Jak poslat dokument k podpisu

Postup v 5 krocích

Postup v 5 krocích

Odeslání dokumentu k elektronickému podpisu trvá méně než 5 minut. Zde je postup krok za krokem.

• 1. Připravte dokument
• Export do PDF (doporučeno)
• Zkontrolujte čitelnost na mobilu (80 % signatářů se podepisuje na mobilu)
• Korektura pro odstranění překlepů a chyb

Pokud je to nutné2.⬥ Vytvořte povinné přílohy.

Pokud je to nutné2.⬥ Vytvořte povinné přílohy.

• Na vaší podpisové platformě:
• nový dokument → nahrajte PDF

pojmenujte obálku (předmět dokumentu + signatář)

3. Přidejte signatáře

• Pro každého signatáře:
• ⬥⬥⬥ telefon (pro OTP SMS, pokud AES)
• role (podepisující, schvalovatel, CC)
• role (podepisující, schvalovatel, CC)

Definujte pořadí: paralelní (všechny současně) nebo sekvenční.

4. Umístěte pole

Přetáhněte do PDF:

• pole podpisu (povinné)
• volitelná pole: datum, jméno, volný text, zaškrtávací políčko, iniciály na stránku

Přiřaďte každé pole ke správnému signatáři.

5. Konfigurace a odeslání

5. Konfigurace a odeslání

• Možnosti konfigurace:
• úroveň podpisu: SES nebo AES
• datum vypršení platnosti (obvykle 15-30 dní)
• automatická upozornění (D+3, D+7) ⬥⬥⬥⬥

Klikněte na „Odeslat“. Signatáři obdrží svůj e-mail okamžitě.

Sledování dokumentu

Na svém řídicím panelu sledujte v reálném čase:

• Na svém řídicím panelu sledujte v reálném čase:
• odesláno → otevřeno → podepsáno
• upozornění (e-mail, Slack, týmy)

možné ruční restartování před odesláním vždy

• otestovat s kolegou ⬥ Nejlepší postupy
• Poskytněte kontaktní kanál pro začínající signatáře
• Systematicky archivujte podepsaný dokument
• Vyhněte se odesílání v pátek večer nebo o víkendu

Vyhněte se odesílání v pátek večer nebo o víkendu

• Časté chyby
• Špatné zadání e-mailu (typ písma nebo stará adresa) ⬥⬥
• Neumisťujte pole pro podpis
• Soubor je příliš velký (> 10 MB → pomalý na mobilu)
• Odeslat bez korektury

Konkrétní případ: prodejce

Prodejce pošle 20 nabídek týdně. Rutina:

1. Prodejce pošle 20 nabídek týdně. Rutina:
2. Generování z HubSpot (citát + CGV)
3. Automatické odesílání v SES prostřednictvím integrace
4. Připomenutí D+2 a D+5
5. Oznámení o nedostatku v reálném čase ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬬⬥⬥⬥⬥ aktualizováno po podpisu člověka zásilka.

Jak vám Certyneo pomáhá? To vše za méně než 3 minuty.

Objevte řešení elektronického podpisu Certyneo

FAQ

FAQ

Jak dlouho trvá odeslání?

2–5 minut na jednoduchý dokument.

Můžeme poslat stejný dokument několika signatářům?

Ano, vše ve stejné obálce, v paralelním nebo sekvenčním pořadí.

Měli bychom signatáře informovat předem?

Nevyžaduje se, ale doporučuje se pro začínající signatáře.

Můžeme zrušit zásilku?

Můžeme zrušit zásilku?

Ano, před podpisem. Poté ne.

Může podepsaný převést na někoho jiného?

V závislosti na konfiguraci. Ve výchozím nastavení ne.

Závěr

Odeslání dokumentu k podpisu je jednoduché gesto, které se stalo každodenním. Jakmile je zavedena rutina, vaše smluvní cykly se transformují.

Vyzkoušejte Certyneo k odesílání, podepisování a sledování vašich dokumentů online jednoduše, rychle a bezpečně.