Certyneo und Make: Signaturautomatisierung im Ingenieurwesen

Warum die elektronische Signatur im Ingenieurwesen mit Make automatisieren?

Der Ingenieursektor erzeugt ein erhebliches Volumen an Vertragsdokumenten: Ingenieursverträge, Änderungsaufträge, Abnahmeprotokolle, Unterauftragnehmerverträge, Konformitätsbescheinigungen und Projektberichte. Nach einer Studie der Beratungsfirma McKinsey (2024) widmen Ingenieursteams durchschnittlich 27 % ihrer Arbeitszeit repetitiven Verwaltungsaufgaben, von denen die Erfassung und Verfolgung von Signaturen zu den zeitaufwändigsten gehört.

Die Verbindung von Certyneo mit einer Automatisierungsplattform wie Make (ehemals Integromat) ermöglicht es, diese manuellen Prozesse in intelligente Workflows umzuwandeln, in denen jede Signatur ausgelöst, verfolgt und archiviert wird, ohne dass eine menschliche Intervention erforderlich ist. Dieser Leitfaden erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie diese Integration in einem B2B-Ingenieurkontext umsetzen, während Sie die eIDAS-Anforderungen einhalten.

Wir werden nacheinander die Architektur der Integration, die Schritt-für-Schritt-Konfiguration in Make, die verfügbaren Auslöser und Aktionen sowie die Best Practices des Ingenieurstors behandeln.

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Verstehen Sie die Make + Certyneo-Architektur für das Ingenieurwesen

Make (Integromat): eine No-Code-Orchestrierungsplattform

Make ist eine visuelle Integrations- und Automatisierungsplattform, mit der Sie Szenarien erstellen können, die Hunderte von Anwendungen über Drag-and-Drop-Module verbinden. Im Gegensatz zu Zapier bietet Make fortgeschrittene Bedingungslogik, Iteratoren, Aggregatoren und Router, was es zu einem besonders geeigneten Werkzeug für komplexe Ingenieurworkflows macht (mehrere Parteien, mehrere Schritte, Dokumente mit mehreren Unterzeichnern).

Make positioniert sich zwischen Ihren Geschäftstools (ERP, CRM, Projektmanagement-Tools wie Autodesk Construction Cloud, Procore oder Microsoft Project) und Certyneo, indem es Datenflüsse und Signaturauslöser orchestriert.

Die Certyneo-API: der Einstiegspunkt der Integration

Certyneo stellt eine vollständige RESTful-API zur Verfügung, die es Ihnen ermöglicht, alle Operationen, die in der grafischen Benutzeroberfläche verfügbar sind, durchzuführen: Erstellung von Signaturanfragen, Hinzufügen von Unterzeichnern, Definition von Signaturfeldern, Versand von Benachrichtigungen, Abruf des Status und Download signierter Dokumente. Die API verwendet OAuth 2.0-Authentifizierung und JSON-Format, was eine native Kompatibilität mit Make über das HTTP-Modul oder idealerweise über einen dedizierten Certyneo-Connector gewährleistet.

Die Certyneo-API einhält die Interoperabilitätsstandards, die in der Norm ETSI EN 319 132 für die XAdES-Signatur und ETSI EN 319 122 für CAdES definiert sind, wodurch sichergestellt wird, dass jede produzierte Signatur in der gesamten Europäischen Union rechtsgültig ist.

Typische Topologie eines Ingenieurwesen-Workflows

In einem Ingenieurbüro oder einer Ingenieurgesellschaft sieht ein typischer Workflow wie folgt aus:

1. Auslöser: Ein neuer Unterauftragnehmervertrag wird im ERP erstellt (z. B. SAP, Sage oder ein BIM-Projektmanagement-Tool).
2. Extraktion: Make ruft die Metadaten des Vertrags ab (Parteien, Betrag, Projektverweise).
3. Dokumentenerstellung: Der KI-gestützte Vertragsgenerator von Certyneo erstellt das strukturierte PDF-Dokument.
4. Erstellung der Signaturanfrage: Make ruft die Certyneo-API auf, um die Anfrage zu erstellen und die Unterzeichner in der definierten Reihenfolge hinzuzufügen.
5. Sequentielle oder parallele Signatur: Certyneo sendet Signature-Links an die beteiligten Parteien.
6. Benachrichtigung und Archivierung: Bei Erhalt jeder Signatur löst Make eine Benachrichtigung über Slack/Teams aus und archiviert das signierte Dokument in Ihrem DMS (SharePoint, Google Drive, Egnyte, etc.).

Diese Architektur eliminiert manuelle E-Mail-Austausche und garantiert vollständige Rückverfolgbarkeit, die bei Audits von Ingenieurprojekten unverzichtbar ist.

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Schritt-für-Schritt-Konfiguration der Integration in Make

Schritt 1 – Das Szenario erstellen und die Certyneo-Verbindung konfigurieren

Erstellen Sie ein neues Szenario in Ihrem Make-Bereich. Wenn der native Certyneo-Connector im Make-Marketplace verfügbar ist, wählen Sie ihn direkt; andernfalls verwenden Sie das Modul HTTP > Make a request oder HTTP > Make an OAuth 2.0 request.

So konfigurieren Sie die Verbindung:

• Basis-URL: `https://api.certyneo.com/v1`
• Authentifizierungsmethode: OAuth 2.0 (Client Credentials) oder Bearer Token-API-Schlüssel, je nach Konfiguration Ihres Certyneo-Kontos
• API-Schlüssel: verfügbar in Ihrem Certyneo-Dashboard, Abschnitt Einstellungen > Integrationen > API

Bewahren Sie Ihren API-Schlüssel in Mkes Verbindungsmanager auf (nicht fest in das Szenario kodiert), um Best Practices der IT-Sicherheit zu einzuhalten.

Schritt 2 – Den Auslöser für den Ingenieursektor definieren

Die Wahl des Auslösers ist entscheidend. Im Ingenieurwesen sind die häufigsten Auslöser:

| Auslöser | Make-Modul | Anwendungsfall | |---|---|---| | Neue Datei im SharePoint-Ordner | SharePoint > Watch Files | Vertrag vom Verkaufsleiter abgelegt | | Neue Zeile in Google Sheets-Tabelle | Google Sheets > Watch Rows | Verfolgung von zu unterzeichnenden Märkten | | Incoming Webhook vom ERP | Webhooks > Custom Webhook | Bestellung validiert in SAP | | Neuer Jira-/Asana-Ticket | Jira > Watch Issues | Projektlieferable erfordern Kundenvalidierung |

Für komplexe Ingenieurworkflows (z. B. Signatur eines Ingenieursvertrags, der die Co-Signatur eines Technikdirektors und eines Rechtsdirektors erfordert), bietet der Incoming Webhook vom ERP die größte Flexibilität.

Schritt 3 – Die Signaturanfrage über die Certyneo-API erstellen

Nachdem Sie den Auslöser konfiguriert haben, fügen Sie ein HTTP-Modul hinzu, das auf den Endpoint für die Erstellung der Signaturanfrage von Certyneo verweist:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

Der JSON-Anfragekörper enthält:

```json { "name": "Unterauftragnehmervertrag - Projekt {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Beachten Sie die Verwendung des Signaturstufenniveaus `advanced` (fortgeschrittene elektronische Signatur, SEA), gemäß den eIDAS-Anforderungen für Ingenieurverträge mit erheblichem Wert. Für interne Dokumente mit geringem Risiko ist die Stufe `simple` ausreichend.

Schritt 4 – Benachrichtigungen und Archivierung nach der Signatur verwalten

Nach der Erstellung der Anfrage fügen Sie eine zweite Verzweigung in Ihrem Make-Szenario hinzu, ausgelöst durch einen Certyneo-Webhook, der die Fertigstellung der Signatur signalisiert. Certyneo sendet automatisch einen POST zur Webhook-URL, die Sie in den Parametern der Anfrage definiert haben.

Nach Erhalt dieses Webhooks kann Ihr Szenario:

• Das signierte und zeitgestempelte PDF über `GET /signature-requests/{id}/signed-document` herunterladen
• Es in Ihrem DMS archivieren (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• Den Status des Vertrags in Ihrem ERP oder CRM aktualisieren
• Eine automatische Benachrichtigung an das Projektteam über Slack, Teams oder E-Mail senden
• Die Fakturierung auslösen oder ein neues Projekt in Ihrem Management-Tool öffnen

Diese Aktionskette garantiert eine Rückverfolgbarkeit vom Anfang bis zum Ende des Dokumentenlebenszyklus, eine grundlegende Anforderung bei Projekten, die Audits unterliegen (ISO 9001-Zertifizierung, öffentliche Aufträge, Seveso-Projekte).

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Best Practices speziell für den Ingenieursektor

Verwaltung von Multi-Party-Signaturen und sequentiellen Workflows

Das Ingenieurwesen umfasst häufig Dokumente, die mehrere Unterzeichner in einer bestimmten Reihenfolge erfordern: zuerst der Projektleiter, dann der Technologieleiter, dann der Bevollmächtigte des Kundenunternehmens. Certyneo verwaltet nativ die sequenzielle Signatur über den Parameter `order` in der Unterzeichnerliste.

In Make können Sie das Unterzeichner-Array dynamisch erstellen, indem Sie einen Array Aggregator verwenden, der Unterzeichnerdaten aus Ihrem ERP oder einer Referenztabelle erfasst, bevor Sie sie in die Certyneo-API-Anfrage einführen. Mit diesem Ansatz können Sie Märkte mit 5 bis 10 Unterzeichnern verwalten, ohne das Szenario zu ändern.

Verknüpfung von Signaturen mit Projektordnern

Im Ingenieurwesen muss jedes signierte Dokument einem bestimmten Projektordner zugeordnet werden. Verwenden Sie die benutzerdefinierten Metadaten von Certyneo, um die Geschäftsnummer, die Projektphase und den Marktcode zu speichern. Diese Metadaten werden beim Webhook-Abschluss zurückgegeben und können von Make verwendet werden, um das Dokument im richtigen DMS-Ordner zu archivieren.

Diese Praxis entspricht den Anforderungen der Norm NF EN ISO 19650 (Informationsverwaltung im BIM) und erleichtert Dokumentaudits am Ende des Projekts.

Überwachen Sie die Qualität und Fehler des Workflows

Make bietet ein detailliertes Ausführungsprotokoll für jedes Szenario. In einem professionellen Kontext konfigurieren Sie E-Mail- oder Slack-Benachrichtigungen für Szenarien mit Fehlern und verwenden das Error Handler-Modul von Make, um Fehler der Certyneo-API zu behandeln (Rate Limiting, Dokument zu groß, Unterzeichner nicht gefunden).

Wenn Sie die Funktionen von Certyneo mit anderen Marktlösungen vergleichen möchten, bevor Sie mit der Integration beginnen, lesen Sie unseren Vergleich der Lösungen für elektronische Signaturen, um die beste Lösung für Ihren Ingenieurkontext zu finden.

Schließlich, um den ROI Ihres automatisierten Workflows zu maximieren, ermöglicht Ihnen unser Rechner für den ROI der elektronischen Signatur, die Zeiteinsparungen und Einsparungen, die je nach Dokumentumfang Ihres Ingenieurbüros erzielbar sind, genau zu schätzen.

Rechtliche Rahmenbedingungen für die elektronische Signatur im Ingenieurwesen

Rechtliche Grundlagen der elektronischen Signatur

Im französischen Recht basiert die Rechtsgültigkeit der elektronischen Signatur auf Artikel 1366 des Zivilgesetzbuches, der besagt, dass „eine Urkunde in elektronischer Form als Beweis mit derselben Wirkung wie eine Urkunde auf Papier zulässig ist", und auf Artikel 1367, der präzisiert, dass „eine Signatur, die zur Vollkommenheit eines Rechtsakts erforderlich ist, seinen Urheber kennzeichnet und seine Zustimmung zeigt".

Auf europäischer Ebene definiert die eIDAS-Verordnung Nr. 910/2014 (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), ergänzt durch eIDAS 2.0 (Verordnung EU 2024/1183), drei Stufen der elektronischen Signatur:

• SES (Simple Electronic Signature): geeignet für interne Dokumente mit geringem Risiko.
• SEA (Advanced Electronic Signature): empfohlen für gewöhnliche Ingenieurverträge, Unterauftragnehmerverträge und Bestellungen. Sie gewährleistet die zuverlässige Identifizierung des Unterzeichners und die Dokumentenintegrität.
• SEQ (Qualified Electronic Signature): erforderlich für öffentliche Urkunden und einige großflächige öffentliche Aufträge.

Besondere Verpflichtungen im Ingenieursektor

Im Rahmen von öffentlichen Aufträgen schreibt das Dekret Nr. 2016-360 zu öffentlichen Aufträgen die vollständige Digitalisierung ab bestimmten Schwellwerten vor. Engagementakte und Unterauftragnehmerverträge müssen mit einer eIDAS-konformen SEA oder SEQ signiert werden, die von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (QTSP) ausgegeben wird, der in der europäischen Trusted List aufgeführt ist.

Die Norm ETSI EN 319 132 definiert die XAdES-Profile für die fortgeschrittene XML-Signatur, während ETSI EN 319 122 CAdES-Profile für die Signatur von Binärdokumenten abdeckt. Certyneo einhält diese Standards und garantiert Interoperabilität und grenzüberschreitende Anerkennung von Signaturen.

DSGVO und Datenschutz von Unterzeichnern

Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Unterzeichnern (Name, E-Mail, biometrische Signaturdaten) unterliegt der DSGVO-Verordnung Nr. 2016/679. Als für die Verarbeitung Verantwortlicher muss Ihr Ingenieurunternehmen sicherstellen, dass Certyneo als Auftragsverarbeiter im Sinne von Artikel 28 der DSGVO fungiert, mit einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA). Signaturdaten müssen für die Dauer der geltenden Verjährungsfrist aufbewahrt werden (5 Jahre für Handelsverträge gemäß Artikel L. 110-4 des französischen Handelsgesetzbuches, 10 Jahre für Bauverträge aufgrund der Zehnjahresgewährleistung).

NIS2-Richtlinie und Sicherheit automatisierter Workflows

Ingenieurunternehmen, die in kritischen Sektoren tätig sind (Energie, Verkehr, Wasser), können der NIS2-Richtlinie (2022/2555/EU) unterliegen, die durch das französische Gesetz vom 14. April 2025 in französisches Recht umgesetzt wurde. Diese Richtlinie verpflichtet zu IT-Sicherheitsanforderungen für Informationssysteme, einschließlich Automatisierungs-Workflows, die mit Drittanbietern wie Make und Certyneo verbunden sind. Es ist ratsam, Datenflüsse zu dokumentieren, Kommunikationen zu verschlüsseln (TLS 1.3 Minimum) und ein Verzeichnis digitaler Auftragsverarbeiter zu führen.

Anwendungsfälle: Make + Certyneo im Ingenieurwesen

Anwendungsfall 1 – Ingenieurbüro für Geotechnik mit 300 Missionsberichten pro Jahr

Ein auf Geotechnik spezialisiertes Ingenieurbüro mit etwa 15 Ingenieuren erstellt im Durchschnitt 300 Missionsberichte und Leistungsverträge pro Jahr. Vor der Make + Certyneo-Integration erforderte jeder Bericht manuellen E-Mail-Versand, telefonische Nachverfolgung nach 5 Tagen ohne Antwort und manuelles Archivieren auf dem Dateiserver. Die durchschnittliche Zeit zum Einsammeln von Signaturen betrug 8 Arbeitstage.

Nach Bereitstellung des automatisierten Workflows – ausgelöst durch das Ablegen des fertiggestellten Berichts in SharePoint – erstellt das Make-Szenario automatisch die Certyneo-Signaturanfrage, sendet die Benachrichtigung an den Kunden und folgt automatisch nach J+3 nach, wenn die Signatur nicht eingegangen ist. Das signierte Dokument wird sofort im entsprechenden Projektordner archiviert.

Ergebnis: Reduktion der Signaturzeit von 8 Tagen auf durchschnittlich 1,8 Tage (−78 %), geschätzte Einsparung von 2,5 Stunden pro Woche bei der Assistenz, etwa 3.500 € pro Jahr bei administrativen Verarbeitungskosten. Diese Richtwerte entsprechen den von Forrester Research (2024) über Dokumentenautomatisierung veröffentlichten Branchenbenchmarks.

Anwendungsfall 2 – Industrieingenieurgesellschaft, die mehrparteien-Unterauftragnehmerverträge verwaltet

Ein mittleres Ingenieurunternehmen (80 bis 150 Mitarbeiter) leitet Projekte, die mehrparteien-Unterauftragnehmerverträge mit 3 bis 6 Parteien erfordern: Auftraggeber, beauftragter Projektleiter, Unternehmer der ersten und zweiten Reihe. Jeder Vertrag erfordert strenge sequenzielle Signatur aus kontraktlichen und versicherungsrechtlichen Gründen.

Der Make + Certyneo-Workflow wird durch die Validierung der Bestellung im ERP ausgelöst. Make erstellt dynamisch die geordnete Liste der Unterzeichner aus der Lieferantendatenbank, erstellt die Certyneo-Signaturanfrage mit sequenziellen Parametern und benachrichtigt jede Partei der Reihe nach. Nach Abschluss wird der signierte Vertrag in Procore archiviert und der Vertragsstatus im ERP aktualisiert.

Ergebnis: 100 % Reduktion von Sequenzierungsfehlern (Unterauftragnehmer signiert vor dem Projektleiter) durch automatische Verwaltung der Signaturreihenfolge. Durchschnittliche Vertragsabschlusszeit von 12 Tagen auf 4 Tage reduziert (−67 %), was den effektiven Projektstart beschleunigt.

Anwendungsfall 3 – Ingenieurberatungskanzlei mit Änderungsaufträgen zur Bereichsänderung

Eine Ingenieurberatungskanzlei, die Industriekunden bei ihren Produkttransformationsprojekten unterstützt, erstellt häufig Änderungsaufträge (Amendments) während der Mission, die eine schnelle Genehmigung erfordern, um das Projekt nicht zu blockieren. Diese Änderungen wurden zuvor gedruckt, in Meetings unterzeichnet oder per Post versendet, was zu Verzögerungen führte, die mit dem Tempo agiler Projekte unvereinbar sind.

Mit Make + Certyneo löst die Erstellung einer Änderung im Projektmanagement-Tool automatisch eine Signaturanfrage aus. Der Kunde erhält einen mobil-freundlichen Signature-Link, mit dem er seine Signatur in weniger als 2 Minuten leisten kann, auch wenn er auf der Baustelle unterwegs ist. Das Niveau der fortgeschrittenen Signatur (SEA) wird angewendet, wodurch die Rechtsgültigkeit der Änderung gewährleistet wird.

Ergebnis: Validierungszeit für Änderungen von 5 bis 7 Tagen auf weniger als 24 Stunden in 85 % der Fälle reduziert. Verbesserte Kundenzufriedenheit und Reduktion des Risikos von nicht dokumentierter Perimeterdrift, eine häufige Quelle von Streitigkeiten in der Ingenieurberatung.

Schlussfolgerung

Die Integration von Certyneo mit Make (Integromat) stellt einen bedeutenden Effizizenzhebel für Akteure im Ingenieursektor dar. Durch die Automatisierung des gesamten Dokumentenlebenszyklus – von der Vertragserstellung bis zur Archivierung des signierten Dokuments – eliminierten Sie repetitive manuelle Aufgaben, reduzierten die Signaturzeit durchschnittlich um 67 bis 78 % und gewährleisteten eIDAS-Konformität für jedes produzierte Dokument.

Die technische Konfiguration, obwohl eine sorgfältige erste Einrichtung erforderlich ist, ist für Teams mit No-Code-Profil oder Make-Integrator zugänglich. Die Vorteile zeigen sich bereits in den ersten Wochen der Nutzung, mit messbarem ROI bei Verwaltungskosten und Projektstartverzögerungen.

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