Underskriv en kontrakt online: brugsanvisning

At få en kontrakt underskrevet online tager kun få minutter, når først forløbet er sat op. Størstedelen af tiden bruges før udsendelsen — på forberedelsen af dokumentet og på to beslutninger, som afgør, hvor solidt forpligtelsen står: det valgte signaturniveau og rækkefølgen, som parterne underskriver i. Denne artikel følger disse trin i den rækkefølge, de opstår.

Trin 1: forbered dokumentet

En kontrakt, der er sendt til underskrift, kan ikke længere rettes. Tre kontroller er værd at foretage inden afsendelse:

• Parterne er identificeret fuldstændigt: navn, virksomhedsform, hjemsted, registreringsnummer og den underskrivende repræsentants beføjelse. En underskrift fra en person uden bemyndigelse er den mangel, der er sværest at rette op på efterfølgende.
• Bilagene er integreret i dokumentet og ikke sendt separat. Generelle betingelser sendt i en efterfølgende e-mail nyder ikke samme bevis for accept.
• Felterne, der skal udfyldes, er identificeret: dato, beløb, håndskrevne angivelser, når loven kræver det.

Hvis du starter fra bunden, undgår en kontraktskabelon de mest almindelige udeladelser. For en kontrakt, der kræver klausuler specifikke for din aktivitet, opbygger kontraktgeneratoren dokumentet ud fra dine parametre.

Trin 2: vælg signaturniveau

EU-forordningen sondrer mellem tre niveauer, og valget beror på en afvejning mellem friktion og bevisværdi.

Den simple signatur egner sig til langt de fleste kommercielle kontrakter: accepterede tilbud, ordrebekræftelser, aftaler om levering af tjenesteydelser, ansættelseskontrakter. Den er juridisk gyldig og gyldig som bevis for en domstol.

De forstærkede niveauer tilføjer en mere grundig identifikation af underskriveren — identitetsverifikation, certifikat. De køber ikke gyldighed, som allerede er opnået, men en mere komfortabel position, hvis underskriften bestrides.

Den kvalificerede signatur — hvis funktionsmåde er beskrevet i detaljer på vores dedikerede side om kvalificeret signatur — er den eneste, der nyder godt af en formodning om pålidelighed: det er den, der bestrider den, som skal føre modbevis. Den er relevant for handlinger med høj risiko, eller når en tekst kræver det.

Den praktiske regel er at tilpasse niveauet til den reelle risiko for bestridelse af det pågældende dokument, og ikke at vælge det højeste niveau overalt: hvert ekstra trin tilføjer friktion for underskriveren og dermed forsinkelse og frafald.

Trin 3: organisér underskriverne

To parametre indstilles ved afsendelsen og afgør forløbets varighed.

Rækkefølgen. I sekvens modtager hver underskriver dokumentet efter den foregående — nyttigt, når en intern kontrol skal gå forud for kundens underskrift. Parallelt modtager alle det samtidig, hvilket er hurtigere, men ikke tillader nogen mellemliggende validering.

Rykkerne. Det er den faktor, der afgør den reelle tidsfrist. En kontrakt uden automatisk rykker afhænger af manuel opfølgning fra en person, med de glemte opfølgninger, det medfører. Planlagte rykkere med jævne mellemrum fjerner dette arbejde og forkorter cyklussen med flere dage.

Trin 4: underskriv og indhent beviset

Underskriveren modtager et link, åbner dokumentet og underskriver fra sin browser eller telefon, uden at oprette en konto. Denne fravær af friktion tæller: hvert ekstra trin koster underskrifter.

Det, der produceres på dette tidspunkt, er vigtigere end selve den synlige underskrift. Bevismappen omfatter underskriverens verificerede identitet i henhold til det valgte niveau, tidsstempling af hver hændelse, forbindelsesadressen samt et digitalt fingeraftryk af dokumentet, der gør det muligt at bevise, at det ikke er blevet ændret siden. Det er denne samlede dokumentation, der svarer på en bestridelse, som beskrevet i detaljer i vores artikel om bevisværdi i tilfælde af tvist.

Trin 5: opbevar

En kommerciel kontrakt opbevares i flere år, visse selskabsretlige dokumenter meget længere. Opbevaringen skal garantere integriteten gennem hele denne periode, hvilket adskiller en arkivering med bevisværdi fra blot lagring af filer — en funktion, der varetages af den digitale pengeskab.

Et organisatorisk punkt sparer megen søgning: opbevar kontrakten og dens bevismappe samlet. At finde en underskrevet kontrakt uden dens hændelseslog efterlader en uden forsvar over for en bestridelse vedrørende dato eller underskriverens identitet.

Brugsscenarier

Aftale om levering af tjenesteydelser med en ny kunde. Simpel signatur, parallel udsendelse, automatiske rykkere. Kontrakten sendes samme dag som den mundtlige aftale i stedet for ugen efter, hvilket beskytter lige så meget, som det fremskynder.

Ansættelseskontrakt. Simpel signatur er tilstrækkelig, men rækkefølgen betyder noget: arbejdsgiverens underskrift, dernæst medarbejderens, med langvarig opbevaring i betragtning af forældelsesfristerne på det arbejdsretlige område.

Handling med høj risiko. Overdragelse, kautionsforpligtelse, disponeringsfuldmagt: forstærket identifikation, eventuelt kvalificeret signatur. Merprisen og friktionen er berettiget af det involverede beløb og af eventuelle krav fra den tredjepart, der modtager dokumentet.

Ofte stillede spørgsmål

Har en kontrakt underskrevet online samme værdi som en papirkontrakt? Ja. Det elektroniske dokument har samme bevisværdi, forudsat at underskriveren kan identificeres, og at dokumentet er udarbejdet og opbevaret under betingelser, der garanterer dets integritet.

Skal underskriveren oprette en konto? Nej. Vedkommende modtager et link, åbner dokumentet og underskriver fra sin browser eller telefon.

Hvilket signaturniveau skal man vælge? Det niveau, der passer til risikoen for bestridelse af dokumentet. Den simple signatur er tilstrækkelig til langt de fleste kommercielle kontrakter; de højere niveauer er forbeholdt handlinger med høj risiko.

Kan man få flere personer til at underskrive? Ja, i sekvens eller parallelt. Sekvensen gør det muligt at indsætte en intern validering, før den sendes til kunden.

Hvad sker der, hvis underskriveren bestrider underskriften? Bevismappen — identitet, tidsstempling, hændelseslog, dokumentets integritet — er det, der gør det muligt at svare. Dens styrke afhænger af det valgte signaturniveau.

Hvor længe skal en underskrevet kontrakt opbevares? Mindst den gældende forældelsesfrist, ofte fem år på det kommercielle område og længere på det arbejdsretlige område. Opbevaringen skal garantere integriteten gennem hele denne periode.

For at komme videre

Det enkleste er at afprøve forløbet på et reelt dokument:

1. Vælg en underskriftsklar skabelon, der matcher dit behov, eller generér et skræddersyet dokument.
2. Følg den detaljerede fremgangsmåde på siden sådan underskriver du.
3. Sammenlign den opnåede tidsfrist med dit nuværende forløb — det er dette mål, der afgør sagen, mere end enhedsprisen, som det fremgår af vores sammenligning af omkostning i forhold til papir.

priserne følger antallet af udsendelser, med gratis udsendelser hver måned. For at automatisere fra et fagsystem fjerner API'et og de eksisterende integrationer behovet for gentastning.