Správa notářských spisů online: elektronický podpis a sledování
Centralizujte podpis a sledování soukromých listin každého klientského spisu vaší kanceláře — dědictví, prodej, správa pronajatého nemovitého majetku, spoluvlastnictví — na jednom místě. Každý spis seskupuje své podepisuvatele, jeho podepsané akty, jeho audit trail a jeho splatnosti, místo aby byl rozptýlen mezi poštovní schránky a papírové složky. V souladu se statusem notářů (nařízení č. 45-2590) a nařízením eIDAS — doporučena pokročilá podpis, historie uchovaná podle spisu.
- Právní rámec
- Status notářů · sledování spisu
- Podpisová úroveň
- Doporučené AES eIDAS
- Zákonné archivy
- 10 let zahrnuto
Proč centralizovat sledování vašich klientských spisů?
Notářská kancelář trvale zpracovává několik desítek spisů paralelně — dědictví, prodeje, spoluvlastnictví, zmocnění ke správě — každý zahrnuje několik soukromých listů a několik signatářů (dědici, spoluvlastníci, zmocnitele). Bez vyhrazeného nástroje se sledování opírá o rozptýlené výměny e-mailů a papírové složky s reálným rizikem ztráty stopy o listě čekajícím na podpis nebo nadcházejícím termínu. Centralizace elektronického podpisu podle spisu umožňuje najít jedním kliknutím všechny podepsané listy, jejich audit trail a identitu každého signatáře a sledovat průběh každé věci bez ručního obnovování historie.
Proč podepisovat elektronicky?
Jeden prostor na spis klienta
Každá věc (dědictví, prodej, spoluvlastnictví, zmocnění ke správě) seskupuje své soukromé listy, své signatáře a audit trail na jednom místě, místo aby byla rozprostřena mezi poštovní schránky a papírové složky.
Sledování průběhu na první pohled
Stav každého listu je viditelný okamžitě: čeká na podpis, podepsán, znovu vyzvednout. Konec ručním e-mailům s připomenutím, abyste věděli, jak je na tom dědictvím či spoluvlastník.
Více signatářů na spis
Dědictví, spoluvlastnictví, rozdělení: každý spoluklients obdrží svůj osobní odkaz s SMS OTP. Postupný nebo paralelní podpis podle spisu, bez opětovného zadání mezi jednotlivými listy.
Historie a audit trail zachované podle věci
Každý list spisu je archivován se svým PDF důkazem (identita ověřena SMS OTP, časové razítko, hash SHA-256). Exportovatelné jedním kliknutím pro následujícího kolegu nebo v případě soudního sporu.
Postup ve 4 krocích
Od přípravy k právní archivaci za méně než 5 minut.
1. Vytvořit spis klienta
Pojmenujte spis (jméno klienta, typ věci) a připravte první soukromý list k podpisu (dohodu o honorářích, zmocnění, dohodu mezi klienty).
2. Přidat signatáře spisu
Notář + klient(i) dotčení danou věcí. Pro dědictví nebo spoluvlastnictví přidejte všechny spoluklenty; každý obdrží svůj bezpečný osobní odkaz.
3. Sledovat průběh listů
Každý list spisu zobrazuje svůj stav (čeká, podepsán, znovu vyzvednout). Najděte jedním kliknutím úplnou historii věci, bez nutnosti obnovovat e-mailové výměny.
4. Archivovat a exportovat spis
Podepsané listy a jejich audit trail zůstávají připojeny k spisu po dobu právního archivování. Export je možný pro předání následujícímu kolegovi.
Často se ptáte
- Je možné seskupit více listů pod jeden spis klienta?
- Ano. Každý spis (dědictví, prodej, spoluvlastnictví, zmocnění ke správě) centralizuje všechny své soukromé listy, své signatáře a jejich audit trail na jednom místě, místo aby se každý list zpracovával izolovaně.
- Jak sledovat průběh spisu s několika dědici?
- Stav podpisu každého dědice nebo spoluposesora je viditelný na první pohled (čekající, podepsáno, znovu zasláno). Každý obdrží osobní zabezpečený odkaz s OTP SMS na své vlastní číslo.
- Nahrazuje sledování spisu notářský oborový software?
- Ne — Certyneo centralizuje elektronický podpis a sledování aktů sepsaných v soukromé formě kanceláře; nenahrazuje úplný software pro správu notářské kanceláře ani vypracování autentických aktů, které zůstávají mimo jeho rozsah.
- Je možné znovu zaslat podpis podepisujícímu, který ještě nepodepsal svůj akt?
- Ano, připomenutí lze poslat přímo ze spisu, bez opětovného procházení historií e-mailové komunikace.
- Je historie spisu uchována poté, co jsou všechny akty podepsány?
- Ano, každý akt zůstává připojen ke svému spisu se svým audit trail (ověřená identita pomocí OTP SMS, časové razítko, hash SHA-256) po dobu právně stanovené doby archivace, kdykoli dostupný.
- Jak předat spis kolegovi nástupci?
- Podepsané akty a jejich audit trail lze exportovat ze spisu a předat kolegovi v případě převzetí kanceláře nebo prodeje klientely.
- Jakou úroveň podpisu pro akty notářského spisu?
- Pokročilý podpis (AES) doporučen pro akty sepsané v soukromé formě kanceláře — přípustný v soudním řízení (čl. 1367 Občanského zákoníku), se souborem důkazů připojeným k jednotlivým aktům.
- Kolik stojí sledování spisů pro notářskou kancelář?
- Trvalý bezplatný plán umožňuje testování na více spisech s měsíční kvótou obálek. Placené plány se přizpůsobují objemu spisů zpracovaných kanceláří.
Čtěte také:
- Elektronický podpis pro notáře a notářské kanceláře
- Glosář pokročilá podpisová (AES)
- Slovník nařízení eIDAS
- Certyneo
- Řešení elektronického podpisu eIDAS
- Elektronický podpis pro notáře a notářské kanceláře
- Veřejná listina vs. soukromá listina pro notáře
- Archivujte své notářské akty a sledujte jejich splatnosti
- Le Plan Métier Notariat : gestion de dossiers pour étude notariale
Centralizujte sledování vašich klientských spisů
Trvalý bezplatný plán (5 obálek po dobu 14 dnů, poté 2/měsíc), bez bankovní karty. Odpovídá statusu notářů a eIDAS. Historie a audit trail uchovány podle spisu.