Цифровият сейф, обяснен просто
Цифровият сейф не е просто място за файлове: това е система за дълготрайно съхранение, която гарантира целостта, датата и произхода на вашите документи във времето. Това ръководство обяснява как работи, каква е неговата доказателствена стойност, коя е нормативната рамка (NF Z42-020, eIDAS) и в кои случаи без него не може.
Какво е цифров сейф?
Цифровият сейф е услуга за сигурно съхранение, която пази вашите електронни документи надеждно и дълготрайно. За разлика от твърдия диск или обикновеното облачно хранилище, той гарантира, че всеки документ остава непроменен, с времеви печат и достъпен през целия срок на съхранение.
Във Франция той отговаря на точна нормативна рамка: стандартът NF Z42-020 определя функциите на „компонент цифров сейф“. Ролята му е да осигури техническо доказателство за датата и целостта на всеки документ — без това документът няма доказателствена стойност при спор.
Цифров сейф или електронно архивиране: каква е разликата?
Двете понятия са близки, но не съвпадат. Цифровият сейф (стандарт NF Z42-020) е компонент: той запечатва и съхранява отделни документи с доказателство за цялост и с времеви печат. Системата за електронно архивиране, или SAE (стандарт NF Z42-013), е много по-широк организационен и технически комплекс, който управлява целия жизнен цикъл на архива: постъпване на документите, класификационен план, крайна съдба и проследимост.
На практика цифровият сейф често е тази част от проекта за архивиране, която отговаря за съхранението с доказателствена стойност. Повече ще намерите в нашето ръководство за електронното архивиране и в статията електронно архивиране от речника.
Доказателствената стойност: в това е разликата
Доказателствената стойност е способността на документ да служи като доказателство. Тя се основава на четири технически гаранции, предоставени при депозирането.
Отпечатък за цялост
Цифров отпечатък (SHA-256) се изчислява при постъпване: всяка последваща промяна, дори на един-единствен знак, може да бъде открита.
Времеви печат RFC 3161
RFC 3161 токен за времеви печат, издаден от трета страна орган за времеви печат, удостоверява датата на всеки документ.
Неизменяемост (WORM)
Документът е заключен в режим на еднократен запис: не може да бъде нито променен, нито изтрит преди края на срока на съхранение.
Гарантирано връщане на документите
Получавате документите си по всяко време, без зависимост от собственически формат.
Нормативната рамка: NF Z42-020, NF Z42-013 и eIDAS
Съхранението с доказателствена стойност стъпва на три текста. Стандартът NF Z42-020 определя функциите на компонента цифров сейф; стандартът NF Z42-013 (включен в ISO 14641) урежда системата за електронно архивиране като цяло.
На европейско равнище регламентът eIDAS определя квалифицираните удостоверителни услуги, сред които квалифицираният електронен времеви печат, който дава достоверна дата, противопоставима на трети лица. Преразглеждането eIDAS 2.0 разширява тази рамка към европейския портфейл за цифрова идентичност. Заедно тези текстове изграждат правната стойност на съхраняваните документи.
Стандартът NF Z42-020 на практика
Стандартът NF Z42-020 описва очаквваните функции на "компонент цифров сейф" (CCFN): какво трябва да прави от депозирането на документ до неговото връщане или изтриване. Той се отнася до този компонент за съхранение, а не до цялата информационна система — това е NF Z42-013 които покрива системата за електронно архивиране в своята цялост.
На практика, това е тази, която служи като референция, когато търг или вътрешна политика за архивиране изисква сейф "със стандарти". Познаването на това, което покрива, позволява да се прочита отговор на доставчика без да се разчита само на търговския лексикон.
Петте функции на компонент цифров сейф
- Депозиране и запечатване — документът се записва и след това се запечатва с отпечатък, който фиксира съдържанието му в момента на депозирането.
- Проверка на целостта — отпечатъкът се преизчислява по желание: всяко изменение, дори на един байт, става видимо.
- Проследяване на операциите — депозирането, преглеждането, връщането и изтриването се регистрират по неизменим начин.
- Връщане — притежателят възвращира своите документи и свързаните доказателства в използваем формат, без зависимост от доставчика.
- Контролирано изтриване — документ изчезва само след като изтече периодът на съхранение, и операцията оставя трас.
"Съответствие на NF Z42-020" и "сертифициран NF 203" не означават едно и също нещо
Стандартът е технически справочник: издател може да имплементира своите функции и да го декларира сам. Сертификацията NF 203 CCFN, напротив, се издава от трета страна след одит, и това е това, което има предвид спецификациите, които изискват сейф "сертифициран". Certyneo Vault имплементира функциите, описани от стандарта — запечатване, времева печат RFC 3161, неизменност, регистрация и връщане — и не претендира на сертификация NF 203. Когато срещнете доставчик, който го обявява, винаги искайте номера на сертификата, а не посочване на съответствие.
Кога е нужен цифров сейф?
Нуждата се появява веднага щом даден документ трябва да се съхранява така, че да е противопоставим на трети лица — за законов или договорен срок. Така цифровият сейф допълва електронния подпис и цифровизацията на кадровите документи. Няколко често срещани примера:
- Фишове за заплата — работодателят трябва да осигури на служителя защитено място за съхранение (френският Кодекс на труда).
- Подписани договори — съхранение на електронен договор с доказателствена стойност през целия срок на задълженията.
- Фактури — архивиране с доказателствена стойност, наложено от френската реформа на електронното фактуриране.
- Лични документи — дипломи, актове и удостоверения, съхранявани сигурно и достъпни цял живот.
Сигурност и съответствие с GDPR
В сериозния цифров сейф всеки документ се криптира при съхранение със собствен ключ на сейфа. Управлението на ключовете най-добре се основава на хардуерен модул за сигурност (HSM), който не позволява криптографските тайни да бъдат извлечени.
Съхранението на лични документи попада под GDPR: свеждане на данните до минимум, обоснован срок на съхранение, право на достъп и на връщане на документите. Съответстващият сейф води дневник на достъпа и гарантира, че само титулярят или упълномощено лице може да преглежда и получава документите.
Цифров сейф или облачно хранилище?
Облачното хранилище (Drive, Dropbox…) е създадено за споделяне и синхронизация: файловете в него могат да се променят и изтриват по всяко време и нищо не доказва тяхното състояние към определена дата.
Цифровият сейф прави обратното: той запечатва всеки документ, поставя времеви печат и го прави неизменяем. Първото решава въпрос на удобство, второто — въпрос на доказателство и съответствие. Можете също по всяко време да проверите целостта на подписан документ.
Колко време да пазя своите документи?
Срокът на съхранение зависи от вида на документа и от вашите законови задължения. Цифровият сейф позволява за всеки документ да зададете срок, през който той остава неизменен, а след това, при нужда, контролирано изтриване. Няколко обичайни ориентира за Франция:
| Документ | Ориентировъчен срок на съхранение |
|---|---|
| Фиш за заплата (служител) | до пенсиониране, след това + 3 години (препоръчително доживотно) |
| Фактура (клиент или доставчик) | 10 години |
| Търговски договор | 5 години след края на договора |
| Данъчни документи | Минимум 6 години |
| Лични актове и дипломи | Доживотно |
Готови ли сте да съхранявате документите си с доказателствена стойност?
Certyneo Vault — цифровият сейф за физически лица и фирми.
Вижте също нашите цени и офертата Certyneo Vault.
Често задавани въпроси
Задължителен ли е цифровият сейф?
Не винаги, но на практика става задължителен в няколко случая: електронни фишове за заплата, архивиране на фактури (френската реформа на електронното фактуриране), съхранение на договори с доказателствена стойност.
Каква е разликата с електронния подпис?
Електронният подпис създава обвързващ документ; цифровият сейф след това го съхранява непроменен и противопоставим на трети лица. Двете се допълват.
Криптирани ли са документите ми?
Да, в Certyneo всеки документ се криптира при съхранение с ключ, уникален за вашия сейф.
Колко дълго се съхранява един документ?
Срокът се настройва според вашите законови задължения, като по подразбиране е 10 години.
Има ли цифровият сейф правна стойност?
Да. Благодарение на отпечатъка за цялост и времевия печат RFC 3161 документ, съхраняван в цифров сейф, който отговаря на стандарта, има доказателствена стойност: може да бъде представен като доказателство, а датата и целостта му могат да бъдат проверени от трето лице.
Каква е разликата между цифров сейф и система за електронно архивиране (SAE)?
Цифровият сейф (NF Z42-020) е компонентът, който запечатва и съхранява отделен документ с доказателствена стойност. Системата за електронно архивиране (SAE, NF Z42-013) е пълната система, която управлява целия жизнен цикъл на документите. Първият често е част от втората.
Какво е стандартът NF Z42-020?
Това е френският стандарт, който определя очакваните функции на компонента цифров сейф: депозиране с отпечатък, времеви печат, неизменяемо съхранение (WORM), проследимост и гарантирано връщане на документите.
Как да си върна документите?
Връщането е гарантирано по всяко време, в отворен формат и без зависимост от собственически инструмент, заедно с файла и свързаните с него доказателства (отпечатък, токен за времеви печат).
Каква е разликата между стандарта NF Z42-020 и сертификацията NF 203?
NF Z42-020 е техническият референциал; сертификацията NF 203 CCFN е издадена от трета страна, която одитира продукт спрямо този референциал. Издател може следователно да бъде в съответствие със стандарта без да е сертифициран. Ако вашия спецификация налага сертификация, попросете номера на сертификата.
Трябва ли цифров сейф да бъде сертифициран?
Никой текст не го налага по общ начин. Сертификацията става критерий, когато фигурира в търг или във вътрешна политика за архивиране. В останалите случаи, което има значение, е веригата от доказателства, реално приложена: отпечатък, отметка за време, неизменяемост и дневник на достъпа.
