Certyneo a Make: automatizace podpisování v inženýrství

Proč automatizovat elektronické podpisování v inženýrství pomocí Make?

Inženýrský sektor generuje značné množství smluvních dokumentů: smlouvy o realizaci, dodatky, záznamy o převzetí, smlouvy o subdodávce, prohlášení o shodě a studijní zprávy. Podle studie poradenské firmy McKinsey (2024) týmy inženýrství věnují v průměru 27 % svého pracovního času na opakující se administrativní úkoly, přičemž sběr a sledování podpisů patří mezi nejčasněji prováděné činnosti.

Připojení Certyneo k platformě pro automatizaci, jako je Make (dříve Integromat), umožňuje transformovat tyto manuální procesy na inteligentní pracovní postupy, kde je každý podpis spuštěn, sledován a archivován bez lidské intervence. Tato příručka vám vysvětluje krok za krokem, jak tento integraci nasadit v kontextu inženýrství B2B, přičemž respektuje regulační požadavky eIDAS.

Budeme postupně pokrývat architekturu integrace, krok za krokem konfiguraci v Make, dostupné spouštěče a akce, a poté osvědčené postupy specifické pro inženýrský sektor.

---

Pochopení architektury Make + Certyneo pro inženýrství

Make (Integromat): platforma bez kódu pro orchestraci

Make je platforma pro integraci a vizuální automatizaci, která umožňuje vytvářet scénáře propojující stovky aplikací prostřednictvím modulů drag-and-drop. Na rozdíl od Zapier nabízí Make pokročilou podmíněnou logiku, iterátory, agregátory a routery, což z ní činí nástroj zvláště vhodný pro složité pracovní postupy v inženýrství (multi-partie, vícestupňové, dokumenty s více podepsáními).

Make se nachází mezi vašimi firemními nástroji (ERP, CRM, nástroje pro správu projektů jako Autodesk Construction Cloud, Procore nebo Microsoft Project) a Certyneo, orchestruje toky dat a spouštěče podpisování.

API Certyneo: vstupní bod integrace

Certyneo zveřejňuje kompletní RESTful API, která umožňuje provádět všechny operace dostupné z grafického rozhraní: vytvoření žádostí o podpis, přidání podpisujících, definování polí podpisu, odesílání oznámení, získávání stavu a stahování podepsaných dokumentů. API používá autentizaci OAuth 2.0 a formát JSON, což zajišťuje nativní kompatibilitu s Make prostřednictvím modulu HTTP nebo ideálně prostřednictvím vyhrazeného konektoru Certyneo.

API Certyneo respektuje standardy interoperability definované normou ETSI EN 319 132 pro podpis XAdES a ETSI EN 319 122 pro CAdES, čímž zajišťuje, že každý produkovaný podpis je právně vymahatelný v celé Evropské unii.

Typická topologie pracovního postupu inženýrství

V projektové kanceláři nebo inženýrské společnosti vypadá typický pracovní postup takto:

1. Spouštěč: nová smlouva o subdodávce se vytvoří v ERP (např. SAP, Sage nebo nástroj pro správu stavebních projektů).
2. Extrakce: Make načte metadata smlouvy (strany, částka, reference stavby).
3. Generování dokumentu: generátor smluv poháněný AI od Certyneo vytvoří strukturovaný PDF dokument.
4. Vytvoření žádosti o podpis: Make zavolá API Certyneo a vytvoří žádost se přidáním podpisujících v definovaném pořadí.
5. Sekvenční nebo paralelní podpisování: Certyneo odešle odkazy na podpis dotyčným stranám.
6. Oznámení a archivace: při obdržení každého podpisu Make spustí oznámení na Slack/Teams a archivuje podepsaný dokument v příslušné GED (SharePoint, Google Drive, Egnyte atd.).

Tato architektura eliminuje manuální e-mailové výměny a garantuje úplnou trasovatelnost, nezbytnou během auditů inženýrských projektů.

---

Konfigurační kroky integrace v Make

Krok 1 — Vytvoření scénáře a konfigurace připojení Certyneo

V prostoru Make vytvořte nový scénář. Pokud je nativní konektor Certyneo dostupný na marketplace Make, vyberte jej přímo; v opačném případě použijte modul HTTP > Make a request nebo HTTP > Make an OAuth 2.0 request.

Pro konfiguraci připojení:

• Base URL: `https://api.certyneo.com/v1`
• Metoda autentizace: OAuth 2.0 (Client Credentials) nebo API klíč Bearer Token, v závislosti na konfiguraci vašeho účtu Certyneo
• API klíč: dostupný v panelu Certyneo, sekce Nastavení > Integrace > API

Uchovávejte svou API klíč ve správci připojení Make (a ne jako tvrdě zakódovanou hodnotu ve scénáři) pro dodržování bezpečnostních osvědčených postupů.

Krok 2 — Definování spouštěče vhodného pro inženýrský sektor

Volba spouštěče je rozhodující. V inženýrství jsou nejčastějšími spouštěči:

| Spouštěč | Modul Make | Případy použití | |---|---|---| | Nový soubor ve složce SharePoint | SharePoint > Watch Files | Smlouva uložená obchodním zástupcem | | Nový řádek v tabulce Google Sheets | Google Sheets > Watch Rows | Sledování smluv k podpisu | | Příchozí webhook z ERP | Webhooks > Custom Webhook | Potvrzená nákupní objednávka v SAP | | Nový problém Jira/Asana | Jira > Watch Issues | Dodávaný výstup fáze vyžadující ověření klienta |

Pro složité pracovní postupy v inženýrství (např. podpisování smlouvy o realizaci vyžadující spolupodpis technického ředitele a právního zástupce) nabízí příchozí webhook z ERP největší flexibilitu.

Krok 3 — Vytvoření žádosti o podpis prostřednictvím API Certyneo

Jakmile nakonfigurujete spouštěč, přidejte modul HTTP ukazující na koncový bod vytvoření žádosti o podpis Certyneo:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

Tělo požadavku JSON obsahuje:

```json { "name": "Smlouva o subdodávce - Projekt {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Všimněte si použití úrovně podpisu `advanced` (pokročilé elektronické podpisy, SEA), v souladu s požadavky eIDAS pro inženýrské smlouvy značné hodnoty. Pro interní dokumenty s nízkým rizikem stačí úroveň `simple`.

Krok 4 — Správa oznámení a archivace po podpisu

Po vytvoření žádosti přidejte druhé větvení ve vašem scénáři Make, spuštěné webhook Certyneo signalizujícím dokončení podpisu. Certyneo automaticky odešle POST na URL webhooku, kterou jste definovali v parametrech žádosti.

Po přijetí tohoto webhooku může váš scénář:

• Stáhnout podepsaný a opatřený časovým razítkem PDF prostřednictvím `GET /signature-requests/{id}/signed-document`
• Archivovat jej v GED (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• Aktualizovat stav smlouvy v ERP nebo CRM
• Odeslat automatické oznámení týmu projektu přes Slack, Teams nebo e-mail
• Spustit fakturaci nebo otevření nového projektu v nástroji pro správu

Tento řetězec akcí zajišťuje úplnou trasovatelnost v celém životním cyklu dokumentu, základní požadavek pro audité projekty (certifikace ISO 9001, veřejné smlouvy, projekty Seveso).

---

Osvědčené postupy specifické pro inženýrský sektor

Správa podpisů více stran a sekvenčních pracovních postupů

Inženýrství často zahrnuje dokumenty vyžadující více podpisujících v přesném pořadí: nejprve vedoucího projektu, poté technického ředitele, nakonec právního zástupce klientské společnosti. Certyneo nativně zpracovává sekvenční podpisování prostřednictvím parametru `order` v seznamu podpisujících.

V Make můžete dynamicky vytvořit pole podpisujících pomocí Array Aggregator, které shromažďuje data podpisujících z vašeho ERP nebo tabulky referencí, před jejich vložením do žádosti API Certyneo. Tento přístup umožňuje spravovat smlouvy s 5 až 10 podpisujícími bez modifikace scénáře.

Přidružení podpisů k složkám staveniště

V inženýrství musí být každý podepsaný dokument přiřazen konkrétní složce projektu. Používejte vlastní metadata Certyneo k uložení čísla obchodu, fáze projektu a kódu smlouvy. Tato metadata budou vrácena ve webhooku dokončení a mohou být použita Make k archivaci dokumentu do správné složky vaší GED.

Tato praxe je v souladu s požadavky normy NF EN ISO 19650 (správa informací v BIM) a usnadňuje audity dokumentů na konci projektu.

Sledování kvality a chyb pracovních postupů

Make nabízí podrobný log spouštění pro každý scénář. V profesionálním kontextu nakonfigurujte e-mailové nebo Slack upozornění na scénáře s chybami a používejte modul Error Handler Make pro zpracování případů selhání API Certyneo (omezení rychlosti, příliš velký dokument, podpisující nenalezen).

Pokud chcete porovnat schopnosti Certyneo s ostatními řešeními na trhu, než se pustíte do integrace, podívejte se na náš srovnání řešení elektronického podpisování a identifikujte řešení, které je nejlépe přizpůsobeno vašemu inženýrskému kontextu.

Nakonec, abychom maximalizovali návratnost investic do automatizovaného pracovního postupu, náš kalkulátor ROI elektronického podpisování vám umožní přesně odhadnout úspory času a náklady dosažitelné podle objemu dokumentů zpracovaných vaší projektovou kanceláří.

Právní rámec použitelný na elektronické podpisování v inženýrství

Právní základy elektronického podpisování

V francia právu spočívá právní hodnota elektronického podpisu na článku 1366 občanského kodexu, který stanoví, že "elektronický zápis je přípustný jako důkaz stejným způsobem jako písemný dokument na papíře", a na článku 1367, který upřesňuje, že "podpis potřebný k dokonalosti právního jednání identifikuje jeho autora a projevuje jeho souhlas".

Na evropské úrovni nařízení eIDAS č. 910/2014 (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), doplněné eIDAS 2.0 (nařízení EU 2024/1183), definuje tři úrovně elektronického podpisu:

• SES (Simple Electronic Signature): vhodné pro interní dokumenty s nízkým rizikem.
• SEA (Advanced Electronic Signature): doporučeno pro běžné inženýrské smlouvy, smlouvy o subdodávce a nákupní objednávky. Zajišťuje spolehlivou identifikaci podpisujícího a integritu dokumentu.
• SEQ (Qualified Electronic Signature): vyžadované pro autentické akty a některé veřejné smlouvy velkého rozsahu.

Specifické povinnosti v inženýrském sektoru

V rámci veřejných smluv nařízení č. 2016-360 týkající se veřejných smluv ukládá úplnou digitalizaci nad určitými prahy. Akty o účasti a smlouvy o subdodávce musí být podepsány SEA nebo SEQ v souladu s eIDAS, kterou vydal poskytovatel služeb důvěry kvalifikovaný (QTSP) zařazený na seznam evropských důvěry.

Norma ETSI EN 319 132 definuje profily XAdES používané pro podpis pokročilého XML, zatímco ETSI EN 319 122 pokrývá profily CAdES pro podpis binárních dokumentů. Certyneo tyto standardy respektuje a zajišťuje interoperabilitu a transnárodní uznání podpisů.

GDPR a ochrana osobních údajů podpisujících

Zpracování osobních údajů podpisujících (jméno, e-mail, biometrická data podpisu) se podléhá nařízení GDPR č. 2016/679. Jako správce zpracování musí vaše inženýrská společnost zajistit, aby Certyneo jednal jako zpracovatel v souladu s článkem 28 GDPR, s řádně uzavřenou DPA (Data Processing Agreement). Data podpisu musí být uchovávána po dobu platné promlčecí lhůty (5 let pro obchodní smlouvy podle článku L. 110-4 francouzského obchodního kodexu, 10 let pro stavební smlouvy kvůli desetiletému záruky).

Směrnice NIS2 a bezpečnost automatizovaných pracovních postupů

Inženýrské společnosti působící v kritických sektorech (energetika, doprava, voda) mohou být podrobeny směrnici NIS2 (2022/2555/EU), která byla do francouzského práva transponována zákonem ze 14. dubna 2025. Tato směrnice ukládá požadavky na bezpečnost informačních systémů, včetně pracovních postupů automatizace propojených s třetími subjekty, jako jsou Make a Certyneo. Je nezbytné zdokumentovat datové toky, šifrovat komunikaci (TLS 1.3 minimálně) a vést registr číslicových zprostředkovatelů.

Scénáře použití: Make + Certyneo v inženýrství

Scénář 1 — Geotechnická projektová kancelář spravující 300 misionářských zpráv ročně

Projektová kancelář specializující se na geotechniku se 15 inženýry v průměru produkuje 300 misijních zpráv a smluv o poskytování služeb ročně. Před integrací Make + Certyneo každá zpráva vyžadovala ruční poslání e-mailem, telefonické připomenutí po 5 dnech bez odpovědi a ruční archivaci na souborovém serveru. Průměrná doba sběru podpisů dosáhla 8 pracovních dnů.

Po nasazení automatizovaného pracovního postupu — spuštěného uložením finalizované zprávy do SharePoint — scénář Make automaticky vytvoří žádost o podpis Certyneo, odešle oznámení klientovi a automaticky se vrátí k dnu J+3, pokud podpis není přijat. Podepsaný dokument je okamžitě archivován do odpovídající složky obchodu.

Výsledek: snížení doby podpisování z 8 dnů na 1,8 dne v průměru (−78 %), úspora přibližně 2,5 hodiny asistentské práce za týden, což je přibližně 3 500 € ročně v nákladech na administrativní zpracování. Tyto řádové odhady jsou v souladu se srovnávacími testy sektoru publikovanými Forrester Research o automatizaci dokumentů (2024).

Scénář 2 — Průmyslová inženýrská společnost spravující smlouvy o subdodávce více stran

Průmyslová inženýrská společnost střední velikosti (80 až 150 zaměstnanců) řídí projekty vyžadující podpisování smluv o subdodávce zahrnujících 3 až 6 stran: investor, pověřený projektant, první a druhé řady subdodavatelů. Každá smlouva vyžaduje přísné sekvenční podpisy z smluvních a pojistných důvodů.

Pracovní postup Make + Certyneo je spuštěn ověřením nákupní objednávky v ERP. Make dynamicky vytvoří seřazený seznam podpisujících z databáze dodavatelů, vytvoří žádost o podpis Certyneo se sekvenčními parametry a upozorní každou stranu na její řadu. Po dokončení je podepsaná smlouva archivována v Procore a stav smlouvy je aktualizován v ERP.

Výsledek: snížení chyb v sekvenci (subdodavatel podepíše před projektantem) o 100 % díky automatické správě pořadí podpisování. Průměrná doba finalizace smluv snížena z 12 dnů na 4 dny (−67 %), což urychluje efektivní začátek staveb.

Scénář 3 — Inženýrska poradenská kancelář spravující dodatky na změnu rozsahu

Inženýrská poradenská kancelář, která doprovází průmyslové klienty v jejich projektech transformace produktů, často vyrábí dodatky (amendments) v průběhu mise, vyžadující rychlou validaci, aby neblokovala projekt. Tyto dodatky byly dříve tisknuty, podepisovány na schůzích nebo odesílány poštou, což generovalo zpoždění nekompatibilní s tempem agilních projektů.

S Make + Certyneo vytvoření dodatku v nástroji pro správu projektů automaticky spustí žádost o podpis. Klient obdrží mobilně přátelský odkaz na podpis, který mu umožní podepsat ze svého chytrého telefonu za méně než 2 minuty, i když se nachází na stavbě. Na dodatek je aplikována úroveň pokročilého podpisu (SEA), která zajišťuje právní hodnotu dodatku.

Výsledek: doba validace dodatků snížena z 5 až 7 dnů na méně než 24 hodin v 85 % případů. Zlepšená spokojenost klienta a snížené riziko nedokumentované změny rozsahu, která je časté zdrojem sporů v inženýrské poradně.

Závěr

Integrace Certyneo s Make (Integromat) představuje klíčový nástroj zvýšení efektivity pro účastníky inženýrského sektoru. Automatizací celého životního cyklu dokumentů — od vytvoření smlouvy po archivaci podepsaného dokumentu — odstraňujete opakující se manuální úkoly, snižujete doby podpisování v průměru o 67 až 78 % a zajišťujete úplnou shodu s eIDAS pro každý vytvořený dokument.

Technická konfigurace, ačkoliv vyžaduje pečlivou počáteční nastavení, je přístupná týmům, které mají profil bez kódu nebo integránora Make. Výhody se projevují již v prvních týdnech použití se měřitelným ROI na náklady administrace a doby zahájení staveb.

Jste připraveni transformovat vaše pracovní postupy správy dokumentů? Zdarma vytvořte účet Certyneo a připojte svůj první scénář Make za méně než hodinu, nebo kontaktujte náš tým pro personalizovanou podporu přizpůsobenou vašemu inženýrskému kontextu.