Jak poslat dokument k podpisu

Postup v 5 krocích

Odeslání dokumentu k elektronickému podpisu trvá méně než 5 minut. Zde je postup krok za krokem.

1. Připravte dokument

• Export do PDF (doporučeno)
• Ověřte čitelnost na mobilu (80 % signatářů podepisuje na mobilu)
• Zkontrolujte text, abyste odstranili překlepy a chyby
• V případě potřeby přiložte povinné přílohy

2. Vytvořte obálku

Na vaší platformě pro podepisování:

• nový dokument → nahrání PDF
• pojmenujte obálku (předmět dokumentu + signatář)

3. Přidejte signatáře

Pro každého signatáře :

• celé jméno
• e-mail
• telefon (pro OTP SMS u pokročilého elektronického podpisu)
• role (signatář, schvalovatel, kopie)

Určete pořadí: paralelní (všichni najednou) nebo sekvenční.

4. Umístěte pole

Přetáhněte do PDF:

• pole pro podpis (povinné)
• volitelná pole: datum, jméno, volný text, zaškrtávací pole, parafa na každé straně

Přiřaďte každé pole ke správnému signatáři (odlišné barvy).

5. Nastavte a odešlete

Nastavitelné možnosti:

• úroveň podpisu: jednoduchý (SES) nebo pokročilý (AES) elektronický podpis
• datum expirace (obvykle 15–30 dní)
• automatické připomínky (den 3, den 7)
• personalizované zprávy

Klikněte na "Odeslat". Signatáři obdrží e-mail okamžitě.

Sledujte dokument

Z vašeho panelu sledujte v reálném čase:

• odesláno → otevřeno → podepsáno
• notifikace (e-mail, Slack, Teams)
• možnost manuální připomínky

Osvědčené postupy

• Před důležitým odesláním vždy vyzkoušejte proces s kolegou
• Zajistěte kontaktní kanál pro méně zkušené signatáře
• Systematicky archivujte podepsaný dokument
• Vyhněte se odesílání v pátek večer nebo o víkendu

Časté chyby

• Chybný e-mail (překlep nebo starší adresa)
• Zapomenutí přidat signatáře
• Neumístění pole pro podpis
• Příliš velký soubor (> 10 MB → pomalé na mobilu)
• Odeslání bez kontroly

Konkrétní případ: obchodní zástupce

Obchodní zástupce odesílá 20 nabídek týdně. Rutina:

1. Generování z HubSpotu (nabídka + obchodní podmínky)
2. Automatické odeslání s jednoduchým elektronickým podpisem přes integraci
3. Připomínky 2. a 5. den
4. Notifikace ve Slacku v reálném čase
5. CRM se aktualizuje při podpisu

Lidský čas: 0 minut na odeslání.

Jak vám Certyneo pomáhá

Certyneo zjednodušuje a zrychluje odesílání dokumentů k podpisu: intuitivní rozhraní typu drag-drop, šablony pro opakující se dokumenty, integrace s CRM, sledování v reálném čase, automatické připomínky. Vše za méně než 3 minuty.

Objevte řešení pro elektronický podpis Certyneo

Často kladené otázky

Jak dlouho trvá odeslání?

2–5 minut u jednoduchého dokumentu.

Lze odeslat stejný dokument více signatářům?

Ano, všem v rámci stejné obálky, paralelně nebo sekvenčně.

Je třeba signatáře informovat předem?

Není to povinné, ale doporučuje se u méně zkušených signatářů.

Lze odeslání zrušit?

Ano, před podpisem. Po podpisu už ne.

Může signatář dokument předat někomu jinému?

Záleží na konfiguraci. Standardně ne.

Závěr

Odeslání dokumentu k podpisu je jednoduchý úkon, který se stal součástí každodenní praxe. Jakmile si zavedete rutinu, vaše smluvní cykly se zásadně promění.

Vyzkoušejte Certyneo a odesílejte, podepisujte a sledujte své dokumenty online jednoduše, rychle a bezpečně.