Elektronisk signatur arbejdsgang: komplet vejledning

Hvad er en signaturarbejdsgang

Hvad er en signaturarbejdsgangEn ⬥⬥⬥signaturarbejdsganger sekvensen af ​​organiserede trin, der fører til underskrivelsen af ​​et dokument: rækkefølge af underskrivere, betingelser, påmindelser, meddelelser. Jo mere arbejdsgangen er tilpasset processen, jo hurtigere er signaturerne.

De to hovedtyper af ordre

De to hovedtyper af ordre

Parallel ordre

Alle underskrivere modtager kuverten på samme tid og kan underskrive uafhængigt.Fordele ⬥⬥⬥: hastighed, ingen flaskehals.Fordele ⬥⬥⬥: hastighed, ingen flaskehals.Use case ⬥⬥⬥: Gensidig NDA, bilateral kontrakt, hvor ordren ikke betyder noget.

Sekventiel rækkefølge

Hver underskriver underskriver efter den foregående. Kuverten går fra underskriver til underskriver.

Hver underskriver underskriver efter den foregående. Kuverten går fra underskriver til underskriver.Fordele ⬥⬥⬥: respekt for valideringshierarkier, hver aktør ser tidligere valideringer.Use cases ⬥⬥⬥: kontrakter, der involverer ledervalidering og derefter ledelse, lejekontrakter med depositum.Typiske roller

Underskriver ⬥⬥⬥: underskriver dokumentet

• Underskriver ⬥⬥⬥: underskriver dokumentetGodkender ⬥⬥⬥: validerer uden underskrift (valideringskæde)
• Kopi (CC) ⬥ modtager det endelige dokumentUdsteder ⬥⬥⬥: afsenderen, ofte også underskriver
• Udsteder ⬥⬥⬥: afsenderen, ofte også underskriverPåmindelser og meddelelser
• En moderne platform giver dig mulighed for at konfigurere:frekvens og antal påmindelser til underskriverne ⬥⬥ meddelelse til afsenderen ⬥⬥ Teams)

frekvens og antal påmindelser til underskriverne ⬥⬥ meddelelse til afsenderen ⬥⬥ Teams)

webhooks til at fodre en CRM/ERP

• interne påmindelser hvis blokeret
• Udløb og annullering
• Indstil altid en udløbsdato (typisk 15-30 dage). En udløbet konvolut arkiveres automatisk som "usigneret", hvilket frigør dashboardet.
• Indstil altid en udløbsdato (typisk 15-30 dage). En udløbet konvolut arkiveres automatisk som "usigneret", hvilket frigør dashboardet.

Under processen kan udstederen også manuelt annullere en konvolut (tilbagekaldelse), hvilket er nyttigt, hvis der opdages en fejl.

Integrationer

En kraftfuld arbejdsgang integreres med dine værktøjer:

En kraftfuld arbejdsgang integreres med dine værktøjer:

CRM ⬥⬥⬥: udløser afsendelse, når en aftale bliver "lukket vundet"

• HRIS ⬥⬥ går kontrakten, når den er ansat:ERP ⬥⬥⬥: generer PO'en, når et tilbud accepteres
• ERP ⬥⬥⬥: generer PO'en, når et tilbud accepteresTilpassede webhooks ⬥⬥⬥: underret dine interne systemer
• God designpraksis⬥ minimerer antallet af cykluspersoner ⬥ minimerer antallet af underskrivere Tydeliggør roller (underskriver vs godkender)
• Automatiser påmindelserAutomatiser påmindelser

Hav en plan B i tilfælde af afvisning

• Test workflowet før volumenimplementering
• Hyppige fejl ⬥⬥⬥⬥ For mange som standard, hvor sekventiel rækkefølge ville være hurtigere underskrivere (nogle er bare "kopi")
• Hyppige fejl ⬥⬥⬥⬥ For mange som standard, hvor sekventiel rækkefølge ville være hurtigere underskrivere (nogle er bare "kopi")
• Ingen udløbsdato
• Manglende integration → manuel genindtastning

Utilstrækkelige meddelelser til underskrivere

• Utilstrækkelige meddelelser til underskrivere
• Konkret sag: flerpartskontrakt mellem ⬥ A⬥ partnere. Optimeret arbejdsgang:
• Udarbejdelse af PDF'en af firma A
• Afsendelse i parallel ordre til de 3 underskrivere (en pr. virksomhed)
• Automatisk genstart D+3, hvis usigneret

Automatisk genstart D+3, hvis usigneret

Alle underskrivere meddelt i realtid sidste signatur

• Samlet cyklus: 24-48 timer vs 2-3 uger på papir.
• Sådan hjælper Certyneo dig
• Sådan hjælper Certyneo dig
• Certyneo giver dig mulighed for at designe fleksible arbejdsgange: parallelle, sekventielle, blandede, godkendere, CC, tilpassede påmindelser, brugerdefinerede webhooks, native CRM/HRIS/ERP-integrationer. Visuel editor til at konfigurere uden kode.
• Oplev Certyneos elektroniske signaturløsning

Ofte stillede spørgsmål

Ofte stillede spørgsmål

Hvornår skal man bruge sekventiel rækkefølge?

Når én validering skal gå forud for den næste (leder → direktør → endelig kontrakt).

Hvor mange underskrivere max?

Teknisk ubegrænset. Ud over 5-6 forlænges cyklussen betydeligt.

Teknisk ubegrænset. Ud over 5-6 forlænges cyklussen betydeligt.

Kan vi blande parallel og sekventiel rækkefølge?

Ja med "blandede" arbejdsgange: lænkede parallelle grupper.

Hvordan skal man håndtere en fraværende underskriver?

Hvordan skal man håndtere en fraværende underskriver?

Overdrag til en anden autoriseret underskriver, eller udsæt konvolutten.

Er webhooks i realtid?

Ja, udløses ved hver ændring af konvoluttens tilstand.

Ja, udløses ved hver ændring af konvoluttens tilstand.

Konklusion

At designe en god arbejdsgang er forskellen mellem et værktøj, der virker, og et værktøj, der transformerer. Brug 30 minutter på at designe din ideelle arbejdsgang, du sparer måneders friktion.

Prøv Certyneo til at sende, underskrive og spore dine dokumenter online enkelt, hurtigt og sikkert.