Přejít na hlavní obsah
Certyneo
Archivace 10 let · důkazní hodnota · eIDAS AES

Archivace a sledování elektronických notářských lhůt

Uchováváte akty pod vlastní rukou vaší kanceláře s důkazní hodnotou po celou dobu stanovenou zákonem a sledujete lhůty, které jsou s nimi spojeny — lhůta pro zrušení, obnovení plné moci, splatnost dohody. Každý archivovaný akt zůstává přístupný s kompletním audit trail (identita podepsaných osob, časové razítko, hash dokumentu), bez nutnosti ručně rekonstruovat historii v případě kontroly nebo sporu.

Právní rámec
Právní archivace · důkazní hodnota
Podpisová úroveň
Doporučené AES eIDAS
Zákonné archivy
10 let zahrnuto

Proč je archivace s důkazní hodnotou důležitá pro notářskou kancelář?

Akty pod vlastní rukou notářské kanceláře — dohody o honorářích, plné moci ke správě dědictví, dohody mezi klienty — musí být uchovávány po dobu lhůty pro promlčení (obecně 10 let pro občansko-právní a obchodní akty) a musí zůstat vymáhatelné v případě kontroly Vyšší notářské rady nebo sporu s klientem. Archivace s důkazní hodnotou se neomezuje na uložení podepsaného PDF: uchovává také kompletní audit trail — ověřenou identitu podepsané osoby, časové razítko, otisk dokumentu — který demonstruje spolehlivost aktu v den, kdy je napadena. Některé akty mají navíc vlastní lhůtu (lhůta pro zrušení plné moci, trvání dohody o důvěrnosti, obnovení dohody), kterou je nutné sledovat bez manuálního prohledávání jednotlivých spisu.

Proč podepisovat elektronicky?

Archivace 10 let je zahrnuta

Každý akt pod vlastní rukou je uchovám s kompletním audit trail po dobu 10 let (lhůta pro promlčení podle obecného práva), bez dodatečných kroků, s možností prodloužení pro nemovitostní spisy, které je třeba uchovávat déle.

Kompletní a exportovatelný audit trail

Identita podepsané osoby ověřena pomocí OTP SMS, časové razítko RFC 3161, otisk SHA-256 dokumentu. Doklad PDF se exportuje jedním kliknutím pro kontrolu Vyšší notářské rady nebo spor.

Sledování lhůt podle aktu

Lhůta pro zrušení, obnovení plné moci, splatnost dohody: každý akt uchovává potřebné informace k nalezení svých lhůt bez nutnosti znovu otevřít spis od začátku.

Profesní tajemství zachováno v archivaci

Šifrování TLS 1.3 při přenosu, AES-256 v klidu, přísná izolace dat podle kanceláře, hostování 100 % v EU (IONOS), bez subdodavatelství mimo EU — včetně dlouhodobě archivovaných aktů.

Postup ve 4 krocích

Od přípravy k právní archivaci za méně než 5 minut.

  1. 1. Podepsat soukromou listinu

    Listina je podepsána v pokročilém podpisu (AES) s ověřením identity pomocí OTP SMS od každého klienta.

  2. 2. Automatické archivování s důkazní hodnotou

    Finalizovaná listina a její kompletní audit trail jsou automaticky archivovány bez dalších manipulací notářským kancelářím.

  3. 3. Sledovat připojené lhůty

    Kdykoli najdete lhůty spojené s listinou (lhůta na zrušení, obnovení, doba trvání závazku) přímo z jejího spisu.

  4. 4. Exportovat v případě kontroly nebo sporu

    Důkazní PDF a kompletní audit trail se exportují jedním kliknutím pro kolegů následovníka, Nejvyšší notářskou radu nebo jakýkoli soud.

Často se ptáte

Jak dlouho musí notář uchovávat své soukromé listiny?
Minimálně 10 let, lhůta pro promlčení běžného práva použitelná na občanské a obchodní listiny. Pro listiny související se soupravou nebo majetkovým spisem se doporučuje delší uchování. Certyneo archivuje 10 let včetně s dostupným rozšířením.
Co je archivování s důkazní hodnotou?
Je to uchování podepsaného dokumentu doprovázené jeho kompletním audit trail — ověřená identita podepisujícího, časové razítko, otisk dokumentu — která umožňuje prokázat spolehlivost listiny v případě sporu, a ne jej jen ukládat.
Jak sledovat lhůtu pro zrušení notářského plné moci?
Lhůta na zrušení použitelná na určité plné moci zůstává připojena k archivované listině, kterou lze prohlížet z jejího spisu bez nutnosti opakovat historii výměny s klientem.
Co se stane, pokud je archivovaná listina klientem napadena?
Důkazní PDF a kompletní audit trail (identita ověřena pomocí OTP SMS, časové razítko RFC 3161, hash SHA-256) se exportují jedním kliknutím, vymáhatelné před všemi občanskými a obchodními soudy a před Nejvyšší notářskou radou v případě disciplinárního sporu.
Respektuje elektronické archivování notářské profesní tajemství?
Ano — šifrování TLS 1.3 v přenosu, AES-256 v klidu, přísná izolace údajů podle kanceláře, 100% hostování v EU (IONOS) bez subdodavatelství mimo EU, DPA v souladu s RGPD zahrnující ustanovení specifická pro notářské profesní tajemství.
Lze archivovanou listinu exportovat pro kolegou následovníka?
Ano, každá listina a její audit trail zůstávají kdykoli exportovatelné z jejího spisu pro předání kolegovi v případě převzetí kanceláře nebo převodu klientely.
Funguje sledování lhůt také pro akty s více podepisujícími?
Ano — u aktu zahrnujícího více dědiců nebo souvlastníků zůstává lhůta připojena k samotnému aktu, nezávisle na počtu podepisujících.
Týká se archivace s důkazní hodnotou také elektronického notářského aktu?
Ne — elektronický notářský akt (čl. 1369 občanského zákoníku, nařízení 2005-973) je uchováván podle zařízení vlastního pro notářskou profesi, mimo rozsah Certyneo. Tato archivace se týká aktů soukromého rázu ze notářské kanceláře.

Čtěte také:

Archivujte své notářské akty s klidem

Trvalý bezplatný plán (5 obálek po dobu 14 dní, poté 2/měsíc), bez bankovní karty. Archivace s důkazní hodnotou na 10 let včetně, v souladu se statusem notářů a eIDAS.

Začít zdarma Zobrazit ceny