίνδυνο απάτης.

Τι σημαίνει πιστοποίηση με επιφύλαξη; Μια διαφωνία ή ένας περιορισμός σημαντικής εμβέλειας, αλλά όχι γενικευμένος. Πρόκειται για ένα σοβαρό σήμα, διαφορετικό από μια απλή παρατήρηση, η οποία δεν επηρεάζει τη γνώμη.

Τι είναι η διαδικασία ειδοποίησης; Μια σταδιακή διαδικασία που ενεργοποιείται όταν η συνέχεια της λειτουργίας φαίνεται να διακυβεύεται, η οποία κυμαίνεται από το αίτημα παροχής εξηγήσεων προς τα διευθυντικά στελέχη έως την ενημέρωση του προέδρου του δικαστηρίου.

Μπορεί ο επίτροπος να παρέχει συμβουλές στην επιχείρηση; Όχι σε θέματα που εμπίπτουν στην αποστολή του: οι κανόνες ανεξαρτησίας και οι ασυμβατότητες του το απαγορεύουν. Δεν είναι σύμβουλος της εταιρείας, αλλά λογοδοτεί στους εταίρους.

Σημαντικά σημεία

Ο έλεγχος παρέχει εύλογη διασφάλιση ως προς την ορθότητα και την ακρίβεια των λογαριασμών — δεν αποτελεί εγγύηση για την απουσία απάτης, ούτε γνώμη σχετικά με την οικονομική υγεία της επιχείρησης. Αυτό το περιορισμένο πεδίο εφαρμογής είναι το βασικό σημείο που πρέπει να έχει κανείς κατά νου πριν διαβάσει μια έκθεση.

Τρία στοιχεία αξίζουν την προσοχή ενός διευθυντικού στελέχους. Η ακριβής μορφή της γνώμης, καθώς η διαφορά μεταξύ παρατήρησης, επιφύλαξης και άρνησης είναι καθοριστική για τους τρίτους. Οι ειδικές υποχρεώσεις του ελεγκτή, όπως η γνωστοποίηση και η προειδοποίηση, οι οποίες τον καθιστούν κάτι περισσότερο από έναν απλό πάροχο υπηρεσιών. Και το γεγονός ότι το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας του αφορά τα λογιστικές εκτιμήσεις: εκεί εξετάζονται οι αποφάσεις της επιχείρησης και εκεί η ποιότητα της τεκμηρίωσης αποδίδει καρπούς, όπως σε μια φορολογικός έλεγχος.