Smlouvy s neurčitou dobou trvání vs. určitou dobou trvání

Úvod: dvě smluvní formy s velmi rozdílnými cíli

V českém právu práce, stejně jako v právu obchodních smluv, je rozlišení mezi smlouvou na dobu neurčitou (SDNT) a smlouvou na dobu určitou (SDUZ) zásadní. Určuje práva a povinnosti stran, podmínky ukončení, jakož i právní a finanční rizika spojená s danou smlouvou. Přesto se v praxi řízení těchto dvou smluvních forem často jeví jako zdlouhavé, náchylné k chybám a nedostatečně zabezpečené. Elektronický podpis pro podniky se dnes ukazuje jako nejúčinnější řešení pro zlepšení, sledování a zrychlení uzavírání těchto smluv, ať jsou sjednány na dobu určitou nebo neurčitou.

Tento článek podrobně zkoumá právní charakteristiky jednotlivých typů smluv, jejich praktické důsledky a způsob, jakým digitalizace procesu podepisování konkrétně transformuje řízení smluv v organizacích.

---

SDNT: základ českého smluvního práva

Definice a právní charakteristiky SDNT

Smlouva na dobu neurčitou představuje typickou formu pracovní smlouvy. Vyznačuje se absencí předem stanoveného konce: smluvní vztah pokračuje až do okamžiku, kdy se některá ze stran rozhodne jej skončit v souladu se právními předpisy.

Mimo práva práce se SDNT aplikuje i na obchodní smlouvy mezi podniky: smlouvy o opakujících se poskytovaných službách, smlouvy o pronájmu SaaS, smlouvy o výhradní distribuci nebo rámcové smlouvy o dodávkách. V tomto kontextu právní normy upravují doložky týkající se doby trvání a způsoby skončení.

Hlavní charakteristiky SDNT jsou:

• Trvalost vztahu: není stanoven žádný termín zániku;

• Svoboda jednostranného skončení s podmínkou respektování výpovědní doby a v právu práce i důvodu skončení;

• Právní domněnka stability příznivá pro zaměstnance nebo druhou stranu, která si přeje trvalý vztah;

• Neexistuje potřeba obnovení: vztah pokračuje automaticky až do jeho skončení.

Specifická právní rizika spojená s SDNT

Zdánlivá flexibilita SDNT skrývá skutečná rizika. V právu práce může být nesprávně zformulovaná výpověď – absence písemného podání, nepravidelné oznámení – důvodem právního sporu, který zaměstnavateli může přinést náhradu škody odpovídající několika měsícům platu. V roce 2024 byly průměrné náklady na právní spor u soudu pro pracovněprávní spory pro malou a střední podnik v České republice odhadovány na 8 000 až 25 000 Kč (zdroj: Český statistický úřad, zpráva o soudech 2024).

U obchodních smluv na dobu neurčitou může absence jasné doložky o skončení nebo chybějící písemný záznam vést k sporům o datum nabytí účinnosti, obsahu povinností nebo platnosti souhlasu. Elektronický podpis v souladu se nařízením eIDAS zde poskytuje posílený důkazní efekt: přesně datuje akt a jistě identifikuje podepsané osoby.

---

SDUZ: smlouva výjimky přísně regulovaná

Podmínky platnosti a oblasti použití

Na rozdíl od SDNT je smlouva na dobu určitou výjimkou z práva práce. Pracovněprávní zákon vyjmenovává omezený počet případů povolených použití: nahrazení nepřítomného zaměstnance, dočasný nárůst činnosti, sezónní zaměstnání nebo specifické smlouvy. Jakékoliv SDUZ uzavřené mimo tyto případy může být překlasifikováno na SDNT soudy.

SDUZ musí být vždy v písemné formě a musí obsahovat povinné údaje, v případě jejich absence hrozí neplatnost:

• důvod uzavření SDUZ, který musí být konkrétní;

• datum skončení nebo minimální doba trvání;

• popis pracovního místa;

• výše odměny;

• příslušná kolektivní smlouva.

V obchodní oblasti je SDUZ (nebo smlouva s datem skončení) volněji používána: smlou​vy o vyslání, smlouvy o jednorázovém poskytování služby, smlouvy o subdodávkách na konkrétní projekt. Obecné právo smluv zde poskytuje stranám větší volnost.

Obnovení, navazování a rizika překlasifikování

SDUZ může být obnovena v mezích stanoveném zákonem: dvě obnovení maximálně s celkovou dobou trvání 18 měsíců v zásadě (24 měsíců v určitých případech). Pokud se toto překročí nebo není dodržena doba mezi dvěma navazujícími SDUZ, je překlasifikování na SDNT povinné. V roce 2023 zpracovaly pracovněprávní soudy v České republice více než 180 000 případů, z nichž významná část se týkala překlasifikování SDUZ (zdroj: Ministerstvo spravedlnosti, statistická ročenka justice 2023).

Pečlivé řízení termínů, obnovení a podpisů je proto kritické. Nástroj pro řízení smluv s elektronickým podpisem umožňuje automatizovat upozornění na konec doby trvání, soustředit důkazy podpisu a drasticky snížit riziko opomenutí nebo procedurální chyby.

---

Srovnávací tabulka SDNT / SDUZ: zásadní body rozdílu

Doba trvání, termín a prodloužení

| Kritérium | SDNT | SDUZ | |---|---|---| | Doba trvání | Neurčitá | Určitá (max 18 měsíců v zásadě) | | Termín | Žádný | Předem stanoven nebo podmíněný | | Prodloužení | Automatické (bez formality) | Regulované (max 2 obnovení) | | Předčasné skončení | Výpověď, výpověď zaměstnavatelem, smír | Omezeno (těžké pochybení, vyšší moc, vzájemná dohoda) | | Závěrečné odstupné | Ne (pokud není smír) | Odstupné za uzavření = 10 % celkové hrubé odměny |

Formalismus a požadavky na dokumentaci

SDNT může být teoreticky ústní pro pracovní smlouvu (kromě částečného úvazku), ale rozumné přístupy systematicky požadují písemnou formu. V praxi je 97 % SDNT v České republice uzavřeno písemně (zdroj: Ústav pro informace v práci, průzkum 2023). SDUZ naopak musí být vždy v písemné formě a musí být předána zaměstnanci nejpozději do dvou pracovních dnů od náboru.

Tato písemná požadavka představuje přesně správné místo pro elektronický podpis. Díky řešením v souladu s nařízením eIDAS č. 910/2014 je každý smluvní dokument podepsán s důkazní hodnotou odpovídající ruční podpisu, bez ohledu na zvolené podpisové místo (jednoduché, pokročilé nebo kvalifikované). Týmy pro personalistiku, které používají elektronický podpis věnovaný lidským zdrojům, hlásí snížení času zpracování dokumentace o 60 až 80 % ve srovnání s papírovými procesy.

Povinnosti při skončení a právní spory

Skončení SDNT v právu práce se podřizuje přísným formálním požadavkům: dopis o výpovědi s důvody, předchozí rozhovor, výpovědní lhůta. Jakékoliv porušení otevírá právo na náhradu škody. Pro SDUZ platí, že předčasné nesprávné skončení vystavuje zaměstnavatele výplatě mezd až do data skončení smlouvy. V obou případech je zásadní sledovatelnost výměny a důkaz oznámení.

Pokročilý nebo kvalifikovaný elektronický podpis vytváří auditní záznam datovaný časovým razítkem, který v případě sporu slouží jako pevný důkaz: časové razítko odeslání, identifikace podepsaných osob, neporušenost dokumentu. Tato sledovatelnost výrazně snižuje rizika v případě právního sporu.

---

Digitalizace smluv: jak elektronický podpis transformuje správu SDNT/SDUZ

Zrychlení procesů náboru a uzavírání smluv

Elektronický podpis eliminuje poštovní zpoždění a fyzické přepravní doby spojené s tradiční správou smluv. Pro oddělení personalistiky spravující desítky SDNT a SDUZ měsíčně je výhoda okamžitá: podpis může proběhnout během několika minut z jakéhokoliv zařízení cestou nebo pracovníkem na druhém konci státu.

Podle studie Forrester Research (2024) společnosti, které nasadily řešení elektronického podpisu, snížily dobu životního cyklu podepisování smluv o 80 % a ušetřily v průměru 180 až 300 Kč na smlouvu (tisk, poštovné, fyzické archivování). Na 500 smluv ročně – obvyklý limit pro malý podnik s 150 zaměstnanci – úspora přesahuje 150 000 Kč ročně.

Soustředění a zabezpečení archivace smluv

Správa smíšeného portfolia SDNT/SDUZ vyžaduje bezvadnou sledovatelnost: data začátku a konce, prodloužení, dodatky, specifické doložky. Platforma SaaS pro elektronický podpis integruje digitální trezor, který uchovává každou podepsanou verzi se svými metadaty datování, přístupnými v každém okamžiku oprávněnými stranami.

Toto soustředění je o to důležitější pro SDUZ, jejichž právně předepsaná doba uchovávání dokumentů je pět let po skončení smlouvy. Generátor smluv poháněný AI od Certyneo navíc umožňuje vytváření předvolených šablon v souladu s právem, s povinnou lhůtou předem vyplněnou podle zvoleného typu smlouvy.

Snížení rizik překlasifikování a právních sporů

SDUZ, jejíž podpis je označen po datu začátku plnění, může být překlasifikována na SDNT. Elektronický podpis toto riziko odstraňuje tím, že přesně datuje každý akt a nařizuje podpis před jakýmkoliv nástupem do zaměstnání. Podobně automatizované upozornění před datem skončení umožňují předem plánovat prodloužení nebo konec smlouvy, čímž se zabránuje nežádanému automatickému prodloužení.

Pro právní kanceláře doprovázející své klienty v těchto otázkách elektronický podpis věnovaný právním kancelářím nabízí pokročilé funkce pro řízení toků s více podepsanými a důkazní archivaci.

Právní rámec platný pro smlouvy na dobu neurčitou a určitou

Základní právní texty v právu práce a právu smluv

Právní úprava SDNT a SDUZ se opírá o husté právní soubory v národním i evropském právu.

Pracovněprávní zákon:

• § 24 : SDNT je normální a obecná forma pracovní smlouvy; SDUZ je výjimkou;

• § 25-27 : omezující výčet případů, v nichž lze uzavřít SDUZ;

• § 28 : povinné údaje SDUZ pod sankcí neplatnosti;

• § 29 : předání SDUZ zaměstnanci nejpozději do dvou pracovních dnů;

• § 34 : automatické překlasifikování na SDNT v případě porušení pravidel;

• § 252 : odstupné za uzavření SDUZ rovné 10 % celkové hrubé odměny.

Občanský zákoník:

• § 1721-1756 : svobody a podmínky platnosti smlouvy;

• § 1844-1847 : režim smluv na dobu určitou a neurčitou v obecném právu;

• § 1993 a 1994 : právní hodnota elektronického zápisu a elektronického podpisu, přirovnány k zápisu na papíře a k rukopisu pod podmínkou, že lze řádně identifikovat osobu, od níž pocházejí, a že jsou vytvořeny a uchovávány tak, aby byla zajištěna jejich neporušenost.

Evropský rámec elektronického podpisu

Nařízení eIDAS č. 910/2014 Evropského parlamentu a Rady, použitelné ve všech členských státech EU, definuje tři úrovně elektronického podpisu:

• Jednoduchý (SES): základní úroveň, dostačující pro drtivou většinu běžných SDNT a SDUZ;

• Pokročilý (AdES): jedinečně vázaný na podpisovatele, umožňuje detekci jakékoliv změny, doporučuje se pro smlouvy s důležitými Stakes;

• Kvalifikovaný (QES): nejvyšší úroveň, vytvořený zařízením pro vytváření kvalifikovaných podpisů na základě kvalifikovaného certifikátu; je jediný právně rovnocenný ruční podpisu ve všech členských státech bez podmínky.

Technické normy ETSI EN 319 132 (XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) a ETSI EN 319 142 (PAdES) upravují formáty pokročilého a kvalifikovaného podpisu.

GDPR a ochrana osobních údajů

Nařízení o ochraně osobních údajů č. 2016/679 (GDPR) se plně vztahuje na zpracování osobních údajů podpisovatelů. Platformy elektronického podpisu musí:

• mít právní základ pro zpracování (plnění smlouvy, článek 6.1.b);

• zajistit bezpečnost údajů (článek 32);

• respektovat doby uchovávání přiměřené účelu;

• umožnit výkon práv osob, kterých se údaje týkají.

Porušení těchto povinností vystavuje správce pokuty až do výše 4 % celosvětového ročního obratu. V roce 2025 vydal Úřad na ochranu osobních údajů několik pokut týkajících se nadměrného uchovávání údajů ve smluvních HR záznamech.

Scénáře použití: SDNT, SDUZ a elektronický podpis v praxi

Scénář 1 — Malý průmyslový podnik spravující 300 pracovních smluv ročně

Malý průmyslový podnik s přibližně 180 zaměstnanci, specializovaný na subdodávky v automobilovém průmyslu, pravidelně najímá operátory v SDUZ, aby čelil sezónním vrcholům výroby: přibližně 250 SDUZ ročně, k nimž se přidává padesát SDNT na trvalé pozice. Před zavedením elektronického podpisu vyžadoval proces tisk smluv, jejich poštovní doručení nebo osobní předání, poté vrácení podepsaných dokumentů poštou – průměrná doba 4 až 7 pracovních dnů na jednu smlouvu.

Po nasazení platformy SaaS pro elektronický podpis se průměrná doba podpisu snížila na méně než 4 hodiny. Oddělení personalistiky ušetřilo přibližně 220 Kč za smlouvu (tisk, poštovné, fyzické archivování), tedy roční úsporu kolem 66 000 Kč. Ještě významnější: automatizovaná upozornění na konec SDUZ eliminovala dva případy nežádaného automatického prodloužení, která v předchozích letech vedla na právní spory.

Scénář 2 — Poradenská firma se smlouvami o poskytování služeb na dobu určitou

Poradenská firma v oblasti organizace s desítkou vedoucích konzultantů pracuje výhradně na projektech s určitou dobou trvání se smlouvami o poskytování služeb uzavřenými na dobu 3 až 18 měsíců. Každý projekt vytvořil standardní smlouvu, dodatky a nákupní objednávky, v průměru 8 smluvních dokumentů na projekt a 6 až 8 simultánních projektů.

Zavedení pokročilého řešení elektronického podpisu integrovaného s jejich CRM nástrojem umožnilo podepsat všechny smluvní dokumenty za méně než 24 hodin po jednání, oproti dříve 5 až 8 dnům. Míra chyb v povinných údajích smluv na dobu určitou byla snížena o 90 % díky použití ověřených šablon jejich právním týmem. Centralizovaná a datovaná archivace byla rozhodujícím důkazem v případě nesouhlasu o datu nabytí účinnosti: spor byl vyřešen přátelským dohodou za méně než dva týdny díky metadatům podpisu.

Scénář 3 — Sdružení maloobchodních řetězců spravující sezónní SDUZ

Regionální sdružení maloobchodního řetězce prodávajícího potraviny, zaměstnávající přibližně 1 200 lidí, najímá každý rok 400 až 500 sezónních pracovníků v SDUZ na období Vánoc a letních vrcholů. Množství míst práce, geografická rozptýlenost personalistů a právní požadavek předání SDUZ během dvou pracovních dnů dělal z procesu obzvlášť riziková věc.

Po zavedení mobilního řešení elektronického podpisu je nyní 98 % SDUZ podepsáno stejný den jako interview, přes chytrý telefon. Právní lhůta je systematicky dodržena. Auditní záznam poskytovaný platformou umožnil prokázat soulad s pravidly během inspekce práce, bez jediné výstrahy. Náklady na správu sezónních smluv se v průběhu dvou po sobě jdoucích sezón snížily přibližně o 35 %.

Závěr

Rozlišení mezi smlouvou na dobu neurčitou a určitou se nejedná o otázku pouhé formy: zahrnuje zásadně odlišné právní režimy, práva a rizika. Přesnost v dokumentaci, kterou vyžaduje jednotlivá smlouva – povinný formalismus SDUZ, sledovatelnost skončení SDNT, dodržování právních lhůt – činí z elektronického podpisu nezbytný strategický nástroj pro každou organizaci, která si přeje zabezpečit svou smluvní správu.

Zvolením řešení v souladu s nařízením eIDAS získáte pevný důkazní základ, bezvadnou archivaci a měřitelné zrychlení HR a obchodních procesů. Certyneo vás doprovází touto transformací s platformou SaaS navrhnutou pro potřeby B2B, od podpisu první smlouvy až po správu kompletního smluvního portfolia.

Jste připraveni zabezpečit své SDNT a SDUZ? Objevte nabídky Certyneo a začněte zdarma.